Warum Portfoliotransparenz keine einheitlichen Tools erfordert

In den bisherigen Teilen dieser Serie haben wir vier typische Fallstricke der PortfolioplanungPortfolioplanungPortfolioplanung ist der Prozess, bei dem Unternehmen entscheiden, welche Projekte sie durchführen wollen. Dabei wird sichergestellt, dass diese Projekte zu den Zielen des Unternehmens passen und die verfügbaren Ressourcen wie… mit Jira-Daten betrachtet:

• Portfolioentscheidungen ausschließlich auf Basis von Reports zu treffen,
• Prioritäten festzulegen, ohne die verfügbaren Kapazitäten zu berücksichtigen und
• Teams frühzeitig mit Detailplanungen zu überfordern
• Portfolio-Agilität als Entscheidung zwischen jährlicher Planung und ständigem Reagieren zu betrachten.

Der fünfte Fallstrick besteht darin zu glauben, dass Portfoliotransparenz nur entstehen kann, wenn alle Teams auf dieselbe Weise arbeiten.

Unterschiedliche Tools sind nicht das eigentliche Problem

Wenn der Überblick über das Portfolio fehlt, liegt die Ursache scheinbar auf der Hand: Zu viele Teams nutzen unterschiedliche Tools.
Während einige Teams in Jira arbeiten, planen andere mit Smartsheet, MS Planner, Asana oder Excel. Jedes Team hat eigene Prozesse, eigene Strukturen und eigene Anforderungen. Beim Versuch Portfoliotransparenz zu schaffen, kann das schnell unübersichtlich werden.

Deshalb versuchen viele Unternehmen, Ordnung zu schaffen, indem sie die Arbeitsweise aller Teams standardisieren. Die Absicht dahinter ist nachvollziehbar. Führungskräfte wünschen sich Transparenz darüber, was gerade passiert, was geplant ist und wo Handlungsbedarf besteht. Das Problem: Der Wunsch nach Transparenz kann schnell dazu führen, dass die Organisation mehr Energie in die Vereinheitlichung von Prozessen und Tools investiert als in bessere Entscheidungen.

Dabei sind unterschiedliche Tools selten das eigentliche Hindernis. Teams nutzen unterschiedliche Werkzeuge aus guten Gründen. Softwareentwicklung benötigt andere Funktionen als Business-Teams oder Shared-Service-Bereiche. Was für ein Scrum-Team sinnvoll ist, passt nicht zwangsläufig zu einem Team, das klassische ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. plant oder RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! verwaltet. Werden all diese Teams in dieselbe Struktur gezwungen, schafft das oft neue Probleme. Die Teams verlieren Flexibilität, während Portfolioverantwortliche Informationen weiterhin zwischen unterschiedlichen Planungsebenen übersetzen müssen. Das Ergebnis sind mehr Daten, aber nicht automatisch bessere Entscheidungen.

Warum Standardisierung allein nicht ausreicht

Die Vereinheitlichung von Tools vermittelt zunächst ein Gefühl von Kontrolle. Felder sind identisch, Workflows sehen gleich aus und Dashboards lassen sich leichter erstellen. Das Portfolio wirkt strukturierter, weil alles an einem Ort sichtbar wird. Doch Portfolio-Management hat einen anderen Fokus als operatives Aufgabenmanagement. Es geht nicht darum, jede Aufgabe zu steuern. Es geht darum, zu entscheiden:

• Welche InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. umgesetzt werden sollen
• Wann sie umgesetzt werden können
• Welche RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! benötigt werden
• Welche Konsequenzen Priorisierungsentscheidungen haben

Für diese Entscheidungen braucht die Führungsebene eine andere Perspektive als die tägliche Projektarbeit. Wer sich zu stark auf die Vereinheitlichung von Aufgabenstrukturen konzentriert, stellt oft die falschen Fragen: Nutzen alle Teams dieselben Vorgangstypen? Schätzen alle Aufwände auf dieselbe Weise? Pflegen alle dieselben Felder?
Solche Fragen können das Reporting vereinfachen. Sie helfen jedoch nur begrenzt dabei, bessere Portfolioentscheidungen zu treffen.

Warum dieses Problem häufig in Jira-Umgebungen auftritt

Gerade in Organisationen, die Jira einsetzen, begegnet man diesem Muster häufig. Jira ist für viele Teams das zentrale Werkzeug, um Backlogs, Epics, Sprintpläne, Abhängigkeiten und Fortschritte zu verwalten. Es schafft Transparenz über die operative Umsetzung und hilft Teams dabei, ihre Arbeit effektiv zu organisieren. Schwierig wird es, wenn Jira als Antwort auf jede Portfoliofrage betrachtet wird.

Ein Jira-Board zeigt sehr gut, woran Teams arbeiten und welche Fortschritte erzielt werden. Was es nicht automatisch schafft, ist eine gemeinsame Portfolio-Sicht über Teams hinweg, die unterschiedliche Tools, Prozesse oder Detaillierungsgrade nutzen. Portfolioentscheidungen werden schließlich nicht auf Teamebene getroffen. Führungskräfte müssen InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. vergleichen, RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! bewerten, Zeitpläne abstimmen und Zielkonflikte erkennen. Dafür werden zwar Informationen aus Jira benötigt, aber ebenso Informationen aus anderen Teams und Systemen. Wird versucht, dieses Problem durch eine einheitliche Jira-Struktur zu lösen, rückt häufig die Tool-Standardisierung in den Mittelpunkt. Eigentlich geht es jedoch darum, Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einer gemeinsamen Portfoliosicht zusammenzuführen.

Die bessere Frage

Statt zu fragen: „Wie bringen wir alle Teams in dasselbe Tool?“, sollten Unternehmen fragen: „Welche gemeinsame Sprache brauchen wir, um teamübergreifend Entscheidungen zu treffen?“

Eine wirksame Portfoliosicht konzentriert sich auf die Informationen, die Führungskräfte tatsächlich benötigen:

• Welche InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. stehen zur Entscheidung?
• Wann können sie umgesetzt werden?
• Welche RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! werden benötigt?
• Und welche Auswirkungen haben Priorisierungsentscheidungen?

Diese Informationen liegt oberhalb der Aufgabenebene. Sie ermöglichen Vergleiche über Teams und Tools hinweg, ohne dass alle dieselben Prozesse oder Werkzeuge nutzen müssen. Dabei profitieren beide Seiten: Teams können weiterhin mit den Methoden und Werkzeugen arbeiten, die zu ihrer Arbeit passen, während die Unternehmensführung die Transparenz erhält, die sie für fundierte Portfolioentscheidungen braucht.

Wie das in der Realität aussieht

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem einige Teams mit Jira arbeiten, andere Smartsheet oder MS Planner nutzen und manche weiterhin mit Tabellen planen. Wird eine neue InitiativeInitiativeSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. vorgeschlagen, müssen die Teams ihre Arbeit nicht in ein gemeinsames Tool übertragen oder dieselbe Detailtiefe liefern. Stattdessen wird die Initiative in einer gemeinsamen Portfolio-Sicht beschrieben: mit Zielen, Priorität, Zeitrahmen, Ressourcenbedarf und wichtigen Abhängigkeiten.

Die operative Arbeit bleibt dort, wo sie hingehört. Jira-Teams arbeiten weiterhin in Jira, andere Teams in den Tools, die für sie am besten funktionieren. Entscheidend ist die Ebene darüber: Führungskräfte können Initiativen vergleichen, Kapazitäten bewerten, Zeitpläne prüfen und die Auswirkungen von Priorisierungsentscheidungen verstehen. Genau hier ist Einheit wichtiger als Einheitlichkeit. Statt alle Teams in denselben Prozess zu zwingen, schafft die Organisation eine gemeinsame Grundlage für Portfolioentscheidungen.

Warum das wichtig ist

Portfolio-Management soll Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Es sollte nicht jedes Team in dieselbe Arbeitsweise zwingen. Wird Einheit allerdings mit Einheitlichkeit verwechselt, entsteht schnell Reibung. Teams passen Prozesse für Reporting-Zwecke an, während Führungskräfte trotz zusätzlicher Daten nicht automatisch mehr Klarheit gewinnen.

Entscheidend ist daher nicht, dass alle Teams gleich arbeiten, sondern dass alle auf derselben Entscheidungsgrundlage arbeiten. Eine gemeinsame Portfolio-Sicht löst dieses Problem und schafft Transparenz über Prioritäten, RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter!, Zeitpläne und Zielkonflikte, ohne die Vielfalt der Arbeitsweisen einzuschränken. Das ist besonders wichtig in Organisationen, die Jira einsetzen. Jira bleibt der richtige Ort, um die operative Umsetzung zu steuern. Portfoliomanagement muss aber darüber hinausgehen und Informationen aus Jira mit Daten aus anderen Teams und Systemen verbinden, damit fundierte Entscheidungen über das gesamte Portfolio möglich werden können.

Sie möchten mehr erfahren?

Dies ist nur eines von fünf typischen Mustern, die Portfolioentscheidungen unnötig erschweren.

In unserem vollständigen Whitepaper „Raus aus der Abwärtsspirale der reaktiven PortfolioplanungPortfolioplanungPortfolioplanung ist der Prozess, bei dem Unternehmen entscheiden, welche Projekte sie durchführen wollen. Dabei wird sichergestellt, dass diese Projekte zu den Zielen des Unternehmens passen und die verfügbaren Ressourcen wie…“ zeigen wir Ihnen:

• was in der Portfolioplanung mit Jira-Daten oft schiefläuft,
• warum diese Probleme immer wieder auftreten und
• wie Sie einen besseren Portfolio- und Ressourcenprozess rund um Jira etablieren.