Was ist Kapazitätsplanung?

Da die Kapazitätsplanung zeitlich vor der Durchführung eines Projekts stattfindet, sind Projektmanager nicht involviert. Für gewöhnlich kümmern sich der Portfolio-Koordinatoren, Mitarbeiter von PMOs oder Ressourcenmanager um den Abgleich vorhandener Ressourcen mit dem Bedarf aus den Projekten. Geht es hingegen um den Aufbau neuer Kapazitäten durch Fortbildung oder Recruiting, so ist eher die Geschäftsleitung oder die HR-Abteilung involviert. Lesen Sie im Abschnitt zu den Aufgaben mehr hierzu.

Wenn Sie alle relevanten Informationen über Ihre Kapazitäten besitzen und wissen, wie Sie damit umgehen können, bietet dies erhebliche Vorteile bei der Planung. Insbesondere im Vergleich zu Unternehmen, die ihre Pläne noch aufgrund von Gefühlswerten erstellen.

Wenn Sie als Unternehmen jederzeit genau wissen, wozu Sie in der Lage sind und wozu nicht, ergeben sich folgende Möglichkeiten:

• Präzisere Planung und verlässliche Zusagen gegenüber Kunden: Sie können besser abschätzen, was machbar ist und realistische Versprechen machen.
• Effiziente Nutzung Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen: Sie können Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen.
• Leichteres Wachstum und Erschließung neuer Märkte: Mit klarem Wissen über Ihre Fähigkeiten können Sie gezielt expandieren.
• Steigerung der Quantität und Qualität Ihrer Projekte: Sie können Ihre Projekte besser skalieren und verbessern.
• Langfristige Sicherstellung Ihrer Markt- und Konkurrenzfähigkeit: Durch kluge Ressourcenverwaltung bleiben Sie wettbewerbsfähig.
• Entlastung und optimale Förderung Ihrer Mitarbeiter: Sie können die Arbeitsbelastung verteilen und Talente fördern.
• Rechtzeitiger Abschluss Ihrer wichtigsten Projekte: Sie verpassen keine Deadlines.
• Gezielte Rekrutierung von Schlüsselressourcen oder Ausbildung neuer Mitarbeiter: Sie können strategisch agieren.
• Motivation und langfristige Bindung Ihrer Mitarbeiter: Ein zufriedenes Team bleibt länger.
• Schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten und Chancen nutzen: Flexibilität ist entscheidend.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Effizienz zahlt sich aus.

Die Aufgaben bei der Kapazitätsplanung unterscheiden sich mit dem Planungshorizont, der betrachtet werden soll. Wir unterscheiden hier zwischen:

Portfolio-Kapazitätsmanagement (operative Kapazitätsplanung)

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das mitten in der Planung seines aktuellen Projektportfolios steckt. Dabei erstellen es einen Fahrplan für die kommenden Monate, basierend auf den gewünschten Rollen für die Projekte – ohne dass die Mitarbeiter bereits einem bestimmten Projekt zugeordnet sind.
Der Portfolio-Koordinator stellt sich dabei folgende Fragen:

• Welche Kapazitäten und Fähigkeiten haben wir derzeit?
• Welche konkreten Projekte könnten theoretisch wann und bis wann umgesetzt werden?
• In welche Arbeitspakete lassen sich diese Projekte unterteilen, und welche Kapazitäten und Fähigkeiten werden dafür benötigt?
• Wann sollten diese Projekte geplant werden, damit sie umsetzbar sind?
• Gibt es Überschneidungen oder Abhängigkeiten, die wir beachten müssen?

Die benötigten Informationen erhält der Portfolio-Koordinator idealerweise über ein PPM-Tool (Projekt Portfolio Management), in dem Mitarbeiter, Ressourcenverantwortliche und Projektleiter aktuelle Kapazitäten, Aufwandsschätzungen und andere relevante Daten festhalten. Das Unternehmen plant nur die Projekte, die mit den vorhandenen Mitarbeitern realistisch umsetzbar sind.
Wenn es hier dann eine Diskrepanz zwischen dem Angebot an Mitarbeiterkapazitäten und dem Bedarf durch Projekte gibt, müssen Projekte kurzfristig anders priorisiert werden.

Strategic Workforce Planning (strategische Kapazitätsplanung)

Das Strategic Workforce Planning ist eine wichtige Aufgabe, die hauptsächlich von der Personalabteilung (HR) und der Geschäftsleitung übernommen wird. Diese erhalten Informationen über den erhöhten Bedarf aus dem Projekt- und Portfoliomanagement und treffen Entscheidungen über weitere Maßnahmen.
Die zentrale Frage lautet: “Wozu möchten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Lage sein?” Die Antwort auf diese Frage ergibt sich oft aus weiteren Überlegungen:

• Markt- und Auftragsentwicklung: Wie erwarten wir, dass sich der Markt und die Auftragslage entwickeln?
• Abgänge im Unternehmen: Gibt es Mitarbeiterabgänge, die ausgeglichen werden müssen?
• Forschung, Produktion und neue Märkte: Planen wir, mehr zu forschen, zu produzieren oder neue Märkte zu erschließen?
• Engpassvermeidung: Treffen wir derzeit häufig auf Engpässe, die wir in Zukunft vermeiden möchten?

Je präziser man diese Fragen beantworten kann, desto realistischer sind die Prognosen und umso besser können Entscheidungen über Maßnahmen getroffen werden. Diese Maßnahmen könnten beispielsweise das Recruiting neuer Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten oder die Anpassung des Projektportfolios an die tatsächlich verfügbaren Kapazitäten umfassen. Hier bewegen wir uns auf einem übergeordneten, längerfristigen Planungsniveau mit Blick auf das gesamte Projektportfolio.

Zu den wichtigsten KPIs bei der Kapazitätsplanung gehören:

• Auslastung: Dieser KPI misst, wie gut Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind. Eine optimale Auslastung verhindert Über- oder Unterlastung.
• Engpassanalyse: Identifizieren Sie Engpässe, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Engpässe können die Effizienz beeinträchtigen.
• Ressourcenverfügbarkeit: Überwachen Sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Fähigkeiten. So können Sie Engpässe vorbeugen.