Schlüssel #3: Transparenz wahren und Sichtbarkeit erhöhen
Transparenz ist für das gesamte Unternehmen und auch für das PMO wichtig. PMO-Leiter sollten sich stets einen Überblick über alle bestehenden Portfolios und sämtliche unternehmensinterne Vorgänge verschaffen, um gerade im Hinblick auf eine bevorstehende Business Transformation optimierte Entscheidungen zu treffen. Zudem ist es förderlich, wenn alle im PMO involvierten Gruppen erkennen und verstehen, wie ihre Handlungen die Projekte direkt beeinflussen.
Gleichzeitig ist es unerlässlich, das PMO innerhalb der Unternehmensstruktur klar und sichtbar aufzustellen. Nur, wenn sich alle Arbeitgeber und -nehmer der Existenz, des Aufgabenbereichs, der professionellen Arbeitsweise und der unternehmensinternen Bedeutung des PMOs bewusst sind, gewinnt das PMO Anerkennung und Vertrauen von allen Seiten. Damit sichern sich gerade neu eingeführte PMOs ein langfristiges Existenzrecht und werden nicht bei der nächsten internen Einsparungsmaßnahme wieder abgeschafft.
In der Realität kämpfen PMO-Mitarbeiter jedoch häufig auf fast verlorenem Posten. Sie treffen oft Entscheidungen nicht selbst und mit jedem weiteren Projekt im Portfolio steigt die Abstimmungskomplexität deutlich: Mehr Stakeholder, mehr Anforderungen, mehr „innenpolitische“ Interessen. Und es gibt sie auch heute noch, die Geschäftsführungen, die die „Chef-Karte“ ziehen und wenig sinnvolle Projekte aufgrund persönlicher Vorlieben durchwinken. Umso wichtiger ist es also, dass das PMO eine sichtbare und transparente Stellung im Unternehmen innehat, die ihren Einfluss geltend machen kann.