Wie Sie die typischen Rollen im PPM strukturieren können

Und wie Sie diese in Meisterplan abbilden können

Typische Rollen im PPM Prozess

Rechtekonfiguration in Meisterplan

Der Initiator

Hierbei handelt es sich typischerweise um das Management, den Key Account Manager oder einen fachlichen Experten. Der Initiator bringt InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. ein und hält diese fest. Er entwickelt die Initiative zum Projektsteckbrief und präsentiert diesen vor dem Pipeline-Review-Komitee.

In Meisterplan erstellt der Initiator neue Projekte, ändert das Stage Gate und füllt die Felder aus. Außerdem platziert er die neuen Projekte auf der Zeitachse und bucht einen Schätzaufwand auf die Rollen. Um zu prüfen, wann ein Projekt zeitlich realisierbar ist, bewegt er Projekte über die Ausschlussgrenze.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Pipeline: Neu

Bearbeitungsrechte:

• Plandaten bearbeiten
• Projekt-Rang verändern
• AllokationenAllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt. verändern, hinzufügen und löschen
• Zeitliche Projektplanung verändern
• Projekte und Programme hinzufügen

Der Portfolio-Koordinator

Eine typische Rolle in der Organisation für den Portfolio-Koordinator wäre der Leiter des PMO, ein PMOPMOSynonym für → Project Management OfficeEin Project Management Office (PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist.-Teammitglied, ein Geschäftsbereichsleiter, ein Programmmanager oder der IT-Koordinator.
Der Portfolio-Koordinator ist für das unternehmensweite Projektportfolio oder auch nur ein Teilportfolio verantwortlich. Er begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess und übersetzt die Strategie in Priorisierungskriterien. Außerdem unterstützt er den Initiator während der Ideenphase und macht Portfolio-Vorschläge.

In Meisterplan erstellt der Portfolio Koordinator Portfolios und neue ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst., wenn es sich beispielsweise um Sofortmaßnahmen des Managements handelt, oder löscht Projekte. Außerdem erstellt und verändert er Berichte und verwaltet das Gantt-DiagrammGantt-DiagrammDas Gantt-Diagramm ist eine Methode zur Darstellung des Projektportfolios, bei der man Projekte in Form von Balken auf einer Zeitachse anordnet und nach Priorität sortiert.. Er prüft die Rollenbesetzung und verändert gegebenenfalls den Rang eines Projekts.

Rechtestufe:
Daten Manager

Portfolio-Zugriffsrechte:
Pipeline: Neu
Pipeline: Prüfung
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
Weitere bestimmte Portfolios

Bearbeitungsrechte:

• Plandaten bearbeiten
• Projekt-Rang verändern
• Projektliste nach Projektwert sortieren
• AllokationenAllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt. verändern, hinzufügen und löschen
• Zeitliche Projektplanung verändern
• Auto-Plan für mehrere Projekte
• Projekte und Programme hinzufügen
• Projekte und Programme löschen

Das Mitglied im Pipeline-Review-Komitee

Das Pipeline-Review-Komitee besteht in der Regel aus den Abteilungsleitern und/oder fachlichen Experten und ist für die Überprüfung, Evaluation und Priorisierung der InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. verantwortlich.

In Meisterplan verändert es das Stage Gate oder den Rang eines Projekts. Es macht Notizen, bearbeitet Feldwerte und sortiert Projekte nach Rang. Außerdem erstellt das Mitglied im Pipeline-Review-Komitee Berichte.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Pipeline: Prüfung

Bearbeitungsrechte:

• Plandaten bearbeiten
• Projekt-Rang verändern
• Projektliste nach Projektwert sortieren
• AllokationenAllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt. verändern, hinzufügen oder löschen
• Zeitliche Projektplanung verändern
• Auto-Plan für mehrere Projekte

Das Mitglied des Portfolio Boards

Das Portfolio Board setzt sich üblicherweise aus dem Senior-Management zusammen. Es ist verantwortlich für die Kommunikation und Umsetzung der Strategie und kontrolliert außerdem das aktive Projektportfolio. Bei Problemen im aktiven Projektportfolio trifft es wichtige Entscheidungen. Außerdem beschließt es das künftige Projektportfolio und legt Budgets fest.

Es nimmt am Portfolio-Board-Meeting teil, erfasst die Situationsanalyse des PMOPMOSynonym für → Project Management OfficeEin Project Management Office (PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist. und kommuniziert Anforderungen und Entscheidungen an den PMO.

Rechtestufe:
Lesender Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
Weitere bestimmte Portfolios

Bearbeitungsrechte:
Keine

Der Projektleiter

Hierbei handelt es sich üblicherweise um einen trainierten Projektmanager. Dieser berichtet über den Projektstatus, meldet Ressourcenbedarfe an und eskaliert die Probleme aus dem ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst.. Außerdem präsentiert er das Projekt in den Entscheidungsgremien.

Im Lean PPM Prozess stellt der Projektleiter nur notwendige Informationen zur Verfügung. Er füllt das Notizfeld mit Kapazitäts- und Zeitbedarf und ändert, falls nötig, den Status der Projekte.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Portfolio des Projektleiters

Bearbeitungsrechte:

• Plandaten bearbeiten

Der Ressourcenmanager 

Typischerweise handelt es sich hier häufig um den Teamleiter. Er gewährleistet die korrekte ZuordnungZuordnungSynonym für → AllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt. der MitarbeiterMitarbeiterSynonym für → RessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! zu den entsprechenden Rollen und Skills. Der Ressourcenmanager weist den Projekten Ressourcen zu und löst operative Probleme im Ressourcenmanagement.

Er besetzt die ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. mit den eigenen Ressourcen und verwaltet die Abwesenheiten der eigenen Ressourcen.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
Portfolio des Ressourcenmanagers

Bearbeitungsrechte:

• Plandaten bearbeiten
• Den Ressourcen-Pool verwenden und Abwesenheiten bearbeiten
• Allokationen verändern, hinzufügen und löschen

Das Mitglied im Projektteam

Der einzelne MitarbeiterMitarbeiterSynonym für → RessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! im ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. arbeitet auf den Projekten, die ihm zugewiesen wurden und informiert sich in Meisterplan über die eigenen Projekte und Zuweisungen.

Rechtestufe:
Lesender Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Portfolio für aktive Projekte

Bearbeitungsrechte:
Keine

Das Mitglied des Lenkungsausschusses

Der Lenkungsausschuss besteht in der Regel aus den Bereichsleitern und/oder dem Senior Management. Er ist für die Umsetzung der Strategie durch individuelle ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. verantwortlich und übt die Kontrolle über die aktiven Projekte aus. Der Lenkungsausschuss trifft Entscheidungen, wenn es Probleme im aktiven Projekt gibt und löst die Herausforderungen im ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten, um festgelegte Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen..

Wenn das Mitglied des Lenkungsausschusses Portfolioänderungen vornehmen kann, plant es aktive Projekte um, füllt das Notizfeld aus oder ändert Zuweisungen.

Rechtestufe:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Planung: Aktiv + Genehmigt + Angehalten
Portfolio für Geschäftsbereiche
Portfolio für kritische Projekte

Bearbeitungsrechte:

• Plandaten bearbeiten
• AllokationenAllokationDie Allokation ist ein strategischer Prozess, mit dem man Mitarbeiter-Ressourcen für Projekte oder einzelne Aufgaben identifiziert und diese entsprechend zuteilt. verändern, hinzufügen und löschen
• Zeitliche Projektplanung verändern

Die Personalabteilung

Wer hätte es gedacht – hier handelt es sich meistens um die Personalabteilung. Sie pflegt die Ressourcenstammdaten und ist dafür zuständig, dass Daten wie Einstellungs- und Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu den Geschäftsbereichen, die wöchentliche Arbeitszeit und der Urlaub richtig eingepflegt ist.

Die Personalabteilung verwaltet den Ressourcenpool in Meisterplan.

Rechtekonfiguration:
Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Mit allen Benutzern geteilte Portfolios

Bearbeitungsrechte:

• Den RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter!-Pool verwenden und Abwesenheiten bearbeiten

Der Strategiemanager

Der Strategiemanager übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie im Strategieworkshop in Projektpriorisierungskriterien.

Er hat oft keine aktive Rolle in Meisterplan, definiert aber die Entscheidungskriterien hinsichtlich des Projektrangs und des Geschäftsziels. Diese werden dann in der Regel vom Administrator oder vom PMOPMOSynonym für → Project Management OfficeEin Project Management Office (PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist. in Meisterplan umgesetzt.

Rechtestufe:
Lesender Benutzer

Portfolio-Zugriffsrechte:
Mit allen Benutzern geteilte Portfolios

Bearbeitungsrechte:
Keine

Der Administrator

Der Administrator entspricht keiner Rolle im PPMPPMSynonym für → ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagement (PPM) dreht sich um das Analysieren, Priorisieren, Auswählen und Überwachen der richtigen Projekte für ein Unternehmen. Prozess, sondern übernimmt die Rolle eines Operators in Meisterplan. Oft handelt es sich hier um den Product Owner, den Process Owner oder das PMOPMOSynonym für → Project Management OfficeEin Project Management Office (PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist..

In Meisterplan verwaltet der Administrator Benutzer, Portfolios und SzenarienSzenarioSzenarien im Projektportfoliomanagement (PPM) sind hypothetische Modelle, mit denen man die Auswirkungen verschiedener Entscheidungen oder Faktoren auf ein Projektportfolio durchspielt., Berichte und den Import und Export von Daten. Außerdem konfiguriert er Meisterplan, er fügt beispielsweise neue Felder und Phasen hinzu.

Rechtestufe:
Administrator

Portfolio-Zugriffsrechte:
Alle Portfolios

Bearbeitungsrechte:
Keine

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Portfolio-Zugriffsrechte und die Bearbeitungsrechte in Meisterplan konfigurieren müssen, um diese Struktur abzubilden, schauen Sie doch einmal hier in unserem Help Center vorbei.

Zum Thema Rollen, Meetings und Abläufe im PPMPPMSynonym für → ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagement (PPM) dreht sich um das Analysieren, Priorisieren, Auswählen und Überwachen der richtigen Projekte für ein Unternehmen. haben wir außerdem noch einige Vorlagen für die wichtigsten Aspekte im Projektportfoliomanagement für Sie vorbereitet.