Wann Sie Ihr Projektportfoliomanagement besser schlank oder besser umfassend gestalten

Weniger ist mehr oder vielleicht doch zu wenig?

Das ist Ihnen bestimmt auch schon so ergangen: Viele Projekte laufen gleichzeitig und alle Mitarbeiter arbeiten gefühlt an jedem Projekt mit. Da passiert es schon mal, dass man den Überblick verliert, und sowohl Projekte als auch das Projektportfoliomanagement versinken im Chaos. Was nun also? Ganz klar: Ein neues Tool muss her, um wieder Ordnung und Struktur in die Planung zu bringen! Oder? …ODER?

Um möglichst schnell das Chaos zu beseitigen, beginnt die Software-Suche oft, bevor man sich eigentlich im Klaren darüber ist, was man eigentlich braucht. Oder: Man wird mit der Suche beauftragt und bekommt direkt eine Liste an Funktionen und Anforderungen, die man dann einfach abhaken soll. In beiden Fällen wird es schwierig, wenn man sich keine genauen Gedanken über den eigenen Anwendungsfall gemacht hat. Ärgerlich wird es, wenn man „investiert“ hat – sei es Zeit oder Geld – und dann merkt, dass man in der falschen Richtung unterwegs war.
Denn je nachdem, welche Ziele ein Unternehmen hat, sind unterschiedliche PPM-Lösungen und Methoden sinnvoll. Zwei Tools, die sowohl methodisch als auch Software-seitig verschiedene Ansätze und Bedürfnisse abdecken, sind Meisterplan und Clarity PPM. Die Frage ist nur: Was ist das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen?

Vergleich zwischen Meisterplan und Clarity

First Things First: Ihre Ziele – Was will und brauche ich eigentlich?

Wenn man sich überlegt, was genau ein neues Tool bewirken und welche Probleme konkret gelöst werden sollen, gibt es verschiedene Aspekte, die man gegenüberstellen sollte. Diese machen den Unterschied zwischen schlankem und umfassendem Projektportfoliomanagement aus und sind richtungsweisend bei der Entscheidung, welche PPM-Lösung und welche Methode für Sie und Ihr Unternehmen richtig sind.

Ist die Herausforderung, …

  • … die richtigen Projekte zu realisieren?

Eins ist klar, das Umfeld im Projektportfoliomanagement ist dynamisch und die Anzahl an zu realisierenden Projekten wechselt ständig. Dabei verliert man schnell den Überblick. Hier kommt es immer wieder vor, dass man sich bei manchen Projekten fragt, ob diese nun wirklich sinnvoll und zielführend für das Unternehmen sind. Im schlimmsten Fall merkt man, dass man viel Zeit, Geld, Ressourcen und Nerven in etwas investiert, das im Endeffekt keinen wirklichen Nutzen hatte. Mitarbeiter werden unnötig belastet. Um das zu vermeiden, sollte man sich schon beim Sammeln und Evaluieren neuer Projektideen Gedanken darüber machen, ob ein Projekt wirklich das richtige ist.

  • … Projekte richtig zu realisieren?

Ebenfalls klar ist, auch in einem Projekt ändern sich die Anforderungen ständig. Umso komplizierter wird es bei mehreren parallellaufenden Projekten. Ist ein Projekt nicht gut organisiert und in das Gesamtbild an Projekten eingeordnet, wird es schnell sowohl innerhalb eines Projektes als auch im Gesamten chaotisch. Die Folge: Es herrscht Informationsasymmetrie, Budgets werden überschritten, wichtige Aufgaben nicht erledigt und Deadlines werden nicht eingehalten. Eigentlich kleine Probleme in einem Projekt ziehen ein Riesenchaos in anderen Projekten nach sich. Um diese Situation zu vermeiden, sollte man sich über die Organisation der einzelnen Projekte und das Gesamtbild im Klaren sein.

  • … strategischer Fokus auf die Machbarkeit?

Ressourcenknappheit gibt es fast immer und überall in einem Unternehmen, egal ob es um Budgets oder Kapazitäten bei Mitarbeitern und Maschinen geht. Wenn dazu auch noch ständig neue Projektideen für das Projektportfolio vorgeschlagen werden, sollte man sich fragen: Ist dieses Projekt bei der momentanen Ressourcensituation durchführbar? Wie wirkt sich das auf die Machbarkeit meines gesamten Projektportfolios aus? Welche Projekte passen wirklich zu unseren strategischen Zielen? Um diese Fragen zu beantworten, wird vor allem ein schneller Überblick benötigt.

  • … operatives und strategisches PPM?

Projektportfoliomanagement wird von vielen Aspekten beeinflusst. Aufgrund der vielen Einflussfaktoren kann man jedoch leicht den Überblick über das große Ganze verlieren. Schnell entsteht Chaos im gesamten Portfolio. In bestimmten Fällen kann es Sinn ergeben, neben den strategischen Zielen auch für die Ausführung wichtige Strukturen und Themen in das Projektportfoliomanagement und dessen Fragestellungen einzubinden. Hier wird ein umfassender Blick auf Projekte, Ressourcen und Finanzdaten benötigt.

Auch auf der technischen Seite gibt es verschiedene Aspekte, die den Unterschied zwischen schlankem und umfassendem Projektportfoliomanagement ausmachen. Abhängig davon, welche Gesichtspunkte bei Ihnen einen höheren Stellenwert einnehmen, sind einige Tools mehr oder weniger für Sie geeignet.

Sie benötigen …

  • … eine schnelle Tool- und Anwender-Einführung?

Wenn es primär darum geht, einen schnellen Überblick zu gewinnen, und Details in der Ausführung erst einmal keinen Einfluss auf die generelle Planung haben, ist eine schnelle Tool- und Anwender-Einführung ein wichtiges Mittel, um alle beteiligten schnell und einfach mit ins Boot zu holen.

  • … eine hoch konfigurierbare und individuell anpassbare Lösung?

Gerade bei größeren Unternehmen gibt es oft spezielle Strukturen und Prozesse. Diese können eine wichtige Rolle bei der effektiven Planung des Projektportfolios und dessen Ausführen spielen. Ist das der Fall, ist ein hohes Maß an individueller Konfiguration sinnvoll.

  • … geringen zusätzlichen Aufwand für die Projektteams?

Oft können die einzelnen Projektmanagement-Teams sich gut selbst organisieren. Das Problem liegt eine Ebene höher bei der strategischen Planung. Alle Projekte sollen irgendwie gemacht werden, die Mitarbeiter sind zu vielen Projekten zugeteilt und überlastet. Den Teams eine weitere Reportingebene aufzudrücken, um alle Details aus allen Projekten in ein Tool einzutragen, würde Kapazität kosten und nichts lösen. Stattdessen wollen Sie die Teams entlasten und einen Weg finden, wie diese möglichst aufwandfrei und gezielt nur die wichtigsten Informationen für die Gesamtplanung an das Portfoliomanagement übermitteln.

  • … eine zentrale Haltung aller Projektdaten und -details?

Viel verschiedene Softwareprodukte und unterschiedliche Ablageorte für Projektdaten und –details erhöht das Risiko der Informationsasymmetrie. Werden wichtige Informationen nicht weitergegeben, kann es zu Problemen und Planungschaos kommen. Sind Ihre Projekte oft wechselseitig voneinander abhängig, können eine homogene Softwarelandschaft und eine zentrale Haltung aller Informationen für den Erfolg entscheidend sein – ggf. ist dann ein System die beste Lösung, das die Ebene des Projektportfoliomanagements und die Ebene des Projektmanagements enger miteinander verbindet, um die Bildung von Datensilos gezielt zu verhindern.

Kurz und gut: Die Methoden zusammengefasst

Bei der Beschäftigung mit den obenstehenden Fragen, haben Sie sicherlich gemerkt, dass es zwei unterschiedliche Ansätze für das Projektportfoliomanagement gibt, die auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen. Auf der einen Seite steht ein schlanker Ansatz, auch Lean PPM genannt. Hier geht es darum, gezielt ein Portfolio zu erstellen, das auf die strategischen Ziele des Unternehmens einzahlt, ohne den Projektteams vorzuschreiben, wie die Projekte im Portfolio umgesetzt werden. Das Ziel ist also effiziente strategische Planung bei maximaler Freiheit für die umsetzenden Teams. Auf der anderen Seite steht ein umfangreicherer Ansatz, bei dem Projektportfoliomanagement und Projektmanagement zusammen gedacht und in einem System abgebildet werden. Hier geht es vor allem darum, Informationsasymmetrien zu vermeiden und wechselseitige Abhängigkeiten zwischen Ihren Projekten zu berücksichtigen.

Lean PPM

Bei der Methode des Lean PPM geht es darum, den Prozess so schlank wie möglich zu halten. Das bedeutet: nur die nötigsten Meetings, die nötigsten Informationen und so wenig auf Aufwand wie möglich.
Die Kernfrage hier ist: WELCHE Projekte sollen WANN durch WEN umgesetzt werden?
Diese Frage kann durch ein System aus vier parallellaufenden und sich beeinflussenden Tätigkeiten beantwortet werden:

Lean PPM Kreise

Strategize: Hier geht es darum, die Unternehmensstrategie in Bewertungskriterien für neue Projektproposals zu übersetzen. Dabei kommt es vor allem auf ein schlankes Bewertungssystem an, anhand dessen sich zukünftige Projekte leicht und transparent priorisieren lassen.

Collect: In diesem Bereich werden neuen Projektproposals gesammelt. Dabei geht es vor allem darum, alle für die Bewertung nötigen Informationen aufzubereiten.

Decide: Hier wird über Entscheidung über Ausführung von Proposals entschieden. In diese Entscheidungen fließen auch Informationen über laufende Projekte aus dem Execute-Bereich ein.

Execute: In diesem Tätigkeitsbereich geht es um die tatsächliche Umsetzung beschlossener Projekte. Es gilt abzuschätzen, inwieweit aktuelle Ereignisse das Projektportfolio beeinflussen können.

Bei diesem schlanken Ansatz ist es egal, WIE Ihre Teams arbeiten. Es müssen nur genau definierte Informationen zu bestimmten Zeitpunkten an die Portfolioverantwortlichen geliefert werden.

Weitere Informationen zu Lean PPM finden Sie hier.

Umfassendes PPM

Bei umfassendem PPM spielen neben strategischen auch operative Aspekte eine große Rolle. Sie beeinflussen die Taktik, die durch das Projektportfoliomanagement definiert wird. Dafür ist ein umfassender Blick auf Projekte, Finanzdaten und Ressourcen nötig.
Die Kernfrage hier ist: WIE sollen WELCHE Projekte durch WEN umgesetzt werden?
Diese Frage kann durch die Berücksichtigung von drei Ebenen beantwortet werden:

Der PPM Burger

Strategie: Die Strategie umschließt alle anderen Bereiche und wird in alle PPM-Fragestellungen mit eingebunden. Hierzu gehören auch der Organisationsaufbau, sowie die Unternehmenskultur.

Taktik: Die Taktik ist das Herzstück dieser Form des Projektportfoliomanagements. Die unterschiedlichen Entscheidungen basieren dabei vor allem auf den Budgets und dem Ressourcenmanagement. Folgen und Kosten von Projekten müssen hierbei in Erwägung gezogen werden.

Operative: Die Ausführung berücksichtigt Geschäftschancen, Demand und Ideen.

Sie finden ihren Weg über Programme und Projekte mittels Releases oder einfach direkt in Produkte, Services und in die Ausführung, den Anwendungen, der Fertigung.

Bei diesem umfassenden Ansatz ist es wichtig, eine große Bandbreite an Informationen zur Hand zu haben. So kann jederzeit eine Aussage über die Details und den Verlauf sowie den Status verschiedener Projekte und  deren Auswirkung auf das gesamte Portfolio getroffen werden.

Zwei typische Vertreter: Meisterplan und Clarity PPM

Je nachdem, welche Projektportfoliomanagement-Methode Sie umsetzen möchten, gibt es verschiedene Tools, die Sie dabei unterstützen können.

Meisterplan

Meisterplan ist eine schlanke Lösung, die sich auf die strategische Ausrichtung des Projektportfolios konzentriert und Sie dabei unterstützt, den Überblick zu behalten.
Meisterplan konzentriert sich auf das ressourcenorientierte Projektportfoliomanagement. Es befähigt das Management, schnell komplexe Machbarkeits-, Überlast- und Überkapazitäts- sowie Strategiefragen auf Portfolioebene zu beantworten.
Meisterplan mit Lean PPM hilft, den Überblick zu behalten: Teams können in ihren eigenen Tools arbeiten
und liefern nur die Informationen, die für die fürs Projektportfoliomanagement notwendig sind.

  • Schlankes Projektportfoliomanagement mit klaren Prioritäten
  • Verantwortliche sind in der Lage zu entscheiden, welche die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt sind und mit welchen Ressourcen diese realisiert werden sollen

Mehr Informationen zu Meisterplan finden Sie hier.

Clarity PPM

Im Unterschied zu Meisterplan ist Clarity PPM ein umfangreicherer Ansatz, bei dem auch Fragen der operativen Umsetzung eine Rolle spielen.
Clarity PPM ist ein Tool, das zu fundiertem operativen und strategischen PPM befähigt. Seine Stärken hat es vor allem in der Kombination von Projekt-, Ressourcen-, Finanz- und Portfoliomanagement.
Clarity PPM ist der strategischer „Backbone“, in dem alle Projekte, alle Ressourcen, Investitionen und die komplette Planung aller Projekte verfügbar sind: Die individuelle Konfiguration ermöglicht alles vom Portfoliomanagement bis hin zur detaillierten Projektplanung und zum Multi-Projektmanagement.

  • Zentrale Plattform für die Planung, Bearbeitung und Analyse Ihres unternehmensweiten Projektportfolios
  • Einheitliche Informationslage über alle Projekte hinweg; Informationsasymmetrien werden vermieden

Mehr Informationen zu Clarity PPM finden Sie hier.

Funktionsumfang: Meisterplan und Clarity PPM

Der Unterschied von Clarity PPM und Meisterplan wird auch im Funktionsumfang deutlich. Meisterplan ist schlank gestaltet und die Funktionen konzentrieren sich vor allem auf das Projektportfoliomanagement mit Fokus auf die Ressourcenplanung. Clarity PPM hat einen breiteren Umfang an Funktionen für Portfolio- und Ressourcenmanagment sowie umfassendes Multiprojektmanagement.

Funktionsumfang von Meisterplan und Clarity im Vergleich

Wrap up: Welches Tool und welche Methode sind richtig für Sie?

Sie brauchen ein Tool, um…

  • … die richtigen Projekte zu machen?

  • … Projekte richtig zu machen?

Je nachdem, was für Sie wichtiger ist, finden Sie sich eher beim schlanken oder beim umfassenden Projektportfoliomanagement wieder.

Kombinieren Sie diese Ziele nun mit Ihren Anforderungen an ein Tool, um herauszufinden, ob Meisterplan oder Clarity PPM besser zu Ihnen passt.

Sie wollen…

  • …einen schnellen Überblick über Projektportfolio und Ressourcenauslastung?

  • …eine schnelle Tool-Einführung?

  • …einen Mehrwert schon ab 10 Mitarbeitern?
  • …die Möglichkeit, Szenarien zu simulieren und dadurch komplexe Machbarkeitsfragen auf Portfolioebene zu beantworten?
  • … im Projektmanagement mit bestehenden Tools und Methoden weiterarbeiten?
  • …einen umfassenden Bick auf Projekte, Finanzdaten und Ressourcen?

  • …individuelle Konfiguration und Anpassungen?
  • …ein Tool für mehr als 100 Mitarbeiter?
  • …eine umfassende Lösung für Multiprojekt-/Projektportfoliomanagement inklusive Ressourcenplanung?
  • …alle Daten an einem Ort?

Unabhängig davon, welche Methode oder welches Tool für Sie und Ihr Unternehmen besser geeignet ist, itdesign bietet Ihnen beides. Mit unserer 20-jährigen Erfahrung im Projektportfoliomanagement helfen wir Ihnen gerne weiter.

Ihre Ansprechpartnerin bei Fragen zu Meisterplan

Bianka Wallner - Solution Expert Meisterplan

Bianka Wallner

Solution Expert Meisterplan
+49 7071 3667-7140
bianka.wallner@meisterplan.com

Ihr Ansprechpartner bei Fragen zu Clarity PPM

Felix Zweißele - Leiter Vertrieb PPM

Felix Zwießele

Leiter Vertrieb PPM
+49 7071 3667-9301
info@itdesign.de

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Von |2019-06-19T09:00:13+00:0019. Juni 2019|Kategorien: Projektportfoliomanagement|

Über den Autor: Annika Niemann

Nach über zehn Jahren als Mittel- und Langstreckenläuferin ist Annika Niemann vor allem eines: schnell und ausdauernd bis zum Ziel. Mit diesen Eigenschaften unterstützt sie nun seit über einem Jahr unsere Solution Experts dabei, die Herausforderungen unserer Kunden zu lösen. Für ihr Studium in Management and Economics zog es sie zeitweise weit weg – bis nach China. Dieses Abenteuer hat bei ihr eine bleibende Begeisterung für die chinesische Sprache und das Land entfacht. Sollte Meisterplan nach Asien expandieren wissen wir also, wer als erstes „Nǐ hǎo!“ sagt.