Liebe Lesende, lassen Sie mich gar nicht lange um den heißen Brei herumreden. In diesem Artikel will ich exakt drei Fragen beantworten und Sie so mit Ideen zurück in die Arbeit entlassen, mit denen Sie selbst eine positive Veränderung im Unternehmen bewirken können:
- Warum sollte Ihnen das Thema Akzeptanz wichtig sein?
- Was braucht es, damit Ihre MitarbeiterMitarbeiterSynonym für → RessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter! ein Tool akzeptieren?
- Wie können Sie relativ einfach zu mehr Akzeptanz beitragen?
Darum sollte Ihnen das Thema Akzeptanz wichtig sein
Plump gesagt: Weil Sie sonst eine miese Datenqualität haben. Und dann treffen Sie schlicht auch schlechtere Entscheidungen. Und die wiederum sind natürlich suboptimal für die Moral und das Geschäft.
Aber woher kommt die miese Datenqualität?
Menschen, die ihre zur Verfügung gestellten Tools wirklich ungerne nutzen, tun es in der Regel auch nicht – oder nur gerade so viel wie sie müssen. Für Sie heißt das: mal sind die Daten gepflegt, mal nicht. Mal sind sie vollständig, mal nicht. Mal gibt es die Daten zwar, aber sie liegen in irgendeinem anderen Tool, dass das Team lieber nutzt.
Auch Erinnerungsmails sind da nur selten hilfreich, wie Sie sicher selbst schon festgestellt haben. Das ist frustrierend für alle Beteiligten.
Das braucht es, damit Ihre Mitarbeiter ein Tool akzeptieren
In der Forschung zu dem Thema hat sich schon vor vielen Jahren ein Modell etabliert, das uns auch heute noch Aufschluss darüber gibt, wann Menschen ein Tool nutzen und wann nicht: Das Technology Acceptance Model (TAM). In seiner einfachsten Form beschreibt das TAM zwei Säulen, auf dem die Bereitschaft jeder Tool-Nutzung aufbaut:
- Die wahrgenommene Einfachheit (Perceived Ease of Use):
Wie intuitiv und mühelos lässt sich das System bedienen? - Der wahrgenommene Nutzen (Perceived Usefulness):
Welchen konkreten, persönlichen Vorteil bringt mir die Nutzung für meinen eigenen Arbeitstag?
Kurz gesagt: Menschen nutzen, was einfach ist und was ihnen persönlich nützt. Wenn ein Tool in der Bedienung komplex ist und dem Anwender keinen spürbaren Mehrwert liefert, sinkt die Akzeptanz spürbar.
Was also können Sie tun, um diese beiden Parameter zu Ihren Gunsten zu beeinflussen?
Mit diesen 3 Hebeln schaffen Sie leicht mehr Akzeptanz
Unserer Erfahrung nach gibt es drei gewaltige Hebel, die fast jedes Unternehmen sehr einfach in Bewegung setzen kann:
- Nutzen Sie bereits vorhandene Akzeptanz, indem Sie die Tools integrieren, die Teams lieben.
- Setzen Sie auf Einfachheit, indem Sie Prozesse verschlanken, weniger Daten abfragen und mit KI-gestütztem Software-Design Hürden abbauen.
- Sorgen Sie dafür, dass sich die Nutzung lohnt, indem Sie den Mehrwert klar kommunizieren und im Alltag der Menschen spürbar machen.
Warum ausgerechnet diese drei? Wie sieht das in der Praxis aus? Darüber will ich mit Ihnen im Folgenden sinnieren.
1. Nutzen Sie mit Integrationen bereits vorhandene Akzeptanz
Der erste und pragmatischste Weg zu einer hohen Akzeptanz: Holen Sie die Menschen dort ab, wo sie ohnehin am produktivsten arbeiten. Viele Abteilungen haben bereits Software-Lösungen, die exakt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Ein klassisches Beispiel sind Softwareentwickler, die ihre täglichen Aufgaben in Jira organisieren.
Diese Zielgruppe hat für Jira bereits eine hohe Akzeptanz und pflegt die Daten dort gewissenhaft. Das können Sie sich zunutze machen.
Verbinden statt ersetzen
Statt nun also ein Tool wie Jira durch Sprintmodule in einer Suite zu ersetzen oder die Kollegen Daten doppelt pflegen zu lassen, könnten Sie die Daten auch einfach per IntegrationIntegrationIntegrationen sind virtuelle Schnittstellen, die verschiedene Software-Programme miteinander verbinden und den automatisierten Datenaustausch zwischen Softwarelösungen ermöglichen – für effizientere Abläufe, bessere Planung und konsistente Informationen. in Ihr PPMPPMSynonym für → ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagement (PPM) dreht sich um das Analysieren, Priorisieren, Auswählen und Überwachen der richtigen Projekte für ein Unternehmen.-Tool holen. So haben Sie einerseits automatisch bessere Daten. Andererseits laufen Sie auch nicht in ein Akzeptanzproblem. Denn klar ist, Teams ohne Aufwand haben auch keinen Einwand.
Entscheidend ist dabei, nicht einfach alle verfügbaren Daten blind zu synchronisieren. Wenn jedes noch so kleine Jira-Ticket in Ihrem strategischen Portfolio landet, entsteht kein Erkenntnisgewinn, sondern ein unübersichtlicher Datensumpf.
In Meisterplan lösen wir das, indem wir Out-of-the-Box nur die Daten integrieren, die fürs Portfolio auch relevant sind. Wer macht was? Mit wieviel Aufwand? Wann? Vielleicht haben Sie bei Ihrem Anbieter ähnliche Möglichkeiten. Prüfen Sie das auf jeden Fall!
2. Bauen Sie durch Einfachheit Hürden ab
Für Aufgaben, die sich nicht über Schnittstellen abbilden lassen, arbeiten die Leute direkt im System. Dann muss das System selbst so einfach sein, dass es keiner Erklärung bedarf.
Der häufigste Fehler: Unternehmen nehmen ihre bestehenden Prozesse – mitsamt aller Komplexität – und gießen sie eins zu eins in die neue Software. Das Ergebnis ist ein digitaler Bürokratie-Apparat, den niemand freiwillig anfasst.
Einfachheit durch schlanke Prozesse wie Lean PPM
Wer einmal erlebt hat, wie ein Team aufatmet, wenn es nicht mehr jede Kleinigkeit dokumentieren muss, versteht den Wert sofort. Lean PPM reduziert die Komplexität auf das Wesentliche:
- Sie fragen nur die Informationen ab, die für anstehende Entscheidungen wirklich gebraucht werden.
- Sie definieren klare Rollen und Zuständigkeiten, ohne konfliktfördernde Überschneidungen.
- Sie etablieren wenige, zielgerichtete Gremien und Meetings statt endloser Abstimmungsrunden.
Einfachheit durch passendes Software-Design
Neben den Prozessen ist entscheidend, wie die Software gestaltet ist. Unser Senior Product Owner Dr. Susanne Sahm hat festgestellt, dass Menschen Unternehmenssoftware durch eine von drei Brillen wahrnehmen – und je nach Wahrnehmung auf völlig andere Design-Elemente reagieren:
- Der Ort: Explorative Nutzer suchen räumliche Struktur. Sie reagieren auf Navigationen wie Menüs, Tabs oder Dashboards, die ihnen helfen, sich zu orientieren.
- Das Werkzeug: Taskorientierte Nutzer suchen Effizienz. Sie wollen klare UI-Elemente wie Buttons, Werkzeugleisten und Shortcuts – das Gefühl von Kontrolle und schneller Performance.
- Die Person: Sozial-kognitive Nutzer suchen Kooperation. Sie reagieren auf anthropomorphe Merkmale wie Chat-Bots, personalisierte Begrüßungen oder ein Feedback, das wie ein echtes Gespräch wirkt.
Klassische Unternehmenssoftware baut fast ausschließlich für die ersten zwei Gruppen. Die dritte – rund 20 Prozent der Nutzer – verliert sie von Anfang an.
Einfachheit durch KI als Gegenüber
Genau hier kann KI sinnvoll eingreifen. In Meisterplan erstellen AI Summaries auf Knopfdruck prägnante Statusberichte, statt dass jemand alte Kommentare durchwühlen muss. Und mit unserem neuen MCP-Server, können Nutzer ihre eigenen KI-Agenten in natürlicher Sprache nach dem Portfoliostatus fragen. Das System wird zum Gesprächspartner – für alle drei Nutzertypen.
3. Sorgen Sie dafür, dass sich die Nutzung lohnt
Ein schlankes, gut integriertes System kann trotzdem scheitern, wenn dem einzelnen Nutzer nicht klar ist, was er persönlich davon hat. Beim berühmt-berüchtigte WIIFM („What’s in it for me?“) reicht ein „das Management braucht das“ oder „das ist wichtig für die Zielerreichung“ oft nicht. Im Alltag gestaltet sich erfolgreiches Projektportfoliomanagement viel eher durch ein ehrliches Geben und Nehmen: Wer Daten gibt, muss auch etwas zurückbekommen.
Ein Praxisbeispiel für gelebte Nutzenkommunikation
Betrachten wir einen Ressourcenverantwortlichen. Seine Aufgabe: die Verfügbarkeit seines Teams aktuell halten (das „Geben“). Sorgt er dafür, dass Kapazitäten, Abwesenheiten und Co. gepflegt sind, sein Team wird aber trotzdem ständig überbucht – ja wofür macht er das dann eigentlich?
Wenn er nun aber die Kapazitäten einpflegt und das System bei nahender Überlastung sofort Alarm schlägt: Dann kann er, wenn am nächsten Tag ein eiliges Ad-hoc-ProjektProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen und Ressourcen, das einmalige Ergebnisse liefert und oft komplexe Aufgaben umfasst. ans Team delegiert werden soll, datenbasiert argumentieren: „Wir haben hierfür schlichtweg keine freie Kapazität.“
Er schützt sein Team vor Überlastung und hat ein objektives Werkzeug, um Nein zu sagen („das Nehmen“). Und das motiviert. Denn je besser seine Daten gepflegt sind, desto mehr profitiert er.
Fazit: Akzeptanz entsteht durch ein konsequent nutzerzentriertes Umfeld
Software-Akzeptanz ist ein fortlaufender Indikator dafür, wie gut eine Arbeitsumgebung auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Menschen zugeschnitten ist. Wer aufhört, Unternehmenssoftware als reines Mittel zur Datenbeschaffung zu betrachten, öffnet die Tür für eine völlig neue Arbeitsweise:
- Integrieren Sie bestehende Tools, um bewährte Abläufe nicht zu stören.
- Wählen Sie Software, die alle abholt – vom strukturierten Analysten bis zum dialogorientierten MitarbeiterMitarbeiterSynonym für → RessourceRessourcen sind alle materiellen und immateriellen Mittel, die zur Erreichung eines Ziels benötigt werden. Die wichtigste Ressource: natürlich die Mitarbeiter!.
- Kommunizieren Sie den Nutzen so klar, dass jeder sofort versteht, was er persönlich von seiner Mitarbeit hat.
Der Lohn für diesen Ansatz: produktivere Teams, motivierte Mitarbeiter und deutlich bessere Daten.
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