Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Ein Project Management Office (PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist. Die Rolle eines PMO ist vor allem in größeren Organisationen mit zahlreichen und komplexen Projekten von entscheidender Bedeutung, da es einen Überblick über alle Prozesse, Änderungen, Konflikte und Risiken hat und so die Entscheidungsfindung erleichtert.

Was sind die Aufgaben eines Project Management Office?

Zu den Aufgaben eines Project Management Office gehören unter anderem:

  • die Überwachung des Projektportfolios,
  • die Abstimmung der Projekte auf die Unternehmensstrategie,
  • die Ressourcenplanung,
  • das Vereinheitlichen der Projektmanagementmethoden und
  • die Unterstützung der Projektteams und -manager.

Der Erfolg eines PMOs hängt dabei aber von einer angemessenen Besetzung, Budgetierung, Anerkennung und klaren Verantwortlichkeiten ab.

Vorteile der Einführung eines PMO

Die Einführung eines Project Management Office kann erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen haben. Wie auch das Projektportfoliomanagement, sitzt ein PMO nämlich zwischen der Strategie und der Umsetzung von Projekten und schließt damit eine Lücke, die in vielen Unternehmen oft unbesetzt bleibt. Es treibt die Strategie voran und hat zugleich die ausführenden Ressourcen im Blick.

PMOs gestalten statt verwalten
Die wichtigsten Vorteile der Einführung eines PMO

Erhöhte Projekterfolgsquote
Ein PMO hilft, das Projektmanagement im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen oder auch unterschiedliche arbeitende Teams zu koordinieren. So könne Projekte besser geplant und teamübergreifend besser umgesetzt werden. Als Folge lassen sich verlässlichere Prognosen treffen und es werden mehr Projekte pünktlich sowie erfolgreich abgeschlossen.

Effizientes Ressourcenmanagement
Das PMO optimiert den Einsatz von Ressourcen, indem es sicherstellt, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtigen Projekte zur Verfügung stehen. Dabei verhindert es eine Über- oder Unterauslastung der Mitarbeiter, berücksichtigt Fähigkeiten wie auch Team-Synergien.

Strategische Ausrichtung
Das PMO stellt sicher, dass alle Projekte auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind und somit zu den allgemeinen Geschäftszielen beitragen. Durch die Priorisierung von Projekten auf der Grundlage ihres strategischen Werts stellt das PMO außerdem sicher, dass die strategisch wichtigsten Projekte immer mit ausreichend Kapazität ausgestattet werden.

Verbesserte Entscheidungsfindung
Ein PMO liefert der Unternehmensleitung zuverlässige, datengestützte Einblicke und Statusberichte zu Projekten, die eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen. Durch die frühzeitige Erkennung und das Management von aufkommenden Risiken hilft das PMO, potenzielle Probleme, die den Projekterfolg beeinträchtigen könnten, zu mindern.

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