Das Geheimrezept für Projektportfoliomanagement: Die Lean PPM Methode

Zwischen Kaffeemaschine und Mails, zwischen Meetings und Aufträgen  – bei einem genaueren Blick auf die Vorgänge in einem Unternehmen zeichnen sich schnell die Umrisse eines funktionierenden PPM-Systems ab. Oft fehlt nur etwas Struktur, und schon erhält man eine Methode für Projektportfolio­­management und Ressourcenplanung, die wirklich funktioniert. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogpost  im Schnelldurchlauf ein schlankes System, mit dem Sie Ihr Projektportfolio­­management und Ihre Ressourcenplanung in den Griff bekommen: Die Lean PPM Methode. Für mehr Informationen und Hintergrundwissen rufen Sie einfach die verlinkten Methoden-Seiten auf.

Bringen Sie Struktur in Ihr Projekt­­port­­folio­­manage­­ment

Welche Projekte sollen wann durch wen umgesetzt werden? Projektportfolio­management dient letztendlich dazu, diese vermeintlich einfache Frage zu beantworten. Die Antwort liegt eben nicht auf der Hand, sondern ist das Ergebnis eines Systems aus vier Tätigkeitsbereichen: Strategize, Collect, Decide und Execute.

• Strategize
  Ein gutes Projektportfolio leitet sich aus der Strategie eines Unternehmens ab. Definieren Sie Bewertungskriterien für Projekte und überprüfen Sie Ihre Projekte regelmäßig anhand der Kriterien.
• Collect
  Je besser der Prozess vom Projektvorschlag bis zur Entscheidung über die Umsetzung des Projektportfolios ist, desto leichter wird es, ein gutes Projektportfolio zusammenzustellen. Erfassen Sie Initiativen also systematisch mit Projektsteckbriefen (Project Proposals). Führen Sie außerdem ein Qualitäts-Gate (Proposal Coaching) ein, bei dem Ihr Portfolio-Koordinator die Projektvorschläge mit dem Initiator bespricht und verfeinert.
• Decide
  Ein Projektportfolio erfordert immer wieder die Entscheidung darüber, welche Projekte gemacht werden und welche nicht. Im sogenannten „Pipeline Review“ bewertet das zuständige Gremium zunächst die anstehenden Initiativen und erstellt ein Ranking zur Vorbereitung auf das Portfolio Board Meeting. Dort fließen die Teilbereiche „Strategize“, „Collect“ und „Execute“ des PPM-Systems zusammen, denn das höchste Beschlussfassungsgremium im PPM überwacht den Gesamtfortschritt im Portfolio, löst Konflikte auf, bestätigt die Zusammensetzung des Portfolios und beschließt den zukünftigen Ressourceneinsatz. Bereiten Sie das Portfolio Board Meeting gut vor, denken Sie immer an Ihre Strategie und bleiben Sie währenddessen flexibel.
  Im Anschluss kommunizieren Sie die getroffenen Entscheidungen.
• Execute
  Transparenz über den Fortschritt und die Bedarfe von Projekten ist für ein funktionierendes Projektportfolio­management zwingend. Zwei Steuerungsmeetings haben sich bewährt: Besprechen Sie operative Ressourcenprobleme im Resource Conflict Resolution Meeting und eskalieren Sie dort nicht lösbare Probleme an das Project Steering Committee.

Die Königsdisziplin im Projekt­port­folio­­­­manage­ment: Ressourcenplanung

Die Priorisierung und Ressourcenzuteilung muss im Rahmen eines Projektportfolio­management-Prozesses erfolgen. Die Ressourcenplanung ist damit eine Art „operativer Durchstich“ des Projektportfolio­­­­­managements in das Projektmanagement. Wir unterscheiden die Bereiche „Available Capacity”, „Project Initialization” und „Tactical Resource Management”.

• Available Capacity
  Mitarbeiter haben begrenzte Ressourcen. Jede Projektplanung erfolgt demnach innerhalb eines begrenzenden Rahmens, der stets aktuell gehalten werden muss. Pflegen Sie also die Ressourcenstammdaten und die Kapazität Ihrer Mitarbeiter an zentraler Stelle. Lassen Sie Ihre Führungskräfte außerdem ein Mapping der Mitarbeiter auf Rollen vornehmen.
• Project Initialization
  Die Project Initialization beschreibt die Zeit bis zur Genehmigung des Projekts. In dieser Phase eines Projekts findet die Planung desselben und die Beantragung von (Rollen-)Kapazität statt. Definieren Sie also Ziel, Umfang, zeitliche Zielvorstellung und Ressourcenbedarfe für Ihre Projekte.
• Tactical Resource Management
  Vor dem Projektstart und während des Projekts greift das taktische Ressourcenmanagement. Weisen Sie Personen auf Projekte zu, informieren Sie Mitarbeiter über ihre Zuweisung und steuern Sie operativ bei Veränderungen während eines laufenden Projekts.

Mit Vorlagen für Projektportfolio­­management sofort loslegen

Genug der Theorie, Sie möchten direkt loslegen und suchen nach einer kompakten Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte im Projektportfolio­­management? Nutzen Sie die Vorlagen für:

• PPM-Rollen und -Verantwortlichkeiten (Download)
• PPM-Meetings und -Governance (Download)
• den Ablauf von Projektportfolio­management (Download)

Dies war der Kurzüberblick zu unserer Lean PPM Methode für ein schlankes Projektportfolio­management, das wirklich funktioniert. Haben Sie Fragen dazu oder benötigen Sie Unterstützung bei Ihrem Prozess? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns über mail@meisterplan.com.