Best-Practice-Vorlagen für ein effektives Lean PPM

Typische Rollen, Meetings und Abläufe im Lean Projektportfoliomanagement

PPM auf einen Blick

Sie suchen nach einer Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Lean Projektportfoliomanagement? Hier finden Sie Projektportfoliomanagement-Vorlagen und Anleitungen für:

Lean PPM Rollen und Verantwortlichkeiten

Lean Projektportfoliomanagement Meetings und Teilnehmer

Prozess-Ablauf Lean Projektportfoliomanagement

Technische Einführung Lean Projektportfoliomanagement

Download
Download
Download
Download

PPM auf einen Blick

Sie suchen nach einer Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Lean Projektportfoliomanagement? Hier finden Sie Vorlagen und Anleitungen für:

Lean PPM Rollen und Verantwortlichkeiten

Download

Lean Projektportfoliomanagement Meetings und Teilnehmer

Download

Prozess-Ablauf Lean Projektportfoliomanagement

Download

Technische Einführung Lean Projektportfoliomanagement

Download

Lean PPM Vorlagen: Rollen und Verantwortlichkeiten

Im Lean Projektportfoliomanagement ist es wichtig klare Verantwortlichkeiten zu definieren, um eine sinnvolle Arbeitsteilung zu gewährleisten. Sind in Ihrem Unternehmen alle Rollen, die Sie für ein funktionierendes Lean PPM brauchen, schon besetzt? Machen Sie den Check und führen Sie noch fehlende Rollen ein.

PPM Verantwortlichkeit:

  • Bringt Initiative ein
  • Erfasst die Initiativen und erstellt daraus einen Projektsteckbrief (Project Proposals)
  • Präsentiert den Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls erforderlich)

Typische Rolle in der Organisation: 

  • Management
  • Experten
  • Key Account Manager

PPM Verantwortlichkeit:

  • Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. für ein Unternehmensbereich oder Programm)
  • Begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess
  • Übersetzt die Strategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten
  • Unterstützt den Initiator während der Ideenphase, organisiert z.B. die Aufwandsschätzung
  • Erstellt Portfolio-Vorschläge
  • Bereitet Strategien zur Beschlussfassung vor (außerhalb der Execute-Phase)

Typische Rolle in der Organisation:

  • Leiter des Projekt Management Office (PMO)
  • PMO Teammitglied
  • Geschäftsbereichsleiter
  • Programmmanager
  • IT Koordinator

PPM Verantwortlichkeit:

  • Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiativen

Typische Rolle in der Organisation:

  • Abteilungsleiter
  • Experten

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement
  • Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus
  • Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio
  • Beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest

Typische Rolle in der Organisation:

  • Senior Management

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Meldet den Projektstatus
  • Meldet für Projekte den Bedarf an Ressourcen an
  • Eskaliert Probleme im Projekt
  • Präsentiert das Projekt in Entscheidungsgremien (falls erforderlich)

Typische Rolle in der Organisation:

  • Geschulter Projektmanager

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Gewährleistet die korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills
  • Personalbesetzung: Weist den Projekten Ressourcen zu
  • Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement

Typische Rolle in der Organisation:

  • Teamleiter

PPM Verantwortlichkeit:

  • Arbeitet an Projekten, die ihm zugewiesen wurden

Typische Rolle in der Organisation:

  • Mitarbeiter

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte
  • Übt Kontrolle über aktive Projekte aus
  • Trifft Entscheidungen über Probleme im aktiven Projekt
  • Löst Herausforderungen im Projektmanagement

Typische Rolle in der Organisation:

  • Bereichsleiter
  • Senior Management

PPM Verantwortlichkeit:

  • Entwickelt gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern Rollen und Skills
  • Definiert gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern wer Buchungsrechte für welche Rollen besitzt

PPM Verantwortlichkeit:

  • Pflegt Ressourcenstammdaten inklusive Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu Geschäftsbereich, (wöchentliche) Arbeitszeit, Feiertage und Urlaub

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie in Projektpriorisierungskriterien (Strategie Workshop)
Download Lean PPM Rollen und Verantwortlichkeiten

Lean PPM Vorlagen: Meetings und Teilnehmer

Der Lean PPM Leitfaden stellt sicher, dass die Koordination des gesamten Projektportfolios tatsächlich schlank ist. Daher ist es wichtig, dass Sie nur die wirklich wichtigen Meetings aufsetzen und durch eine gute Vorbereitung für einen effizienten Verlauf sorgen.

Teilnehmer:

  • Initiator
  • Portfolio-Koordinator

Input:

  • Ideen, Anfragen, Chancen

Output:

  • Qualitätsgesicherte neue Initiative

Aktivitäten:

  • Initiator beschreibt seine Idee im Detail
  • Portfolio-Koordinator gibt Feedback und unterstützt den Initiator bei der Ausarbeitung der Initiative wie z.B. Aufwandschätzung

Empfohlene Häufigkeit:

  • Wöchentlich
Teilnehmer:

  • Pipeline Review Committee Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Initiator (falls notwendig)

Input:

  • Qualitätsgesicherte neue Initiativen

Output:

  • Liste mit nach Priorität geordneten Initiativen

Aktivitäten:

  • Committee bewertet und priorisiert die Initiativen unter Berücksichtigung der aktuellen strategischen Ziele

Empfohlene Häufigkeit:

Mindestens monatlich

Teilnehmer:

  • Portfolio Board Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Projektleiter (falls notwendig)

Input:

  • Aktueller Status des Projektportfolios
  • Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio

Output:

  • Zukünftiges Projektportfolio

Aktivitäten:

  • Portfolio-Koordinator präsentiert seinen Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio inklusive dem Status aktueller Projekte und neuer Initiativen
  • Portfolio Board fragt während der Sitzung Änderungen an (Prioritäten, Timing, Budget, Schlüsselressourcen)
  • Portfolio Board beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest
  • Falls im Portfolio Board Änderungen vorgenommen wurden, zeigt der Portfolio-Koordinator deren Auswirkungen auf

Empfohlene Häufigkeit:

  • Monatlich bis Quartalsweise
Teilnehmer:

  • Projektleiter
  • Ressourcen-Manager
  • Portfolio-Koordinator (falls notwendig)

Input:

  • Operative Ressourcenkonflikte

Output:

  • Operative Ressourcenkonflikte wurden gelöst

Aktivitäten:

  • Teilnehmer diskutieren und gestalten Lösungen für Ressourcenkonflikte
  • Ungelöste Fragestellungen werden an den Lenkungsausschuss eskaliert

Empfohlene Häufigkeit:

  • Wöchentlich
Teilnehmer:

  • Lenkungsausschussmitglieder
  • Projektleiter

Input:

  • Projekt-Statusbericht
  • Durch Projektleiter hocheskalierte Themen
  • Ungelöste Fragen aus dem Resource Conflict Resolution-Meeting

Output:

  • Gelöste Probleme
  • Weitere Maßnahmen

Aktivitäten:

  • Betrachtet den Projekt-Status
  • Löst Probleme durch Scope-Änderungen oder Verschieben von Ressourcen innerhalb des Projekts

Empfohlene Häufigkeit:

  • Monatlich
Teilnehmer:

  • Strategie-Manager
  • Portfolio-Koordinator

Input:

  • Unternehmensstrategie

Output:

  • Katalog mit Projektpriorisierungskriterien

Aktivitäten:

  • Diskutieren der Strategie
  • Ableiten von Kriterien für die Projektpriorisierung
  • Bestimmen der Gewichtung der einzelnen Kriterien

Empfohlene Häufigkeit:

  • Alle 6-12 Monate
Download Lean PPM Meetings und Teilnehmer

Lean PPM Vorlagen: Momentaufnahme des Leitfadens

Um den Prozess einmal erfolgreich durchzuspielen, braucht es ein gutes Zusammenspiel der notwendigen Meetings. Unsere Visualisierung zeigt Ihnen einen Beispiel-Durchlauf im Lean Projektportfoliomanagement.

Projektportfoliomanagement Vorlage für Meetings
Download Prozess-Ablauf Lean PPM

Unsere Kunden lieben Meisterplan

“Es gibt kein vergleichbares Produkt. Meisterplan macht Projektportfoliomanagement und Ressourcenmanagement möglich, ganz ohne unnötige Features. Wenn es eines gäbe, hätte ich es gefunden, denn ich habe alle ausprobiert.“

Darrin McLaughlin, Senior Vice President/Technology Officer bei Interra Credit Union

30 Tage kostenlos und unverbindlich testen | Uneingeschränkte Nutzung | Keine Kreditkarte erforderlich

Meisterplan Kunde Darrin McLaughlin
Mister Meister

Wie geht es weiter? Im nächsten Schritt erfahren Sie mehr über die Projektportfoliomanagement-Software Meisterplan.

WEITER ZUR NÄCHSTEN SEITE