Was ist Kapazitätsplanung?

Für gewöhnlich kümmern sich die Portfolio-Koordinatoren, Mitarbeiter von PMOs oder Ressourcenmanager um den Abgleich vorhandener RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! mit dem Bedarf aus den Projekten. Da die Kapazitätsplanung zeitlich vor der Durchführung eines Projekts stattfindet, sind Projektmanager nicht involviert.

Geht es hingegen um den Aufbau neuer Kapazitäten durch Fortbildung oder Recruiting, so ist eher die Geschäftsleitung oder die HR-Abteilung involviert. Lesen Sie im Abschnitt zu den Aufgaben mehr hierzu.

Wenn Sie alle relevanten Informationen über Ihre Kapazitäten besitzen und wissen, wie Sie damit umgehen können, bietet das erhebliche Vorteile bei der Planung. Insbesondere im Vergleich zu Unternehmen, die ihre Pläne noch aufgrund von Gefühlswerten erstellen.

Wenn Sie als Unternehmen jederzeit genau wissen, wozu Sie in der Lage sind und wozu nicht, ergeben sich folgende Möglichkeiten:

• Präzisere Planung und verlässliche Zusagen gegenüber Kunden: Sie können besser abschätzen, was machbar ist und realistische Versprechen machen.
• Effiziente Nutzung Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen: Sie können Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen.
• Leichteres Wachstum und Erschließung neuer Märkte: Mit klarem Wissen über Ihre Fähigkeiten können Sie gezielt expandieren.
• Steigerung der Quantität und Qualität Ihrer Projekte: Sie können Ihre ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. besser skalieren und verbessern.
• Langfristige Sicherstellung Ihrer Markt- und Konkurrenzfähigkeit: Durch kluge Ressourcenverwaltung bleiben Sie wettbewerbsfähig.
• Entlastung und optimale Förderung Ihrer Mitarbeiter: Sie können die Arbeitsbelastung verteilen und Talente fördern.
• Rechtzeitiger Abschluss Ihrer wichtigsten Projekte: Sie verpassen keine Deadlines.
• Gezielte Rekrutierung von Schlüsselressourcen oder Ausbildung neuer Mitarbeiter: Sie können strategisch agieren.
• Motivation und langfristige Bindung Ihrer Mitarbeiter: Ein zufriedenes Team bleibt länger.
• Schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten und Chancen nutzen: Flexibilität ist entscheidend.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Effizienz zahlt sich aus.

Die Aufgaben bei der Kapazitätsplanung unterscheiden sich mit dem Planungshorizont, der betrachtet werden soll. Wir unterscheiden hier zwischen:

Portfolio-Kapazitätsmanagement (operative Kapazitätsplanung)

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das mitten in der Planung seines aktuellen Projektportfolios steckt. Dabei erstellen es einen Fahrplan für die kommenden Monate, basierend auf den gewünschten Rollen für die Projekte – ohne dass die Mitarbeiter bereits einem bestimmten Projekt zugeordnet sind.
Der Portfolio-Koordinator stellt sich dabei folgende Fragen:

• Welche Kapazitäten und Fähigkeiten haben wir derzeit?
• Welche konkreten Projekte könnten theoretisch wann und bis wann umgesetzt werden?
• In welche Arbeitspakete lassen sich diese Projekte unterteilen, und welche Kapazitäten und Fähigkeiten werden dafür benötigt?
• Wann sollten diese Projekte geplant werden, damit sie umsetzbar sind?
• Gibt es Überschneidungen oder Abhängigkeiten, die wir beachten müssen?

Die benötigten Informationen erhält der Portfolio-Koordinator idealerweise über ein PPMPPMSynonym für → ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagement (PPM) dreht sich um das Analysieren, Priorisieren, Auswählen und Überwachen der richtigen Projekte für ein Unternehmen.-Tool (Projekt Portfolio Management), in dem Mitarbeiter, Ressourcenverantwortliche und Projektleiter aktuelle Kapazitäten, Aufwandsschätzungen und andere relevante Daten festhalten. Das Unternehmen plant nur die Projekte, die mit den vorhandenen Mitarbeitern realistisch umsetzbar sind.
Wenn es hier dann eine Diskrepanz zwischen dem Angebot an Mitarbeiterkapazitäten und dem Bedarf durch Projekte gibt, müssen Projekte kurzfristig anders priorisiert werden.

Strategic Workforce Planning (strategische Kapazitätsplanung)

Das Strategic Workforce Planning ist eine wichtige Aufgabe, die hauptsächlich von der Personalabteilung (HR) und der Geschäftsleitung übernommen wird. Diese erhalten Informationen über den erhöhten Bedarf aus dem Projekt- und Portfoliomanagement und treffen Entscheidungen über weitere Maßnahmen.
Die zentrale Frage lautet: “Wozu möchten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Lage sein?” Die Antwort auf diese Frage ergibt sich oft aus weiteren Überlegungen:

• Markt- und Auftragsentwicklung: Wie erwarten wir, dass sich der Markt und die Auftragslage entwickeln?
• Abgänge im Unternehmen: Gibt es Mitarbeiterabgänge, die ausgeglichen werden müssen?
• Forschung, Produktion und neue Märkte: Planen wir, mehr zu forschen, zu produzieren oder neue Märkte zu erschließen?
• Engpassvermeidung: Treffen wir derzeit häufig auf Engpässe, die wir in Zukunft vermeiden möchten?

Je präziser man diese Fragen beantworten kann, desto realistischer sind die Prognosen und umso besser können Entscheidungen über Maßnahmen getroffen werden. Diese Maßnahmen könnten beispielsweise das Recruiting neuer Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten oder die Anpassung des Projektportfolios an die tatsächlich verfügbaren Kapazitäten umfassen. Hier bewegen wir uns auf einem übergeordneten, längerfristigen Planungsniveau mit Blick auf das gesamte Projektportfolio.

Zu den wichtigsten KPIs bei der Kapazitätsplanung gehören:

• Auslastung: Dieser KPI misst, wie gut Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind. Eine optimale AuslastungAuslastungSynonym für → RessourcenauslastungDie Ressourcenauslastung beschreibt, wie stark verfügbare personelle Ressourcen in einem bestimmten Zeitraum durch Aufgaben oder Projekte belegt sind. verhindert Über- oder Unterlastung.
• Engpassanalyse: Identifizieren Sie Engpässe, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Engpässe können die Effizienz beeinträchtigen.
• Ressourcenverfügbarkeit: Überwachen Sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Fähigkeiten. So können Sie Engpässe vorbeugen.

Kurz gesagt: Für den Einstieg ja – langfristig wird es aber schwierig.

Excel eignet sich gut für einfache Kapazitätspläne in kleinen Teams. Es ist flexibel und leicht verfügbar. Doch bei mehreren Projekten, wechselnden Ressourcen und der Notwendigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, stößt Excel an Grenzen.

Typische Schwächen von Excel:

• Manuelle Pflege ist fehleranfällig
• Keine automatischen Warnungen bei Überlastungen
• Keine Echtzeitdaten oder Szenarienvergleiche
• Keine IntegrationIntegrationIntegrationen sind virtuelle Schnittstellen, die verschiedene Software-Programme miteinander verbinden und den automatisierten Datenaustausch zwischen Softwarelösungen ermöglichen – für effizientere Abläufe, bessere Planung und konsistente Informationen. mit anderen Tools

Wer dauerhaft mehrere Projekte und Teams steuern möchte, ist mit einem spezialisierten Tool wie Meisterplan besser aufgestellt – effizienter, transparenter und deutlich weniger fehleranfällig.

Wird Kapazitätsplanung vernachlässigt, entstehen schnell Engpässe, Überlastungen und Verzögerungen. Teams arbeiten an zu vielen Projekten gleichzeitig, Deadlines werden verpasst und die Qualität leidet. Gleichzeitig bleiben andere Ressourcen ungenutzt – das senkt die Produktivität und erhöht die Kosten.

Typische Folgen fehlender Kapazitätsplanung:

• Unklare Prioritäten und Überforderung im Team
• Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen
• Unzufriedene Mitarbeitende durch permanente Überlastung
• Fehlende Entscheidungsgrundlagen für Management und Portfolio-Planung

Fazit: Ohne strukturierte Kapazitätsplanung fehlt die Grundlage für realistische Projektentscheidungen. Das gefährdet nicht nur einzelne Vorhaben – sondern die gesamte Umsetzungsfähigkeit eines Unternehmens.

Kapazitäten berechnet man, indem man die verfügbare Arbeitszeit pro Person oder Team in einem definierten Zeitraum ermittelt:

Kapazität = Anzahl der Personen × verfügbare Arbeitszeit pro Person

Beispiel:
Ein Team mit 4 Mitarbeitenden arbeitet jeweils 30 Stunden pro Woche.
→ Kapazität = 4 × 30 = 120 Stunden pro Woche

Wichtig: Berücksichtige auch Abwesenheiten (z. B. Urlaub) und feste Aufgaben außerhalb von Projekten.

Tipp: Die Kapazitätsberechnung ist die Grundlage für eine realistische Projektplanung – sie zeigt, wie viel überhaupt geleistet werden kann, bevor Aufgaben verteilt werden.