Projektportfoliomanagement Vorlagen 2017-06-07T13:37:44+00:00

Typische Rollen, Meetings und Abläufe im PPM

Best-practice Projektportfoliomanagement Vorlagen

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Sie suchen nach einer kondensierten Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Projektportfoliomanagement? Hier finden Sie Vorlagen für:

  • PPM Rollen und Verantwortlichkeiten (Download)

  • PPM Meetings und Governance (Download)

  • einen konzertierten Gesamtablauf (Download).

Eine ausführliche Beschreibung des gesamten Prozesses finden Sie auf unseren Detailseiten zu Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung.

Projektportfoliomanagement Vorlagen: Die wichtigsten Rollen für Ihr PPM

Im Projektportfoliomanagement ist es wie in jedem anderen Prozess: Es ist wichtig, dass durch klar definierte Verantwortlichkeiten eine sinnvolle Arbeitsteilung gewährleistet wird. Wer macht was, mit und für wen?  Führen Sie folgende Rollen in Ihrer Organisation ein, um ein funktionierendes, schlankes PPM aufzusetzen.

PPM Rolle PPM Verantwortlichkeit Typische Rolle in der Organisation
Initiator
  • Bringt Initiative ein
  • Hält Initiative fest und entwickelt sie zu einem Projektsteckbrief
  • Präsentiert Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls nötig)
Management, Experten, Key Account Manager
Portfolio-Koordinator
  • Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. Unternehmensbereich oder Programm)
  • Begleitet andere Rollen durch gesamten Prozess
  • Übersetzt Strategie in Projektpriorisierungskriterien
  • Unterstützt Initiator während der Ideenphase, z.B. organisiert er die Aufwandsschätzung
  • Bereitet entscheidungstragende Sitzungen (außerhalb der Execution-Phase) vor
Leiter des PMO, PMO Teammitglied, Geschäftsbereichsleiter, Programmmanager, IT Koordinator
Pipeline Review Committee Mitglied
  • Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiativen
Abteilungsleiter, Experten
Portfolio Board Mitglied
  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch erfolgreiches Projektportfoliomanagement
  • Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus
  • Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio
  • Beschließt das künftige Projektportfolio und legt Budgets fest
Senior Management
Projektleiter
  • Berichtet Projektstatus
  • Meldet Ressourcenbedarfe an
  • Eskaliert Probleme aus Projekt
  • Präsentiert Projekt in Entscheidergremien (falls nötig)
Trainierter Projektmanager
Ressourcenmanager
  • Gewährleistet korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills
  • Weist im Staffing den Projekten Ressourcen zu
  • Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement
Teamleiter
Teammitglied
  • Arbeitet auf Projekten, die ihm zugewiesen wurden
Mitarbeiter
Mitglied des Projekt-Lenkungsausschusses
  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte
Bereichsleiter, Senior Management
HR Manager
  • Entwickelt gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern Rollen und Skills
  • Definiert gemeinsam mit Geschäftsbereichsleitern wer Buchungsrechte für welche Rollen besitzt
HR Assistant
  • Pflegt Ressourcenstammdaten inklusive Einstellungs-/Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu Geschäftsbereich, (wöchentliche) Arbeitszeit, Urlaub
Strategiemanager
  • Übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie in Projektpriorisierungskriterien (Strategie Workshop)
Download

Projektportfoliomanagement Vorlagen: Diese Meetings sind unverzichtbar

Ein schlanker Prozess setzt ein einheitliches, klares Verständnis von Abstimmungs- und Entscheidungsrunden voraus. Setzen Sie daher nur die wirklich erforderlichen Meetings für Ihr PPM auf und sorgen Sie durch eine gute Vorbereitung für einen effizienten Meetingverlauf.

Meeting & Teilnehmer Input Output Aktivitäten Empfohlene Häufigkeit
Proposal Coaching

  • Initiator
  • Portfolio-Koordinator
  • Ideen, Anfragen, Chancen
  • Qualitätsgesicherte neue Initiative
  • Initiator beschreibt seine Idee im Detail
  • Portfolio-Koordinator gibt Feedback und unterstützt Initiator bei Ausarbeitung, z.B. Aufwandschätzung, der Initiative
Wöchentlich
Pipeline Review Committee

  • Pipeline Review Committee Mietglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Initiator (falls nötig)
  • Qualitätsgesicherte neue Initiativen
  • Liste mit nach Priorität geordneten Initiativen
  • Committee bewertet und priorisiert Initiativen unter Berücksichtigung der aktuellen strategischen Ziele
Mindestens monatlich
Portfolio Board

  • Portfolio Board Mitglied
  • Portfolio-Koordinator
  • Projektleiter (falls nötig)
  • Aktueller Status des Projektportfolios
  • Vorschlag für das künftige Projektportfolio
  • Künftiges Projektportfolio
  • Portfolio-Koordinator präsentiert seinen Vorschlag für das künftige Projektportfolio inklusive neuer Initiativen und dem Status aktueller Projekte
  • Portfolio Board fragt während der Sitzung Änderungen an (Prioritäten, Timing, Budget, Schlüsselressourcen)
  • Portfolio Board beschließt das künftige Projektportfolio und legt Budgets fest
  • Falls im Portfolio Board Änderungen vorgenommen wurden, zeigt Portfolio-Koordinator deren Auswirkungen auf
Monatlich – quartalsweise
Resource Conflict Resolution

  • Projektleiter
  • Ressourcen-Manager
  • Portfolio-Koordinator (falls nötig)
  • Operative Ressourcenkonflikte
  • Operative Ressourcenkonflikte wurden gelöst
  • Teilnehmer diskutieren und gestalten Lösungen für Ressourcenkonflikte
  • Ungelöste Fragestellungen werden an den Projekt-Lenkungsausschuss eskaliert
Wöchentlich
Projekt-Lenkungs-ausschuss

  • Mitglied des Projekt-Lenkungsausschusses
  • Projektleiter (falls nötig)
  • Ressourcen-Manager (falls nötig)
  • Statusreports der laufenden Projekte
  • Von den Projektleitern eskalierte Probleme
  • Nicht gelöste Fragestellungen aus dem Resource Conflict Resolution Meeting
  • Operative Multiprojektmanagement Problemstellungen gelöst
  • Analysieren des Status laufender Projekte
  • Treffen von Entscheidungen bezüglich Problemen in laufenden Projekten
  • Lösen von Herausforderungen des Projektmanagements
Zumindest monatlich
Strategie Workshop

  • Strategie-Manager
  • Portfolio-Koordinator
  • Unternehmensstrategie
  • Katalog mit Projektpriorisierungskriterien
  • Diskutieren der Strategie
  • Ableiten von Kriterien für die Projektpriorisierung
  • Bestimmen der Gewichtung der einzelnen Kriterien
Alle 6-12 Monate
Download

Projektportfoliomanagement Vorlagen: PPM-Grobablauf

Wie spielen die Aufgaben und Ergebnisse der unterschiedlichen Meetings zusammen? In der folgenden Grafik haben wir für Sie die Komplexität auf ein Minimum reduziert.

Vorlage für Meeting Übersicht im Projektportfoliomanagement
Download

Wir freuen uns, wenn Ihnen diese Projektportfoliomanagement Vorlagen bei der Umsetzung Ihrer Vorhaben helfen. Und wir unterstützen Sie gerne noch weiter. Erfahren Sie mehr zum Thema PPM und dessen Königsdisziplin, der Ressourcenplanung. Denn ein sorgfältig durchdachter Prozess erleichtert Ihnen die Einführung des zu Ihrer Organisation passenden PPM-Systems.

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