Was ist ein Project Management Office?

Ein Project Management Office (PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist.

Project Management Office:
Definition | Beispiele | Synonyme

Ein Project Management Office, also ein Projektmanagementbüro, hat in einem Unternehmen die Aufgabe, die Gesamtheit aller Projekte zentral zu koordinieren und zu managen. Das PMO definiert die Standards für Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens und erhält sie aufrecht. Die Rolle eines PMO ist vor allem in größeren Organisationen mit zahlreichen und komplexen Projekten von entscheidender Bedeutung, da es einen Überblick über alle Prozesse, Änderungen, Konflikte und Risiken hat und so die Entscheidungsfindung erleichtert.

Praxisbeispiel

Das Unternehmen Good Solutions GmbH hat im letzten Jahr festgestellt, das viel Zeit und Ressourcen verschwendet wurden. Projekte, die eigentlich nicht so gut zum Unternehmen passen wurden ausgeführt, Deadlines wurden verpasst und sowohl Kunden als auch Mitarbeiter sind nicht mehr ganz zufrieden.

Ein Project Management Office muss her! Es soll aus einer Anzahl von Kollegen bestehen, die ihre Talente und Expertise komplementär einsetzen. Sie sollen die Projektabwicklung effizienter gestalten, dafür sorgen, dass Ressourcen besser genutzt werden und die Qualität der Projektergebnisse verbessern.

Folgende Rollen werden besetzt:

Die PMO-Leiter Max und Anna sind die Hauptverantwortlichen für die Planung, Umsetzung, und Überwachung von Projekten im Unternehmen. Sie koordinieren Ressourcen, Zeitpläne, und Budgets, um sicherzustellen, dass die Projektziele erreicht werden.

Die Mitglieder des Pipeline Review Committee Jan, Stella, Samuel und Denise überprüfen, evaluieren und priorisieren die Projektinitiativen, die von verschiedenen Initiatoren eingehen. Sie entscheiden, welche Projekte zum Unternehmen passen und weiterentwickelt werden sollen.

Ressourcenmanager Michael verwaltet die Ressourcen (Mitarbeiter, Hardware, Software usw.) für alle Projekte im Unternehmen. Er stellt sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten.

Die Mitglieder des Portfolio Board Thorsten und Emilia sind verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch erfolgreiches Projektportfoliomanagement und treffen wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio.

Die Projektmanager erstellen detaillierte Projektpläne mit Meilensteinen, Aufgaben und Zeitplänen.

Das PMO nutzt außerdem Meisterplan als Lean PPM Tool, um das Projektmanagement zu erleichtern.

Das PMO stellt mit diesen Maßnahmen sicher, dass Good Solutions GmbH seinen Schwerpunkt auf Projekte legt, die wirklich zum Unternehmen passen und sauber und erfolgreich abgewickelt werden. Es führt außerdem regelmäßig Qualitätssicherungen durch und identifiziert Verbesserungspotenziale. Das PMO informiert Stakeholder über den Projektfortschritt und erstellt regelmäßige Statusberichte.

Die Geschäftsführer von Good Solutions GmbH stellen fest: Projekte werden erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen. Das bedeutet: Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter sind zufrieden!

Synonyme und Abkürzungen

Als Abkürzung für Project Management Office wird gemeinhin das Akronym PMO genutzt. Auf Deutsch spricht man auch von einem Projektmanagementbüro oder Projektbüro.

FAQ

Was sind die Aufgaben eines PMO?

Was macht ein PMO? Zu den Aufgaben eines PMO gehören unter anderem:

die Überwachung des Projektportfolios,
die Abstimmung der Projekte auf die Unternehmensstrategie,
die Ressourcenplanung,
das Vereinheitlichen der Projektmanagementmethoden und
die Unterstützung der Projektteams und -manager.

Der Erfolg eines PMOs hängt dabei aber von einer angemessenen Besetzung, Budgetierung, Anerkennung und klaren Verantwortlichkeiten ab.

Was ist das Ziel eines PMO?

In erster Linie hat ein PMO ein klares Ziel: Die Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen zu helfen, Projekte erfolgreich durchzuführen. Langfristige Ziele sind natürlich der Erfolg des Unternehmens und die Zufriedenheit der Stakeholder sowie Mitarbeiter.

Was sind die Vorteile eines PMO?

Die Einführung eines PMOs kann erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen haben. Wie auch das Projektportfoliomanagement, sitzt ein PMO nämlich zwischen der Strategie und der Umsetzung von Projekten und schließt damit eine Lücke, die in vielen Unternehmen oft unbesetzt bleibt. Es treibt die Strategie voran und hat zugleich die ausführenden Ressourcen im Blick.

Nachfolgend sind einige der wichtigsten Vorteile der Einführung eines PMOs aufgeführt:

Erhöhte Projekterfolgsquote
Ein PMO hilft, das Projektmanagement im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen oder auch unterschiedliche arbeitende Teams zu koordinieren. So könne Projekte besser geplant und teamübergreifend besser umgesetzt werden. Als Folge lassen sich verlässlichere Prognosen treffen und es werden mehr Projekte pünktlich sowie erfolgreich abgeschlossen.

Effizientes Ressourcenmanagement
Das PMO optimiert den Einsatz von Ressourcen, indem es sicherstellt, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtigen Projekte zur Verfügung stehen. Dabei verhindert es eine Über- oder Unterauslastung der Mitarbeiter, berücksichtigt Fähigkeiten wie auch Team-Synergien.

Strategische Ausrichtung
Das PMO stellt sicher, dass alle Projekte auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind und somit zu den allgemeinen Geschäftszielen beitragen. Durch die Priorisierung von Projekten auf der Grundlage ihres strategischen Werts stellt das PMO außerdem sicher, dass die strategisch wichtigsten Projekte immer mit ausreichend Kapazität ausgestattet werden.

Verbesserte Entscheidungsfindung
Ein PMO liefert der Unternehmensleitung zuverlässige, datengestützte Einblicke und Statusberichte zu Projekten, die eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen. Durch die frühzeitige Erkennung und das Management von aufkommenden Risiken hilft das PMO, potenzielle Probleme, die den Projekterfolg beeinträchtigen könnten, zu mindern.

Welche Rollen gibt es in einem PMO?

In einem Project Management Office gibt es folgende Rollen zu bekleiden:

PMO-Leiter/Portfolio-Koordinator: ist für das gesamte oder Teile des Projektportfolios des Unternehmens verantwortlich
Initiator: schlägt neue Projektinitiativen vor
Pipeline Review Committee Mitglied: bewertet und priorisiert neue Projektinitiativen
Portfolio Board Mitglied: trifft Entscheidungen über aktuellen und zukünftigen Status des Portfolios

Wie führt man ein PMO ein?

Um ein Project Management Office in Ihre Organisation einzuführen, können Sie folgenden Schritten folgen:

Klein aber fein: Starten Sie mit der Einführung eines PMO in Ihrem Unternehmen lieber klein. Zu Beginn reicht ein Projektbüro in einer Abteilung oder einem Standort. So können Sie das PMO ganz nach Bedarf an die Anforderungen des Unternehmens anpassen.
Verteilen Sie die notwendigen Rollen eines PMO und ernennen Sie einen Portfolio-Koordinator, Pipeline Review Committee Mitglieder usw.
Implementieren Sie ein Lean PPM Tool wie Meisterplan. Dies führt zu mehr Transparenz, besserer Auslastung und weniger Überlastung der Mitarbeiter sowie einem strategischen Blick auf die Projektpipeline.
Setzen Sie am Anfang auf „Quick Wins“ um Stakeholder und Mitarbeiter mit schnellen Erfolgen zu überzeugen.
Begleiten Sie die Einführung des PMO mit Change Management und streben Sie nachhaltige Verbesserungen und Zufriedenheit an.

Project Management Office mit Meisterplan

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