Projektmanagement | Meisterplan Glossar

Projektmanagement ist die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten, um festgelegte Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen.

Projektmanagement:
Definition | Beispiele | Synonyme

Projektmanagement bedeutet, einzelne, einmalige Projekte zu initiieren, planen, steuern und kontrollieren und sie so erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Um Projekte zu realisieren setzen Projektmanager auf verschiedene Methoden, Werkzeuge und Techniken. Die entsprechenden Aufgaben zur Bearbeitung des Projekts werden innerhalb des Projektteams verteilt und abgestimmt und dann in einem bestimmten Zeitfenster abgeschlossen.

Praxisbeispiel

Sylvia ist Projektmanagerin in einem Softwareunternehmen. Ihr Team bekommt die Aufgabe, eine App zu entwickeln. Sylvia klärt zunächst den Projektauftrag und die Ziele des Projekts. Was genau soll die App können und was wird erwartet? Sie plant Meilensteine innerhalb des Projekts, damit ihr Team auf Zwischenziele hinarbeiten kann.

Außerdem setzt sie regelmäßige Termine mit ihren Teammitgliedern auf. So kann sie den Projektprozess von Beginn bis Ende steuern und kontrollieren und aufkommende Probleme rechtzeitig verhindern oder lösen. Als zum Beispiel ein Developer wegen Krankheit länger ausfällt, kann Sylvia direkt reagieren und die Ressourcen umplanen.

Sylvia kommuniziert außerdem mit den wichtigsten Stakeholdern und hält sie auf dem Laufenden. Ihr Team schafft es dank Sylvias guter Planung und Unterstützung die App bis zur vorgegebenen Deadline zur vollsten Zufriedenheit aller Stakeholder abzuschließen.

Synonyme und Abkürzungen

Als Abkürzung für Projektmanagement wird geläufig PM genutzt. Synonyme gibt es keine. Doch Achtung – häufig werden Begriffe wie Projektportfoliomanagement, Prozessmanagement, Programmmanagement oder Projektcontrolling fälschlicherweise synonym mit Projektmanagement verwendet.

FAQ

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist dafür zuständig, sein Projektteam zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu führen. Dafür klärt er die Ziele und den Projektauftrag ab, erstellt gegebenenfalls einen Projektstrukturplan, plant Termine und Meilensteine. Er verteilt und koordiniert die Aufgaben innerhalb des Projektteams.

Er kontrolliert den Projektfortschritt und stellt sicher, dass Zeitrahmen, Budget und Anforderungen eingehalten werden. Außerdem setzt er gekonnt Softskills wie Teamführung, Selbstmanagement, Sozialkompetenz und Stressbewältigung ein. Auch die produktive Kommunikation mit Teammitgliedern sowie anderen Stakeholdern ist eine wichtige Aufgabe von Projektmanagern.

Sie berichten an die Geschäftsführung über den Projektstatus und fragen Ressourcen bei z.B. Teammanagern an. Sie geben Stakeholdern bei Veränderungen zeitnah Bescheid und stellen so die Verfügbarkeit von Ressourcen sicher. Außerdem kümmern sich Projektmanager um die Bewältigung etwaiger Konflikte und Komplikationen.

Was sind die Projektmanagement Phasen?

Die Phasen im Projektmanagement sind:

Initiation, also eine Idee für ein Projekt zu entwickeln und den Verantwortlichen vorzustellen.
Planung, also vorausschauend zu überlegen, wie das Projekt angegangen wird, was das Endziel sowie die Zwischenziele sind und wie man es erfolgreich abschließen kann.
Ausführung, also die Planung Wirklichkeit werden zu lassen, Schritt für Schritt Aufgaben abzuarbeiten und auf Zwischenziele und das Endziel hinzuarbeiten.
Überwachung, also regelmäßig den Fortschritt zu kontrollieren und Meetings aufzusetzen, um sicherzugehen, dass alles planmäßig läuft und etwaige Probleme gelöst werden können.
Abschluss der Projekte, also die Erreichung des Endziels pünktlich zur vorgegebenen Deadline.

Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?

Das magische Dreieck dient zur Orientierung, ob die vorangegangene Planung eines Projekts angemessen war und aufgegangen ist und visualisiert die wechselseitigen Beziehungen zwischen den folgenden drei Komponenten: Umfang, Zeit und Kosten. Diese drei Dimensionen definieren die Randbedingungen jedes Projekts und sind voneinander abhängig:

Vergrößert sich der Umfang eines Projekts, benötigt das Team mehr Zeit und folglich muss das Unternehmen mehr Geld investieren.
Stellt das Team fest, dass mehr Zeit zur Umsetzung eines Projekts benötigt wird, vergrößern sich auch Kosten und Umfang automatisch.
Müssen die Kosten für das Projekt gesenkt werden, bedeutet dies, dass weniger Zeit investiert werden kann und der Umfang des Projekts kleiner wird.

Natürlich ist das Ziel, alle Dimensionen möglichst im Gleichgewicht zu halten.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement?

Im Projektmanagement geht es um die Umsetzung einzelner Projekte sowie die Bearbeitung konkreter Aufgaben innerhalb dieser Projekte. Projektportfoliomanagement (PPM) befindet sich eine Ebene über dem PM: Hier entscheidet sich:

welche Projekte überhaupt realisiert werden
welche Ressourcen und Rollen verfügbar sind
an welcher Stelle im Portfolio das Projekt eingeplant werden kann
ob es Abhängigkeiten zu anderen Projekten gibt
wie und wann welche Ressourcen in der Projektrealisierung eingesetzt werden

Wie hängen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement zusammen?

PPM erleichtert so einiges fürs PM. Es gibt den Projektmanagern eine genaue Vorstellung davon, mit welchen Ressourcen und Kapazitäten sie für ihre Projekte rechnen können, um sie erfolgreich abzuschließen. Da die Prioritäten von Projekten im PPM vorab geklärt und Projekte mit der Unternehmensstrategie abgeglichen werden, können Projektmanager sich sicher sein, dass ihr Projekt wichtig ist und vom Unternehmen auch Rückhalt bekommt.

Konkret bedeutet das Zusammenspiel von PM und PPM zu wissen, dass:

(1) die richtigen Projekte (PPM)

(2) auf die richtige Weise (PM)

realisiert und abgeschlossen werden.

Projektmanagement mit Meisterplan

Meisterplan ist zwar per se kein Tool für Projektmanagement – doch das heißt noch lange nicht, dass Meisterplan nicht auch Projektmanagern und ihren Teams zugutekommt!

In Meisterplan können Sie alle Projektinfos festhalten, mit denen im PPM dann langfristig geplant wird. In Meisterplan können Sie Ressourcen für Ihre Projekte anfragen, die bei Zusage auch wirklich zur Verfügung stehen. Mithilfe unserer Zeiterfassung können Sie unkompliziert den Fortschritt der Projekte verfolgen und sehen, ob Ihre Planung aufgeht. Dank PPM und Meisterplan haben Sie klare Prioritäten über alle Ihre Projekte hinweg.

Arbeiten können Sie und Ihre Teams wie bisher. Denn Meisterplan macht es einfach, weitere Tools für Projektmanagement wie zum Beispiel Jira, Trello, Asana und einige mehr zu integrieren.

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