Wie zielführend sind Ihre Meetings?

Wenn es eine Sache gibt, die in Projektteams nicht zu kurz kommt, sind es Besprechungen. Sie können schließlich dabei helfen, in kurzer Zeit viel zu erreichen. Ineffektive Meetings hingegen sind echte Zeitfresser, die Projekte unnötig verzögern.

Eine Umfrage der Harvard Business Review unter Führungskräften ist zu folgendem Ergebnis gekommen:

Es gibt natürlich viele Arten auf welche Besprechungen zum heillosen Durcheinander werden können. Marktforscher haben jedoch drei grundlegende Ursachen für ineffektive Meetings identifizieren können:

1. Unklare Zielsetzung
2. Unpassendes Format für die Teilnehmer
3. Fehlende Umsetzung in konkrete Maßnahmen

Für wie effektiv halten Sie die Meetings, an denen Sie teilnehmen oder die Sie planen? Nicht so besonders? Dann wird es jetzt Zeit, einen neuen Ansatz zu probieren!

2. Wählen Sie das richtige Format und die Häufigkeit der Meetings

Das tägliche Check-In-Meeting

Das Meeting sollte ein paar grundlegenden Regeln folgen:

• Jeder im Projektteam ist anwesend
• Geplante Dauer: 15 Minuten, direkt morgens zu Arbeitsbeginn
• Es ist kein Status-Update! Konzentrieren Sie sich darauf, WER mit WEM sprechen muss, damit die Arbeit weitergehen kann.

Um Teammitglieder davon abzuhalten, nur Status-Updates zu geben, sollten alle hauptsächlich folgende drei Fragen beantworten:

1. Woran habe ich gestern gearbeitet?
2. Woran werde ich heute voraussichtlich arbeiten?
3. Welche Hindernisse halten mich davon ab, meine Arbeit zu machen?

Ein tägliches Meeting, um die Anzahl an Besprechungen zu verringern, scheint zunächst widersprüchlich. Tatsächlich kann ein einzelnes tägliches Check-In eine große Hilfe für Ihr Team sein. Mit so einem Meeting stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und nichts auf der Strecke bleibt. Die Teammitglieder können einander jederzeit Hilfe anbieten und Probleme gemeinsam lösen, bevor ernsthaftere Komplikationen entstehen. Außerdem muss niemand mehr unzählige missverständliche E-Mails hin und her schicken.

Die wöchentliche Abstimmung

Auch hier ein paar grundlegende Regeln für das wöchentliche Meeting:

• Jedes Teammitglied nimmt teil. Das Meeting verläuft diszipliniert und ist gut strukturiert.
• Geplante Dauer: 45-90 Minuten
• Der Fokus liegt ausschließlich auf Problemen, die schnell gelöst werden müssen.

Außerdem kann es hilfreich sein, einige Elemente einzubauen, um sich auf die wichtigsten taktischen Themen zu konzentrieren und dem Meeting jede Woche eine klare Struktur zu geben:

• Blitzrunde: Jeder berichtet kurz von seinen 2-3 Prioritäten für die Woche. Pro Teammitglied sollte das weniger als eine Minute dauern.
• Fortschrittsübersicht: Routineberichte zu wichtigen Informationen oder Metriken. Planen Sie maximal 5 Minuten dafür ein.
• Echtzeit-Agenda: Der Besprechungsablauf orientiert sich daran, woran jeder tatsächlich gerade arbeitet und wie die Firma in Hinblick auf ihre Ziele abschneidet. Lassen Sie das Meeting seinen natürlichen Lauf nehmen.

Die Ad-hoc-Strategiesitzung

• Konzentriert sich nur auf die angesprochenen Themen. Vertiefen Sie sich in ein bestimmtes Thema, ohne sich von Deadlines und taktischen Bedenken ablenken zu lassen.
• Geplante Dauer: 2 Stunden pro Thema.
• Ermöglicht es den Teammitgliedern, offene Gespräche und Diskussionen zu führen.
• Dient als Depot kritischer strategischer Fragen, die während der wöchentlichen taktischen Sitzungen aufkommen.

3. Enden Sie Meetings immer mit einer Zusammenfassung

Bestätigen Sie wichtige Entscheidungen und nächste Schritte

Geben Sie zum Schluss einen kurzen Überblick darüber, welche Entscheidungen in der Besprechung getroffen wurden, wer für die Durchführung zuständig ist, wann die Umsetzung erfolgen soll und wie alles kommuniziert wird. Alle Teilnehmer sollten auf dem gleichen Stand sein und wissen, was vereinbart wurde und wer welche Aufgaben übernimmt. So können Sie weitere, eigentlich unnötige Meetings vermeiden.

Teilen Sie das Besprechungsprotokoll

Schicken Sie allen Teammitgliedern das Protokoll der Sitzung per Mail. So stellen Sie sicher, dass auch die Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, voll informiert sind. Markieren Sie Maßnahmen oder Follow-Up-Aufgaben, Namen der Verantwortlichen und den Abgabetermin deutlich, z.B. mit Fettdruck oder einem Textmarker.

Sammeln Sie Feedback

Wenn Sie Besprechungen mit demselben Team abhalten, bitten Sie nach einer Sitzung hin und wieder um Feedback. So können Sie herausfinden, was den Teilnehmern gefallen hat und was Sie vielleicht ändern sollten. Fragen Sie ganz konkret nach positiven und negativen Aspekten.

Sammeln Sie die Key Take-Aways

Für längere Meetings, wie z.B. die Ad-hoc-Strategiesitzung, können Sie nach der Sitzung die wichtigsten Punkte für Kollegen sammeln, die nicht anwesend waren. Bevor Sie das Meeting beenden, stellen Sie den Teilnehmern folgende Frage: „Was ist das Wichtigste, das wir heute erreicht haben?“ Fragen Sie auch: „Haben wir über etwas gesprochen, das für die Nichtanwesenden unwichtig ist?“. So ist für jeden klar, was die wichtigsten Entscheidungen waren, die im Meeting getroffen wurden.

Schicken Sie allen direkt nach dem Meeting die besprochenen Punkte per Mail.

Fazit

„Es hat Vorteile, weniger Meetings abzuhalten.“ Laut der Umfrage unter Führungskräften von der Harvard Business Review ist die Produktivität um 71 % gestiegen, nachdem die Anzahl der Meetings um 40 % reduziert wurde. Das liegt vor allem daran, dass sich die Mitarbeiter selbstständiger und freier fühlen konnten. Anstatt sich nach einem festen Zeitplan richten zu müssen, hatten sie ihre eigenen To-do-Listen und haben selbst Verantwortung übernommen. Dadurch hat sich ihre Zufriedenheit um 52 % gesteigert.

Warten Sie nicht länger mit der Bewertung Ihrer Meetings – verschwenden Sie besser nicht noch mehr Zeit. Schätzen Sie die Kosten für ein Meeting mit diesem Rechner (hbr.org).