Endlich zielgerichtet: Eine neue Perspektive auf die strategische Planung

Die „strategische Planung“ ist für viele Unternehmen allgegenwärtig. Und das ist auch kaum verwunderlich. Schließlich verspricht sie, uns eine klare Richtung vorzugeben, ein Leitfaden für Entscheidungen zu sein und uns ein Sicherheitsnetz in den Unwägbarkeiten der mittelbaren Zukunft zu bieten.  

Doch sind die Worte „Strategie“ und „Planung“ so untrennbar verknüpft, wie immer impliziert wird? Oder wäre es für Unternehmen nicht zielführender, die beiden getrennt voneinander zu betrachten? 

In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf das gängige Verständnis „strategischer Planung” und Ihrer typischen Umsetzung. Wir wollen aufzeigen, warum wir nach einigen Recherchen zu dem Schluss gekommen sind, dass die beiden Begriffe einander widersprechen. Wir wollen Ihnen einen neuen Blickwinkel eröffnen, der Ihnen helfen kann in Sachen Strategie und Planung noch besser zu werden. Und wir zeigen Ihnen, wie Lean PPM bei der praktischen Umsetzung helfen kann. 

Kapitelübersicht:

1. Ziel und Missverständnisse strategischen Planens 
2. Der Nachteil eines festen Plans
3. Ein neues Konzept der strategischen Planung: Fokus auf die Strategie
4. Ein paar Tipps für Ihre Strategie
5. Wie die Planung in das neue Konzept passt 
6. Software für die strategische Planung 
7. Die wichtigsten Erkenntnisse zur strategischen Planung 

Ziele und Missverständnisse strategischen Planens 

Das Ziel der strategischen Planung besteht darin, Ihr Projektportfolio an einer übergreifenden, zukunftsorientierten Vision auszurichten, die im Idealfall sowohl Marktentwicklungen als auch Wettbewerber berücksichtigt.  

Warum das wichtig ist, haben nicht nur wir in unserem Blog (Englisch), sondern auch die Kollegen der Harvard Business School und viele andere diskutiert. Und auch 61 % der Führungskräfte stufen die Wichtigkeit einer guten Strategie gleich oder gar höher ein als die der Umsetzung. Trotzdem wenden 48 % aller Führungskräfte nicht mal einen Tag im Monat dafür auf, um über die Strategie ihres Unternehmens zu sprechen. 

Ein Grund für den mangelnden Bedarf, die Strategie weiter zu diskutieren, könnte darin liegen, dass man sich zu sehr auf die strategische Planung verlässt. In vielen Unternehmen werden strategische Planungen alle zwei bis drei Jahre aufgestellt, um die Ziele für diesen Zeitraum festzulegen und den Rahmen für Entscheidungen zu stecken. Aber ist dieses Intervall tatsächlich ausreichend?  

Angesichts der so entstehenden großen Bedeutung des „Strategieplans“ für die künftige Entscheidungsfindung, versuchen viele Führungskräfte, ihn so detailliert wie möglich zu verfassen. Er kann sich zu einem regelrechten Monster von einem Dokument entwickeln. Oft setzt es sich aus Finanzprognosen, Kostenberichten und Umsatzzielen zusammen, die bis zum einzelnen Vertriebsmitarbeiter hinabreichen.  

Je mehr Prognosen ein Unternehmen jedoch erstellt und je detaillierter diese Prognosen werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass all diese Pläne und Berechnungen am Ende von der Realität abweichen. Es gibt schlicht und ergreifend keine Tabelle, mit der sich alle Risiken ausschließen lassen.  

Trotzdem wird immer wieder der Anschein erweckt, dass die strategische Planung einfach in nur „5 Schritten“ machbar ist oder aus nur „7 Elementen“ besteht. Diese „einfachen“ Herangehensweisen neigen dazu, das Unbekannte in eine feste Struktur, mit einem festen Ziel packen zu wollen. 

Der Nachteil eines festen Plans 

Wenn dieser Plan dann aber zunehmend von der Realität abweicht und die gesteckten Ziele immer unrealistischer scheinen, verliert er schnell an Bedeutung. Ihren Abteilungen fehlt dann ein klarer Kurs und die eigentliche Strategie rückt in den Hintergrund: am Ende kocht jedes Teams sein eigenes Süppchen. 

Ab einem bestimmten Punkt fragen sich Manager vielleicht, wozu sie überhaupt eine Strategie entwickeln sollen. Wenn ihre Planungen jedes Mal nicht aufgehen, können sie sich auch einfach auf das Tagegeschäft konzentrieren und Probleme so nehmen, wie sie eben kommen.

Und tatsächlich ist dieser Impuls gar kein schlechter – es ist schließlich wichtig, dass Pläne flexibel sind und Unternehmen sich anpassen können. Ehe man sich aber versieht, verliert man das übergeordnete Ziel aus dem Blick, handelt nur noch kurzfristig oder gar reaktiv, etwa wenn die Konkurrenz einen Zug macht. 

Vor diesem Hintergrund möchten wir ein neues Konzept vorschlagen, das sich lose auf die 4 P’s des strategischen Managements der American Management Association stützt. Der Fokus liegt auf einer flexiblen, sich entwickelnden Strategie, die Ihnen mehr Möglichkeiten gibt, als nur die Wahl zwischen „totaler Kontrolle“ und „völligem Chaos“.  

Ein neues Konzept der strategischen Planung: Fokus auf die Strategie

Um den oben erwähnten Herausforderungen, nicht zum Opfer zu fallen, schlägt Roger L. Martin, der in der Harvard Business Review eine großartige Denkschrift zu diesem Thema veröffentlicht hat, eine neue Definition der strategischen Planung vor. 

Martin unterteilt das Wort in seine Bestandteile „Strategie“ und „Planung“; und erklärt, dass beide nichts miteinander zu tun haben. Eine Strategie setzt sich aus Maßnahmen, dem Kontext und den eigenen Überzeugungen zusammen. Sie ist die Idee, wie ein Unternehmen auf der Grundlage seiner Überzeugungen darüber, was wahrscheinlich passieren wird, durch zukünftige Marktbedingungen (Kontext) navigieren kann (Handlung). Sie beruht demnach auf Annahmen und ist damit unsicher.  

Bei der Planung hingegen geht es um die Vorhaben und Projekte, die die Unternehmensleitung verfolgen möchten. Dazu gehören auch Schritte, die zu ihrer Verwirklichung nötig sind. Sie ist sehr konkret und basiert auf dem erwarteten Cashflow, auf den erwarteten Ressourcenengpässen und auf anderen, bekannten Daten. 

Die Ungewissheit, die der Strategiebildung innewohnt, ist genau das, was so viele Führungskräfte dazu veranlasst, sich auf den “planerischen” Teil der “strategischen Planung” statt auf den “strategischen” Teil zu konzentrieren. Damit zäumt man das Pferd jedoch von hinten auf. Schließlich führt eine Planung ohne eine Vision für die Zukunft dazu, dass man immer wieder die gleichen Dinge tut und Wachstumschancen verpasst.  

Unser Rat? Definieren Sie strategisches Planen neu:

Ein paar Tipps für Ihre Strategie

Bei der Ausarbeitung einer Strategie gibt es einige wichtige Punkte zu beachten: 

• Halten Sie die Strategie einfach:

  Streichen Sie den dicken Planungsordner mit all seinen Finanzprognosen. Reduzieren Sie die Strategie auf die Beantwortung von zwei einfachen Fragen: Welche Kunden sollen gewonnen werden? & Wie sollen sie gewonnen werden? Nachdem diese Fragen kurz und knapp beantwortet haben, können Sie zu den nächsten Schritten übergehen. Bewerten Sie, welche Ihrer aktuellen Projekte nicht zu diesen Zielen beitragen, und erstellen Sie eine grobe Finanzprognose, um herauszufinden, welche Projekte am vielversprechendsten sind.

• Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus:

  Sie müssen Ihren Plan nicht 1:1 verfolgen. Ihr Fokus sollte stattdessen auf der Erreichung Ihrer langfristigen Ziele liegen. Ihre Strategie sollte, wie bereits erwähnt, einfach sein und sich an neue Gegebenheiten anpassen können. Ihr Bonus: Weniger ausgeklügelte Pläne nehmen schon bei der Erstellung weniger Zeit in Anspruch und auch die Hürde hin zu Anpassungen ist niedriger.

• Seien Sie klar und präzise:

  Wenn Ihre Strategie klar formuliert und für alle einsehbar abgelegt ist, fällt es allen Beteiligten leichter, diese zu verstehen und sich zur Zielerreichung an neue Gegebenheiten anzupassen. Gleichermaßen geben Sie sich selbst genug Spielraum, die Strategie zu ändern, ohne, dass daraus gleich ein Mamut-Projekt wird.

Bei der Strategiefindung geht es nicht darum, jeder einzelnen Abteilung einen fehlerfreien Plan vorzuschreiben, sondern darum, zielgerichtete, vorausschauende Entscheidungen zu fördern. Wenn Sie die oben genannten Punkte beachten, wird die Strategie Ihres Unternehmens zugänglicher und widerstandsfähiger gegenüber Veränderungen. 

Strategien sind toll, aber was ist mit der Planung? 

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, entfällt bei diesem Verständnis von strategischer Planung das “Planen” im Namen fast vollständig. Wie wir bereits erläutert haben, ist die Strategie eher theoretisch und abstrakt. Sie verlangt von den Führungskräften, zu formulieren, was ihrer Meinung nach auf ihrem Markt passieren wird, und dann aus diesen Vorhersagen Maßnahmen abzuleiten, die vermutlich am gewinnbringendsten sein werden. 

Die Planung und alle ihre Varianten (Englisch) konzentrieren sich dagegen auf konkrete Dinge, die kontrolliert werden können, wie Kosten und Wertströme. Durch die Vereinfachung der strategischen Planung auf die reine Strategie wird sie mehr zu einem Wegweiser für eine noch unklare Zukunft, statt zum strikten Maßstab für den Fortschritt. 

Dennoch kann und sollten Unternehmen nicht ganz auf die Planung verzichten. Pläne sind nach wie vor von entscheidender Bedeutung, um die Rentabilität zu bewerten und festzulegen, was in den kommenden Wochen und Monaten zu tun ist.  

Der Detailgrad strategischer Pläne sollte die Kluft zwischen übergeordneter Strategie und alltäglicher Planung überbrücken. Wenn wir diese Art der strategischen Planung nun abschaffen und uns nur noch auf die Strategie konzentrieren, wie können wir dann sicherstellen, dass unsere Pläne und unsere Strategie in Zukunft aufeinander abgestimmt sind?  

Füllen Sie die Lücke zwischen Strategie und Planung mit Lean PPM

Wir bei Meisterplan glauben, dass Lean PPM genau hierfür die ideale Lösung ist:

Die Strategie steht über dem Entscheidungsprozess. Wie Sie sehen, steht sie in einer einseitigen Beziehung zur Entscheidungsphase. Das liegt daran, dass die Strategie ein Prozess ist, der auf die Außenwelt ausgerichtet ist.  

Beim Steuern eines Schiffes schaut der Kapitän auf das Wasser um ihn herum. Anhand der visuellen Informationen, die er am Horizont sieht, und der Windrichtung gibt er Befehle an den Rest der Mannschaft weiter. Diese entscheidet dann, welche Segel wie zu setzen sind und so weiter und so fort.  

Informationen aus der Umgebung des Schiffes oder des Unternehmens sollten Einfluss darauf haben, wie ein Kapitän sein Schiff auf dem offenen Meer steuert. Dies ist der Kernpunkt der Beziehung zwischen Strategie und Entscheidungsfindung/Planung. 

Damit wird ein dynamischer Strategieansatz in die Gleichung integriert. Es geht nicht darum, alle paar Jahre eine Strategie zu entwerfen und ab und zu überprüfen, was die Strategie war. Vielmehr müssen die Führungskräfte den Puls der Welt und des Marktes fühlen, ihre Strategie, an die sich ändernden Umstände anpassen und diese Informationen an die Entscheidungsträger weitergeben. 

Das ist zwar nicht so aufwändig wie die traditionelle strategische Planung, aber dennoch zeitintensiv. Der beste Weg, um Zeit für die Entwicklung der Strategie zu gewinnen, ist dann wiederum die Reduzierung des Aufwands für die Planung. Und das klappt am besten mit einem schlanken Ansatz und einer passenden Software:  

Software für die strategische Planung 

Die Planung ist in jeder Organisation ein langer und komplizierter Prozess. Er erfordert viel Kommunikation und hervorragende Koordination. Diese Kommunikation und Koordination über Teams und Abteilungen hinweg erfordert oft viel Zeit, Verhandlungen und bei den meisten: Excel-Tabellen.  

Mit einer Software, die Ihnen zeigt, welche Projekte und Pläne gerade laufen und wie fortgeschritten sie bereits sind, können Sie die Zeit, die Sie für die Planung aufwenden, reduzieren. Sie haben mehr Zeit Informationen zu sammeln und sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen immer auf einem starken Fundament stehen.  

Die flexiblen Integrationen von Meisterplan versammeln Sie die Infos aus all Ihren Tools an einem Ort. Außerdem sind die zahlreichen Ansichten für die verschiedenen Rollen in Ihrem Unternehmen maßgeschneidert. So behalten Sie schnell und einfach einen Überblick über Ihr Projektportfolio und erhalten damit mehr Zeit für Ihre Strategie. 

Die wichtigsten Erkenntnisse zur strategischen Planung 

Wir haben in diesem Beitrag eine Menge behandelt. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie das nächste Mal die strategische Planung in Ihrer Organisation angehen.  

• Versuchen Sie, statt eines strategischen Planungsdokuments eine kurze Strategie zu entwerfen. Verschieben Sie die Planung auf eine spätere Phase.
• Halten Sie die Strategie klar und präzise. Erläutern Sie Ihre Annahmen, die Informationen, die Sie für Ihre Entscheidungen verwenden, und wie Sie zu diesen Schlussfolgerungen gekommen sind.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Strategie flexibel bleibt. Achten Sie in der Welt um sich herum ständig auf Ereignisse, die Probleme für Ihre Strategie mit sich bringen oder, die Ihnen neue Chancen eröffnen.
• Erwägen Sie die Anschaffung einer Projektportfoliomanagement-Software, um die Planung zu erleichtern.
• Schauen Sie sich andere Ansätze an, aber bedenken Sie eines: Strategie ist von Natur aus unsicher. Keine noch so gründliche Planung kann das Unbekannte ausschalten.

Viel Erfolg bei Ihren strategischen Überlegungen!