Was ist Kanban?
Kanban ist eine Methode, die visuelle Tafeln (sog. Kanban Boards) und Karten nutzt, um Arbeits- oder Entscheidungsprozesse darzustellen und zu steuern. Aufgaben oder Projekte werden auf Karten notiert und durch verschiedene Phasen auf der Tafel bewegt, um den Fortschritt zu visualisieren.
Kanban:
Definition | Beispiele | Synonyme
Kanban kommt ursprünglich aus dem Japanischen (看板) und bedeutet Signalkarte (kan „Signal“, ban „Karte“). Ursprünglich handelte es sich um echte Karten, die den Prozess in der Produktion effizienter machen sollten. Karten werden an Produkte geheftet, die nach Verkauf wieder an die Produktion gehen. So ist immer klar, was nachproduziert werden muss. Die Produktion wird somit von der tatsächlichen Nachfrage gesteuert, wodurch man Überproduktion vermeidet. Von der Produktion aus hat sich das Kanban-Prinzip weiterentwickelt und ist in die Softwareentwicklung gekommen. Jetzt wenden wir diese Arbeitsmethode auch im Projektmanagement und Projektportfoliomanagement an.
Auf Kanban-Karten werden Dinge wie Aufgaben, Aufträge oder etwa Projektideen notiert und durch die verschiedenen Phasen auf dem Kanban Board bewegt. Diese Phasen werden auch als Stage Gate bezeichnet. Diese können Sie je nach Bedarf individuell festlegen. Jedes Projekt muss die jeweilige Phase bestehen, um zur nächsten zu kommen. So hilft die Kanban-Methode, die Phasen darzustellen, die ein Projekt vor der Umsetzung durchläuft. Außerdem kann Kanban helfen, Fortschritte zu visualisieren, Engpässe zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Des Weiteren fördert Kanban kontinuierliche Verbesserung und Flexibilität in der Arbeitsweise. Es hilft zu völliger Transparenz der Aufgaben und ermutigt zur klaren Kommunikation in Echtzeit.
Praxisbeispiel
Markus arbeitet in der Sales-Abteilung einer großen Firma für Software. Seine Aufgabe: Kundenanfragen zu bearbeiten, ihnen Angebote zu machen und Verkäufe zu erzielen. Seine Kollegen und er organisieren alle Anfragen und potenziellen Verkäufe mithilfe von Karten auf einem Kanban-Board. So behalten alle den Überblick und können sich z.B. im Krankheitsfall gegenseitig vertreten. Auch die Kollegen, die die Aufträge letztendlich umsetzen, finden hier alle Details.
Bei Markus geht eine neue Anfrage ein. Er erstellt eine neue Karte mit dem Kundennamen sowie anderen wichtigen Informationen und sortiert sie im Segment „Neue Anfrage“ ein. Außerdem trägt er sich als Verantwortlichen ein, damit seine Kollegen wissen, wer sich um die neue Anfrage kümmert. Er macht sich anschließend daran, dem Kunden ein Angebot zu stellen. Die Karte wandert in die Phase „Angebot erstellt“. Nun heißt es, auf die Rückmeldung des Kunden zu warten. Dann entscheidet sich, in welcher Spalte Markus die Karte einordnen kann: „Gewonnen“ oder „Verloren“.
Synonyme und Abkürzungen
Synonyme für Kanban gibt es keine. Fälschlicherweise wird das Pull-Prinzip oft als Synonym für Kanban verwendet. Kanban funktioniert zwar nach dem Pull-Prinzip (d.h. Produkte oder Informationen werden nur dann bereitgestellt, wenn sie tatsächlich nachgefragt werden), ist aber ein eigenes Konzept. Es gibt keine Abkürzungen für Kanban.
FAQ
Im Projektmanagement liegt der Fokus mit Kanban auf einzelnen Projekten. Die Kanban-Karten visualisieren einzelne Aufgaben und machen den Arbeitsfortschritt auf dem Kanban-Board für alle ersichtlich. Kanban ermöglicht außerdem Flexibilität und Autonomie für die Teammitglieder. Sie können sich je nach Fähigkeiten und Kapazität eigenverantwortlich Aufgaben aus der „Zu erledigen“-Phase, auch Backlog genannt, nehmen und bearbeiten. Der Backlog ist eine Liste aller Aufgaben, die noch erledigt werden müssen. So können Mitarbeiter Projekte zuverlässig abarbeiten.
Im Projektportfoliomanagement hilft die Kanban-Methode dabei, Projekte im Kontext des gesamten Portfolios zu sehen. Hier geht es meist um den Entscheidungsprozess bevor ein Projekt in die Umsetzung geht. Sie können einfacher feststellen, ob Projekte an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind und Entscheidungen treffen, welche Initiativen es in die nächste Phase schaffen.
Mit Phasen wie „Ideen“, „In Bewertung“, „Genehmigt“ können Entscheidungsprozesse für alle Beteiligten auf dem Kanban-Board visualisiert werden. Aufgaben können Sie außerdem nach ihrer Priorität ordnen, um sich auf die wichtigsten Entscheidungen zu fokussieren.
Ein Kanban-Board dient als zentrale Informationsquelle über den Status von Aufgaben, Projekten oder Projektideen. In der Regel gibt es auf einem Kanban Board drei grundlegende Segmente: Zu tun (To Do), In Arbeit (In Progress) und Erledigt (Done). Diese Segmente können natürlich nach Bedarf erweitert oder geändert werden. Auf Karten werden die jeweiligen Aufgaben und Stakeholder vermerkt. Diese Karten durchlaufen während des Bearbeitungsprozesses jedes Segment auf dem Board. Somit ist für alle Beteiligten klar, wie es um welches Projekt steht.
Kanban-Karten sind visuelle Darstellungen von z.B. Aufgabenelementen, Projekten, Ideen oder Aufträgen. Auf den Karten stehen verschiedene wichtige Informationen zum jeweiligen Sachverhalt. Das kann zum Beispiel die voraussichtliche Bearbeitungsdauer sein, bis wann eine Entscheidung getroffen werden muss. Auch ist vermerkt, wer für Auftrag, Projekt oder Aufgabe verantwortlich ist.
Kanban-Karten durchlaufen auf dem Kanban-Board verschiedene Segmente, um den Arbeitsfortschritt für alle klar sichtbar zu machen. Die Phasen sind z.B. „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ für Aufgaben oder „Idee“, „In Ausarbeitung“, „Zur Genehmigung“, „Genehmigt“ und „Aktiv“ für neue Projektideen.
Die Einführung der Kanban Methode hat einige Vorteile. Dazu gehören:
- Hohe Transparenz über Projektfortschritt und akute Probleme. Jeder kann den aktuellen Stand der Aufgaben und mögliche Hindernisse dank einfach verfügbarer Informationen sofort erkennen.
- Flexible Planung, da der Fokus nur auf der aktuell laufenden Arbeit liegt. Teams können schnell auf Änderungen reagieren und Prioritäten anpassen.
- Kürzere Durchlaufzeit, also die Zeit, die ein Team braucht, um ein Projekt zu beenden. Durch den kontinuierlichen Fluss der Arbeit nach dem Pull-Prinzip werden Projekte schneller abgeschlossen.
- Weniger Engpässe durch weniger gleichzeitig laufende Projekte. Bei Kanban ist die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte (Work-in-Progress) begrenzt. Das verhindert Überlastung und fördert einen gleichmäßigen Arbeitsfluss.
Um Kanban zu implementieren, gibt es eigentlich keine besonderen Voraussetzungen. Denn das Kanban System ist sehr offen gestaltet und eignet sich für verschiedenste Projektarten und Unternehmen. Sowohl Einzelpersonen als auch kleine sowie große Teams können von Kanban profitieren.
Scrum und Kanban sind beides Arbeitsmethoden, die gerne im Projektmanagement sowie im PPM angewendet werden. Scrum und Kanban werden gerne kombiniert, sind jedoch zwei unterschiedliche Ansätze.
In Scrum arbeiten Sie mit Sprints, also zweiwöchigen Arbeitsblöcken und täglichen Meetings, und haben ein festes Arbeitspensum. Der Fokus liegt darauf, Arbeit schneller erledigen zu können.
Mit der Kanban Methode gibt es keine festen Arbeitsblöcke, sondern einen kontinuierlichen Fluss. Dies ermöglicht viel Flexibilität, da Sie jederzeit Änderungen vornehmen können. Ziel ist es, Arbeitsprozesse zu verbessern.
Kanban mit Meisterplan
Die Board-Ansicht in Meisterplan funktioniert nach dem Kanban-Prinzip. Sie soll Ihnen dabei helfen, Projekte und Initiativen im Kontext des gesamten Projektportfolios Ihres Unternehmens zu sehen und Ihren Entscheidungsfindungsprozess darzustellen.
Die Board-Ansicht können Sie einfach an die Phasen anpassen, die Projekte in Ihrem Unternehmen durchlaufen. Zur besseren Übersicht lässt sich das Board zudem filtern und visuell gestalten. So können Sie sich etwa auf die Projekte einer Projektleitung fokussieren oder nur Projekte, die auf ein gemeinsames Geschäftsziel einzahlen.
In der Meisterplan Board-Ansicht lassen sich neue Projektideen schon auf Basis weniger Daten hinzufügen und nachträglich mit Informationen anreichern. Beispielsweise, wenn neue Projektdetails wie benötigte Ressourcen und Budget vorliegen. Sind Projektideen bereit für die Umsetzung, können Sie diese anhand eines objektiven Projektwerts vergleichen. Dieses anpassbare Bewertungskriterium zeigt Ihnen, ob Projektideen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und wie Sie das Vorhaben priorisieren sollten. So unterstützt Meisterplan Sie dabei, klügere Entscheidungen zu treffen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
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