Was ist Projektportfoliomanagement?

Der Geschäftsführer von Meisterplan, Jörg Leute, hat PPM in diesem Blogbeitrag in 4 Säulen eingeteilt. Die Säulen sind:

1. Ein robuster PPM-Prozess

Der Prozess unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, sollte aber mindestens drei der folgenden vier Bereiche umfassen:

• Strategize – Erstellen von Bewertungskriterien für neue Projektvorschläge
• Collect – Sammeln von Projektideen
• Decide – Entscheiden, welche Projekte umgesetzt werden sollen
• Execute – Umsetzen und Koordinieren genehmigter Projekte

Um alle vier Bereiche einzubeziehen, empfehlen wir das Lean PPM™-Framework.

2. Eine durchdachte Organisationsstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten

PPM ist ein kontinuierlicher Prozess mit festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten. Erfolgreiche Unternehmen stellen mit dem Project Management Office (PMO) eine dafür verantwortliche Abteilung auf. Wichtige Rollen für PPM sind aber immer Projektportfolio-, Projekt- (oder Product Owner) und Ressourcenmanager.

3. Meetings, Checkpoints, Deliverables

Für den Erfolg sind im PPM einige Meetings bzw. Checkpoints nötig, um alle Beteiligten über Entscheidungen und den aktuellen Fortschritt auf dem Laufenden zu halten: dazu gehören beispielsweise Portfolio-Board-Meetings, Pipeline-Review-Meetings, und Meetings für das Auflösen von Engpässen.
Eine ausführlichere Auflistung von PPM-Meetings, einschließlich Infos dazu, was dort von wem besprochen in welchen Abständen besprochen werden sollte, finden Sie in dieser Lean PPM-Vorlage.

4. Eine Software für PPM, die alle Beteiligten unterstützt

PPM sollte alle Beteiligten während des gesamten Prozesses unterstützen: von der Planung über die Ausführung bis hin zur anschließenden Analyse. Am besten klappt das mit einer Software, die einfach zu bedienen ist und alle Beteiligten entlang der ganzen Wertschöpfung zugutekommt.

• Mit PPM mindert man die Verschwendung von Ressourcen. Fachkräfte werden entsprechende Ihrer Fähigkeiten immer auf den wichtigsten Projekten eingesetzt – ohne Überlast, ohne Leerlauf.
• Mit PPM bezieht man alle Beteiligten ein und stellt deren Zufriedenheit sicher. PMO-Leiter, Projektmanager, Projektleiter, Teammitglieder und Führungskräfte: sie alle werden in Ihrer Rolle bestärkt, sind immer auf dem aktuellen Stand bei neuen Entscheidungen und stets optimal ausgelastet. Das motiviert und bindet Fachkräfte ans Unternehmen.
• Mit PPM erhält das Unternehmen einen Überblick über alle Projekte und ist in der Lage, die Risiken und Vorteile jedes einzelnen Projekts angemessen abzuwägen. Es kann ein ausgewogenes Portfolio erstellt werden, das eine Mischung aus Projekten mit geringerem und höherem Risikoprofil enthält.
• Mit PPM berücksichtigen Sie alle Abhängigkeiten zwischen Projekten und stellen so sicher, dass es wegen schlechter Planung keine unnötigen Wartezeiten bei nachfolgenden Vorhaben gibt.
• Mit PPM passen Projekte wirklich zur Strategie. Insgesamt trägt PPM dazu bei, sicherzustellen, dass alle genehmigten Projekte mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen und dass genügend Budget und Kapazität für die Durchführung dieser Projekte vorhanden ist.
• Mit PPM haben Sie immer klare Prioritäten. Die Geschäftsleitung weiß, dass Projekte mit hoher Priorität auch wirklich erledigt werden und ist in der Lage flexibel zu entscheiden und Projekte gegeneinander richtig zu priorisieren.

PPM unterscheidet sich vom Multiprojektmanagement dadurch, dass es sich auf die strategischen Ziele konzentriert und die strategische Ausrichtung betont. Beim Multiprojektmanagement werden zwar auch mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt und die Ressourcen zwischen ihnen aufgeteilt, die Projekte haben jedoch nicht unbedingt ein gemeinsames Ziel oder hängen voneinander ab.

Projektportfoliomanagement führen Sie idealerweise mithilfe eines Project Management Office (PMO) ein. Dieses sitzt am besten vermittelnd zwischen Strategiegebern und den umsetzenden Abteilungen.
Um PPM in Ihrem Unternehmen einzuführen, folgen Sie am besten folgenden Projektportfoliomanagement Methoden:

• Rollen verteilen: Ernennen Sie Portfoliokoordinatoren, Projektleiter und Ressourcen-Verantwortliche.
• Meetings aufsetzen und abhalten: Mit verschiedenen, regelmäßigen Meetings können Sie Geschäftsziele kommunizieren, alle Beteiligten auf einen Stand bringen, das aktuelle Portfolio überwachen und Entscheidungen treffen.
• Meisterplan nutzen: Unser PPM Tool enthält alle wichtigen Funktionen, die alle Beteiligten – vom Geschäftsführer bis zum einzelnen Teammitglied – optimal unterstützt.

Die Anwendung von Projektportfoliomanagement erlaubt es Ihrem Unternehmen, sich auf jene Projekte zu konzentrieren, die wirklich perfekt auf Ihre Unternehmensstrategie und Ihre Ziele abgestimmt sind. Durch die optimale Nutzung von Ressourcen können Sie die Projekte nicht nur zufriedenstellend abschließen, sondern erhöhen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Durch eine vorausschauende Herangehensweise und die Berücksichtigung von Anhängigkeiten zwischen mehreren Projekten können Risiken minimiert und Probleme entsprechend gelöst werden.

Kurz gesagt: Sie verschwenden keine Ressourcen an unpassende Projekte, behalten im Blick, was wann im Unternehmen passiert und können immer entsprechend reagieren.