Ressourcenmanagement: Ein Plädoyer gegen die Feuerwehrmentalität

Es brennt im Unternehmen. Sinnbildlich gesprochen, natürlich. Projekte drohen zu entgleisen und Mitarbeiter drohen mit der Kündigung. Wichtige Schlüssel-Ressourcen sind krank oder unmotiviert oder ihr Tag hat eben auch nur 24 Stunden. Wichtige Meilensteine platzen, was ein weiteres gebrochenes Versprechen gegenüber dem Kunden bedeutet. Gescheitertes Ressourcenmanagement par excellence.

Das ist nicht irgendein Einstieg in einen Blogpost, sondern in vielen Unternehmen die Realität des Projektalltags. Ich weiß das, ich habe selbst einige Jahre Projektarbeit gemacht. Die Folge dieser Negativspirale ist eine gefährliche Feuerwehrmentalität. Die Brände werden gelöscht, aber es bleibt keine Zeit für die Bekämpfung der Brandherde. Wie kommt es zu dieser Negativspirale? Und wie sieht ein Ausweg aus der Feuerwehrmentalität aus?

Die Negativspirale von mangelhaftem Ressourcenmanagement

„Negativspirale“ ist ein sehr treffender Begriff, wenn sich die Folgen einer schlechten Planung von Ressourcen und Kapazitäten hochschaukeln. Sehr schnell gerät ein Team oder ein Unternehmen in eine unaufhaltsame Kettenreaktion von Ereignissen, deren negative Effekte sich immer weiter verstärken.

Stellen Sie sich vor, wie zu Beginn der Kette zwar Mitarbeiter auf ein Projekt geplant werden, aber nicht unter Berücksichtigung ihrer realistischen Kapazität. Meilensteine werden aufgrund von Druck von Kunden, Vertrieb und Markt festgelegt, ohne mögliche Kapazitätsspitzen zu antizipieren. Diese mangelnde Ressourcenplanung setzt nun sehr schnell erste Verzögerungen im Projekt in Gang. Die zu optimistisch gesetzten Meilensteine können nicht gehalten werde. Die Qualität leidet unter dem Druck auf den Mitarbeitern. Prozesse werden umgangen oder beschleunigt und Arbeitspakete bereits begonnen, ohne vorangehende Deliverables abzuschließen und deren Qualität zu sichern. Der Projektplan ist eigentlich schon nicht mehr zu halten.
Bei mir war es an diesem Punkt oft so, dass ich eigentlich schon wusste, dass das Projekt droht zu entgleisen. Und trotzdem hatte ich immer die Hoffnung, dass doch noch alles gut geht. Wenn nur Nina noch kurzfristig unterstützen kann, dann klappt es bestimmt.

Deshalb wird Kapazität nachgeschoben, um das Projekt wieder auf die Bahn zu bringen – terminlich und qualitativ. Das heißt: Weitere Mitarbeiter werden hinzugezogen mit dem Ziel, doch noch die wichtigsten Arbeitspakete durchzuprügeln.

Diese Manpower kommt entweder von extern oder von anderen, internen Projekten. Beides birgt jedoch immense Probleme. Externe Kräfte sind teuer, oft nicht schnell genug zu organisieren und die erforderliche Einarbeitung bindet zunächst einmal Kräfte der bestehenden Mitarbeiter. Das kriselnde Projekt verschiebt sich damit noch einmal. Bei internen Umschichtungen fehlt die abgezogene Kapazität dann an anderer Stelle. Aus einem Feuer werden viele Feuer und irgendwann ein Flächenbrand.

Ressourcenmanagement-Brände löschen

Werden Mitarbeiter sowieso schon ständig von einem Brandherd zum nächsten verschoben, zahlt sich eine Priorisierung aller Projekte aus. Wenn innerhalb der Abteilungen oder Value Streams und global alle Projekte priorisiert sind, können im Fall der Fälle Ressourcen gezielt von „untergeordneten” Projekten abgezogen werden. Dennoch bleibt das Ergebnis gleich, es können nur Mitarbeiter verteilt werden, die da sind. Das bedeutet, die „Nettokapazität“ für laufende und geplante Neuentwicklungen sinkt. Um Probleme in einem Projekt kurzfristig zu lösen, bleiben neue oder laufende Initiativen auf der Strecke.

Streichen Sie also im Ernstfall die Projekte mit der niedrigsten Priorität. Hohes Risiko, geringer Return-on-Invest, geringer Strategiebeitrag? Weg damit, auch wenn es weh tut. Nur weil ein Projekt schon zu 60 % abgeschlossen ist, heißt das nicht, dass es auch zu Ende gebracht werden muss.

Der Feuerwehrmentalität im Ressourcenmanagement vorbeugen

Im Optimalfall kommt es gar nicht erst zu einer Feuerwehrmentalität im Unternehmen. Mit einigen Grundsätzen lässt sich schon viel erreichen:

• Transparenz schaffen: Welcher Mitarbeiter/welche Rolle hat eigentlich wann welche Kapazität? Histogramme wie in Meisterplan helfen bei der Visualisierung.
• Global denken: Die Planung von Projekten und Ressourcen muss unternehmensweit und projektübergreifend geschehen. Ein PMO kann diese Management-Sicht liefern.
• Ressourcen realistisch planen: Mitarbeiter sollten mit maximal 80 % ihrer Arbeitszeit verplant werden. Urlaubs- und Krankheitshochzeiten können antizipiert werden.
• Weniger Projekte planen: Mitarbeiter in wenigen Projekten als Experten einzusetzen, statt in vielen Projekten als Support, senkt die Gefahr von Zweitbränden.
• Projekte priorisieren: Die Kapazität für Projekte richtet sich nach deren Priorität. Projekte, für die keine Kapazität mehr vorhanden ist, wandern unter die Ausschlusslinie und werden erst einmal nicht gemacht.
• Prozesse schlank halten: Lean PPM hält Prozesse im Projektportfoliomanagement schlank und das Unternehmen flexibel. So können Sie viel schneller reagieren.

Eine Feuerwehrmentalität bei kriselnden Projekten ist nur auf den ersten Blick eine gute Idee. Der Impuls, ein Feuer zu löschen – koste es, was es wolle –, ist sehr menschlich und nachvollziehbar. Es kommt dabei aber schnell zu Kollateralschäden. Ein realistisches und transparentes Ressourcenmanagement kann den meisten Brandherden vorbeugen. Und wenn ein Projekt dann doch einmal brennt, hilft eine globale Projektpriorisierung dabei, die richtigen Kapazitäten umzuschichten.