Und, wie laufen die Projekte? Gehen Ihre Pläne auf?

"Und, wie laufen die Projekte? Gehen Ihre Pläne auf?" Das haben wir so ziemlich jeden gefragt, der bei der PM Welt in München bei uns vorbeikam. Bei uns, das hieß bei Valerie, Birgit, Anne, Christoph und zwei riesigen Kreidetafeln, die auf Antworten warteten. Nach 12 Stunden und knapp 150 Gesprächen waren die beiden Tafeln genauso voll wie unsere Köpfe.

Warum das alles? Langeweile? Tafeln in der Garage gefunden?
Nein. Das alles, weil wir auf einer Quest sind, und das ernst meinen. Weil wir nach einer Methode suchen, mit der Unternehmen viele Projekte unter einen Hut bekommen - ohne dass Mitarbeiter überlastet sind oder die falschen Projekte gemacht werden. Eine Version 1 dieser Methode haben wir bereits entwickelt. Arbeitstitel: Lean PPM.

Um diese Methode weiterzuentwickeln und richtig gut zu machen, brauchen wir Sie. Wir brauchen Input, Feedback und harte Diskussionen. Die haben wir auf der PM Welt gesucht und gefunden. Vielen Dank!

Und weil viele unserer Gesprächspartner Interesse an den Ergebnissen hatten, teilen wir diese hier gerne.

Und, gehen Ihre Pläne jetzt auf?

Gut geplant ist halb gewonnen

Ja, wenn Geld keine Rolle spielt, der Pool an Mitarbeitern unendlich ist und "Deadline" ein Fremdwort ist, dann ist es ziemlich leicht, funktionierende Pläne zu erstellen. Wer in so einer komfortablen Lage ist, kann im Prinzip jedes Projekt stemmen. Schwierig (und wenn wir ehrlich sind: spannend) wird es, sobald es Engpässe gibt: knappe Kasse, knappe Schlüsselressourcen, knappe Zeit.

Dieses Managen von knappen Ressourcen und ihren Abhängigkeiten trägt laut vielen unserer Gespräche auf der PM Welt am ehesten zum Gelingen oder Scheitern von Projekten bei.

Wie schaffen Sie es, dass Ihre Projekte gelingen?

Wer nur "einfache Projekte" macht, hat es bei der Planung etwas leichter. ;) Wem das nicht vergönnt ist, der kann vielleicht nachhelfen und Projekte in Teilprojekte aufsplitten. Das erfordert zwar wiederum "Abhängigkeitsanalysen" und natürlich eine "übergreifende Planung" - trägt aber zur erfolgreichen Realisierung von Projekten bei. Wer die richtigen "Synchronisierungspunkte" schafft - vom Portfolio Board bis zum Projektsteuerungsmeeting - erhöht die Chance auf gelingende Pläne ebenfalls sehr. Zuletzt hilft natürlich ein "Ressourcen-Portfolio-Management" - damit gemeint ist eine Planung des Projektportfolios mit Blick auf die Ressourcen für die Machbarkeit.

Wenn Ihre Projekte scheitern, wo knirscht es dann?

Wer sich viel vornimmt, dem kann auch viel misslingen – Projektmanager werden jetzt nicken. Die am häufigsten genannten Gründe aus Planungssicht? „Kein klarer Scope“ der Projekte und viel „zu viele Projekte“. Oder mindestens „zu viele Prio-1-Projekte“.  Auch "mangelnde Klarheit" und "fehlende Prioritäten" sind problematisch, lassen sie doch die Projektmanager im Regen stehen. Da hilft es nicht, wenn ein Unternehmen dann noch mit "zu knappen Ressourcen" kämpfen muss, weil es an Mitarbeitern für die geplanten Projekte fehlt. Oder der "Zeitplan zu knapp" ist, weil falsch geplant wurde.

Der Faktor Mensch

"Faktor Mensch". Das liest man meistens im Zusammenhang mit wenig freundlichen Aussagen. Der Mensch macht Fehler, hat keine Lust auf Veränderungen und ist unplanbar. Ich denke, wir sind uns alle einig, dass Menschen Unsicherheit in die Planung bringen. Aber auf der PM Welt wurden wir auch positiv überrascht: Direkt nach einer guten Planung ist der Faktor Mensch der wichtigste Grund für das Gelingen von Plänen. Um einen Standbesucher zu zitieren: Es hilft, wenn "einfach geile Typen" an den Projekten arbeiten. ;)

Wie schaffen Sie es, dass Ihre Pläne aufgehen?

Ja, es hilft wenn „geile Typen“ in einem Unternehmen arbeiten. Menschen, die "begeistert" sind und "begeistern" können. Unsere Lieblingsantwort auf die Frage, warum Projekte gelingen: "Weil ich toll bin." Damit Pläne aufgehen, braucht es außerdem "Mitarbeiter, die Verantwortung übernehmen" und mit "persönlichem Engagement" an ihren Projekten "dran bleiben" und nicht aufgeben. "Selbstsicherheit" und "Flexibilität" sind wichtige Eigenschaften von Mitarbeitern, genauso ist "Intuition" wichtig. Einige Unternehmen setzen dafür auf "viel Coaching" und andere auf "erfahrene Projektleiter" in den Teams.

Wenn Ihre Pläne scheitern, wo knirscht es dann?

Mitarbeiter mit "Angst, Verantwortung zu übernehmen" und "Angst vor Entscheidungen" stehen dem Gelingen von Plänen häufig im Weg - vor allem in einer Zeit, in der die Dynamik von außen den Druck erhöht. Dann gibt es neben den Mitarbeitern mit "fehlendem Mut" auch die, die "zu risikobereit" sind. Oder die, die ihre "Macht nicht hergeben wollen" und deshalb Projekte gefährden. Sie alle nehmen Einfluss auf das Projektportfolio und machen es durch ihre persönlichen Eigenschaften weniger strategisch, objektiv oder sinnvoll und damit weniger optimal.

Die Balance aus Agile und Top-Down

Die hitzigsten Diskussionen führten wir an unserem Stand immer dann, wenn es um Methoden und Arbeitsweisen ging. Wir sind uns einig, agile Methoden sind kein Allheilmittel, aber setzen einige wichtige Veränderungen in der Arbeitswelt in Gang. Ich erinnere mich an viele Gespräche mit PMOs oder Abteilungsleitern, die agiles Arbeiten lieben. Die aber gleichzeitig verzweifelt waren, wie man das "dem Management" vermittelt und wie man Agile einen Rahmen geben kann, der ein funktionierendes Projektportfoliomanagement erlaubt. Es ist ein Balanceakt.

Wie schaffen Sie es, dass Ihre Pläne aufgehen?

Viele Standbesucher berichteten von großen Erfolgen, wenn die Gesamtplanung "top-down" und die "Realisierung agil" erfolgten. Dieser hybride Ansatz aus Wasserfall und Agilität ermöglicht schnelle "Management-Entscheidungen" und eine "Top Management Unterstützung" aller agil ausgeführten Projekte im Projektportfolio. Überhaupt sehen viele in einer "guten Führung" den Schlüssel zum Gelingen von Plänen. Und gute Führung bedeutet eben auch, Mitarbeitern die Freiheit zu lassen, mit den Tools und Methoden zu arbeiten, die sie nutzen möchten. Eine "iterative Planung" mit viel "Flexibilität" kommt dem entgegen.

Wenn Ihre Pläne scheitern, wo knirscht es dann?

In diesen Tagen prallen Welten aufeinander. Die "dynamische Kultur vs. langfristige Budgetplanung" ist eine der größten Kollisionen. Das Management pocht oft auf "zu langfristige Planung" und unterstützt den "Kulturwandel mit Fokus agile & lean" nicht. Hinzu kommt häufig "fehlendes Commitment des Managements" auf Projekte und Prioritäten und "fehlende Top Management Unterstützung" für Tools und Methoden. Auf der Team-Ebene steht "künstliches Silo-Denken" dem Erfolg von Plänen und Projekten im Weg.

Teams, Tools und Transparenz - und was noch erwähnenswert ist

Wir haben inhaltlich noch so viel mehr von der PM Welt mitgenommen, was sich nicht in die drei bisherigen Kategorien einfügt. Damit aus diesem Blog Post kein Roman wird, möchte ich die hilfreichsten Tipps nur kurz hier aufführen:

• Team: Jeder einzelne zählt. Im Optimalfall ist ein Team aber viel mehr als die Summe seiner Teammitglieder. Ein "gutes Teamwork" mit viel "Verantwortung bei den Teams" fördert den Projekterfolg. "Spaß und Ideen" kommen dann fast von selbst - und das sind wichtige "Augenblicke im Team" für einen stärkeren Zusammenhalt.  Wenn die "Teamkultur nicht passt" sieht das leider ganz anders aus und Projekte bleiben hinter den Plänen zurück.
• Keep it Simple: Je einfacher die Methoden, Tools und Prozesse, desto eher werden sie von allen genutzt. Schlechte Erfahrungen haben viele mit "zu komplexen Projektplänen" oder mit "PM Tools ohne optimale Performance" gemacht. Weniger Komplexität vereinfacht den Umgang mit der brutalen "Dynamik" im Projektgeschäft.
• Kommunikation: "Richtige Kommunikation" kann man als Faktor für den Erfolg von Plänen und Projekten gar nicht unterschätzen. Entscheidungen aus dem Portfolio Board und Planänderungen müssen ihren Weg zu den entsprechenden Mitarbeitern finden. Es geht aber auch um "Offenheit" und "Transparenz" bei Entscheidungen, um alle gleichermaßen an Bord zu holen und zu motivieren. "Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen und ohne Absprachen führt zu Missverständnissen und doppelter Arbeit."

Das war unser kleiner Wrap-up zur PM Welt 2018. Für mich beruhigend: Am Ende hakt es bei uns allen doch an denselben Dingen. Und wir alle wünschen uns, dass es besser geht.

Mit unserer Diskussion und der Lean-PPM-Methode sind wir aber noch lange nicht am Ende. Deshalb unsere Frage an Sie: Und, wie laufen die Projekte? Was hält Sie davon ab, Pläne zu machen, die funktionieren? Schreiben Sie uns an mail@meisterplan.com.