Von der Excel zur Rundum-Sorglos-Software: Transparente Ressourcenplanung bei PLEdoc.

Das Unternehmen

Seit mehr als 30 Jahren sorgt PLEdoc dafür, dass Informationen zu Gasleitungen, Strom- und Nachrichtenkabeln sowie Anlagen nicht nur dokumentiert, sondern auch verständlich und digital nutzbar gemacht werden. Als Tochter von Open Grid Europe bündelt das Unternehmen Wissen aus unterschiedlichsten Quellen und macht es in Form von Daten verfügbar, die Planung, Wartung und den sicheren Betrieb von Infrastrukturen erleichtern.

Die Herausforderung

In den vergangenen Jahren ist PLEdoc stark gewachsen und übernimmt neben den Aufträgen der Muttergesellschaft zunehmend komplexe Projekte externer Kunden. Ein zentraler Aspekt der Leistungserbringung ist dabei die Einhaltung vorgegebener Budgets. Dafür benötigt PLEdoc jederzeit einen vollständigen Überblick über die Ressourcenzuteilung, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und deren Auswirkungen auf Budgets und Termine zu steuern. Die bisherige Excel-Planung, die das Unternehmen meist zum Jahresbeginn aufstellte, konnte diesen Anspruch an Transparenz und Flexibilität jedoch nicht mehr erfüllen.

Die Folgen: 

• Ad-hoc-Anfragen und kurzfristige Ausfälle führten zu Unklarheiten über die Ressourcenverfügbarkeiten
• Isolierte Ressourcen- und Projektplanungen in den Fachbereichen erhöhten den Abstimmungsaufwand
• Kapazitätsengpässe und Bottlenecks wurden zu spät erkannt, was zu Projektverzögerungen sowie Budget- und Terminüberschreitungen führte

Bei der Projektsteuerung haben wir gemerkt, dass die bisherige Excel-Lösung schnell an ihre Grenzen stößt. Wir haben die Planung am Anfang des Jahres gemacht. Und wenn man ehrlich ist, war sie beim Ausfüllen eigentlich schon wieder veraltet.

Claas Röhricht, Bereichsleiter, open_in_new

PLEdoc

Die Lösung

Um eine transparente Kapazitätsplanung zu realisieren, entschied sich PLEdoc gegen Insellösungen und für eine zentrale Plattform: Meisterplan. Nach dem „Highlander-Prinzip” werden dort alle Ressourcen geplant. Zwar laufen operative Aufgaben weiterhin über bestehende Tools, für strategische Entscheidungen zählen jedoch ausschließlich die in Meisterplan erfassten Daten.

Trotz anfänglicher Skepsis gegenüber der neuen Single Source of Truth konnte die ganzheitliche Lösung für team- und projektübergreifende Ressourcenplanung in Rekordzeit überzeugen.

Worauf PLEdoc besonderen Wert legt:

• Volle Transparenz über Ressourcen auf Projekt- und Teamebene
• Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Handhabung
• Nahtlose Integration bestehender Liefertools

Vor Meisterplan haben wir häufig mit Listen und Wiedervorlagen gearbeitet. Wir mussten immer in den Dialog gehen von Fachbereich, zu kaufmännischem Controlling und wieder zurück. Der Vorteil heute ist, dass alle Parteien ein Tool nutzen – und wir nicht mehr fünf Gespräche führen müssen, sondern in Meisterplan sehen, woran wir arbeiten.

Johanna Michels, Personalcontrollerin, open_in_new

PLEdoc

Praxisnah und intuitiv

Neben seinen umfangreichen Funktionen überzeugte Meisterplan PLEdoc vor allem durch seine Benutzerfreundlichkeit und intuitive Handhabung. Deshalb entschied sich die Unternehmensleitung bei der Einführung bewusst für einen Kaltstart: weniger Theorie, mehr Praxis. Mitarbeitende wurden früh in praxisnahe Trainings eingebunden und konnten in einer Szenarioumgebung mit echten Daten die Vorteile der Software direkt erleben. Das ermöglichte nicht nur einen schnellen Einstieg, sondern stärkte auch die Akzeptanz gegenüber der neuen Single Source of Truth.

Wir konnten sofort mit Produktivdaten testen und mussten uns keine Sorgen machen, dass wir etwas löschen oder Daten verändern, die uns im laufenden Betrieb wichtig sind.

Claas Röhricht, Bereichsleiter, open_in_new

PLEdoc

Ein Tool, viele Schnittstellen - alles nahtlos verbunden

Auch wenn PLEdoc nach dem Highlander-Prinzip auf ein zentrales Planungstool setzt, kommen im Unternehmen weiterhin andere Tools zum Einsatz. Anstatt die Daten jedoch wie bisher manuell zusammenzutragen, sind heute alle relevanten Tools direkt mit der Single Source of Truth verbunden. So fließen sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten automatisch über Schnittstellen ein.

Insbesondere im Kundenkontakt spielt dabei die Verknüpfung mit SAP als Stundenbuchungstool eine zentrale Rolle. Über API landen die gebuchten Stunden automatisch in Meisterplan. So müssen Daten nicht doppelt gepflegt werden, Budgets sind jederzeit transparent, und bei Bedarf lassen sich Abstimmungen frühzeitig und ohne Umwege angehen – sowohl intern als auch mit Kunden.

Fazit

Heute ist Meisterplan fest im Unternehmen verankert und aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. PLEdoc profitiert dabei auf vielfältige Weise:

• Projekte durch präzise Ressourcennutzung termingerecht abschließen
• Engpässe frühzeitig erkennen und steuern
• Entscheidungen transparent auf Basis verlässlicher Daten treffen
• Abstimmungsaufwand reduzieren
• Klare Kommunikationsbasis für Kolleg*innen und Kunden

Funktionen, auf die PLEdoc nicht mehr verzichten kann