Was würden Sie sagen sind beim Portfolio-Ressourcenmanagement (PRM) in Ihrer Organisation die größten Herausforderungen? Wenn Sie etwa an Ressourcenverfügbarkeit oder verstreute Daten denken, sind Sie nicht allein!
Research in Action hat kürzlich eine Studie zum Thema PRM durchgeführt. In diesem Blogpost stellen wir Ihnen die gestellten Fragen vor und geben einen Überblick über einige der Ergebnisse. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr PRM mit unseren Tipps verbessern können.
“Haben Sie genügend Ressourcen, um alle Ihre für 2025 geplanten Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen?”
Nur etwa 10 % der Befragten konnten auf diese Frage mit einem überzeugten „Ja“ antworten, während etwa 13 % „Nein“ sagten. Das ergibt aber nur 23 % – was ist mit dem Rest?
Die übrigen 77 % der Befragten waren sich weniger sicher, wobei über 50 % mit „Ich weiß es nicht“ oder „Vermutlich nein“ antworteten.
Wenn Sie wissen, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, ist das natürlich toll! Dann sind Sie schon auf dem richtigen Weg. Und wenn Sie mit Sicherheit wissen, dass Sie nicht genügend Ressourcen haben, können Sie sofort entsprechende Schritte einleiten, um neue Mitarbeiter einzustellen oder Externe zu beauftragen.
Aber es gibt nichts Schlimmeres als Ungewissheit. Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie etwas zu oft „vielleicht“, „wahrscheinlich“ oder „ich weiß nicht“ sagen, sollten Sie Ihre Portfolio-Pläne aus einer ressourcenorientierten Perspektive neu betrachten.
Stellen Sie sich die entscheidende Frage: Wer macht was, und wann?
Der Schlüssel zum Erfolg: Erinnern Sie sich daran, dass Ihre Mitarbeiter Ihre wertvollste Ressource sind! Es ist wichtig, den Finger am Puls Ihrer Ressourcennutzung zu haben, damit Projekte reibungslos ablaufen. Jede Person verfügt über einzigartige Fähigkeiten, Erfahrungen und – ganz wichtig – Kapazitäten. Manchmal kann schon ein einzelner Mitarbeiter einen Engpass verursachen, der ein ganzes Projekt zum Stillstand bringt.
Um das zu vermeiden, ist es am besten, mal einen Schritt zurückzutreten. Fragen Sie sich: Wer macht was, und wann? Sobald Sie die Antworten auf diese Frage kennen, können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten und die Zeitpläne realistisch bleiben.
Aber so einfach diese Frage auch scheint, die Antwort ist komplexer, als Sie vielleicht denken. Auf welcher Detailebene bewegen Sie sich? Woran wird heute, nächste Woche, nächstes Quartal oder sogar nächstes Jahr gearbeitet?
Unser Ressourcenmanagement-Kontinuum hilft Ihnen dabei, die verschiedenen Zeitpläne aufzuschlüsseln, indem Sie sich ein paar weitere Fragen stellen.
Wenn Sie zum Beispiel das kommende Quartal im Blick haben, sollten Sie wissen, welche Initiativen Ihre strategischen Ziele am besten widerspiegeln. Weisen Sie Ihre Ressourcen zuerst den wichtigsten Projekte zu – so stellen Sie sicher, dass sie rechtzeitig und mit voller Kapazität umgesetzt werden können. Alle anderen Projekte müssen eine Stufe zurücktreten. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Projekte neu zu bewerten – sind sie wirklich wichtig? Oder lassen sie sich auch ins nächste Quartal oder sogar noch weiter nach hinten verschieben?
Lesen Sie mehr über das Ressourcenmanagement-Kontinuum in unserem Blogbeitrag, um die verschiedenen Fragen, die Sie sich stellen sollten, besser zu verstehen. Oder sehen Sie sich eine On-Demand-Präsentation von Meisterplan-Geschäftsführer Christoph Hirnle zu diesem Thema an.
“Wie viele Projektmanagementtools haben Sie aktuell im Einsatz?”
Bei dieser Frage gaben nur etwa 10 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen ein einziges Projektmanagementtool verwendet. Das könnte beispielsweise Jira oder MS Project sein.
Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen verwendet jedoch mehrere Tools zur Organisation ihrer Arbeit, und die Anzahl der verwendeten Tools steigt natürlich mit dem Wachstum des Unternehmens.
Eine große Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin, Informationen über verschiedene Tools und Kanäle hinweg transparent zu kommunizieren. Wenn jedes Team seine eigenen Tools verwendet, gehen Daten leicht verloren, geraten durcheinander oder sind nur schwer auffindbar.
Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter versehentlich etwas auslassen, wenn er dieselben Daten manuell an mehreren Stellen eingibt. Oder er hat keine Zeit, die Daten überall einzupflegen, sodass in einigen Tools nur veraltete Informationen zu finden sind. Mit der Zeit werden die Daten so immer unzuverlässiger und widersprüchlicher – bis schließlich ein ernsthaftes Problem entsteht.
Behalten Sie mit einem zentralen Planungshub den Überblick über Ihre Daten
Einfach gesagt: Sie müssen eine „Single Source of Truth“ schaffen. Also einen einzelnen Ort, an dem ein korrekter, verlässlicher und allgemeingültiger Datenbestand zu finden ist. Speziell dafür entwickelte Tools wie Meisterplan fungieren dabei als zentrale Anlaufstelle, an der alle in der Organisation die aktuellen Informationen finden, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.
Sie können Daten aus anderen Tools mithilfe von Konnektoren und APIs ganz einfach synchronisieren, um doppelte Datenpflege zu vermeiden. Das bedeutet, dass Sie darauf vertrauen können, dass die Projektdaten in Ihrem zentralen Tool immer auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie ständig an anderen Stellen nachprüfen müssen.
Ein zentraler Planungshub spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es auch allen Mitarbeitern, auf zuverlässige Daten zuzugreifen. Und das, ohne sich mit jedem einzelnen Tool genau auskennen zu müssen. Wenn Sie die Zugriffsrechte entsprechend anpassen, sehen Mitarbeiter auch nur die Daten, die für ihre eigene Arbeit relevant sind.
Und das geht weit über reine Projektmanagementtools hinaus! Meisterplan lässt sich beispielsweise auch mit Tools für Tabellenkalkulationen, BI-Berichte und Benutzerverwaltung integrieren. So erhalten Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über das gesamte Portfolio.
Fazit
Unabhängig von der Größe oder Branche Ihres Unternehmens gibt es einige Themen, die immer relevant sind. Hier sind die beiden wichtigsten Erkenntnisse, die Sie hoffentlich mitnehmen werden:
- Behalten Sie bei der Planung von Projekten aktiv Ihre Ressourcen im Blick. Deren Verfügbarkeit bestimmt, wie viel Sie wirklich erreichen können!
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch bei einer immer komplexer werdenden Systemlandschaft zentralisiert bleiben. Das heißt, Sie müssen eine Möglichkeit schaffen, mit der jeder alle relevanten Informationen einfach einpflegen, bearbeiten oder anzeigen kann.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, wenden Sie sich an unser Expertenteam bei Meisterplan. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihr Team zu finden!
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