Warum Jahresplanung und Ad-hoc-Entscheidungen nicht agil machen

In den bisherigen Teilen dieser Serie haben wir drei typische Fallstricke der PortfolioplanungPortfolioplanungPortfolioplanung ist der Prozess, bei dem Unternehmen entscheiden, welche Projekte sie durchführen wollen. Dabei wird sichergestellt, dass diese Projekte zu den Zielen des Unternehmens passen und die verfügbaren Ressourcen wie… mit Jira-Daten betrachtet:

• Portfolioentscheidungen ausschließlich auf Basis von Reports zu treffen,
• Prioritäten festzulegen, ohne die verfügbaren Kapazitäten zu berücksichtigen und
• Teams frühzeitig mit Detailplanungen zu überfordern.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, Agilität innerhalb der Portfolioplanung als eine Wahl zwischen zwei Extremen zu betrachten: langfristige Jahresplanung auf der einen Seite und permanente Reaktion auf neue Anforderungen auf der anderen.

Eine jährliche Planung kann Orientierung schaffen. Sie hilft Führungskräften dabei, Ziele, Budgets und wichtige InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. aufeinander abzustimmen. Problematisch wird es allerdings, wenn der jährliche Planungsrhythmus zum einzigen Zeitpunkt wird, an dem Entscheidungen zum Portfolio getroffen werden.

Am anderen Ende des Spektrums versuchen Unternehmen oft, agil zu bleiben, indem sie auf jede neue Anforderung unmittelbar reagieren. Das mag zunächst flexibel und reaktionsschnell wirken. Tatsächlich führt es jedoch oft dazu, dass Entscheidungen vom Gesamtkontext des Portfolios entkoppelt werden und Teams zunehmend ihren Fokus verlieren.

Das Problem mit der „ASAP“-Planung

Dringende Anfragen gehören zum Unternehmensalltag. Problematisch wird es nur, wenn „so schnell wie möglich“ zum Standard für Portfolioentscheidungen wird.

Eine neue InitiativeInitiativeSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. wird eingereicht und erhält sofort höchste Priorität. Die Führungsebene möchte wissen, wie schnell sie gestartet werden kann. Obwohl die Teams bereits an wichtigen Vorhaben arbeiten, wird nach Möglichkeiten gesucht, RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! kurzfristig umzuschichten oder die Initiative noch in den nächsten Sprint, die nächste RoadmapRoadmapEine Roadmap ist eine strategische Übersicht über ein oder mehrere Projekte, deren Verlauf, Meilensteine und Ziele.-Aktualisierung oder das nächste Steering Committee aufzunehmen.

Innerhalb der Teams führt das zu ständiger Unruhe. Arbeit wird begonnen, unterbrochen, wieder aufgenommen und immer wieder neu abgestimmt. Prioritäten ändern sich, bevor die vorherigen überhaupt umgesetzt werden konnten. Statt Inhalte zu schaffen, investieren Mitarbeitende zunehmend Zeit in Kontextwechsel, Abstimmungen und Neupriorisierungen.

Für Portfolio-Verantwortliche mag jede einzelne dringende Entscheidung für sich genommen sinnvoll sein, doch die Gesamtauswirkungen, die daraus folgen, sind oft erst später sichtbar. Hier eine kleine Verschiebung, dort ein verzögertes Projekt, ein Team, das kurzfristig Unterstützung leistet, ein anderes, das zusätzliche Aufgaben übernimmt. Mit der Zeit wird die Portfoliosteuerung reaktiv.

Jahresplanung vermittelt eine trügerische Stabilität

Eine Jahresplanung ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Sie verliert jedoch an Wert, wenn sie der einzige strukturierte Rahmen bleibt, um zu überprüfen, was vorangetrieben werden sollte, was warten kann und was geändert werden muss.

Portfolios verändern sich laufend. Neue Chancen entstehen, Marktbedingungen ändern sich, Teams gewinnen neue Erkenntnisse und Abhängigkeiten verschieben sich. Manche InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. verlieren an Bedeutung, andere werden wichtiger. Ein Plan, der nur ein- oder zweimal pro Jahr überarbeitet wird, kann diese Veränderungen allein nicht auffangen.

Wird die Jahresplanung zu starr, arbeiten Teams an einer RoadmapRoadmapEine Roadmap ist eine strategische Übersicht über ein oder mehrere Projekte, deren Verlauf, Meilensteine und Ziele. weiter, die die aktuelle Realität nur noch teilweise widerspiegelt. Die Führungsebene erkennt zwar, dass Anpassungen notwendig wären, doch ohne einen klaren Entscheidungspunkt werden Veränderungen oft bis zur nächsten Planungsrunde aufgeschoben oder über informelle Abstimmungen und Eskalationen geregelt.

Auf diese Weise beginnen Jahresplanung und Ad-hoc-Entscheidungen sich gegenseitig zu verstärken. Der offizielle Plan lässt sich nur schwer anpassen und das Unternehmen reagiert darauf mit immer mehr Ausnahmen und kurzfristigen Entscheidungen.

Ad-hoc-Entscheidungen schaffen andere Probleme

Ad-hoc-Entscheidungen wirken oft agil, weil sie schnell getroffen werden. Eine Entscheidung wird gefällt, der Plan ändert sich, und das Unternehmen hat das Gefühl, flexibel zu reagieren.

Der versteckte Preis dafür ist der Verlust von Fokus. Teams können sich zwar auf Veränderungen einstellen, aber sie können ständige Umstellungen nicht verkraften, ohne an Schwung zu verlieren. Agile Teams rechnen damit, dass sich Prioritäten verschieben. Trotzdem benötigen sie ausreichend stabile Planungszeiträume, um zu verstehen, welche Ziele aktuell wichtig sind, welche Arbeit bereits zugesagt wurde und welche neuen Anfragen bis zum nächsten Entscheidungspunkt warten können.

Wenn Portfolioentscheidungen willkürlich getroffen werden, entsteht keine echte Agilität. Stattdessen fühlt sich der Prozess für die Teams zunehmend wie eine permanente Unterbrechung an.

Warum dieses Problem häufig in Jira-Umgebungen auftritt

Diese Probleme zeigen sich besonders häufig in Unternehmen, die Jira einsetzen. Jira liefert wertvolle Informationen zur Umsetzung von Projekten und InitiativenInitiativenSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst.. Für Portfolioentscheidungen reichen diese Informationen allein jedoch oft nicht aus.

Ein Jira-Board zeigt zwar, was aktuell passiert, beantwortet aber nicht automatisch Fragen wie:

• Welche Auswirkungen hat das auf die zukünftige Planung?
• Welche Initiativen können realistischerweise umgesetzt werden?
• Wann sollte eine neue Anfrage im Kontext aller bereits laufenden Projekte berücksichtigt werden?

Genau hier schleichen sich häufig Ad-hoc-Entscheidungen ein. Wenn Führungskräfte auf diese Fragen schnelle Antworten benötigen, wenden sie sich häufig direkt an die Teams. Können wir dieses Vorhaben vorziehen? Kann damit früher begonnen werden? Passt es noch in den nächsten Planungszyklus? Kann jemand sofort daran arbeiten?

Die Fragen sind berechtigt. Ohne einen übergreifenden Entscheidungsrhythmus führen sie jedoch leicht dazu, dass immer mehr kurzfristige Anfragen in das System gelangen, als das Portfolio aufnehmen kann.

Besonders schwierig wird dies, wenn Portfolioentscheidungen Teams betreffen, die in unterschiedlichen Systemen arbeiten. Eine Änderung, die über ein Jira-Board vorgenommen wird, kann sich auch auf Teams auswirken, die in Smartsheet, Microsoft Planner, Asana, Excel oder mit anderen Planungsansätzen arbeiten. Ohne gemeinsamen Entscheidungszyklus entstehen unterschiedliche Informationsstände und widersprüchliche Prioritäten.

Die bessere Frage

Statt zu fragen: „Wie schnell können wir den Plan ändern?“, sollte die Frage eher lauten: „Wann sollten wir neue Informationen in Portfolioentscheidungen überführen, und welche Informationen benötigen wir dafür?“

Ein guter Portfolio-Prozess wartet nicht ein ganzes Jahr, um auf Veränderungen zu reagieren. Er verlangt von den Teams aber auch nicht, sich bei jeder neuen Anfrage neu zu organisieren.

Stattdessen etabliert er einen regelmäßigen Entscheidungsrhythmus. Entscheidungen werden häufig genug getroffen, um auf Veränderungen reagieren zu können, aber nicht so oft, dass Teams ihren Fokus verlieren.

Für viele Unternehmen bedeutet das, Portfolioentscheidungen alle vier bis sechs Wochen zu überprüfen. Der genaue Zeitraum kann variieren. Entscheidend ist, dass es einen verlässlichen Rahmen gibt, um neue Anforderungen zu bewerten, bestehende Zusagen zu prüfen, Kapazitäten zu berücksichtigen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Wie das in der Praxis aussieht

Wird eine neue InitiativeInitiativeSynonym für → ProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. vorgeschlagen, werden Teams nicht unmittelbar umpriorisiert. Stattdessen durchläuft die Anfrage zunächst einen strukturierten Portfolio-Intake-Prozess.

Vor dem nächsten Portfolio-Review wird die Initiative damit für die Diskussion vorbereitet, die Zielsetzung wird geklärt und relevante Informationen aus Jira und anderen Team-Tools werden in portfoliorelevante Entscheidungsgrundlagen übersetzt.

Im Portfolio-Review können Führungskräfte die neue Initiative dann im Kontext des bestehenden Portfolios bewerten und Fragen stellen wie:

• Ist diese Initiative wichtig genug, um jetzt priorisiert zu werden?
• Welche laufenden Arbeiten würden dadurch verzögert, reduziert oder gestoppt?
• Welche Teams oder Rollen wären davon betroffen?
• Handelt es sich um eine echte Ausnahme oder kann die Anfrage bis zum nächsten Planungsfenster warten?

Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, erhalten die Teams eine klare Orientierung. Änderungen erfolgen bewusst und koordiniert statt über zahlreiche spontane Einzelentscheidungen. So wissen Teams, was fortgeführt wird, was sich ändert und welche Themen zunächst zurückgestellt werden.

Natürlich können dringende Ausnahmen weiterhin vorkommen. Ein regelmäßiger Entscheidungsrhythmus bedeutet nicht, dass echte Notfälle ignoriert werden. Stattdessen werden diese Notfälle aber als Ausnahmen behandelt und nicht als Standardmethode zur Steuerung des Portfolios.

Warum das wichtig ist

Ein vorhersehbarer Entscheidungsrhythmus schützt sowohl die Agilität der Führungsebene als auch den Fokus der Teams. Führungskräfte erhalten regelmäßig die Möglichkeit, das Portfolio auf Basis neuer Informationen anzupassen. Teams wiederum bekommen die Stabilität, die sie benötigen, um ihre zugesagte Arbeit zuverlässig zu liefern.

Dieser Rhythmus stärkt außerdem das Vertrauen in Portfolioentscheidungen. Alle Beteiligten wissen, wann Entscheidungen getroffen, welche Informationen benötigt und wie Änderungen kommuniziert werden. Neue Anforderungen verschwinden weder in einem jährlichen Planungsdokument noch führen sie sofort zu hektischen Unterbrechungen.

Die Jahresplanung kann die Richtung vorgeben. Ad-hoc-Entscheidungen können helfen, echte Ausnahmesituationen zu bewältigen. Ein regelmäßiger Portfolio-Rhythmus bietet Unternehmen einen besseren Weg, zwischen beiden Optionen zu navigieren.

Es geht nicht darum, Entscheidungen zu verlangsamen. Es geht darum, sie so bewusst zu treffen, dass das Unternehmen auf Veränderungen reagieren kann, ohne Teams ständig von der wichtigen Arbeit abzuziehen.

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Dies ist nur eines von fünf typischen Mustern, die Portfolioentscheidungen unnötig erschweren.

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