Sechs Gründe, warum Projektmanager PPM brauchen

Liebe Projektmanager, Sie machen einen großartigen Job. Sie legen sich für Ihr Projekt ins Zeug, kümmern sich um Ihr Team und arbeiten auf ein Ziel hin: das Projekt rechtzeitig abzuschließen – bestmöglich. Was Sie am wenigsten brauchen können? Mehr Arbeit, mehr Reportings und mehr Prozesse. Die Einführung von Projektportfoliomanagement hat für Sie sicherlich genau diesen Beigeschmack nach Aufwand. Und dennoch: Projektportfoliomanagement ist keine „Arbeitsbeschaffungsmaßnahme“ und nichts, wovon nur die Unternehmensleitung profitiert. Auch Sie brauchen PPM! Überrascht? Hier sind sechs Gründe, warum das so ist, und wie PPM Ihre tägliche Arbeit verbessert.

Grund #1: Realistische Zeitpläne erstellen

Aufgaben, Deadlines und Meilensteine, Ressourcenallokationen, Prioritäten, projektübergreifende Abhängigkeiten und Risikolevels… Das sind ziemlich viele Faktoren für eine einfache Projektplanung und noch längst nicht alle. Die Crux: Eine Projektplanung muss immer einen Blick in die Zukunft wagen. Je mehr Faktoren ins Spiel kommen und je weiter in die Zukunft Projekte geplant werden, desto schwieriger wird das.

Projektübergreifende Planung im Rahmen von Projektportfoliomanagement nutzt die vorhandenen Informationen, um die nahe Zukunft akkurat und realistisch zu planen. Was weiter in der Zukunft liegt, kann grob geplant werden – Scheingenauigkeit hilft an dieser Stelle niemandem.

Projektportfoliomanagement-Lösungen wie Meisterplan erleichtern den Blick in die Zukunft mit Features wie:

• Sichtbarmachung von Kapazität und Nachfrage für die vorausschauende Ressourcenplanung
• Dashboards (grafische Ansichten von Projektdaten) für informierte, fundierte Entscheidungen
• Szenarioplanung, um die Auswirkungen potentieller Änderungen abschätzen zu können

Das bedeutet für Sie als Projektleiter, dass Sie Ihren Zeitplan für das Projekt fundiert und unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren machen können – oder sogar einen funktionierenden Zeitplan erhalten, ohne, dass Sie selbst groß planen müssen.

Grund #2: Überlastete Teams verhindern

Das gescheiterte Projekt – jeder Projektleiter mit etwas Berufserfahrung hat bereits Bekanntschaft mit ihm gemacht. Zu spät abgeliefert, die Erwartungen nicht erfüllt, über das Budget geschlagen, von den Endnutzern nicht angenommen, mittendrin abgebrochen – Gründe für das Scheitern von Projekten gibt es viele. In einer perfekten Welt, in der jedes Projekt genügend qualifizierte Mitarbeiter bekommt, scheitern Projekte selten. In der Realität sieht es leider anders aus: Mitarbeiter nehmen auf allen Ebenen immer mehr Arbeit an. Wenn eine Person mehreren Projekten zugewiesen ist, muss sie oftmals priorisieren und vernachlässigt zwangsläufig Projekte, während sie zusätzlich Überstunden schiebt.

Wer solch ein überlastetes und missmutig gestimmtes Team managen muss, hat schlechte Karten. Deshalb gilt es, solche Szenarien von Anfang an zu vermeiden. Projektportfoliomanagement zeigt die wahre Ressourcenkapazität im Unternehmen oder in Teams auf und erlaubt intelligente Allokationen gemäß der Projekt-Priorisierung. Das hilft nicht nur Ihrem Team, sondern auch Ihnen.

Grund #3: Problemprojekte schneller lösen

Niemand schreit gerne nach Hilfe und niemand möchte zu früh ein Projekt aufgeben oder größere Probleme eingestehen. Deshalb werden Projekte im grünen Bereich oft ausführlicher besprochen als Problemprojekte.

Es wäre ein Trugschluss, anzunehmen, dass man Ihnen als Projektleiter den Schwarzen Peter zuschieben möchte. Allerdings: Viele Dinge liegen einfach außerhalb Ihrer Kontrolle oder sind für jeden nachvollziehbar. Glauben Sie mir: die Verantwortlichen für Projektportfoliomanagement helfen Projektmanagern in schwierigen Situationen gerne weiter, sei es durch Ratschläge, Entscheidungen oder aktive Handlungen. Sie müssen keine Angst haben, dass sofort ein schlechtes Licht auf Sie fällt.

Viele Führungskräfte ahnen übrigens, dass Projektmanager bei ihren Reportings das „Schlechte und Hässliche“ auslassen – wobei dies ein großes Risiko für die Fortführung der Projekte darstellt.

Die gute Nachricht? Projektportfoliomanagement befähigt zur Früherkennung von Schieflagen und somit auch zu rechtzeitigen Interventionen. Es schließt die gefährliche Kommunikationslücke innerhalb der Organisation und befähigt Sie, mithilfe von verständlichen Reportings und Dashboards schnelle Unterstützung bei schlecht laufenden Projekten oder sich anbahnenden Konflikten zu erhalten. Und dabei müssen Sie gar keine konkrete Hilfe mehr einfordern.

Dank PPM werden außerdem vermehrt nur dann Projekte ins Portfolio aufgenommen, wenn sie einen hohen Nutzwert für das Unternehmen haben, ein kontrollierbares Risiko aufweisen und ressourcen- wie budgettechnisch realisierbar sind. Das heißt: Die Gefahr, dass  Projekte scheitern, sinkt immens.

Grund #4: Leichter Nein sagen

Wir kennen das triumphale Gefühl, wenn man ein schwieriges Projekt trotz aller Risiken, Hindernisse und Konflikte erfolgreich zu Ende gebracht hat. Manchmal muss man zu Projekten jedoch Nein sagen – vor allem, wenn Anweisungen wenig Sinn machen und wenig realistisch sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn

• Sie nicht über ausreichend (oder adäquate) Ressourcen verfügen, um ein Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen zu realisieren.
• eine wichtige Ressource von Ihrem höher priorisierten Projekt abgezogen werden soll, was fatale Konsequenzen haben könnte.
• eine neu gestellte Aufgabe zwar wichtig, aber nicht dringend ist, und Sie momentan keine Ablenkungen hinnehmen können.

Sie haben Angst, Ihre Skepsis auszudrücken und dann knallhart ignoriert zu werden? Projektportfoliomanagement und eine Lean-PPM-Lösung wie Meisterplan bringen Sie erst gar nicht in die Situation oder liefern Ihnen gute Argumente. Mit Meisterplan lassen sich beispielsweise die Auswirkungen von abgezogenen Ressourcen, zusätzlichen Aufgabenstellungen und sonstigen Änderungen demonstrieren. Sie können den Entscheidungsträgern die Folgen des vorgeschlagenen Szenarios vor Augen führen und eine Früchte tragende Diskussion initiieren.

Grund #5: Von den Fehlern anderer lernen

„Vier Augen sehen mehr als zwei“, stimmt’s? Dann könnte man auch sagen: „Viele Projektmanager wissen mehr als einer.“
Die eigene Erfahrung als Projektmanager ist immens wichtig, um Fehler zu umgehen. Doch die Erfahrung anderer ist ebenso wichtig, denn Sie können nicht alle vorstellbaren Problemsituationen selbst durchleben. Die Verantwortlichen für Projektportfoliomanagement sorgen dafür, dass sich „Lessons learned“ unternehmensweit verbreiten und die Einsichten und Lösungskonzepte anderer auch Ihnen weiterhelfen.

Grund #6: Stress reduzieren

Projektportfoliomanagement kann Ihnen das Leben leichter machen. Auch wenn Sie im ersten Moment vielleicht nur die Mehrarbeit sehen. Halten Sie sich einfach vor Augen:
Plötzlich gibt es Prozesse für die strategischen Fragen des Alltagsgeschäfts. Ihr Projektfortschritt wird begleitet und Sie werden mit den passenden Methoden und Ressourcen unterstützt. Es gibt ein Frühwarnsystem für Projekt-Schieflagen und alle Verantwortlichen sind ebenso wie Sie auf der Hut, damit alles im grünen Bereich bleibt. Die Last, alles überblicken und regeln zu müssen, fällt von Ihren Schultern, und Sie können sich voll und ganz auf das operative Tagesgeschäft konzentrieren.

Hinzu kommt, dass Projektportfoliomanagement mittlerweile keinen riesigen Verwaltungsapparat mit jeder Menge bürokratischem Aufwand mehr braucht. Ansätze wie Lean PPM fordern von Ihnen als Projektleiter nur ein Minimum an Input.

Fassen wir also zusammen: Projektmanager, die

• keine vermeidbaren Fehler begehen wollen,
• entlastet werden möchten,
• sich auf operative Aufgaben fokussieren wollen,
• nicht gewillt sind, ihre Kraft für zum Scheitern verurteilte Projekte zu verschwenden,
• von den Stakeholdern gehört werden möchten,
• sich nicht mit überarbeiteten Teammitgliedern herumschlagen wollen und
• mehr Erfolgserlebnisse in ihrem Job wünschen,

brauchen Projektportfoliomanagement. Überzeugt?