Kapazitäts­planung und -management: Die praxisnahe Einführung

Was ist Kapazitätsplanung? Sind Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung das Gleiche? Warum unterscheidet man zwischen operativer und strategischer Kapazitätsplanung? Und was hat das alles mit Kapazitäts- und Ressourcenmanagement zu tun?

Sollte das nicht Ihr erster Artikel zu dem Thema sein, wissen Sie, dass es sehr unterschiedliche Antworten auf diese Fragen gibt. Auch wir bei Meisterplan haben die Begriffe intensiv miteinander diskutiert. Gemeinsam sind wir zu einer Lösung gekommen, die hoffentlich etwas Licht ins Dunkel bringen kann.

Doch bevor Sie uns nun auf der Reise durch das Begriffs-Wirrwarr begleiten, noch ein kleiner Disclaimer vorweg: Wir sprechen in diesem Blogpost exklusiv über die Kapazitäten von Mitarbeitern in einem Projektmanagement-Kontext – nicht aber beispielweise über Maschinenkapazitäten. Das ist genau Ihr Steckenpferd? Dann lassen Sie uns loslegen.

Wenn Sie jetzt weiterlesen, erfahren Sie:

• was Kapazitätsplanung- und Management sind,
• was die Vorteile guter Kapa-Planung sind,
• wie sich Kapa-Planung von der Ressourcenplanung und anderen Begriffen unterscheidet,
• welchen Tätigkeiten man in der Praxis nachgeht,
• woher die Daten für Ihre Planung kommen,
• warum Sie auf ein Tool setzen sollten,
• anhand welcher Kennzahlen Sie den Erfolg messen können und
• wie Sie am besten mit der Kapazitätsplanung anfangen.

Es lohnt sich – die Vorteile der Kapazitätsplanung

Wer alle Daten zu den eigenen Kapazitäten vorliegen hat und damit umzugehen weiß hat erhebliche Vorteile bei der Planung – insbesondere im Vergleich zu all jenen Unternehmen, die ihren Plan noch anhand von Gefühlswerten aufstellen.

Denn wenn Sie zu jeder Zeit wissen, wozu Sie als Unternehmen imstande sind und wozu nicht, können Sie:

• präziser planen und verlässliche Zusagen gegenüber Kunden treffen
• Ihre Mitarbeiter-Ressourcen möglichst effizient nutzen
• leichter wachsen und neue Märkte erschließen
• die Quantität und Qualität Ihrer Projekte erhöhen
• dauerhafte Ihre Markt- und Konkurrenzfähigkeit sicherstellen
• Mitarbeiter entlasten und optimal fordern
• Ihre wichtigsten Projekte immer rechtzeitig abschließen
• gezielt Schlüsselressourcen rekrutieren oder neue ausbilden
• Mitarbeiter motivieren und länger im Unternehmen halten
• schnell auf neue Gegebenheiten reagieren und so Chancen wahrnehmen
• Zeit und Kosten sparen

Haben Sie schon unseren Blogpost zum Ressourcenmanagement gelesen? Dann werden Sie feststellen, dass sich die Vorteile beider Bereiche sehr ähneln. Nun, das liegt in der Natur der Sache, gehen beide doch Hand in Hand. Wie genau, erfahren Sie im folgenden Kapitel.

Die Begriffe rund um die Kapazitätsplanung erklärt

Im Folgenden wollen wir uns näher mit den verschiedenen Vokabeln, Tätigkeiten und Best Practices beschäftigen. Am besten gelingt uns das, mithilfe eines Beispiel-Unternehmens, anhand dessen wir die Themen mit Ihnen durchspielen können.

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement umfasst die gesamte Planung, Koordination und Überwachung von Mitarbeiter-Kapazitäten. Meist ist es der Überbegriff für alle in der nachfolgenden Grafik dargestellten Tätigkeiten – viele Software-Anbieter meinen damit aber auch im Speziellen das Managen von Tasks bzw. Aufgaben im Tagesgeschäft.

Wir verstehen Ressourcenmanagement ebenfalls als Überbegriff, dem sich sowohl das Portfolio-Kapazitätsmanagement (oft auch operative Kapazitätsplanung genannt) als auch das Strategic Workforce Planning (oft auch strategische Kapazitätsplanung genannt) unterordnen. Sollten Sie auf der Suche nach näheren Infos zu den Themen Staffing und Projekt-Ressourcenplanung sein, lesen Sie am besten diesen Blogartikel.

Kapazität vs. Ressource & Management vs. Planung

Online werden die Begriffe Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung oft „fälschlicherweise“ aber auch verständlicherweise synonym verwendet. Schließlich beschäftigen sich beide Aufgabenbereiche mit den Kapazitäten von Mitarbeitern.

Doch während Ressourcen konkrete Mitarbeiter sind, beschreiben Kapazitäten auf abstrakte Weise erstmal nur das im Unternehmen vorhandene Potenzial an Skills und Arbeitsstunden – losgelöst vom Individuum. Wenn wir also über Kapazitätsplanung und -management sprechen, befinden wir uns in einer Planungsphase vor der Umsetzung eines Projekts.

Aber wann plant man und wann managt man? Management ist, unserem Verständnis nach, das Koordinieren von etwas konkret Vorhandenem – also den Ressourcen oder Kapazitäten, die Sie aktuell haben. Planung hingegen bezieht sich eher auf Dinge, die in der Zukunft potenziell vorhanden sein sollen.

Portfolio-Kapazitätsmanagement
(operative Kapazitätsplanung)

Unser Beispielunternehmen TechDesign befindet sich mitten in der Planung des aktuellen Projektportfolios. TechDesign erstellt den Fahrplan für die kommenden Monate, basierend auf den für die Projekte gewünschten Rollen – ohne, dass Mitarbeiter bereits einem Projekt zugewiesen worden sind.

Mit Blick auf alle bereits laufenden und neu hinzukommenden Projekte fragt sich der Portfolio-Koordinator:

• Welche Kapazitäten und Skills haben wir aktuell?
• Welche konkreten Projekte können wir theoretisch wann und bis wann umsetzen?
• In was für Arbeitspakete lassen sich diese Projekte unterteilen und welche Kapazitäten und Skills brauchen wir für diese Arbeitspakete?
• Wann müssten diese Projekte eingeplant werden, damit Sie umsetzbar sind?
• Gibt es Überschneidungen und Abhängigkeiten, die es zu beachten gilt?

Die entsprechenden Infos erhält er idealerweise über ein PPM-Tool, in dem Mitarbeiter, Ressourcen-Verantwortliche und Projektleiter die aktuellen Kapazitäten, Aufwandsschätzungen und Co. festhalten. Geplant werden nur die Projekte, die mit den gegebenen Mitarbeitern wirklich machbar sind.

Wer die Projekte am Ende tatsächlich in die Tat umsetzen soll, wird dann erst später im Rahmen des Staffings und der Projekt-Ressourcenplanung zusammen mit den Projektleitern und Ressourcen-Verantwortlichen geklärt (mehr dazu hier).

Gibt es eine Diskrepanz zwischen dem Angebot an Mitarbeiter-Kapazitäten und der Nachfrage beziehungsweise dem Bedarf durch Projekte, müssen Projekte runter- bzw. rauspriorisiert werden. Langfristig wird der erhöhte Bedarf weiter eskaliert: es ist Zeit fürs Strategic Workforce Planning.

Strategic Workforce Planning
(strategische Kapazitätsplanung)

Diese Tätigkeit obliegt bei TechDesign zum größten Teil HR und der Geschäftsleitung. Diese erhalten Informationen über den erhöhten Bedarf aus dem Projekt- sowie dem Portfoliomanagement und entscheiden über weitere Maßnahmen.

Es geht vornehmlich um die Frage: „Wozu wollen wir zu einem Zeitpunkt X imstande sein? Die Antwort findet sich – wie so oft – in weiteren Fragen wie etwa:

• Wie erwarten wir, dass sich Markt und Auftragslage entwickelt?
• Gibt es Abgänge im Unternehmen, die ausgeglichen werden müssen?
• Planen wir mehr zu forschen, zu produzieren oder gar neue Märkte zu ergründen?
• Begegnen wir aktuell oft Engpässen, die wir in Zukunft vermeiden wollen?

Je besser TechDesign imstande ist, diese Fragen präzise zu beantworten, desto realistischer sind die Prognosen und desto besser die Entscheidung über Maßnahmen, die angestoßen werden. Das könnte einerseits im Recruiting neuer Mitarbeiter mit einem spezifischen Skillset sein oder auch die Anpassung des Projektportfolios, damit es zu den tatsächlich verfügbaren Kapazitäten passt. Hier bewegen wir uns auf einem übergeordneten, längerfristigen Planungsniveau mit Blick aufs Gesamte Projektportfolio.

Nochmal zusammengefasst:

Bei Kapazitätsplanung und -management können Sie sich im Wesentlichen ein Gegenüberstellen von Angebot und Nachfrage vorstellen. Das übergeordnete Ziel: das Kapazitätsangebot in Form von Mitarbeitern und Skills und die Kapazitätsnachfrage in Form von Projekten sollen deckungsgleich sein.

Bei der Projekt-Ressourcenplanung und dem Staffing geht es dann „nur“ noch darum, WIE das vorhandene Kapazitätsangebot konkret auf die nachgefragten Projekte verteilt wird. Man schaut sich also den einzelnen Mitarbeiter sowie dessen Verfügbarkeit und Skillset an und weist diese einem Projekt zu (auch Allokation genannt), in dem dessen Potenzial am besten zum Tragen kommt. In unserem Beispiel würde ein Projektmanager beispielsweise die Kapazität von 5 Entwicklern anfragen. Der entsprechende Team- oder Abteilungsleiter entscheidet dann, welche Mitarbeiter zum Einsatz kommen sollen und können.

Strategische Kapazitätsplanung:
Eine Sache von Daten und Erfahrungswerten

Vielleicht fragen Sie sich an der Stelle, wie man den Kapazitätsbedarf am zuverlässigsten schätzen kann. Das Kapazitätsangebot lässt sich zumindest grob anhand der vereinbarten Arbeitszeit und dem Workload für das tägliche Geschäft nachvollziehen. Die Frage nach dem Kapazitätsbedarf ist eine gänzlich andere. Allein die Zeit, die Mitarbeiter für eine Aufgabe brauchen, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein.

Ihren Kapazitätsbedarf schätzen Sie also anhand von Erfahrungswerten. Das können zu Beginn vergleichbare Projekte anderer Unternehmen sein oder Prognosen, die die Teammitglieder und Teamleads selbst abgeben. Haben Sie sich verschätzt, korrigieren Sie Ihre Vorhersage für das nächste Mal einfach nach oben und unten – so wird Ihre Planung von Mal zu Mal präziser.

Natürlich kann man nicht 100 % genau planen, denn der Umfang eines Projekts kann sich verändern, Mitarbeiter ausfallen, Einnahmen wegbrechen oder der Markt sich verändern. Aber im Regebetrieb stellen Sie eine effiziente und effektive Nutzung Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen sicher und wissen im Ausnahmefall zumindest, welche Optionen Ihnen noch übrigbleiben.

Das A und O:
Ein Ort für alle Kapazitäts-Daten

Daten und Erfahrungswerte – das ist alles schön und gut. All diese Informationen bringen Ihnen in Ihrem Alltag aber nur wenig, wenn diese nirgends zentral abgelegt und einsehbar sind.

Wenn die Arbeitszeiten und Urlaube Ihrer Mitarbeiter, und damit deren Kapazität, nur in der HR-Software zu finden sind, hilft Ihnen das nur wenig. Versumpfend Ihre Zeitpläne für die Projekte in Tabellen bei verschiedenen Projektleitern, gehen Infos verloren, werden nicht berücksichtigt oder sind nicht aktuell. Hat die Geschäftsleitung ihre Strategie in irgendeiner Präsentation schön aufbereitet, ohne, dass Sie wissen wo, dann lassen sich auch keine Projekte planen, die darauf einzahlen könnten.

Deshalb ist es wichtig, nein essenziell, ein Tool auszuwählen, indem alle diese Infos einheitlich zusammengetragen werden und in dem alle gemeinsam planen können. Nicht missverstehen – lassen Sie die verschiedenen Teams ruhig weiter mit JIRA, Asana, Personio und Co. arbeiten – aber finden Sie eine Lösung, mit der Sie Zugriff auf die Daten erhalten, die Sie für die Kapa- und Ressourcenplanung brauchen.

Erfolg oder Misserfolg? Die wichtigsten Kennzahlen der Kapazitätsplanung

Lassen Sie uns nun davon ausgehen, dass TechDesign all die Fragen der vorigen Kapitel beantworten kann, weil sie

1. mit allen Beteiligten zusammenarbeitet und die Informationen von HR, Mitarbeitern, Team- und Projektleads sowie der Geschäftsführung einholt.
2. die gesammelten Daten in einem Tool übersichtliche darstellen, bewerten und daraus Pläne schmieden kann.

Was wären in diesem Fall interessante KPIs, anhand derer man beurteilen kann, ob das Unternehmen „on Track“ ist und was geeignete Maßnahmen für die Zukunft sind? Die Formeln zur Berechnung sind recht einfach. Auch hier lohnt sich ein Tool, mit dem Sie Reports nach Ihren Wünschen zusammenbauen können.

Hier ein paar Beispiele:

Abseits solch quantifizierbarer Werte, können Sie natürlich auch qualitative Faktoren wie Befragungen zur Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit in Ihre Auswertungen mit einfließen lassen. Wichtig ist: Werten Sie die Kennzahlen regelmäßig aus. So werden Sie laufend besser in allen Bereichen des Ressourcenmanagements und profitieren von allen erwähnten Vorteilen.

Ihre ersten Kapazitäts-Planungs-Management-Schritte

Sicherlich haben Sie viele der Tätigkeiten und Fragestellungen aus dem Artikel wiedererkannt. Was tun Sie bereits? Welche Fragen können Sie noch nicht beantworten? Wer ist bei Ihnen für was zuständig? Machen Sie am besten eine Bestandsaufnahme und tauschen Sie sich mit Kollegen – oder auch gerne mit unseren Experten – zu dem Thema aus.

Unsere grundsätzliche Empfehlung wäre:

1. Lesen Sie noch mehr zu dem Thema: Denn wenn Sie Ressourcenmanagement und Projektportfoliomanagement beherrschen, können Sie Ihren Erfolg massiv steigern.
2. Schaffen Sie sich ein Tool an, das Ressourcen- und Projektportfoliomanagement vereint, und mit dem Sie die Daten aus den unterschiedlichen Quellen in Ihrem Unternehmen zusammenführen können, ohne dass Ihre Teams sich großartig umstellen müssen.
3. Sammeln Sie dann alle Daten und beginnen Sie direkt mit den ersten Auswertungen sowie einer ersten Planung. Trauen Sie sich dabei, Fehler zu machen – eine realistische Kapazitätsplanung baut zum Teil auch auf Erfahrungswerte.
4. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie noch ungeklärte Fragen zu dem Thema haben, die wir hier ergänzen könnten und lassen Sie uns wissen, wo Ihre Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung liegen.