Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung und -management im Projektmanagement sind Teil des Ressourcenmanagements. Hauptaufgabe ist das kurz/mittelfristige (operative) und langfristige (strategische) Abstimmen der vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten und -Skills mit dem Bedarf an eben diesen für Projekte.

Online werden die Begriffe Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung oft „fälschlicherweise“ aber auch verständlicherweise synonym verwendet. Schließlich beschäftigen sich beide Aufgabenbereiche mit den Kapazitäten von Mitarbeitern.

Doch während Ressourcen konkrete Mitarbeiter sind, beschreiben Kapazitäten auf abstrakte Weise erstmal nur das im Unternehmen vorhandene Potenzial an Skills und Arbeitsstunden – losgelöst vom Individuum. Wenn wir also über Kapazitätsplanung und -management sprechen, befinden wir uns in einer Planungsphase vor der Umsetzung eines Projekts.

Aber wann plant man und wann managt man? Management ist, unserem Verständnis nach, das Koordinieren von etwas konkret Vorhandenem – also den Ressourcen oder Kapazitäten, die Sie aktuell haben. Planung hingegen bezieht sich eher auf Dinge, die in der Zukunft potenziell vorhanden sein sollen.

Ressourcenmanagement Konkret und Abstrakt

Halten Sie sich aber nicht zu sehr mit den Begrifflichkeiten auf. Viel wichtiger sind die Fragestellung, vor der Sie stehen sowie der Zeithorizont den Sie betrachten.

Mittel- bis langfristig stehen, meist PMOs oder Portfolio-Verantwortliche, vor der Frage:
Welche Projekte entsprechen am besten unseren Prioritäten und wann können wir sie, gemessen an unserer Kapazität, umsetzen?

Mit Blick in die Zukunft ist, meist für HR-Mitarbeiter und die Geschäftsleitung, eher interessant:
Wie können wir die richtige Personalstruktur aufbauen, um unsere langfristigen Ziele zu erreichen?

Die Vorteile der Kapazitätsplanung

Wer alle Daten zu den eigenen Kapazitäten vorliegen hat und damit umzugehen weiß hat erhebliche Vorteile bei der Planung – insbesondere im Vergleich zu all jenen Unternehmen, die ihren Plan noch anhand von Gefühlswerten aufstellen.

Denn wenn Sie zu jeder Zeit wissen, wozu Sie als Unternehmen imstande sind und wozu nicht, können Sie:

  • präziser planen und verlässliche Zusagen gegenüber Kunden treffen
  • Ihre Mitarbeiter-Ressourcen möglichst effizient nutzen
  • leichter wachsen und neue Märkte erschließen
  • die Quantität und Qualität Ihrer Projekte erhöhen
  • dauerhafte Ihre Markt- und Konkurrenzfähigkeit sicherstellen
  • Mitarbeiter entlasten und optimal fordern
  • Ihre wichtigsten Projekte immer rechtzeitig abschließen
  • gezielt Schlüsselressourcen rekrutieren oder neue ausbilden
  • Mitarbeiter motivieren und länger im Unternehmen halten
  • schnell auf neue Gegebenheiten reagieren und so Chancen wahrnehmen
  • Zeit und Kosten sparen
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