Meisterplan Lean PPM Vorlagen

Best-Practice-Vorlagen für Lean PPM

Typische Rollen, Meetings und Abläufe im Lean Projektportfoliomanagement

PPM auf einen Blick


Sie suchen nach einer Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Lean Projektportfoliomanagement? Hier finden Sie Projektportfoliomanagement-Vorlagen und Anleitungen für:

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Lean PPM Rollen und Verantwortlichkeiten

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Lean Projektportfoliomanagement Meetings und Teilnehmer

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Prozess-Ablauf Lean Projektportfoliomanagement

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Technische Einführung Lean Projektportfoliomanagement

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Lean PPM Vorlagen: Rollen und Verantwortlichkeiten


Im Lean Projektportfoliomanagement ist es wichtig klare Verantwortlichkeiten zu definieren, um eine sinnvolle Arbeitsteilung zu gewährleisten. Sind in Ihrem Unternehmen alle Rollen, die Sie für ein funktionierendes Lean PPM brauchen, schon besetzt? Machen Sie den Check und führen Sie noch fehlende Rollen ein.

Initiator

PPM Verantwortlichkeit:

  • Bringt Initiative ein
  • Erfasst die Initiativen und erstellt daraus einen Projektsteckbrief (Project Proposals)
  • Präsentiert den Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls erforderlich)

Typische Rolle in der Organisation: 

  • Management
  • Experten
  • Key Account Manager

Portfolio-Koordinator

PPM Verantwortlichkeit:

  • Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. für ein Unternehmensbereich oder Programm)
  • Begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess
  • Übersetzt die Strategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten
  • Unterstützt den Initiator während der Ideenphase, organisiert z.B. die Aufwandsschätzung
  • Erstellt Portfolio-Vorschläge
  • Bereitet Strategien zur Beschlussfassung vor (außerhalb der Execute-Phase)

Typische Rolle in der Organisation:

  • Leiter des Projekt Management Office (PMO)
  • PMO Teammitglied
  • Geschäftsbereichsleiter
  • Programmmanager
  • IT Koordinator

Pipeline Review Committee Mitglied

PPM Verantwortlichkeit:

  • Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiativen

Typische Rolle in der Organisation:

  • Abteilungsleiter
  • Experten

Portfolio Board Mitglied

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement
  • Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus
  • Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio
  • Beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest

Typische Rolle in der Organisation:

  • Senior Management

Projektleiter

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Meldet den Projektstatus
  • Meldet für Projekte den Bedarf an Ressourcen an
  • Eskaliert Probleme im Projekt
  • Präsentiert das Projekt in Entscheidungsgremien (falls erforderlich)

Typische Rolle in der Organisation:

  • Geschulter Projektmanager

Ressourcenmanager

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Gewährleistet die korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills
  • Personalbesetzung: Weist den Projekten Ressourcen zu
  • Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement

Typische Rolle in der Organisation:

  • Teamleiter

Teammitglied

PPM Verantwortlichkeit:

  • Arbeitet an Projekten, die ihm zugewiesen wurden

Typische Rolle in der Organisation:

  • Mitarbeiter

Mitglied des Lenkungsausschusses

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte
  • Übt Kontrolle über aktive Projekte aus
  • Trifft Entscheidungen über Probleme im aktiven Projekt
  • Löst Herausforderungen im Projektmanagement

Typische Rolle in der Organisation:

  • Bereichsleiter
  • Senior Management

HR Manager

PPM Verantwortlichkeit:

  • Entwickelt gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern Rollen und Skills
  • Definiert gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern wer Buchungsrechte für welche Rollen besitzt
 

HR Assistant

PPM Verantwortlichkeit:

  • Pflegt Ressourcenstammdaten inklusive Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu Geschäftsbereich, (wöchentliche) Arbeitszeit, Feiertage und Urlaub

Strategiemanager

PPM Verantwortlichkeiten:

  • Übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie in Projektpriorisierungskriterien (Strategie Workshop)

Lean PPM Vorlagen: Meetings und Teilnehmer


Der Lean PPM Leitfaden stellt sicher, dass die Koordination des gesamten Projektportfolios tatsächlich schlank ist. Daher ist es wichtig, dass Sie nur die wirklich wichtigen Meetings aufsetzen und durch eine gute Vorbereitung für einen effizienten Verlauf sorgen.

Proposal Coaching

Teilnehmer:

  • Initiator
  • Portfolio-Koordinator

Input:

  • Ideen, Anfragen, Chancen

Output:

  • Qualitätsgesicherte neue Initiative

Aktivitäten:

  • Initiator beschreibt seine Idee im Detail
  • Portfolio-Koordinator gibt Feedback und unterstützt den Initiator bei der Ausarbeitung der Initiative wie z.B. Aufwandschätzung

Empfohlene Häufigkeit:

  • Wöchentlich

Pipeline Review

Teilnehmer:

  • Pipeline Review Committee Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Initiator (falls notwendig)

Input:

  • Qualitätsgesicherte neue Initiativen

Output:

  • Liste mit nach Priorität geordneten Initiativen

Aktivitäten:

  • Committee bewertet und priorisiert die Initiativen unter Berücksichtigung der aktuellen strategischen Ziele

Empfohlene Häufigkeit:

  • Mindestens monatlich

Portfolio Board

Teilnehmer:

  • Portfolio Board Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Projektleiter (falls notwendig)

Input:

  • Aktueller Status des Projektportfolios
  • Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio

Output:

  • Zukünftiges Projektportfolio

Aktivitäten:

  • Portfolio-Koordinator präsentiert seinen Vorschlag für das zukünftige Projektportfolio inklusive dem Status aktueller Projekte und neuer Initiativen
  • Portfolio Board fragt während der Sitzung Änderungen an (Prioritäten, Timing, Budget, Schlüsselressourcen)
  • Portfolio Board beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest
  • Falls im Portfolio Board Änderungen vorgenommen wurden, zeigt der Portfolio-Koordinator deren Auswirkungen auf

Empfohlene Häufigkeit:

  • Monatlich bis Quartalsweise

Resource Conflict Resolution

Teilnehmer:

  • Projektleiter
  • Ressourcen-Manager
  • Portfolio-Koordinator (falls notwendig)

Input:

  • Operative Ressourcenkonflikte

Output:

  • Operative Ressourcenkonflikte wurden gelöst

Aktivitäten:

  • Teilnehmer diskutieren und gestalten Lösungen für Ressourcenkonflikte
  • Ungelöste Fragestellungen werden an den Lenkungsausschuss eskaliert

Empfohlene Häufigkeit:

  • Wöchentlich

Lenkungsausschuss

Teilnehmer:

  • Lenkungsausschussmitglieder
  • Projektleiter

Input:

  • Projekt-Statusbericht
  • Durch Projektleiter hocheskalierte Themen
  • Ungelöste Fragen aus dem Resource Conflict Resolution-Meeting

Output:

  • Gelöste Probleme
  • Weitere Maßnahmen

Aktivitäten:

  • Betrachtet den Projekt-Status
  • Löst Probleme durch Scope-Änderungen oder Verschieben von Ressourcen innerhalb des Projekts

Empfohlene Häufigkeit:

  • Monatlich

Strategie Workshop

Teilnehmer:

  • Strategie-Manager
  • Portfolio-Koordinator

Input:

  • Unternehmensstrategie

Output:

  • Katalog mit Projektpriorisierungskriterien

Aktivitäten:

  • Diskutieren der Strategie
  • Ableiten von Kriterien für die Projektpriorisierung
  • Bestimmen der Gewichtung der einzelnen Kriterien

Empfohlene Häufigkeit:

  • Alle 6-12 Monate

Lean PPM Vorlagen: Prozess-Ablauf

Um den Prozess einmal erfolgreich durchzuspielen, braucht es ein gutes Zusammenspiel der notwendigen Meetings. Unsere Visualisierung zeigt Ihnen einen Beispiel-Durchlauf im Lean Projektportfoliomanagement.

Download Prozess-Ablauf Lean PPM

Projektportfoliomanagement Meetings Übersicht
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Für das Management unseres Projektportfolios ist Meisterplan der wesentliche Faktor.

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Mit Meisterplan können wir unsere Kundenprojekte vorausschauend planen, bei Bedarf schnell nachsteuern, gegenüber Kollegen und Kunden übersichtlich berichten und verbindliche Zusagen treffen.

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Mit Meisterplan führen wir keine unnötigen Diskussionen mehr, ob Probleme, wie Ressourcenengpässe, wirklich bestehen. Stattdessen konzentrieren wir uns darauf, an den richtigen Dingen zu arbeiten und lösen Probleme vorausschauend.

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