Projektportfoliomanagement im Weihnachtswunderland

Wer glaubt, dass Geschenke verteilen einfach ist, hat noch nie versucht, 2 Milliarden kleine und große Projektsponsoren in einer Nacht glücklich zu machen – mit individuellen Wünschen, Lieferzeiten und Qualitätserwartungen. Willkommen im größten Projektportfolio des Jahres!

Immer wieder bekommen wir die Frage gestellt: Nutzt der Weihnachtsmann eigentlich auch Meisterplan? Das dürfen wir an dieser Stelle leider nicht offiziell bestätigen (NDA und so). Aber möglich wäre es – beheizte Maus und Tastatur am Nordpol vorausgesetzt! Nehmen wir es also an dieser Stelle einfach einmal an, denn ohne ein professionelles Portfolio- und RessourcenmanagementRessourcenmanagementBeim Ressourcenmanagement geht es um die bestmögliche Planung, Koordination und Überwachung von Ressourcen, also Mitarbeitern, Budgets, Materialien und Zeit. würde in der Werkstatt am Nordpol ganz sicher das Chaos regieren.

Projektpriorisierung: Mehr als nur Wunschzettel sortieren

Der Weihnachtsmann hat nicht ein ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst., sondern Tausende: Vom Konstruktionsprojekt „Barbie-Traumhaus“ über das Technologieprojekt „Gaming-Konsole“ bis zum Individualauftrag „Handgestrickte Socken“. Jedes Projekt hat eigene Anforderungen, Deadlines und Prioritäten. Wie entscheidet man, welches Projekt Vorrang hat? Ansatzpunkte gibt es viele:

• ROI (Return on Imagination): Bringt die Gaming-Konsole mehr Freude als die Socken?
• Risikoanalyse: Eignet sich das Porzellanservice wirklich für die Zustellung per Kaminabwurf?
• Ressourceneinsatz: Krawatte oder Wollpullover – was bindet mehr Kapazität auf dem Rentierschlitten?

Mit einer Portfolioansicht könnte der Weihnachtsmann alle Projekte nach strategischem Wert und Ressourcenbedarf priorisieren – und nicht nur nach der im Wunschzettel formulierten Kritikalität.

Ressourcenplanung: Die Elfen am Limit

Die Werkstatt ist voll, aber die RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! sind begrenzt: Nicht jeder Elf kann alles. Manche sind Holzspielzeug-Experten, andere sind die IT-Cracks für Smart Toys. Überstunden kurz vor Weihnachten sind Standard, aber Burnout am Nordpol? Lieber nicht! Mit einem Ressourcenüberblick könnte der Weihnachtsmann sehen:

• Wer ist überlastet?
• Wo gibt es freie Kapazitäten? (Spoiler: Team „Ostern“ hat im Dezember immer Leerlauf!)
• Welche ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. konkurrieren um dieselben Spezialisten?

Durch eine übergreifende Ressourcenplanung könnte Weihnachten so auch dieses Jahr wieder sicher stattfinden!

Zeitplanung: Weihnachten muss flexibler werden

Selbst mit bester Planung gibt es Ressourcenkonflikte. Die Lösung? Flexibilität bei den Lieferterminen! Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum

• der Weihnachtsmann in Deutschland traditionell am 24. Dezember abends,
• in den USA am 25. Dezember morgens
• und in Spanien erst am 6. Januar kommt?

So kann der Weihnachtsmann seine RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! entzerren und die AuslastungAuslastungSynonym for → RessourcenauslastungDie Ressourcenauslastung beschreibt, wie stark verfügbare personelle Ressourcen in einem bestimmten Zeitraum durch Aufgaben oder Projekte belegt sind. der Elfen besser steuern. Meisterplan simuliert diese Umplanungen und zeigt: „Wenn wir die ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. für Südeuropa um zwei Wochen verschieben, sinkt die Überlast um 30 Prozent.“

Szenarioplanung: Für alle Fälle gewappnet

Auch der Weihnachtsmann kann nicht immer auf alles vorbereitet sein und manchmal steckt der Grinch bekanntlich im Detail:

• Rudolph fällt mit einer roten Schnupfennase aus! Kann das Programm „Geschenke weltweit“ trotzdem termingerecht zum Abschluss gebracht werden?
• Überhitzung des Schokoladenhochofens: Kann das Umschmelzen von Osterhasen in Nikoläuse kurzfristig outgesourct werden?

Mit Szenario-Simulationen könnte der Weihnachtsmann Risiken früh erkennen, Puffer einplanen und Alternativen vorsehen.

Fazit

Projektportfolioplanung ist kein Kinderspiel – selbst für den Weihnachtsmann. Mit Meisterplan hätte er nicht nur alle ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. im Blick, sondern auch die RessourcenRessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! perfekt im Griff.

Und Sie? Wenn Ihr Unternehmen vor komplexen Projekten steht, warum nicht die gleiche Magie nutzen?