Ihr Leitfaden für ein schlankes Projektportfoliomanagement

Was ist Lean PPM?

Lean PPM ist ein Leitfaden, der Sie bei der einfachen Einführung oder Umsetzung eines Projektportfoliomanagement (PPM) unterstützt.

Sehr wahrscheinlich wird in Ihrem Unternehmen bereits ein Großteil der Tätigkeiten umgesetzt, die für ein funktionierendes Projektportfoliomanagement notwendig sind – Lean PPM sorgt nur für die nötige Struktur. So kommen Sie in kürzester Zeit zu einem vollständigen und einsatzbereiten Projektportfoliomanagement-Prozess.

Meisterplan ist die Cloud-Software, die Sie bei der Einführung von Lean PPM unterstützt. Wenn Sie Meisterplan zusammen mit Lean PPM einsetzen, erhalten Sie einen Überblick und visuellen Fahrplan über Ihr Projektportfolio, mit dem Sie die Auslastung Ihrer verfügbaren Teams und Ressourcen bestmöglich optimieren können. Zudem sehen Sie, wie Sie die Anzahl Ihrer Ressourcen oder Mitarbeiter erhöhen müssen, um zusätzliche Projekte durchführen zu können.

Ihnen fehlt der Überblick über alle laufenden Projekte oder Sie sind für ein Projekmanagement-Office (PMO) verantwortlich? Dann ist Lean PPM genau das richtige für Sie.

Ganz einfach: Managen Sie eine Vielzahl von Projekten

Das Projektportfoliomanagement-System besteht aus vier ständig ablaufenden Aktivitäten: Strategize, Collect, Decide und Execute

„Welche Projekte werden wann und durch wen umgesetzt?“

Projektportfoliomanagement hat das Ziel, Ihnen diese Frage eindeutig zu beantworten – und unser Lean PPM-Leitfaden hilft Ihnen dabei.

Lean PPM verwendet einen Prozess, der vier Bereiche umfasst: Strategize, Collect, Decide und Execute.

Die Aktivitäten innerhalb dieser Bereiche müssen nicht nur durchgeführt werden sondern laufen auch ständig und parallel zueinander ab und beeinflussen sich gegenseitig. Das besondere an Lean PPM ist die Fokussierung auf die nur wirklich wertschöpfenden Aktivitäten davon.

Neugierig oder schon überzeugt?

Erfahren Sie nachfolgend alles rund um die vier Aktivitäten, ausführenden Rollen und dazugehörigen Meetings. Oder legen Sie direkt los: Mit den wichtigsten Vorlagen zu Best Practice PPM und im persönlichen Gespräch zu unserem Customer Success Team.

Strategize

Übersetzen der Unternehmensstrategie

Ein gutes Projektportfolio sollte auf die übergeordnete Unternehmensstrategie ausgerichtet sein, die von der Geschäftsleitung beschlossen wird. Um das zu erreichen, sorgt die Strategize-Phase für die richtige Orientierung. Zunächst werden aus der Strategie Kriterien zur Bewertung von Projekten abgeleitet und gegeneinander gewichtet. Damit kann bestimmt werden, wie weit jedes einzelne Projekt zur Erreichung der Strategie beiträgt. Anhand der Bewertung werden die Projekte anschließend priorisiert – Projekte mit dem höchsten Beitrag zur Strategie werden entsprechend höher eingestuft.

Meisterplan unterstützt Sie in dieser Phase des Lean PPM mit folgenden Funktionalitäten:

  • Erstellen Sie Felder für Ihre individuellen Bewertungskriterien.

  • Bewerten Sie jedes Projekt anhand Ihrer festgelegten Bewertungskriterien.

  • Ordnen Sie Ihre Projekte nach Prioritäten an.

Lean PPM mit Meisterplan

Collect

Die Collect-Phase im Lean Projektportfoliomanagement

Sammeln von neuen Projektvorschlägen

In der Collect-Phase des Lean Projektportfoliomanagement wird das Projektportfolio um neue Projektinitiativen ergänzt. Damit mehrere Initiativen miteinander verglichen und bewertet werden können, sollten diese systematisch erfasst werden. Für jede Initiative werden daher Projektsteckbriefe, sogenannte Project Proposals erstellt. Diese umfassen jeweils eine inhaltliche Beschreibung, eine Beschreibung des Nutzens und eine grobe Aufwandsschätzung.

Diese Phase beinhaltet auch ein Proposal Coaching – ein Qualitäts-Gate, in dem der Portfolio-Koordinator und Projekt-Initiator die Initiative gemeinsam durchsprechen, verbessern und gegebenenfalls in die nächste Phase des Prozesses überführen.

Meisterplan unterstützt Sie in dieser Phase des Lean PPM mit folgenden Funktionalitäten:

  • Lassen Sie neue Projektvorschläge direkt durch Initiatoren anlegen oder importieren diese aus Drittsystemen.

  • Legen Sie für alle Initiativen die Projektdetails an.

  • Bilden Sie Ihren individuellen Stage-Gate-Prozess ab.

Decide

Entscheiden, welche Projekte wann gemacht werden

In der Decide-Phase des Lean PPM passieren grundsätzlich drei Dinge:

1. Pipeline Review: Qualitätssicherung der Initiativen und Ranking untereinander.

2. Portfolio Board: Entscheidung über die zukünftige Zusammensetzung des Portfolios und Festlegung von Budgets.

3. Kommunikation der Ergebnisse.

Im höchsten Beschlussfassungsgremium des PPM, dem Portfolio Board Meeting, fließen die Phasen Strategize, Collect und Execute zusammen. Es überwacht den Gesamtfortschritt im Portfolio, löst Konflikte auf, bestätigt die Zusammensetzung des Portfolios und beschließt den zukünftigen Ressourceneinsatz. Der Beschluss des Portfolio Boards ist die absolute Essenz des PPM. Denn hier werden die richtigen Initiativen mit den richtigen Ressourcen ausgestattet – die entscheidende Management-Tätigkeit beim Übergang von der Strategie in die Umsetzung.

Meisterplan unterstützt Sie in dieser Phase des Lean PPM mit folgenden Funktionalitäten:

  • Schaffen Sie durch eine einheitliche Datenbasis Transparenz und Effizienz.

  • Erstellen Sie mit Hilfe der Szenario-Planung alternative Vorschläge für das zukünftige Portfolio.

  • Visualisieren Sie während eines Meetings die Auswirkungen einer veränderten Planung in Echtzeit.

Die Decide-Phase im Lean Projektportfoliomanagement

Execute

Die Execute-Phase im Lean Projektportfoliomanagement

Steuern von beschlossenen Projekten

In der Execute-Phase wird das beschlossene Portfolio von verschiedenen Projektteams umgesetzt. Für das PPM ist hierbei Transparenz über den Projektfortschritt und die Projekt-Bedarfe erforderlich, da nur so fundierte unternehmensweite Entscheidungen getroffen werden können. Die Hauptaufgabe des Projektportfoliomanagements liegt in der Multi-Projektsteuerung:

1. Personalbesetzung
2. Erfassen des Status und Ressourcenbedarfs eines Projektes
3. Lösen von Ressourcenkonflikten
4. Operative Projektsteuerung

Ressourcenkonflikte werden in der Regel durch Ressourcenmanager und Teamleiter im Resource Conflict Resolution Meeting behoben. Nicht lösbare Konflikte werden an den Lenkungsausschuss, auch als Execution Steering bekannt, eskaliert. Dessen Mitglieder kontrollieren den inhaltlichen Fortschritt der Projekte, genehmigen Nachbudgetierungen und entscheiden über den Abschluss oder Stop von Projekten. Nur Fragestellungen, die innerhalb dieses Prozesses nicht beantwortet werden können, werden in das nächste Portfolio Board Meeting getragen.

Meisterplan unterstützt Sie in dieser Phase des Lean PPM mit folgenden Funktionalitäten:

  • Behalten Sie die Ressourcenauslastung über alle Projekte hinweg im Blick.

  • Identifizieren und lösen Sie Ressourcenkonflikte.

  • Behalten Sie den Überblick über das gesamte Portfolio.

Meisterplan ist Ihre Software für Lean PPM

Erhalten Sie alle relevanten Features für ein funktionierendes Projektportfoliomanagement

  • Setzen Sie ein Projektportfolio auf, in dem Ihre Mitarbeiter zur passenden Zeit an den strategisch wichtigsten Projekten arbeiten.

  • Finden Sie zu allen Projekten die passenden Mitarbeiter.

  • Gewährleisten Sie, dass alle strategisch relevanten Projekte umgesetzt werden.

  • Bewahren Sie den Überblick über die Budgets und Finanzen Ihres Projektportfolios.

  • Analysieren Sie Ihr Projektportfolio, um durchdachte Entscheidungen zu treffen.

Warum unsere Kunden Meisterplan lieben

„Meisterplan bietet uns viel mehr als nur ein Tool. Wir profitieren auch sehr von der Lean PPM-Methode und dem Austausch rund um Best Practices. Probieren Sie es aus!“

Dennis Riedel, PMO (Zentralbereich Vertrieb & Services) bei Trumpf

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Meisterplan Kunde Dennis Riedel
Mister Meister

Wie geht es weiter? Auf der Seite zur Projektportfoliomanagement-Software erfahren Sie mehr über Meisterplan.