Project Management Office:
Definition | Beispiele | Synonyme
Ein Project Management Office, also ein Projektmanagementbüro, hat in einem Unternehmen die Aufgabe, die Gesamtheit aller Projekte zentral zu koordinieren und zu managen. Das PMO definiert die Standards für Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens und erhält sie aufrecht. Die Rolle eines PMO ist vor allem in größeren Organisationen mit zahlreichen und komplexen Projekten von entscheidender Bedeutung, da es einen Überblick über alle Prozesse, Änderungen, Konflikte und Risiken hat und so die Entscheidungsfindung erleichtert.
Praxisbeispiel
Das Unternehmen Good Solutions GmbH hat im letzten Jahr festgestellt, das viel Zeit und Ressourcen verschwendet wurden. Projekte, die eigentlich nicht so gut zum Unternehmen passen wurden ausgeführt, Deadlines wurden verpasst und sowohl Kunden als auch Mitarbeiter sind nicht mehr ganz zufrieden.
Ein Project Management Office muss her! Es soll aus einer Anzahl von Kollegen bestehen, die ihre Talente und Expertise komplementär einsetzen. Sie sollen die Projektabwicklung effizienter gestalten, dafür sorgen, dass Ressourcen besser genutzt werden und die Qualität der Projektergebnisse verbessern.
Folgende Rollen werden besetzt:
Die PMO-Leiter Max und Anna sind die Hauptverantwortlichen für die Planung, Umsetzung, und Überwachung von Projekten im Unternehmen. Sie koordinieren Ressourcen, Zeitpläne, und Budgets, um sicherzustellen, dass die Projektziele erreicht werden.
Die Mitglieder des Pipeline Review Committee Jan, Stella, Samuel und Denise überprüfen, evaluieren und priorisieren die Projektinitiativen, die von verschiedenen Initiatoren eingehen. Sie entscheiden, welche Projekte zum Unternehmen passen und weiterentwickelt werden sollen.
Ressourcenmanager Michael verwaltet die Ressourcen (Mitarbeiter, Hardware, Software usw.) für alle Projekte im Unternehmen. Er stellt sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten.
Die Mitglieder des Portfolio Board Thorsten und Emilia sind verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch erfolgreiches Projektportfoliomanagement und treffen wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio.
Die Projektmanager erstellen detaillierte Projektpläne mit Meilensteinen, Aufgaben und Zeitplänen.
Das PMO nutzt außerdem Meisterplan als Lean PPM Tool, um das Projektmanagement zu erleichtern.
Das PMO stellt mit diesen Maßnahmen sicher, dass Good Solutions GmbH seinen Schwerpunkt auf Projekte legt, die wirklich zum Unternehmen passen und sauber und erfolgreich abgewickelt werden. Es führt außerdem regelmäßig Qualitätssicherungen durch und identifiziert Verbesserungspotenziale. Das PMO informiert Stakeholder über den Projektfortschritt und erstellt regelmäßige Statusberichte.
Die Geschäftsführer von Good Solutions GmbH stellen fest: Projekte werden erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen. Das bedeutet: Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter sind zufrieden!
Synonyme und Abkürzungen
Als Abkürzung für Project Management Office wird gemeinhin das Akronym PMO genutzt. Auf Deutsch spricht man auch von einem Projektmanagementbüro oder Projektbüro.