Wie das Coronavirus uns alle in eine adaptivere Planung zwingt

Die Auswirkungen des Coronavirus sind längst spürbar und zwingen uns dazu, flexibel zu bleiben und neu zu priorisieren. Erfahren Sie in aller Kürze, wie Sie den Überblick über die Auswirkungen der Corona-Welle auf Ihre Planung behalten und faktenbasierte Entscheidungen treffen.

Meisterplan kann Sie dabei unterstützen Probleme und Ausfälle zu meistern, indem es Ressourcenengpässe und Zeitverzüge in Ihren Projektabläufen visualisiert und Ihnen dadurch die Möglichkeit gibt aktiv einzugreifen und unangenehme Überraschungen zu minimieren.

Wie das Coronavirus Ihr Projektportfolio beeinflusst

Die unternehmerischen Maßnahmen infolge der Ausbreitung des Sars-CoV-2 Virus sind nicht nur im eigenen Büro zu spüren, wenn Kollegen im Home-Office arbeiten, Kantinenzeiten festgelegt werden oder Geschäftsreisen flächendeckend abgesagt werden. Die Ausbreitung des Virus hat den Prognosen zufolge ihren Höhepunkt noch nicht erreicht. Mit einer Normalisierung der Situation in China wird erst im April gerechnet, mit einem Impfstoff nicht mehr dieses Jahr.

Bei den meisten Unternehmen machen sich die Folgeeffekte des Sars-CoV-2 Virus im Geschäftsablauf immer deutlicher auch im Projektportfolio und der Ressourcenauslastung bemerkbar:

• Budgetkürzungen: Globale Unsicherheit, fallende Aktienkurse und angepasste Umsatzprognosen sorgen für Budgetkürzungen. Infolgedessen müssen Unternehmen umpriorisieren und sich auf die wichtigsten Themen fokussieren, um ein möglichst werthaltiges Projektportfolio zu liefern.
• Reisebeschränkungen: Die Geschäfte in China und anderen Regionen Asiens werden durch Reisewarnungen und gestrichene Flüge eingeschränkt und erschwert. Auch inneuropäische Geschäftsreisen werden abgesagt, was die Geschäftstätigkeit insgesamt beeinträchtigt und die Auslastungssituation Ihrer Mitarbeiter beeinflusst.
• Krankheitsfälle: Es muss nicht unbedingt das Coronavirus selbst sein, weshalb Ihre Mitarbeiter im Home-Office bleiben oder sich krankmelden. Aufgrund grippeähnlicher Symptome bleiben Kollegen vielleicht eher zuhause und melden sich früher krank als sonst, was Ihre Projektleiter zum Umplanen zwingt. Auch Folgen von Lieferengpässen bestimmter Medikamente könnten sich bei Ihren Mitarbeitern bemerkbar machen.
• Lieferengpässe: Noch trifft ein, was vor sechs Wochen in China losgeschickt wurde. Bald schon werden aber auch hier Lieferungen ausbleiben oder vermehrt unregelmäßig eintreffen. Die Folgeeffekte wie Produktionsausfälle, verzögerte Martkeintrittstermine, aber auch fehlendes Arbeitsmaterial wirken sich (wenn auch indirekt) auf die Ressourcenauslastung und Ihre Projektlandschaft aus.

Die andere Seite der Medaille sind die Reaktionen der Märkte:

• Absatzmarkt China: Viele Geschäfte bleiben geschlossen, auf dem chinesischen Absatzmarkt ist das längst spürbar. Apple wird nicht das einzige Unternehmen sein, das aktuell seine Umsatzprognosen infrage stellt, weil die Nachfrage in China deutlich schwächer ausgefallen ist als erwartet. Auch die deutsche Wirtschaft ist in vielen Industrien abhängig vom Chinesischen Markt.
• Hamsterkäufe: Das andere Extrem zeigt sich in der starken Nachfrage nach Desinfektionsmitteln, Atemschutzmasken aber auch Lebensmittelvorräten. Nicht nur in Drogerien stehen Regale leer, auch in ersten Supermärkten ist spürbar, dass sich Teile der Bevölkerung auf Quarantäne-Szenarien vorbereiten.

Wirtschaftlich denken, vorausschauend handeln

Trotz allem Bestreben der öffentlichen Einrichtungen Panikmache zu vermeiden und der als mäßig eingestuften Risikoeinschätzung des Robert Koch-Instituts, verbreitet sich die Unsicherheit angesichts der öffentlichen Informationslage noch schneller als das Virus selbst. In den Medien wimmelt es ständig von neuen Updates zu aktuellen Infektionszahlen und Folgemaßnahmen. Es gibt viele Informationsquellen und düstere Prognosen, die die Situation weiter anschüren.

Allerdings helfen Ihnen Prognosen, Gerüchte, Krisenstäbe und Ticker nur bedingt weiter. Am Ende kommt es darauf an, wie Sie darauf reagieren. Wichtig ist, dass Sie Ruhe bewahren und sich überlegen, was Sie selbst tun können, um den Schaden für Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen möglichst gering zu halten. Bleiben Sie handlungsfähig, indem Sie einige Wochen voraus denken:

• Was kann Ihre Meilensteine verschieben oder Ihre Projekte zum Erliegen bringen?
• In welchen Bereichen sehen Sie Ihr Geschäft einem hohen Risiko ausgesetzt?
• Wo gibt es Abhängigkeiten, die weitere Projekte verzögern?
• Welche Projekte könnten Ihrem Image schaden, wenn Sie sie nicht rechtzeitig zu Ende bringen?
• Wo erwarten Sie hohe Umsatzeinbußen, wenn Sie eine Deadline nicht halten können?

Zusätzlich zu den marktgetriebenen Risiken kommt das interne Risiko hinzu, dass Sie sich eventuell mit einem erhöhten Ressourcenausfall konfrontiert sehen. Mitarbeiter bleiben unter den aktuellen Umständen bereitwilliger als sonst zuhause, um ihre Kollegen nicht anzustecken. Klar ist, dass ein potenziell großflächiger Ausfall Ihrer Mitarbeiter Sie zusätzlich vor die Herausforderung stellt, Ihre Termine einzuhalten und Ihre Projekte in zeitlichen Verzug bringt. Eine solide Ressourcen- und Kapazitätsplanung ist gerade in einer angespannten Phase wie dieser von größter Notwendigkeit.

Steuern Sie vorausschauend und flexibel durch die kommenden Wochen

Eine gute Planung ist das eine – nun lässt sich aber bei der Schnelllebigkeit der aktuellen Entwicklungen schlecht vorhersehen, wann Sie mit einer Stabilisierung rechnen können. Einige Faktoren werden Sie zudem auch nur bedingt beeinflussen können, andere lassen sich vielleicht schon anhand eines mehrstufigen Notfallplans Ihres Unternehmens frühzeitig gut abschätzen.

Daher liegt der Erfolgsfaktor darin, adaptiv zu bleiben. Wägen Sie die Risiken und Möglichkeiten ab, um darauf basierend Ihre Planung kurzfristig anpassen zu können. Womöglich ergeben sich durch neue Perspektiven und Marktbeobachtungen auch Chancen, die Sie zuvor nicht gesehen haben. Stellen Sie dafür einen regelmäßigen Review Turnus sicher, der Ihnen ermöglicht schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Behalten Sie das Wesentliche im Blick

Meisterplan zeigt Ihnen im Portfolio Designer Ihre Projekte im Überblick und hilft Ihnen dabei, laufende wie neue Projekte strategisch zu bewerten. So stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten Projekte die richtigen Ressourcen bekommen, um mit möglichst wenig Verzug abgeschlossen zu werden.

Das könnte konkret so aussehen: Ihre Projektleiter geben Ihnen über die Projektstatus-Berichte in Meisterplan Updates in Echtzeit zur Situation und zum Risiko der aktuellen Projekte. Verzögert sich ein Meilenstein? Oder gar das Projektende? Können Sie die Deadline Ihrer Projekte gegenüber Ihren Kunden halten? Welche Abhängigkeiten werden durch einen Verzug verletzt? Sollten Sie den Umfang oder den Fokus Ihrer Projekte anpassen? Verlassen Sie sich auf das Marktverständnis und die Risikoeinschätzung Ihrer Mitarbeiter und treffen Sie proaktiv (nicht reaktiv) fundierte Entscheidungen.

Mittels verschiedener Filter in Meisterplan erstellen Sie sich im Handumdrehen die Ansichten auf Ihr Projektportfolio, die Sie für eine solide Bewertung brauchen. Verschiedene Szenarien helfen Ihnen im nächsten Schritt bei der Simulation möglicher Lösungswege. In der Übersicht Ihres Projektportfolios identifizieren Sie dabei schnell Abhängigkeiten zwischen Projekten. Das können fachliche Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen, Phasen oder ganzen Projekten sein oder auch Abhängigkeiten von Schlüsselressourcen, die auf mehreren Ihrer hochpriorisierten Projekte arbeiten und sie dadurch miteinander verbinden. Schließlich wollen Sie sehen, wer wann welches Projekt realistisch abschließen kann. Verzögern sich Projekte dennoch, können Sie aufkommende Lücken in der Auslastung Ihrer Mitarbeiter flexibel mit anderen Projekten und Initiativen auffüllen.

Ihre Ressourcenauslastung wird in Meisterplan im unteren Bildschirmbereich abgebildet. Üblicherweise werden Schlüsselressourcen schnell anhand von Überbuchungen sichtbar. Durch die Zuweisung Ihrer Mitarbeiter auf Rollen (bspw. Softwareentwickler) oder die Auflistung besonderer Fähigkeiten (bspw. Java, IT-Architektur, Machine Learning) schaffen Sie zudem Transparenz und Planungssicherheit, wer im Falle eines Ausfalls für die Kollegen einspringen könnte.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Wir helfen gerne.

Unsere Solution Experten und Customer Success Manager beraten Sie gerne und unterstützen Sie in den kommenden Wochen bei einer flexiblen Planung.

Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus oder rufen Sie direkt bei uns an.

Telefon: +49 7071 3667-7600
E-Mail: mail@meisterplan.com