Der Unterschied zwischen Projektportfolio- und Projektmanagement

PM, PPM, PMO, RM… Die wichtigsten Begriffe und der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagment

Als Neuling bei Meisterplan vor knapp zwei Jahren flogen mir zu Beginn ganz schön viele P’s und M’s um die Ohren. PM, PPM, PMO und RM waren scheinbar für jeden außer mich ganz geläufige Abkürzungen. Dazu kamen dann noch ungewohnte Begriffe wie Ressource, magisches Dreieck, Meilenstein und Gantt.

Wörter, die man oft zwar kennt, die aber im Kontext von Projekt- und Projektportfoliomanagement ihre ganz eigene Bedeutung haben. Mein Start bei Meisterplan war also zunächst einmal eine Konfrontation mit einer ganz eigenen Fachsprache und der Frage: Was (zum Teufel) ist eigentlich der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement? Also PM vs. PPM?

Mittlerweile hantiere ich selbst ganz selbstverständlich mit diesen Begriffen.

Und ich kann heute auch erklären, welchen bedeutenden Unterschied das zweite P (für Portfolio) bei PM und PPM ausmacht. Es ist sogar so: Wenn man die Bedeutung der Begriffe kennt und weiß, wie sie sich voneinander unterscheiden, dann weiß man schon viel über das erfolgreiche Koordinieren und Umsetzen von Projekten.

Ich will Sie gerne an diesem gesammelten Wissen teilhaben lassen. Wenn Sie also den Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement besser verstehen möchten (und nebenbei noch viel über Prozesse und Best Practices erfahren möchten), sollten Sie diesen Text lesen.

Ich weiß, er ist recht lang geraten. Wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie gerne direkt zu dem Punkt springen, der Sie interessiert.

Kapitelübersicht

• Ressourcen, magisches Dreieck, Meilensteine und Gantt – dreieinhalb Begriffserklärungen, die schon fast alles verraten
• Projekte erfolgreich abschließen dank Projektmanagement
• Projekte priorisieren und Entscheidungen treffen dank Projektportfoliomanagement
• Gibt es für Projektmanagement und Projektportfoliomanagement gute Tools?
  Kurz und knapp: Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement

Ressourcen, magisches Dreieck, Meilensteine und Gantt – dreieinhalb Begriffserklärungen, die schon fast alles verraten

First things first. Klären wir erst einmal ein paar der wichtigsten Begriffe, bevor wir uns den Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement genauer anschauen.

Die Ressourcen – der limitierende Faktor im PM und im PPM

Wie sagt man? Am Ende des Gelds ist immer noch so viel Monat übrig. 🙂

In Unternehmen ist nicht nur das Geld knapp (meistens zumindest), sondern auch Zeit ist Mangelware. Und die hängt direkt von den Mitarbeitern ab. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto mehr Kapazität für Projekte steht ihm zur Verfügung.

Wenn es um diese Mitarbeiter geht, spricht man im PPM und im PM oft von Ressourcen. Ja, das ist ein Wort, über das ich anfangs gestolpert bin. Früher habe ich bei diesem Wort eigentlich nur an (begrenzte) Rohstoffe wie Öl oder Geld gedacht. Einen Menschen als Ressource zu bezeichnen empfand ich irgendwie als seltsam und sogar unpassend. Mittlerweile sehe ich das anders.

Ja, man braucht ein bisschen, um sich an den Begriff zu gewöhnen. Schlussendlich ergibt er jedoch am meisten Sinn. Die für die Umsetzung des Projekts benötigte und wiederum auch verfügbare Arbeitskraft des Mitarbeiters ist genauso bei der Projektrealisierung zu berücksichtigen wie die dafür benötigten Sach-und Arbeitsmittel. Denn ein Projekt kann nur erfolgreich realisiert werden, wenn die benötigten Ressourcen dafür ausreichen.

Und jetzt kommt’s. Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viel Kapazität ihnen tatsächlich zur Verfügung steht. Dass dann die Planung der Projekte nicht aufgeht, verwundert nicht.

Sich einen realistischen Überblick über seine Ressourcen zu verschaffen, ist daher ein essentieller Schritt. Sie sollten wissen, welche Mitarbeiter in welchen Teams oder an welchen Standorten mit welchen Fähigkeiten und mit welcher Kapazität Sie für die Umsetzung Ihrer Projekte einplanen können.

Bei dieser Betrachtung der Personalressourcen sollten Sie unbedingt daran denken, dass es immer zu Urlaubs-, Krankheits- und anderen Fehlzeiten kommen kann. Ein Mitarbeiter mit einem 40-Stunden-Vertrag hat also nicht 40 Stunden Kapazität pro Woche für Sie. Es gibt keine Ressourcenplanungsformel, aber wenn Sie mit etwa 80% Kapazität rechnen, liegen Sie sicherlich nicht ganz falsch.

Klar, das Erfassen und Pflegen all Ihrer Ressourcen und deren Kapazität ist auf den ersten Blick natürlich aufwändig. Letztlich ist es jedoch die einzige Möglichkeit für Sie beurteilen zu können, ob Sie ein Projekt stemmen können und was das beste Projektteam für ein Projekt ist.

Diese ganzen Planungen hören übrigens auf die Abkürzung RM für Ressourcenmanagement.

Das Magische Dreieck

Wie schon Hermann Hesse schrieb: „Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne.“ Diesen „Zauber“, beziehungsweise in unserem Fall handelt es sich um „Magie“, gibt es selbst in einem solch rationalen Bereich wie der Startplanung eines Projekts: Das magische Dreieck. Dieses definiert die Randbedingungen, welche für die Koordination und Durchführung von Projekten maßgebend sind. Das magische Dreieck setzt sich zusammen aus Kosten, Zeit und Umfang des Projekts.

Zeit, Kosten und Umfang eines Projekts stehen in direkter Abhängigkeit zueinander.

Verändern Sie eine Bedingung, verändert sich das ganze Projekt.

Ein Beispiel: Sie entschließen sich, Ihrem neuen Software-Modul ein zusätzliches Feature zu gönnen, das ursprünglich nicht geplant war. Der Projektumfang steigt also. Somit müssen Sie mehr Zeit investieren und die Kosten erhöhen sich.

Im magischen Dreieck finden der Enthusiasmus und die Motivation, die den Projektstart vorantreiben, eine Hilfestellung für die Planung. Außerdem schadet ein bisschen Magie nie – vor allem nicht im Projektgeschäft.

Meilensteine (und Gantt-Diagramme)

Der Begriff “Meilenstein” hörte sich zuerst etwas sperrig für mich an und ich hatte nur die ungefähre Ahnung, dass es sich bei Projekten vermutlich um Zwischenziele handeln könnte.

Mittlerweile ist es zwar kein sperriger Begriff mehr für mich, ich habe jedoch gelernt, dass Meilensteine in ihrer Funktion eine „sperrige Eigenschaft“ in Form einer „sperrenden Funktion“, haben. Denn sie markieren feste, überprüfbare Etappen im Projektverlauf. Projektphasen und Zwischenziele werden durch die Meilensteine definiert und voneinander abgegrenzt.

So kann die Projektplanung und die Kontrolle des Projektfortschritts erleichtert werden. Zudem ist es möglich Abhängigkeiten zwischen Projekten an Meilensteinen festzumachen.

• Konzept und User Stories liegen vor
• Schätzung liegt vor
• MVP ist programmiert
• Feedback ist gesammelt
• Feature ist final
• Feature ist released

Der Meilenstein “Feedback ist gesammelt” hat dabei eine Abhängigkeit zu einem Customer-Success-Projekt, kann also erst fertig gestellt werden, wenn das andere Projekte einen bestimmten Stand erreicht hat.

Das alles im Kopf zu haben oder in einer Excel-Tabelle abzubilden ist ein Alptraum. Deshalb behelfen sich viele für die übersichtliche Darstellung all dieser Informationen mit einem sogenannten Gantt-Diagramm. Auch in unserer PPM-Software Meisterplan haben wir uns für diese Art der Visualisierung entschieden:

Das Gantt-Diagramm (erfunden von Henry L. Gantt, Ingenieur und Mitbegründer der wissenschaftlichen Betriebsführung) ist in seiner Einfachheit absolut genial. Projekte werden als Balken auf einer Zeitachse dargestellt. Durch die Balkenlänge wird die Dauer der Aktivitäten sichtbar wiedergegeben.

Ergänzungen wie Meilensteine oder Abhängigkeiten machen das Diagramm nur wenig komplizierter, dabei aber viel informativer.

Nachdem wir uns nun mit einigen Begriffen vertraut gemacht haben und bereits die ersten Aufgaben rund um Projekte kennengelernt haben, kann’s endlich ans Eingemachte gehen. Wir sind bereit für die erste Abkürzung mit P, nämlich PM. Dahinter versteckt sich, ganz simpel, das Wort: Projektmanagement.

Projekte erfolgreich abschließen dank Projektmanagement

Projektmanagement dürfte den meisten Lesern hier eher ein Begriff sein als Projektportfoliomanagement.

Projektmanagement meint schlicht die konkrete Realisierung eines einzelnen, einmaligen Projekts auf operativer Ebene. Das Projekt wird vom Projektleiter und seinem Team ausgeführt und (hoffentlich) in der vorgegebenen Zeit abgeschlossen.  Dafür werden die Aufgaben aufeinander abgestimmt und im Team verteilt.

Easy, oder?

Wann ist ein Projekt ein Projekt?

Woher weiß man, dass die entstandene Aufgabe auch wirklich ein Projekt ist und keine Prozess- oder Linienaufgabe? Eine Prozess- oder Linienaufgabe wiederholt sich regelmäßig, kann standardisiert und auch in Einzelarbeit bearbeitet werden.

Ein Projekt hingegen erfüllt folgende Kriterien:

• Es ist neuartig. Eine Aufgabe dieser Art ist bisher noch nie aufgetreten.
• Die Aufgabe oder das Problem ist komplex.
• Eine Bearbeitung im Team ist daher erforderlich.
• Eine spezifische Zielvorgabe (Ergebnis, Zeitrahmen) wurde festgelegt.
• Für diese stehen begrenzte Ressourcen zur Verfügung (personell und sachlich).

Jedes Projekt wird dabei euch durch die drei Elemente des magischen Dreiecks definiert: Zeit, Kosten und Umfang. Diese Faktoren gilt es beim Projektmanagement durch den Projektleiter und das dazugehörige Team effizient zu koordinieren.

Und welche Rolle hat der Projektmanager dabei?

Der Projektmanager behält den Gesamt-Überblick über das Projekt und die anfallenden Aufgaben. Er kommuniziert mit den Stakeholdern und koordiniert das Projektteam. Deshalb ist er in der Regel auch nicht direkt in die Aufgaben eingebunden. Oft legt er auch fest, mit welcher Methode und welchem Tool gearbeitet wird.

Die Aufgaben des Projektmanagers sind:

• Klärung der Ziele und des Projektauftrags
• Planung von Terminen und Meilensteinen
• Kontrolle des Projektfortschritts sowie der Einhaltung des Zeitrahmens, des Budgets und der Anforderungen
• Führung des Teams zum Erfolg

Hier spielen auch die Konfliktbewältigung auf unterer Ebene, die Einbindung der wichtigsten Stakeholder und die Kommunikation mit den Team-Mitarbeitern eine wichtige Rolle. Dementsprechend benötigt ein Projektleiter neben den fachlichen Kompetenzen eine Reihe an Soft Skills, darunter Teamführung, Sozialkompetenz, Selbstmanagement und Stressbewältigung.

So. Klingt ja eigentlich alles ganz übersichtlich und strukturiert. Doch wo könnte jetzt der Haken sein? Und wann kommt endlich der Unterschied zum Projektportfoliomanagement?

Das Problem: Ein Unternehmen macht nicht nur ein Projekt

Ich nehme an, Sie arbeiten gerade an mehr als einem Projekt? Die Teams, in denen Sie arbeiten, sind aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengesetzt, welche wiederum in verschiedene Projekte eingespannt sind? Zudem wurden vermutlich gerade Projektdeadlines verschoben und einer Ihrer Kollegen ist ungeplant ausgefallen.

Willkommen in der Realität! Zumindest in meiner. Es ist so: Sobald mehrere Projekte gleichzeitig laufen und verschiedene Kollegen in unterschiedlichem Maße daran beteiligt sind, wird die Situation immer komplexer und schwieriger zu koordinieren.

Die Situation erscheint jedoch nicht nur Ihnen komplex. Auch den Projektmanagern und der Geschäftsführung geht das so.

Jetzt gilt es richtige Prioritäten zu setzen.

Und deshalb braucht man das zweite P…

Projekte priorisieren und Entscheidungen treffen dank Projektportfoliomanagement

In den meisten Unternehmen wird an vielen verschiedenen Projekten gleichzeitig gearbeitet. Und es kommen ständig neue hinzu. Und laufende Projekte verändern sich – ebenfalls ständig. Das bringt einerseits eine hohe Dynamik und andererseits eine immense Komplexität mit sich.

Um bei all diesen Projekten, Ressourcen und Meilensteinen den Überblick behalten zu können, und um trotz der Dynamik sinnvolle Entscheidungen treffen zu können, machen Unternehmen Projektportfoliomanagement. Wo sich das Projektmanagement mit einem Einzelprojekt beschäftigt hat, ist das Projektportfoliomanagement eine Ebene darüber angesiedelt und beschäftigt sich mit der Vielzahl der Projekte.

Wer arbeitet wann an welchen Projekten? Diese Frage muss aus dem Projektportfoliomanagement heraus beantwortet werden. Die Leitplanken für die Beantwortung dieser Frage ist einerseits die Strategie und sind andererseits die vorhandenen Ressourcen. Das heißt genauer: Welche Projekte sind strategisch überhaupt sinnvoll? Und wie viele dieser sinnvollen Projekte kann ich realistisch überhaupt umsetzen?

Was ist ein Projektportfolio?

Das Projektportfolio ist die Gesamtheit aller Projekte, die im Unternehmen gerade realisiert werden oder realisiert werden sollen. Sie sind in der Regel nach ihrem Rang sortiert, vom wichtigsten Projekt zum unwichtigsten. Außerdem sind sie grob auf einer Zeitachse geplant (wir erinnern uns an das Gantt-Diagramm) und es ist festgehalten, welche Rollen oder Ressourcen an den jeweiligen Projekten mit welcher Kapazität arbeiten sollen.

Klingt einfach? Jep, mit einem schlanken Prozess im Hintergrund ist es das auch.  Ich werde kurz anhand der vier Prozess-Bereiche „Collect“, „Strategize“, „Decide“ und „Execute“ skizzieren, wie ein Projektportfoliomanagement-Prozess aussehen kann.

Ein einfacher PPM-Prozess: Lean PPM

Und wieder: First things first.

Strategize: Dier Strategie des Unternehmens beeinflusst das Portfolio. Denn natürlich sollen diejenigen Projekte umgesetzt werden, die die Strategie am besten unterstützen. Deshalb ist ein wichtiger Schritt im PPM-Prozess das Formulieren der Strategie und das Ableiten von Bewertungskriterien für Projekte.

Collect: In Unternehmen gibt es ständig neue Ideen und Projektvorschläge oder Aufträge. Diese Projektvorschläge werden gesammelt und in einem ersten Schritt grob definiert. Außerdem wird geschaut, wie der Projektvorschlag der Strategie dient.

Decide: Alle Projektvorschläge können dann gerankt werden. Je nachdem wie viele Ressourcen zur Verfügung stehen, können dann neue Projektvorschläge in das Portfolio aufgenommen werden. An dieser Stelle kann es auch sein, dass etwas weniger Wichtiges aus dem Portfolio fliegt.

Execute: Währenddessen steht das Geschäft nicht still. Mitarbeiter arbeiten an Projekten, fallen aus, Deadlines verschieben sich… Das erfordert nicht selten eine Anpassung der Planung.

Die Entscheidungen über das Portfolio (Was kommt rein? Was muss raus? Was hat Priorität?) trifft im Optimalfall ein Gremium, das wir Portfolio Board nennen. Meistens sitzen hier Vertreter der obersten Führungsebene zusammen. Auch das PMO ist oft involviert.

Das PMO und seine Aufgaben

Moment… PMO. Noch so eine Abkürzung. Die Steuerungseinheit, die sich um die Verwaltung des Projektportfolios kümmert, nennt sich in eher großen und klassischen Unternehmen „PMO“ (Project Management Office). Das PMO evaluiert oft Projekte, macht Vorgaben zu Methoden und Tools und fungiert als Drehscheibe zwischen Geschäftsführung und Projekten. Aber auch wenn Sie niemanden mit „PMO“ auf der Visitenkarte in Ihrem Unternehmen haben, gibt es Kollegen, die PMO-Tätigkeiten machen – zum Beispiel jeder Teamleiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführer und so weiter.

Sie alle übernehmen Aufgaben auf der PPM-Ebene.

• Strategisches Multiprojektmanagement: Auswahl und Priorisierung von Projekten anhand der vorgegebenen Strategieziele
• Ressourcenplanung: Planung der Personalbesetzung gemäß der Kompetenzen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter, unter Einbezug des zeitlichen Rahmens und des Budgets
• Grobe Meilensteinplanung: Initiierung, Planung und Evaluation der Projekte
• Training und Coaching: Vermittlung von Wissen und Kompetenzen für Projektleiter und Teams
• Projektportfoliocontrolling: Projektfortschritte überwachen und evaluieren

Eigentlich gehört zur Liste dieser Aufgaben auch noch der Punkt: „Einführen und Überwachen von einheitlichen Projektmanagement-Methoden und Tools.“ Davon halten wir aber gar nichts, deshalb fehlt er an dieser Stelle. Wenn wir ehrlich sind, nutzen Teams am Ende trotz jeder Vorgabe die Methoden und Tools, mit denen sie am Besten arbeiten können. Und das ist doch genau richtig so.

Somit unterstützt das PMO bei der Priorisierung der Projekte, entwirft realistische Planungen (dank Übersicht über alle Ressourcen) –  und last but not least: es ist über den Projektstatus jeglicher Projekte des Portfolios informiert.

Gibt es für Projektmanagement und Projektportfoliomanagement gute Tools?

Klar. Unsere Teams arbeiten auf der Ebene des Projektmanagements mit ganz unterschiedlichen Tools. Die Entwickler haben das individuell konfigurierbare Jira im Einsatz, die Marketing-Kollegen in Nordamerika nutzen Smartsheet. Asana ist toll geeignet für Task Management, Trello eignet sich hervorragend für Arbeiten im Kanban-Style. Clarity bietet viele Projektmanagement-Funktionen, genauso wie ServiceNow. Die Liste lässt sich noch lange fortführen. Unterschiedliche Teams haben sehr unterschiedliche Erwartungen an “ihre” Projektmanagement-Software – deshalb gibt es auch so einen großen und vor allem diversen Markt. Und deshalb lassen sich Teams auch selten vorschreiben, mit welchem Tool sie ihr Work Management zu machen haben.

Im Projektportfoliomanagement sieht es etwas anders aus. Auf der einen Seite gibt es große Lösungen wie Clarity, die richtig aufgesetzt und eingesetzt alles können. Dann gibt es Plugins und Add-Ons wie Jira Portfolio, die versuchen dem Projektmanagement Portfolio-Funktionen hinzuzufügen. Und dann gibt es Standalone-Lösungen für Projektportfoliomanagement wie Meisterplan, die losgelöst vom Projektmanagement funktionieren.

Generell sollte hier das Tool aber zusammen oder nach einem ordentliche Prozess kommen. Ohne klare Verantwortlichkeiten, gut strukturierte Meetings und sinnvolle Abläufe bringt auch das beste Tool nur wenig.

Kurz und knapp: Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement

So, Endspurt. Was habe ich über den Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement also gelernt?

Im Projektmanagement geht es um die konkrete Realisierung einzelner Projekte.

Im Projektportfoliomanagement geht es darum zu entscheiden, welche Projekte überhaupt realisiert werden sollen, und welche Rollen oder Ressourcen wann an ihnen arbeiten sollen.

Die Strategie des Unternehmens (und die vorhandenen Ressourcen) geben dem Projektportfoliomanagement den Rahmen für diese Entscheidung.

Das Projektportfoliomanagement ist also eine Ebene über dem Projektmanagement angesiedelt. Durch diese „Top-down“-Herangehensweise wird durch Projektportfoliomanagement sichergestellt, dass wichtige, wenig riskante Projekte zuerst realisiert werden und diese auf jeden Fall genug Kapazität von Mitarbeitern erhalten. Verbleibende Kapazitäten werden dann für zusätzliche Initiativen genutzt.

Es gibt keinen besseren Schluss dieses Texts als ein Zitat des Projektmanagers Bob Buttrick. Er hat den Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement wunderbar zusammengefasst:

„Project management is about doing things right, portfolio management is about doing the right things.“

– Bob Buttrick, Projektmanager

Das effektive Zusammenspiel von PM und PPM in einem Unternehmen bedeutet also die richtigen Projekte auf die richtige Weise zu verwirklichen – „doing the right things right”.

Ja, meine Zeit bei Meisterplan hat meinen Abkürzungs-Wortschatz deutlich erhöht. Und ich benutze viel mehr Ps und Ms beim Schreiben und Sprechen als früher. 🙂 Sie, liebe Blog-Leser, wissen nun Bescheid über PM und PPM – und den Unterschied, den dieses eine P ausmacht.

Wenn damit auch Ihr Interesse am Projektportfoliomanagement geweckt ist, oder Sie schon nach Möglichkeiten suchen damit anzufangen, kann ich Ihnen nur empfehlen einmal mit unseren Experten zu sprechen. In unserer unverbindlichen Webdemo könne diese Sie zu Ihrem Anwendungsfall beraten.

PS: Danke, Theresa!

Danke an Theresa Nadler, die diesen Beitrag mit verfasst hat.
Liebe Theresa, ohne dich, deine Ideen und deine Erfahrungen mit der PPM-Fachsprache gäbe es diesen Text nicht. 🙂