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Allokations-Heatmaps für Ihre Kapazitätsplanung

Veröffentlicht von Emma Hanes

11. Februar 2021

in Ressourcenplanung

Wie lange brauchen Sie, um zu erkennen, ob ein bestimmter Mitarbeiter im April noch freie Kapazität hat? Oder wie schnell können Sie feststellen, welche Ihrer Projektteams deutlich zu viel Arbeit haben? Viele Unternehmen können solche Fragen nicht ad-hoc oder gar nicht beantworten, obwohl Kapazitätsplanung zentral für den Unternehmenserfolg ist.

Deshalb hat Meisterplan eine Allokations-Heatmap für die Kapazitätsplanung entwickelt.

Allokations-Heatmap in Meisterplan nach Mitarbeiter

Wie bei allen Meisterplan-Berichten können Sie auch diesen Bericht individuell konfigurieren und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen: Zeigen Sie Projektaufwände beispielsweise in Tagen, Stunden, FTE oder Kosten an, prüfen Sie die Auslastung nach Rolle, Abteilung oder einzelnen Mitarbeitern oder wählen Sie den Zeitraum.

Die Heatmap zur Ressourcenauslastung zeigt Ihnen unterplante Ressourcen in Blau und überbuchte Ressourcen in Rot an. So sehen Sie schnell, ob Ihre Kapazitäten richtig geplant sind. Die Standardschwellenwerte für Unter- und Überplanungen sind 75 % bzw. 100 %, diese können Sie aber ganz einfach anpassen.

Was ist eine Heatmap?

Mit einer Heatmap visualisieren Sie Daten mit Hilfe von Farben.

Bei Allokationsdaten erkennen Sie mit einer Heatmap Trends, Muster oder Probleme in Ihrer Kapazitätsplanung.

Ressourcenauslastung auf verschiedenen Ebenen verstehen

Eine Allokations-Heatmap eignet sich hervorragend, um einen Überblick über die Ressourcenauslastung auf höchster Ebene zu erhalten. Der Bericht liefert Ihnen aber auch Antworten auf ganz spezifische Fragen. Es gibt viele Konfigurationen für die Meisterplan Allokations-Heatmap, deshalb erleichtern wir Ihnen den Einstieg mit einigen Beispielen.

Nach Abteilung

Große Organisationen mit zahlreichen Abteilungen verlieren schnell den Überblick über die Besetzung und Auslastung der Abteilungen. Zeigen Sie Allokationsdaten nach Abteilung an, um zu erkennen, in welchen Abteilungen es Handlungsbedarf gibt.

Allokations-Heatmap in Meisterplan nach Abteilung

Im obigen Beispiel sehen Sie, dass die Abteilung Softwareentwicklung immer wieder unterbesetzt ist, während die Abteilung Serviceleistungen sehr gut geplant zu sein scheint. Hier lohnt sich aber der Drilldown:

Allokations-Heatmap in Meisterplan nach Abteilung

Wenn Sie die Abteilung Serviceleistungen weiter aufschlüsseln zeigt sich, dass eine große Überlast auf dem Projektmanagement-Bereich der Abteilung liegt, während das Team Beratung zeitweise noch Kapazitäten hat.

Wenn Sie genau wissen, welche Unterabteilungen oder Teams überlastet sind, können Sie zielgerichtet Teams verstärken oder neue Projekte forcieren.

Nach Ressource

Manchmal brauchen Sie nicht das große Ganze, sondern müssen Fragen zur Kapazitätsplanung auf ganz individueller Ebene beantworten. Konkreter: Sie möchten pro Mitarbeiter aufschlüsseln, ob die Planung realistisch ist.

Allokations-Heatmap in Meisterplan

Sortieren Sie die Allokations-Heatmap nach einzelnen Ressourcen, um die Auslastung Ihrer Mitarbeiter zu visualisieren. In unserem Beispiel hat Anna Beck noch viel Kapazität übrig. Gibt es nicht genügend Projekte, die ihre Fähigkeiten benötigen? Oder gibt es einen Fehler in der Planung? Das Gegenbeispiel ist Philip Kuhn, der massiv überplant ist. Ist er eine Schlüsselressource, die zu einem Engpass geworden ist? Gibt es andere Mitarbeiter, die einen Teil seiner Aufgaben übernehmen können? Lösen Sie solche Fragen, bevor diese Konflikte zu echten Problemen werden. Das spart Ihnen Zeit, Geld, Frustration und gescheiterte Projekte.

Nach Rolle

Wenn Ihre Organisation rollennbasiert plant, zeigen Sie die Auslastung ganz einfach nach Rolle an.
Allokations-Heatmap in Meisterplan nach Rolle

Im obigen Beispiel ist die Rolle Entwickler – Senior überbucht und die Rolle Berater – Senior von März bis Juli deutlich wenig gebucht. Das verrät Ihnen eine Menge über die Projekte in Ihrem Portfolio: Es gibt ein Ungleichgewicht hin zu Projekten, die viel Kapazität von Entwicklern erfordern, während zu wenige Projekte Berater-Kompetenz erfordern.

Starten Sie heute

Allokations-Heatmaps können Ihre Kapazitätsplanung deutlich vereinfachen und drängende Fragen schnell beantworten. Mehr über die Konfiguration von Meisterplan-Berichten und die Allokations-Heatmap erfahren Sie im Help Center. Probieren Sie die Allokations-Heatmap selbst aus: Starten Sie einfach eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Meisterplan.

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