Projektportfoliomanagement statt Projektkoordination

Falls das tatsächlich Ihre Suchbegriffe waren, haben wir eine Idee davon, was los sein könnte. Sie haben mehr Projekte als Kapazität und können nicht alles gleichzeitig angehen. Ihre Projektmanager zanken sich um wichtige Mitarbeiter und es kommt immer wieder zu Ressourcenengpässen und Verzögerungen in eigentlich hoch priorisierten Projekten. Sie haben sich in den letzten Wochen (oder Monaten) vermehrt mit dem Thema Projektmanagement beschäftigt, aber irgendwie keine passende Lösung gefunden. Warum? Weil Sie eben keine Hilfe bei der simplen Projektkoordination brauchen. Sie suchen eine Methode und Tools, um zu entscheiden, welche Projekte Sie wann machen. Also suchen Sie nicht mehr nach „Projektmanagement“, sondern versuchen andere Begriffe wie „Projektkoordination“ oder „Projektorganisation“. Es ist ja nicht so, als wären das Herausforderungen, vor denen andere Unternehmen nicht auch stehen würden. Also muss es bereits Lösungen für die Projektkoordination geben! Liegen wir in etwa richtig? Dann vermuten wir, dies ist der Suchbegriff, den Sie suchen:

Projektportfoliomanagement.

Das sind zwar wirklich viele Silben (der Engländer würde sagen: „It’s a mouth full.“), aber wenn Sie nach einem Ansatz suchen, bei dem Sie einen strategischen Überblick über Ihre Projekte und Projektideen bekommen, um die richtigen Projekte zur richtigen Zeit zu machen, dann ist Projektportfoliomanagement genau das Richtige.

Noch nicht überzeugt? Machen Sie rechts den Schnellcheck. Kreuzen Sie an, was passt, und zählen dann Ihre Punkte zusammen:

0 bis 9 Punkte: Das sieht doch noch ganz gut aus. Wir empfehlen, diesen Artikel dennoch fertig zu lesen und sich Gedanken über Projektportfoliomanagement zu machen.

10+ Punkte: „Projektportfoliomanagement“ ist Ihr Suchbegriff.

OK, das wäre geklärt. Im Folgenden werden wir näher darauf eingehen, was genau Projektportfoliomanagement eigentlich ist und wie die dieser Ansatz bei der Projektkoordination unterstützt. Und natürlich empfehlen wir Ihnen einen konkreten Projektportfoliomanagementansatz: Lean PPM. Apropos „Lean“, bevor wir weitermachen, einigen wir uns noch darauf, nicht mehr Projektportfoliomanagement zu sagen, sondern kurz PPM.

  • Schlüsselressourcen werden immer wieder auf mehrere Projekte gleichzeitig geplant. 5 Pkt

  • Wir haben in den letzten 12 Monaten mehrfach wichtige Deadlines für Kunden nicht einhalten können. 10 Pkt

  • Steigende Überstunden führen zu Unzufriedenheit in unserer Belegschaft. 5 Pkt

  • Wenn uns ein Traumkunde ein Traumprojekt anbietet, wissen wir erst einmal gar nicht sicher, ob und wann wir das machen können. 5 Pkt

  • Es kam in den letzten 12 Monaten vermehrt zu Qualitätsproblemen, weil die Mitarbeiter zu sehr unter Zeitdruck standen. 10 Pkt

  • Eigentlich kleine Probleme in einem Projekt ziehen ein Riesenchaos in anderen Projekten nach sich. Wir planen dauernd alles neu. 5 Pkt

  • Wenn ein neues Projekt reinkommt, denken alle „Ach nö“, statt sich zu freuen. 5 Pkt

  • Ich befürchte, wir haben den Überblick über unsere Projekte verloren. 5 Pkt

Was ist PPM?

PPM ist nichts anderes als der Prozess, mit dem sich entscheidet, welche Projekte Ihr Unternehmen wann macht. Wichtig ist an dieser Stelle, sich den Unterschied zum Projektmanagement vor Augen zu führen. Wichtige Fragen fürs Projektmanagement sind beispielsweise:

  • Wer hat im Projekt welche Aufgaben?

  • Wie messen und erfassen wir den Projektfortschritt?

  • Haben wir genug Kaffee?

  • Liegen wir „im Plan“? Wenn nicht, warum nicht?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen gut organisierten PPM Prozess etablieren wollen, müssen Sie sich völlig andere Fragen stellen:

  • Wie entstehen Projekte in Ihrem Unternehmen?

  • Wie entscheiden Sie, welche wie wichtig sind? Anhand welcher Kriterien?

  • Wann prüft wer, welche Ressourcen für das Projekt benötigt würden und was diese Ressourcen sonst so zu tun haben?

  • Wer entscheidet am Ende, welches Projekt wann angegangen wird? Wer berät und unterstützt diese Personen bei ihren Entscheidungen?

  • Haben wir genug Kaffee?

  • Im Tagesgeschäft kann immer etwas passieren, das den gegenwärtigen Portfolioplan durcheinanderbringt. Wie gehen Sie damit um?

Bei kleinen Unternehmen sind die Antworten auf solche Fragen oft noch einfach zu finden – Einzelkämpfer beispielsweise haben alle Informationen über ihr Unternehmen selbst. Sie treffen auch alle Entscheidungen. Es kann gut sein, dass ein Kalender als Tool genügt, um das Unternehmen mehr oder weniger aus dem Bauch heraus steuern zu können. Je größer und komplexer Unternehmen werden, desto komplizierter wird auch die Projektkoordination und das Finden von Antwort auf die oben genannten Fragen. Oft etablieren sich PPM Prozesse, die ihren Anfang in spontanen Lösungen und Improvisation hatten. Langsam wird alles so unübersichtlich. Wie wäre es, wenn wir die erste Stunde unseres Donnerstagmeetings immer für die Projektkoordination verwenden? Tolle Idee! Die Stunde reicht nicht, was haltet ihr von einem zusätzlichen Projektkoordinationsmeeting alle zwei Wochen? Solche Ad-hoc-Lösungen helfen oft erst einmal weiter, kommen aber meist früher oder später an ihre Grenze, insbesondere wenn das Unternehmen plötzlich erfolgreich ist und wächst.

Wir empfehlen, das Thema PPM frühzeitig gezielt anzugehen und durchzudenken. Das Ziel ist ein gut organisierter, flexibler und skalierbarer PPM Prozess, mit dem immer klar ist, wie und warum welches Projekt in Ihr Portfolio aufgenommen wird (oder auch nicht). Wie weiter oben bereits gesagt, standen bereits andere Unternehmen vor genau dieser Herausforderung, weshalb es bereits erprobte Methoden gibt, um das Thema Projektkoordination anzugehen. Und die Methode, die wir empfehlen, ist Lean PPM.

Und was ist Lean PPM?

Lean PPM ist so „lean“, da ein Leitgedanke des Ansatzes mit „so wenig wie möglich“ zusammengefasst werden kann. So wenig Meetings wie möglich. So wenig nötige Informationen wie möglich. So wenig Aufwand wie möglich. Lean PPM nimmt den Vorsatz, Prozesse schlank zu halten, ernst. Daher überrascht es auch nicht, dass Lean PPM alles aus der Methode raushält, das nicht direkt mit PPM zu tun hat. Es gibt Ansätze, die versuchen, PPM und Projektmanagement in einem System abzubilden, Lean PPM macht dies ganz bewusst nicht.

Die klare Trennung von PPM und Projektmanagement hat mehrere Gründe und Vorteile – beispielsweise fallen im Projektmanagement beständig Informationen an, die für das PPM einfach nicht wichtig sind. Wenn Sie Ihr Portfolio zusammenstellen, spielt es in 99.99% der Fälle keine Rolle, dass Task#5324 in Projekt C47-8 auf Gelb steht. Alles, was Sie vom Projektmanager in diesem Moment brauchen, ist eine gute Schätzung, welche Ressourcen er wann braucht, beziehungsweise, was er mit welchen Ressourcen bis wann erreichen kann. Alles andere droht nur abzulenken. Jeder kennt das! Das Meeting beginnt mit der Frage, ob das Unternehmen Projekt X annehmen soll, und endet mit der Diskussion, ob sich Rauchpausen auf die Produktivität auswirken. Solche Szenarien zu verhindern ist eines der großen Ziele in Lean PPM.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Projektteams einfach weiterarbeiten können, wie es für sie am besten funktioniert. Einige Ihrer Teams arbeiten agil, andere ziehen klassischere Ansätze vor? Manche Teams schwören auf die Projektmanagementsoftware X, andere auf Y?

Lean PPM interessiert sich nicht dafür, WIE die Teams arbeiten. Alles, was Lean PPM von den Teamleitern braucht, sind ein paar genau definierte Infos zu bestimmten Zeitpunkten. So lange diese geliefert werden, ist alles gut. Ganzheitliche Ansätze, die PPM und Projektmanagement vereinheitlichen wollen, schränken die Teams hier oft ein. Aber warum sollten Sie Ihren Teams vorschreiben, wie sie arbeiten, um zu entscheiden, woran sie arbeiten?

Wie funktioniert Lean PPM?

Der erste Schritt zur Umsetzung von Lean PPM ist die Entscheidung, den eigenen PPM Prozess gezielt neu zu gestalten. Die Methode definiert eine Reihe an Meetings und Rollen, mittels derer der Prozess im Unternehmen umgesetzt und verankert werden kann. Die genaue Umsetzung unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, aber der Ablauf von Lean PPM lässt sich immer grob in vier Bereiche unterteilen: Strategize, Collect, Decide und Execute. Die folgende Beschreibung dieser Bereiche sollte Ihnen einen guten ersten Eindruck geben. Ausführlichere Infos finden Sie hier.

Lean Projektportfoliomanagement System

Strategize: Das Ziel dieses Tätigkeitsbereichs ist es, zu entscheiden, anhand welcher Kriterien Sie neue Projektproposals in Zukunft bewerten wollen. Hier kommt es darauf an, ein schlankes Bewertungssystem zu finden, das Ihre strategische Ausrichtung widerspiegelt. Mit diesem System wird allen zukünftigen Projekten eine Priorität zugewiesen. Lean PPM geht hierbei davon aus, dass kein Projekt jemals genauso wichtig ist wie ein anderes. Je nach Unternehmen passen Sie Ihr Bewertungssystem alle 6 bis 12 Monate in sogenannten Strategie-Workshops an. Teilnehmer: Strategy Manager, Portfolio-Koordinator. Mehr zum Thema Projektbewertung finden Sie hier.

Collect: In diesem Bereich werden neue Projektproposals gesammelt und für die Entscheider aufbereitet. Das Ziel ist es, von Anfang an die Informationen zu sammeln und zu prüfen, die nötig sind, um die Proposals anhand Ihres Bewertungssystems zu bewerten. Typischerweise werden neue Proposals einmal wöchentlich in sogenannten Proposal Coachings besprochen. Teilnehmer: Initiatoren, Portfolio-Koordinator.

Decide: In diesem Bereich geschehen drei Dinge für die Projektkoordination: 1) Die Proposals durchlaufen im meist monatlich stattfindenden Meeting des Pipeline Review Committee einen weiteren Q&A-Schritt. Dies ist der letzte Schritt, bevor die Proposals den Entscheidern vorgelegt werden. Teilnehmer: Mitglieder des Pipeline Review Committees, Portfolio-Koordinator sowie bei Bedarf Initiatoren und Experten aus dem Unternehmen. 2) Im Portfolio Board Meeting werden die Proposals abschließend bewertet und erhalten, sofern Sie angenommen wurden, Ihren Platz im Portfolio. 3) Ins Portfolio Board Meeting fließen auch Informationen aus dem Bereich Execute ein, um Ereignisse des Tagesgeschäfts berücksichtigen zu können. Das Portfolio Board Meeting findet je nach Unternehmen einmal monatlich oder auch quartalsweise statt und rundet Ihre Projektkoordination ab. Teilnehmer: Portfolio Board Mitglieder, Portfolio-Koordinator sowie bei Bedarf Projektleiter.

Execute: Hier geht es um die tatsächliche Umsetzung und die Anpassung an Ereignisse des Tagesgeschäfts. Damit liegt hier auch die Schnittstelle zum Projektmanagement. Hier gilt es abzuschätzen, inwieweit eventuelle Probleme (oder auch unerwartet schnelle Fortschritte) Auswirkungen auf das Portfolio haben. Zudem werden einfachere operative Probleme im Ressource Conflict Resolution-Meeting und sogenannten Lenkungsausschüssen besprochen. Nur Probleme, die sich auf das Portfolio auswirken und auf dieser Ebene nicht gelöst werden können, werden ans Portfolio Board eskaliert.

Der Kniff ist, dass alle Beteiligten im ganzen Prozess immer genau wissen, worum es gerade geht und welche Informationen sie gerade benötigen (und welche nicht!). PPM Prozess und Projektmanagement sind sauber voneinander getrennt, tauschen im Bereich Execute aber alle nötigen Informationen aus.

Abschließend würden wir gerne noch die Rolle des Portfolio-Koordinators hervorheben. Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass dieser praktisch immer dabei ist. Der Portfolio-Koordinator gibt Ihrem PPM Prozess ein Gesicht. Er ist der wichtigste Ansprechpartner und kennt die verschiedenen Perspektiven aller Beteiligten. Er kennt ihr Bewertungssystem nicht nur aus einem Manual, sondern war dabei, als es erstellt wurde. So kann er Initiatoren dabei unterstützen, das System zu verstehen und Proposals auf dessen Anwendung vorzubereiten. Er bespricht Proposals mit den Initiatoren und kann im nächsten Strategie-Workshop Rückmeldung geben, ob die Bewertungskriterien im Unternehmen akzeptiert werden und gut funktionieren. Er nimmt am Meeting des Pipeline Review Committees und am Portfolio Board Meeting teil und weiß aus Erfahrung, was die anderen Teilnehmer brauchen, um gute effiziente Meetings durchzuführen. Das Portfolio ist sein Baby und wie alle guten Eltern hat er dieses ständig im Blick. Er sieht Probleme frühzeitig kommen und ist der perfekte Ansprechpartner, wenn Ihr PPM Prozess doch einmal zu statisch für die Wirklichkeit ist und Sie zum Improvisieren gezwungen sind.

Oder anders gesagt: Der Portfolio-Koordinator ist der „Schmierstoff“, der sicherstellt, dass in Ihrer Projektpipeline alles flutscht. Natürlich kann es sein, dass Ihr Unternehmen zu groß ist für einen Portfolio-Koordinator und Sie am besten ein personalstarkes PMO (Project Management Office) einrichten. In diesem Fall gilt das Gleiche für Ihr PMO. Und damit sind wir bei unserer abschließenden Empfehlung angekommen: Egal, welche PPM Methode, sie letztendlich wählen – Lean, Full Scale oder was auch immer – gönnen Sie Ihrem Unternehmen einen Portfolio-Koordinator oder ein PMO. Dann gehören Begriffe wie „Projektkoordination“ und „Projektorganisation“ in Ihrer Google Search History schon bald in die ferne Vergangenheit.

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