Der Start ins produktive Projektportfoliomanagement

Mein Tipp:
Dezentralisieren Sie den gesamten Portfolio-Management-Prozess. Lassen Sie Ihre Projektleiter die Projekte direkt in der Software aktualisieren und setzen Sie Teilportfoliokoordinatoren ein, die auf Abteilungsebene neue Themen pflegen und die bestehende Planung optimieren. Sie selbst kümmern sich vor allem um die übergreifenden Konflikte. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Nerven, sondern schafft nebenbei unternehmensweite Akzeptanz für das Thema Portfoliomanagement. Eine Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie Ihre Kollegen von Beginn an am Thema beteiligen – siehe nächster Fehler.

Mein Tipp:
Nehmen Sie das Thema Change-Management besonders ernst. Führen Sie vorab eine gewissenhafte Analyse zu allen Betroffenen und Beteiligten durch und legen Sie sich einen Kommunikationsplan für jede Zielgruppe zurecht. Binden Sie dann zumindest einzelne Kollegen aus jeder Anspruchsgruppe – sogenannte „Leuchttürme” mit hoher sozialer und fachlicher Kompetenz – von Anfang an in die Ausgestaltung des Themas Portfoliomanagement ein.

Mein Tipp:
Kick-Offs sind unerlässlich, führen Sie diese aber in Kleingruppen durch. So können Sie sich besser auf die Ansprüche jeder einzelnen Zielgruppe fokussieren. Setzen Sie weiterhin zum geplanten Zeitpunkt die nötigen PPM-Meetings auf. Wer nicht beim ersten Mal dabei sein kann, ist halt beim nächsten Mal dabei.

Mein Tipp:
Tatsächlich hatten viele Unternehmen, die ich kennengelernt habe, weder ein methodisches Projektmanagement noch ein Portfoliomanagement. Die gute Nachricht ist, dass Portfoliomanagement nur sehr wenige Informationen aus den laufenden Projekten und neuen Themen benötigt. Portfoliomanagement ist daher ein guter Startpunkt, den Sie nutzen können, um daraus zu einem späteren Zeitpunkt genau die richtigen und wichtigen Projektmanagement-Bausteine abzuleiten, die auch für die Umsetzung der Unternehmensstrategie hilfreich sind. 80 % der Inhalte der gängigen Projektmanagement-Methoden brauchen Sie nämlich für ein funktionierendes Portfoliomanagement gar nicht. Ein Projektantrag und ein monatlicher Statusreport reichen.

Mein Tipp:
Rollen Sie Portfoliomanagement zunächst nur in einem Teil Ihrer Organisation aus – am besten eine Abteilung mit stark gekapseltem Aufgabenbereich und wenig Ressourcenabhängigkeiten über die eigene Abteilungsgrenze hinaus. Oft ist die IT-Abteilung ein gutes Beispiel. Führen Sie hier Portfoliomanagement ein und informieren Sie den Rest der Organisation über die Aktivitäten und Fortschritte. Lernen Sie aus Ihren Fehlern und Erfolgen und rollen Sie PPM dann Scheibe für Scheibe weiter aus. Ganz nebenbei hilft Ihnen dieser Ansatz, durch ein einfaches Pilotmodell am Ende auch ein einfaches unternehmensweites Portfoliomanagement implementieren zu können. Denn groß muss ja nicht immer auch komplex sein.

Mein Tipp:
Starten Sie mit einer 80-%-Lösung und lassen Sie von Beginn an die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse und Software zu. Sehen Sie regelmäßige „Lessons Learned”-Meetings vor und bauen Sie auf das Feedback Ihrer Kollegen – denn für die ist das ganze Thema Portfoliomanagement ja letztlich gedacht. Fassen Sie einen bestimmten Schmerz in Ihrer Organisation ins Auge – bspw. einen bestehenden Ressourcenkonflikt in einem wichtigen Projekt oder das Fehlen einer klaren Kommunikation der Portfolioentscheidungen – und heilen Sie diesen. Kommunizieren Sie Ihren Erfolg und wenden Sie sich dann dem nächsten Problem zu.

Mein Tipp:
Portfoliomanagement werden Sie ohne die Einbindung aller Stakeholder weder zum Laufen bekommen, noch werden Sie so das mögliche Potential ausschöpfen. Die transparente Kommunikation der Vorgänge und Entscheidungen im Portfolio Board dient den Projektteams als Informationsquelle für die nötigen Anpassungen in der Detailplanung laufender Projekte. Darüber hinaus gibt sie auch einen Anhaltspunkt, an welchen Themen das Unternehmen grundsätzlich arbeitet und warum.

Mein Tipp:
Die Vorteile, aber auch die Pflichten für die einzelnen Stakeholder sollten Sie so früh und so offen wie möglich kommunizieren. Nur wenn die Vorteile offensichtlich die Nachteile überwiegen, werden Ihre Stakeholder ein eigenes Interesse an Portfoliomanagement entwickeln und Ihr Projekt unterstützen. Machen Sie besonders deutlich, dass es bei Portfoliomanagement nicht um Kontrolle und Überwachung geht, sondern um eine Verbesserung der Planung. Besonders wichtig ist auch die nötige „Rückendeckung” durch das Executive Management. Ein Steuerungsthema wie Portfoliomanagement muss „von oben” getrieben werden, sonst wird es nicht ernst genommen.

Mein Tipp:
Schießen Sie nicht mit Kanonen auf Spatzen. Verzichten Sie darauf, minutiös auf der Taskebene zu planen und einzelne Abwesenheitstage der Kollegen zu erfassen. Für die strategische Ausrichtung und die Kapazitätsplanung Ihres Unternehmens sind diese Daten viel zu kurzlebig. Überlassen Sie die Feinplanung und das Controlling der Projekte Ihren Projektleitern und nutzen Sie die gesparte Zeit lieber für die realistische Priorisierung Ihres Portfolios.

Mein Tipp:
Bauen Sie Ihr Portfoliomanagement am Anfang bewusst so einfach wie möglich auf. Welche Daten Sie wirklich benötigen, um Projekte zu priorisieren, sollte das Ergebnis eines Lern- und Verbesserungsprozesses sein. Denn jede Information, die Sie im PPM-Prozess verwenden, macht diesen komplexer. Und fehlende Datenfelder sind schnell angelegt, überflüssige Datenfelder aber nicht schnell wieder abgeschafft.

Mein Tipp:
Die Stärke eines guten Portfoliomanagements liegt darin, dass Priorisierungen auch kurzfristig geändert werden können – aber eben mit der vollen Transparenz über Abhängigkeiten und sich ergebenden Konsequenzen. Dadurch wird Flexibilität ermöglicht und das Management kann auf neue Anforderungen reagieren. Lassen Sie dies also zu, denn genau dafür ist Portfoliomanagement da! Am besten erreichen Sie diese Flexibilität durch kurze PPM-Zyklen (monatlich statt quartalsweise!), die eine ständige Neubewertung der laufenden und geplanten Projekte erzwingen, sowie eine ausreichende Begründung der Portfolioänderungen gegenüber den Projektteams, um das nötige Verständnis zu schaffen.

Mein Tipp:
Unter dem Schmerz fehlender, unvollständiger oder veralteter Daten leidet fast jedes Unternehmen. Die Einführung von Portfoliomanagement kann der Auslöser sein, um damit aufzuräumen – und dabei mit den wichtigsten Projekten und Daten zu beginnen. Laden Sie Ihre Daten einfach mal in Ihre Portfoliomanagement-Software und bewerten Sie dann die Situation. Durch die Aggregation der Projektdaten im Management werden unrealistische und fehlende Daten viel schneller sichtbar als in den Untiefen der Projektmanagement-Tools. So erkennen Sie recht deutlich, wo Sie bezüglich Datenqualität zuerst nachschärfen müssen.