Was ist ein Project Management Office (PMO) und warum brauche ich das?

„Brauchen wir wirklich noch eine weitere Abteilung?", fragen sich wahrscheinlich viele Mitarbeiter und Entscheider, wenn die Einführung eines Project Management Offices (PMO) erstmals zur Debatte steht. Tatsächlich kämpfen PMOs in vielen Unternehmen zunächst um ihre Daseinsberechtigung und dann um Akzeptanz. Stakeholder betrachten das PMO oft als „unnötigen Aufwand“ und „Ressourcenverschwendung“ oder sind verunsichert über noch eine Partei, die sich in die Projekte einmischt. Unterm Strich: Der Nutzen eines PMOs bleibt oft unerkannt. Wir sind da ganz anderer Meinung!

Tatsächlich gibt es gerade in größeren Unternehmen mit steigendem Projektvolumen und steigender Projektkomplexität viele gute Gründe für die Einführung eines PMOs. Schließlich braucht man jemanden im Unternehmen, der bei all den Prozessen, Veränderungen, Konflikten und Risiken den Überblick behält und Entscheidungen vorbereitet.

Wer kümmert sich also um das große Ganze? Ein gut aufgestelltes PMO sorgt endlich dafür, dass Unternehmen in der Lage sind, Entscheidungen zu treffen – egal wie komplex oder dynamisch alles gerade ist. Ein PMO behält den Überblick: Es hat die richtigen Daten, das passende Tool und die Prozesse, um Entscheidungen rund um Projekte und Kapazitäten effizient vorzubereiten.

Inhaltsverzeichnis:

• Was sind die Aufgaben eines PMOs?
• Welche Vorteile bringen PMOs ihren Unternehmen?
• Wo ist ein PMO im Unternehmen verankert?
• Wie arbeitet ein PMO?
• Wie kann ein PMO am besten eingeführt werden?

Was sind die Aufgaben eines PMOs?

Grundsätzlich behält ein PMO den Überblick über die Projekte, ist vertraut mit der Unternehmensstrategie und stellt sicher, dass beides Hand in Hand geht. Die spezifischen Aufgaben eines PMOs variieren jedoch stark von Unternehmen zu Unternehmen. Es gibt keine "klassischen" PMO-Aufgabenfelder, sondern nur eine Vielzahl möglicher.

Ein PMO …

• behält den Überblick über das Projektportfolio
• wählt und priorisiert Projekte anhand der Unternehmensstrategie
• bereitet Entscheidungsgrundlagen vor und erleichtert die Entscheidungsfindung für das Portfolio-Board
• führt einen strukturierten Prozess zur Entscheidungsfindung ein
• plant Ressourcen auf Portfolioebene, optimiert den Ressourceneinsatz und löst ad-hoc Ressourcenkonflikte
• sammelt Trends, Feedbacks, Ideen und Anforderungen, um konkrete Handlungsoptionen zu entwickeln
• standardisiert die Methoden und Prozesse im Projektmanagement
• wählt geeignete PMO-Tools oder Software-Lösungen aus und führt sie ein, einschließlich der Schulung der Mitarbeiter
• schafft Transparenz über aktuelle und geplante Projekte durch Bereitstellung aktueller, zuverlässiger Projektdaten
• fördert den Informationsfluss und die Kommunikation
• erstellt eine Wissensdatenbank mit Lessons Learned und Best Practices aus vergangenen Projekten
• verwaltet aktuelle Mitarbeiterdaten, insbesondere hinsichtlich Kapazität, Projektallokationen und Skills
• überwacht die Projektfortschritte und steuert die Abhängigkeiten, die sich auf Ressourcen, Budgets und Zeitpläne auswirken
• bietet administrative und operative Unterstützung für Projektleiter und Projektteams, z.B. im Bereich des Konfliktmanagements, der Workshop-Moderation und des Controllings

Welche Vorteile bringen PMOs ihren Unternehmen?

Angenommen, Ihr Projektbüro (PMO) ist mit den richtigen Personen besetzt, verfügt über ausreichend Budget und Anerkennung und ist sich seiner spezifischen Aufgaben und Befugnisse bewusst, kann die Implementierung eines PMOs Ihre Projektlandschaft nur positiv beeinflussen. Zu den Vorteilen zählen:

• Ein erfolgsversprechendes Projektportfolio, das sich primär an der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Unternehmensstrategie orientiert ("doing the right things right")
• Projektteams, die sich an den richtigen Unternehmensprioritäten orientieren - mit Arbeitsmethoden und Tools, mit denen sie am effektivsten sind
• Entlastete Projektleiter und Projektteams, die nun mehr Zeit und Energie für wichtige operative Aufgaben aufbringen können
• Eine verbesserte Kommunikation innerhalb des Unternehmens und über Projekte hinweg
• Ein effektiver Wissenstransfer, der Fehler minimiert und Best Practices fördert
• Ein minimiertes Projektrisiko

Zusammengefasst heißt das, dass Sie mit einem PMO die Projekte umsetzen können, die wirklich auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind. Diese Projekte können Sie mit Hilfe eines PMOs im gegebenen Kostenrahmen und mit der vorhandenen Kapazität umsetzen. Das bedeutet, dass die Kosten pro Projekt sinken und weniger Projekte scheitern. Klingt gut, oder?

Wo ist ein PMO im Unternehmen verankert?

In der Vergangenheit stützten sich viele PMOs auf starre Strukturen und komplexe Prozesse. Heute haben wir aber verstanden, dass es keinen "One-size-fits-all"-Ansatz gibt und dass Einfachheit meistens die beste Lösung ist. Um agil auf Veränderungen reagieren zu können, passen sich PMOs genau den Bedürfnissen des Unternehmens an.

Obwohl kein PMO genau dem anderen gleicht, verfolgen sie alle das gleiche Ziel: Die Umsetzung der Unternehmensstrategie durch die Planung, Priorisierung und Verwaltung von Projekten, meist durch den Prozess des Project Portfolio Managements (PPM).

In Anbetracht der zunehmenden strategischen Rolle von PMOs in der Projektmanagement-Landschaft, befinden sich PMOs häufig auf der gleichen organisatorischen Ebene wie die Betriebsplanung und direkt unter der Geschäftsführung. Diese Nähe zur Geschäftsführung ist sinnvoll, da das PMO primär die aus der Vision und Mission abgeleiteten Strategien und Ziele des Unternehmens umsetzt. Damit bildet es die zentrale Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung und allen anderen Abteilungen.

Wie arbeitet ein PMO?

Gute PMOs haben verstanden, dass es nicht darum geht, möglichst viele Projekte umzusetzen. Es geht darum, die Projekte umzusetzen, die das Unternehmen voranbringen. Um jetzt auch Ergebnisse liefern zu können, kommen wir um einen Prozess nicht herum.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass dieser Prozess jedoch nicht kompliziert sein muss. Damit PMOs in dynamischen Zeiten die Unternehmensstrategie umsetzen können, müssen sie schließlich in der Lage sein, schnell und effizient zu handeln. Zwei Dinge, die mit langwierigen Prozessen nicht erreicht werden können. Aus diesem Grund haben wir Lean Project Portfolio Management (Lean PPM) für PMOs entwickelt.

Lean PPM – der schlanke PMO-Prozess

Lean PPM ist ein Framework um zuverlässig Ergebnisse zu liefern und hilft Ihnen in kürzester Zeit zu mehr Agilität, Schnelligkeit und Erfolg bei Ihren Entscheidungen. Bei all dem beschränkt sich Lean PPM jedoch nur auf das Wesentliche. Es geht immer um das Big Picture. Das Ziel ist die Fähigkeit, mit dynamischen Veränderungen am Markt Schritt zu halten und nicht das Anlegen abstrakter Jahrespläne, die schon in Q2 keine Bedeutung mehr haben. Der PMO-Prozess wird dabei innerhalb des Lean PPM in vier kontinuierlich laufende Phase unterteilt:

• Strategize – Übersetzen der eigenen Unternehmensstrategie in objektive Kriterien
• Collect – Sammeln und verbessern von neuen Projektinitiativen
• Decide – Entscheiden über neue Projektinitiativen und das Lösen von Konflikten im Portfolio
• Execute – Entscheidungen am Ende auch in die Tat umsetzen

An den vier Phasen von Lean PPM sind Mitarbeiter auf allen Ebenen Ihres Unternehmens innerhalb und außerhalb des PMO beteiligt. Während Lean PPM eine Reihe von Rollen umfasst, sind einige für den Betrieb von zentraler Bedeutung:

• Portfolio-Koordinator - In der Regel ist der Portfolio-Koordinator auch Leiter des Projekt Management Offices (PMO). Die Rolle kann aber auch durch ein PMO Teammitglied, einem Geschäftsbereichsleiter oder einem Programmmanager besetzt sein. Er ist für das gesamte oder einen Teil des Projektportfolios des Unternehmens verantwortlich und begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess. Dabei übersetzt er die Unternehmensstrategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten.
• Initiator - Ein Initiator kann jeder im Unternehmen sein, der eine neue Projektinitiative vorschlägt.
• Mitglied des Pipeline Review Committee - Das Pipeline Review Committee ist dafür verantwortlich, neue Projektinitiativen zu bewerten und zu priorisieren, bevor sie genehmigt werden.
• Mitglied des Portfolio Board - Das Portfolio Board ist das Entscheidungsgremium in Lean PPM und die Mitglieder sind dafür verantwortlich, Entscheidungen über den aktuellen und zukünftigen Status des Portfolios zu treffen.

Ein PMO kann nicht ohne Prozesse arbeiten, dies bedeutet jedoch nicht, dass mehr Prozesse automatisch besser sind. Die Fähigkeit, mit Lean PPM schneller Entscheidungen zu treffen, ermöglicht es Unternehmen, neue Chancen zu nutzen, Fallstricke zu vermeiden und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen, bevor es zu spät ist. Unabhängig davon, ob Ihr PMO gut etabliert ist oder Sie nur darüber nachdenken, ein PMO in Ihrem Unternehmen einzuführen, hat Ihnen dieser Abschnitt hoffentlich einen guten Überblick darüber gegeben, wie das PMO und seine Rollen in einem Unternehmen funktionieren. Wenn Sie mehr über Lean PPM erfahren möchten, finden Sie weitere Infos in unseren Lean PPM-Vorlagen.

Wie kann ein PMO am besten eingeführt werden?

Vielleicht haben Sie sich durch die ersten beiden Abschnitte des Blogposts davon überzeugen lassen, dass ein PMO viele Vorteile hat. Vielleicht ist Ihr PMO sogar schon mit Mitarbeitern und Aufgaben ausgestattet und hat die ersten ereignisreichen Arbeitswochen hinter sich.

Aber wie etablieren Sie Ihr PMO dauerhaft in Ihrem Unternehmen? Wie stellen Sie sicher, dass das PMO von allen akzeptiert und wertgeschätzt wird?

Beginnen Sie mit Quick Wins

Wenn Ihr PMO in der Anfangsphase einige schnelle Erfolge ("Quick Wins") erzielen kann, erhalten Sie von Mitarbeiter und Stakeholder einen Vertrauensvorschuss. Denn endlich kümmert sich jemand um längst überfällige Aufgaben. Schnelle Erfolge helfen in dieser ersten Phase also enorm dabei, dass das PMO nicht sofort auf Skepsis oder sogar Ablehnung stößt.

Quick Wins für PMOs können beispielsweise sein:

• Schaffen Sie Kalkulationstabellen ab und führen Sie ein Lean PPM Tool ein. Die Effekte sind sofort sichtbar und spürbar: Mehr Transparenz, bessere Auslastung und weniger Überlastung der Mitarbeiter sowie ein strategischerer Blick auf die Projektpipeline.
• Treffen Sie sich mit den Projektmanagern zu Kick-off Meetings, bei denen Sie den Beitrag des Projekts zur Unternehmensstrategie klären und die erwarteten Resultate erläutern. Bestätigen Sie den Projektleitern, wie wichtig Ihre Projekte sind, indem Sie den strategischen Fit, den erwarteten ROI oder ähnliches herausstellen.
• Schauen Sie sich die Probleme an, mit denen Projektteams derzeit konfrontiert sind. Fragen Sie sich, bei welchen Problemen Sie helfen können. Möglicherweise ist ein Projektteam überfordert und Sie können einige Projekte neu planen, um ihnen etwas Luft zum Atmen zu geben?
• Fördern Sie gezielt strategisch wichtige Projekte. Durch eine ausreichende Versorgung mit Mitarbeitern sind diese nachvollziehbar und damit besser steuerbar.

Tappen Sie jedoch nicht in die Falle und fokussieren sich ausschließlich auf solche Quick Wins. Ein PMO sollte einen nachhaltigen Mehrwert für die Organisation anstreben, was intensives Change Management erfordert.

Kommunizieren Sie das Ziel des PMO

PMOs haben oft den Ruf, Abteilungen für Mikromanagement zu sein. Es hat sich außerdem die Vorstellung durchgesetzt, dass PMOs Mitarbeitern sagen, was sie tun sollen und wie sie es tun sollen. Das ist natürlich absoluter Unsinn. In Wirklichkeit hat ein erfolgreiches PMO nur ein Ziel: den Mitarbeitern zu helfen. Natürlich hat ein PMO viele andere Aufgaben und Verpflichtungen.

Im Kern ist es jedoch darauf ausgerichtet, den Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten, indem es Projekte und Mitarbeiter unterstützt. Wenn das PMO in diesem Licht betrachtet wird, werden die Mitarbeiter ihm gegenüber nicht misstrauisch sein, sondern tatsächlich um Hilfe bitten. Also seien Sie mutig und kommunizieren Sie klar und deutlich das Ziel Ihres PMO.

Fangen Sie klein an und passen Sie Ihr PMO an

Viele Unternehmen machen den Fehler, gleich zu Beginn ein großes PMO aufzubauen. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass langfristig erfolgreiche PMOs tatsächlich klein anfangen - zum Beispiel in einer Abteilung oder an einem Standort.

Wenn Sie klein starten, kann das PMO flexibler an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Vielleicht benötigt Ihr Unternehmen zunächst Hilfe bei der Ressourcenplanung und weniger Fokus auf Projektaufnahmeprozesse? Oder vielleicht können Ihre Teams Projekte gut durchführen, aber die Projekte sind nicht auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet? Wenn Sie Ihr PMO an Ihr Unternehmen anpassen, erzielen Sie bessere Ergebnisse.

Es ist offensichtlich, dass die erfolgreiche Einführung eines PMO nicht über Nacht abgeschlossen ist. Sie könnten einem langwierigen, mit Hürden gespickten Prozess gegenüberstehen, der einige Dinge in Ihrem Betrieb durcheinanderbringen wird. Es steht jedoch außer Frage, dass die bevorstehenden Veränderungen Ihre Projektmanagementlandschaft langfristig verbessern werden.