Von der manuellen Ressourcenplanung zur tagesaktuellen Steuerung

Sulzer GmbH

Hochwertige IT-Dienstleistungen von A - Z

Die Sulzer GmbH steht seit 1978 für IT-Beratung und zukunftsfähige Lösungen in komplexen industriellen IT-Umfeldern. Mit über 700 Expertinnen und Experten weltweit begleiten sie Unternehmen End-to-End bei der digitalen Transformation – von Business Analyse und Data & AI über Softwareentwicklung und IT-Infrastruktur bis hin zu SAP- und Infor-Transformationen.

Seit 2018 setzt Sulzer Künstliche Intelligenz gezielt ein, um Prozesse zu optimieren, Datenqualität zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu unterstützen. Sulzer steht für passgenaue Lösungen, die sich in bestehende Prozesse und IT-Landschaften integrieren und im operativen Einsatz langfristig wirksam sind.

Sulzers Herausforderung

Ressourcenplanung ohne Echtzeit-Überblick

Um das komplexe Projektgeschäft steuern zu können, benötigt die Sulzer GmbH einen tagesaktuellen Überblick über den Ressourceneinsatz. Informationen darüber, welche RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! mit welcher Kapazität in welchen Projekten über welchen Zeitraum hinweg gebunden sind, müssen jederzeit verfügbar und mit möglichst wenig Aufwand abrufbar sein.

In der Realität stieß dieser Anspruch aber an die Grenzen historisch gewachsener Strukturen. Über die Jahre hatte sich Excel als Lösung für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement etabliert. Die damit einhergehende manuelle Verwaltung brachte im Alltag einige Hürden mit sich:

• Mangelnde Transparenz: Die Daten wurden asynchron zum Tagesgeschäft erhoben und standen deshalb erst nach dem Monatsabschluss zur Verfügung. Damit fehlten verlässliche Einblicke in die aktuelle MitarbeiterauslastungMitarbeiterauslastungSynonym für → RessourcenauslastungDie Ressourcenauslastung beschreibt, wie stark verfügbare personelle Ressourcen in einem bestimmten Zeitraum durch Aufgaben oder Projekte belegt sind. und eine vorausschauende Steuerung war nicht möglich.
• Hoher Pflegeaufwand: Mehrere Mitarbeitende waren damit beschäftigt, Daten zusammenzuführen, Fehler zu korrigieren und lückenhafte Informationen nachzupflegen.
• Hohe Fehleranfälligkeit: Der manuelle Prozess war nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für Fehleingaben.

Sulzers Lösung

Tagesaktuelle Ressourcenplanung mit Meisterplan

Die Sulzer GmbH hat sich für Meisterplan als zentrales Tool für das RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter!- und Kapazitätsmanagement entschieden, um Aufwände zu reduzieren und mehr Transparenz im Projektgeschäft zu schaffen.

Viele Tools am Markt waren eher auf das Projektmanagement ausgelegt. Unser Hauptfokus lag jedoch ganz klar auf der Ressourcenverwaltung.

Markus Köster, Head of Delivery Unit Projektmanagement & Agile, open_in_new

Sulzer GmbH

Statt das Tool aber nur auf dem Papier zu bewerten, setzte die Sulzer GmbH auf einen praxisorientierten Validierungsansatz in Form eines dreimonatigen Proof of Concept. Schon in dieser Phase wurde die Software entsprechend der Anforderungen konfiguriert, mit Live-Daten betrieben und anhand konkreter Anwendungsfälle aus dem Alltag getestet. So entstand bereits in der Testphase ein vollfunktionsfähiges System, das nach der Freigabe durch die Geschäftsführung ausgerollt werden konnte.

Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft

Um den manuellen Pflegeaufwand zu reduzieren und schneller auf Veränderungen reagieren zu können, wurde Meisterplan fest in die bestehende Systemlandschaft der Sulzer GmbH integriert. Die Daten aktualisieren sich jeden Morgen automatisch aus drei zentralen Quellsystemen:

• ERP-System: Steuert die Fakturierung und liefert zudem Projektdaten für die Anlage der ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst.
• SAP SuccessFactor: Stellt als HR-Subsystem Mitarbeiter- und Stammdaten für die KapazitätsplanungKapazitätsplanungKapazitätsplanung und -management funktioniert wie ein Gegenüberstellen von Angebot und Nachfrage. Dabei ist es das übergeordnete Ziel, dass das Kapazitätsangebot in Form von Mitarbeitern und Skills und die Kapazitätsnachfrage in Form… bereit
• Zeiterfassung: Überträgt die tatsächlich geleisteten Stunden und Buchungen direkt ins System

Damit sind alle relevanten Projektinformationen jederzeit aktuell und konsistent in Meisterplan verfügbar und die Beantwortung einer zentralen Frage ist sehr einfach möglich: Wer arbeitet wann mit welcher Kapazität an welchem Projekt?

Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind vor allem im Tagesgeschäft sichtbar:

Wenn neue Kundenanfragen reinkommen können wir sofort sehen, wer verfügbar ist und wie wir Ressourcen gezielt einsetzen können. Auch Rotationen oder Umplanungen lassen sich direkt im System abbilden.

Dr. Caroline Sauter, Director IT Services and Solutions Delivery Unit, open_in_new

Sulzer GmbH

Die Planung erfolgt dabei entlang klar definierter Zeithorizonte: kurzfristig für die operative Steuerung im Tagesgeschäft, mittelfristig zur flexiblen Kapazitätsplanung und langfristig zur strategischen Ausrichtung von Ressourcen und Kompetenzen.

Schnelle Transparenz durch klare Prozesse

Dass Meisterplan so erfolgreich integriert werden konnte, ist auch der Unterstützung aus der Geschäftsführung zu verdanken: „Der Bedarf an einem zentralen Tool wurde erkannt und die Entscheidung für Meisterplan voll mitgetragen“, erklärt Caroline Sauter.

Auch anfängliche Bedenken bezüglich der Berechtigungen konnten schnell ausgeräumt werden. Dank des flexiblem Rollen- und Rechtesystems sieht heute jeder genau die Daten, die relevant sind, ohne dass die Rechtevergabe zu granular wird.

Meisterplan wurde außerdem explizit als zentraler ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst.-Hub definiert: „Wir steuern mit Meisterplan unser Projekttagesgeschäft und haben jederzeit einen Blick auf die finanziellen und kapazitiven RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! im Unternehmen“, sagt Markus Köster. Auch deshalb gilt bei Sulzer die Regel: In Meisterplan steht die Wahrheit. Durch die kontinuierliche Pflege steigt die Datenqualität – und damit auch das Vertrauen in die Zahlen.

Sulzers Fazit

Mit Meisterplan hat die Sulzer GmbH den Wandel von einer aufwendigen, fehleranfälligen RessourcenplanungRessourcenplanungSynonym für → RessourcenmanagementBeim Ressourcenmanagement geht es um die bestmögliche Planung, Koordination und Überwachung von Ressourcen, also Mitarbeitern, Budgets, Materialien und Zeit. hin zu einer datenbasierten, steuerbaren Projektlandschaft vollzogen. Heute ist Transparenz keine Herausforderung mehr, sondern die Grundlage für schnelle und fundierte Entscheidungen im Tagesgeschäft wie auf Managementebene.

• Tagesaktuelle, verlässliche Auslastungsplanung für ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst.-, Team-, und Bereichsleiter.
• Flexible Steuerungsmöglichkeiten von RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! bei Wellenbewegungen in Projekten.
• Automatische Sichtbarkeit der Kern-KPIs (Gesamtumsatz, Fakturierungsquote und Umsatzabgleich) fürs Management.
• Eine „Single Source of Truth“, durch die alle Stakeholder besser informiert sind.