„Was ist ein PMO – und warum brauche ich das?“

Gute Gründe für ein Project Management Office in Ihrem Unternehmen

Gute Gründe für ein Project Management Office in Ihrem Unternehmen

„Eine weitere Abteilung? Ist das wirklich notwendig?“, fragen sich wohl die meisten Mitarbeiter und Entscheidungsträger, wenn es zum ersten Mal um die Einführung eines Project Management Office (PMO) geht. Tatsächlich kämpfen PMOs in vielen Unternehmen zunächst um ihre Daseinsberechtigung und dann um Akzeptanz. Stakeholder betrachten das PMO oft als „unnötigen Aufwand“ und „Ressourcenverschwendung“ oder sind verunsichert über noch eine Partei, die sich in die Projekte einmischt. Unterm Strich: Der Nutzen eines PMOs bleibt oft unerkannt.

Der Nutzen eines #PMO bleibt häufig unerkannt. Schade! Es entscheidet oft über den Erfolg der Projektlandschaft! Click to Tweet

Tatsächlich gibt es gerade in größeren Unternehmen mit steigendem Projektvolumen und steigender Projektkomplexität viele gute Gründe für die Einführung eines PMOs. Es braucht schließlich jemanden im Unternehmen, der bei all den Prozessen, Veränderungen, Konflikten und Risiken den Überblick behält und Entscheidungen trifft. Die Unternehmensführung und die Abteilungsleiter haben meistens andere, genauso wichtige Dinge zu tun. Und die Projektleiter kümmern sich definitionsgemäß um ihre eigenen Projekte. Wer kümmert sich also um das große Ganze, sprich: um das Multiprojektmanagement?

In dieser vierteiligen Serie zum Thema „Project Management Office“ schauen wir uns an, was ein PMO eigentlich macht und welchen Nutzen dieses bringt, wie es im Unternehmen verankert ist, wie Sie ein PMO am besten einführen und welche Kennzahlen Sie nutzen können. Den Anfang macht dieser Text zu der Frage: „Was ist ein PMO – und warum brauche ich das?“

Definition eines PMOs

Eine einheitliche Definition für den Begriff „PMO“ gibt es nicht. Jedes PMO ist anders, hat ganz unterschiedliche Befugnisse, Verantwortlichkeiten und Schwerpunkte – je nach Unternehmen. Ganz allgemein gesprochen ist ein PMO eine permanente organisatorische Einheit, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist. Mögliche Aufgaben umfassen die Planung des Projektportfolios, die Ressourcenplanung auf Portfolioebene, die Entwicklung von Projektstandards und PM-Strategien, die Schulung der Projektmitarbeiter sowie die Überwachung und Unterstützung einzelner Projekte.

Tacheles! Was macht ein PMO genau?

Generell behält ein PMO den Überblick über Projekte, kennt die Unternehmensstrategie und sorgt dafür, dass beides Hand in Hand geht. Die spezifischen Einsatzbereiche eines PMOs variieren jedoch von Unternehmen zu Unternehmen stark. „Klassische“ PMO-Aufgabenfelder gibt es nicht, sondern nur viele mögliche:

  • Zusammenstellen des Projektportfolios durch Klassifizierung, Auswahl und Priorisierung von Projekten anhand der Unternehmensstrategie und der verfügbaren Ressourcen, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Erleichterung der Entscheidungsfindung für das Portfolio-Board
  • Planen der Ressourcen auf Portfolioebene, Optimieren des Ressourceneinsatzes, Lösen von Ad-hoc Ressourcenkonflikten

  • Pflegen aktueller Mitarbeiterdaten, besonders in puncto Kapazität, Projektallokationen und Skills

  • Standardisieren der Methoden und Prozesse im Projektmanagement

  • Auswählen und Einführen geeigneter Werkzeuge/Software-Tools inklusive Schulung der Mitarbeiter

  • Schaffen von Transparenz über die aktuellen und geplanten Projekte durch die Bereitstellung von aktuellen, verlässlichen Projektdaten

  • Förderung des Informationsflusses und der Kommunikation (z. B. durch die Einführung von Regelmeetings)

  • Erstellen einer Wissensdatenbank mit Lessons Learned und Best Practices aus vergangenen Projekten, sodass Wiederholungsfehler vermieden werden

  • Überwachen der Projektfortschritte und Steuerung der Abhängigkeiten, die auf Ressourcen, Budgets und Zeitpläne einwirken – kurz: Projektportfolio-Controlling

  • Training und Coaching von Projektleitern und -teilhabern

  • Administrative und operative Unterstützung der Projektleiter und der Projektteams (z. B. Konfliktmanagement, Workshop-Moderation, Controlling…)

(Quellen: Projektassistenz-Blog: Niemeyer, The Project Group: Strasser)

Gute Gründe für ein Project Management Office in Ihrem Unternehmen

Mit diesen Konsequenzen dürfen Sie rechnen

Vorausgesetzt, Ihr Project Management Office ist mit den richtigen Leuten besetzt, verfügt über ausreichend Budget und Anerkennung und ist sich seiner konkreten Aufgaben und Befugnisse bewusst (siehe hierzu in Bälde Teil 2 dieser Serie), kann sich die Einführung eines PMOs nur positiv auf Ihre Projektlandschaft auswirken. Zu den Vorteilen zählen:

  • ein erfolgsversprechendes Projektportfolio, das sich primär an der Ressourcenverfügbarkeit und der Unternehmensstrategie ausrichtet („doing the right things right“)
  • vereinheitlichte Projektmethoden und eine unternehmensweit standardisierte Software-Nutzung

  • entlastete Projektleiter und Projektteams, die von nun an mehr Zeit und Energie für wichtige operative Aufgaben aufbringen können

  • eine verbesserte unternehmensinterne und projektübergreifende Kommunikation

  • ein effektiver Wissenstransfer, infolge dessen Fehler minimiert und Best Practices angewendet werden

  • ein minimiertes Projektrisiko bei optimierter Effizienz und maximierter Outcome- Qualität

(Quelle: Projektassistenz-Blog: Niemeyer)

Zusammengefasst heißt das, dass Sie mit einem PMO mehr Projekte realisieren können, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind. Diese Projekte können Sie mit der Hilfe eines PMOs unter dem gegebenen Kostenrahmen und mit der vorhandenen Ressourcenkapazität umsetzen. Das heißt die Kosten pro Projekt sinken und weniger Projekte scheitern. Dadurch verbessert sich Ihre Kundenzufriedenheit. Klingt gut, oder?

Der Erfolg eines PMOs ist nicht immer sofort sichtbar oder gar messbar, da die von der Unternehmensführung gern gesehenen „Quick Wins“ größtenteils ausbleiben. Der mittel- bis langfristige Mehrwert von etablierten, gut funktionierenden PMOs ist jedoch durch viele Studien belegt worden (Quelle: PwC).

In den nächsten Wochen werden wir uns weiter mit dem Thema PMOs beschäftigen. In Teil 2 dieser Serie erfahren Sie, wie ein PMO als zentrale Drehscheibe und Berührungspunkt zwischen unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Stakeholdern agiert. Teil 3 dieser Serie beschäftigt sich dann ganz konkret damit, wie Sie ein PMO optimal in Ihrem Unternehmen einführen können. Und in unserem abschließenden Teil werfen wir einen Blick auf die KPIs eines Project Management Office.

Von | 2017-06-22T14:20:18+00:00 22. Juni 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|

Über den Autor: Annegret Widmer

Annegret Widmer hat ihre langjährige Hass-Liebe-Beziehung zu Excel als PPM- und RM-Tool bei einer Agentur beendet und hilft jetzt Unternehmen und Organisationen dabei, Meisterplan und Best Practices für Ressourcenplanung und Projektportfoliomanagement zu entdecken. Wenn sie gerade keine Pixel oder Ressourcen als Marketing Managerin bei Meisterplan verschiebt, schiebt sie Figuren übers Spielbrett.

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