Wie man Vorgesetzten zeigt, dass Projektportfolio- und Ressourcen­management wichtig sind

Verpasste Deadlines, überlastete Mitarbeiter, Ressourcenengpässe, schlecht koordinierte Abteilungen:

Ihnen ist klar, dass Projektportfoliomanagement (PPM) und Ressourcenmanagement (RM) genau das sind, was Ihrer Organisation fehlt. Sie wünschen sich, dass sich etwas ändert und alle an einem Strang ziehen. Sie wollen mehr Wachstum und Effizienz und bereits vorhandenes Potenzial entfesseln und sich endlich darauf verlassen können, dass eingeplante Ressourcen auch tatsächlich verfügbar sind. Dass Prioritäten richtig gesetzt werden und Projekte wirklich zu den Unternehmenszielen passen.

Ihre Vorgesetzten machen sich aber Sorgen, dass das zu viel Aufwand und zu hohe Kosten bedeutet? Sie stehen Veränderungen skeptisch gegenüber oder sind einfach falsch informiert? In diesem Blogpost geben wir Ihnen alles an die Hand, was sie brauchen, um die Chefetage zu überzeugen!

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

• wie Sie das Gespräch mit Ihren Führungskräften planen
• wie Ihre Vorgesetzten durch die richtigen Fragen zur Einsicht kommen
• wie Sie Ihren Chefs sichtbare Ergebnisse liefern

Das Gespräch richtig planen

Der erste Schritt zum Erfolg: ein gut geplantes Meeting. Ihren Chefs einfach einen Termin einzustellen und draufloszureden, überzeugt sie ganz bestimmt nicht. Wenn Sie aber gut vorbereitet sind, erhöht sich bei Ihren Vorgesetzten die Bereitschaft, Ihnen zuzuhören und Ihre Vorschläge ernst zu nehmen. In einem sorgfältig geplanten Gespräch merken Ihre Führungskräfte auch, dass Sie sich gut auskennen und dass Ihnen das Thema wirklich am Herzen liegt. So werden sie Ihnen bestimmt mehr Vertrauen entgegenbringen.

Allgemeine Tipps für Gespräche mit Vorgesetzten:

• Nehmen Sie sich genügend Zeit: Das gilt sowohl für die Vorbereitung als auch für das eigentliche Gespräch. Denn zwischen Tür und Angel lässt sich nichts erreichen.
• Finden Sie den richtigen Zeitpunkt: Meist sind Terminkalender schon Wochen im Voraus ausgebucht. Setzen Sie daher rechtzeitig ein Meeting mit allen Beteiligten auf.
• Gutes Know-How: Gehen Sie sicher, dass Sie sich gut mit der Thematik auskennen. Seien Sie selbstbewusst und zeigen, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen. Antizipieren Sie Fragen, Gegenargumente etc. und überlegen Sie sich gute Antworten. Wenn Ihre Vorgesetzten Sie zu Bedenken geben, dass die Einführung von RM und PPM zu kostspielig ist, können Sie ihnen aufzeigen, dass durch sie durch optimal genutzte Ressourcen langfristig sogar Kosten sparen können.

Fragen, nicht belehren

Auch wenn Sie vielleicht frustriert von den Zuständen im Unternehmen sind: Belehren Sie Ihre Vorgesetzten nicht. Sparen Sie auch mit Kritik an der bisherigen Vorgehensweise. Belehrt und kritisiert zu werden führt bei vielen Menschen zu einer Abwehrhaltung. Sie diskutieren bestehende Probleme nicht, sondern leugnen oder verharmlosen sie.

Stattdessen sollten Sie versuchen, positive Emotionen auslösen. Geben Sie die richtigen Impulse und stellen Sie die richtigen Fragen, um Ihre Vorgesetzten von PPM und RM zu begeistern. Statt also zu sagen: “Mit dem derzeitigen Management gibt es nur Probleme!” sollten Sie besser fragen: “Wie zufrieden sind Sie denn derzeit mit den derzeitigen Ergebnissen unserer Arbeit?”. 

Die Vorgesetzten selbst zur Einsicht kommen lassen

Die richtigen Fragen zu stellen ist also ausschlaggebend. Die richtigen Fragen zu finden aber gar nicht so einfach. Wir haben Ihnen daher eine Liste mit Fragen zusammengestellt, die Ihren Vorgesetzten helfen sollten, die Wichtigkeit von RM und PPM ganz von allein zu erkennen.

Sehen heißt Glauben

Führungskräfte reagieren gut auf sichtbare Ergebnisse. Das Problem: Bis man die vollen Auswirkungen von PPM sehen kann, dauert es um die 6-12 Monate.

Es ist wichtig, Vertrauen aufzubauen, um Ihre Führungskräfte zu überzeugen. Dementsprechend sollten Sie Ihren Vorgesetzten also handfeste Erkenntnisse darüber liefern, wie RM und PPM das Unternehmen positiv verändern können. Stellen Sie dafür am besten den kurz-, mittel- und langfristigen Nutzen von RM und PPM dar.

Kurzfristiger Nutzen:

Transparenz schaffen

Erklären Sie Ihren Chefs, dass RM und PPM kurzfristig eine klare Übersicht über alle laufenden Initiativen laufen. Das heißt, dass sie genau wissen, welche Projekte aktuell laufen, welche Ressourcen sie dafür benötigen und wie (und ob!) diese Projekte auf die Unternehmensziele abgestimmt sind. So sehen Ihre Vorgesetzten schnell, ob der aktuelle Plan realistisch und mit den vorhandenen Ressourcen durchführbar ist.

Wenn Ihre Vorgesetzten Engpässe oder Überlastungen frühzeitig erkennen, können sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben. So vermeiden sie unnötige Verzögerungen und stellen sicher, dass alle Projekte auf Kurs bleiben.

Mittelfristiger Nutzen:

Flow erzeugen

Der mittelfristige Nutzen ist es, den Arbeitsfluss innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Ihre Vorgesetzten überwachen dafür die Anzahl der laufenden Projekte und passen die Arbeitsbelastung der Teams entsprechend an.

Ein ausgewogenes Arbeitsumfeld hilft ihren Mitarbeitern, effizient und produktiv arbeiten zu können, ohne überlastet zu werden. Routineaufgaben laufen schneller und reibungsloser ab, wodurch Kapazitäten für komplexere Projekte frei werden.

Langfristiger Nutzen:

Ergebnisse erzielen

Langfristig werden Sie messbare Ergebnisse erzielen und damit den Erfolg ihrer Projekte nachweisen können. Verpasste Deadlines aufgrund von schlechter Planung gehören dann der Vergangenheit an: Das Unternehmen liefert Arbeit pünktlich ab, wodurch die Kundenzufriedenheit steigt. Auch die Time-to-Market wird langfristig verkürzt und sie können Produkte zur geplanten Zeit auf den Markt bringen. Das spiegelt sich auch auf der Roadmap wider.

Konkret bedeutet das für Ihre Chefs: Durch effizientere Zeitnutzung schaffen sie langfristig mehr Arbeit und liefern diese auch pünktlich ab!

Fazit

Mit den richtigen Methoden ist es durchaus möglich, Ihre Vorgesetzten von der Wichtigkeit von RM und PPM zu überzeugen. Bereiten Sie das Gespräch gut vor und finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt. Vermeiden Sie es, Ihre Chefs zu belehren. Stellen Sie stattdessen die richtigen Fragen, damit sie von selbst zur Einsicht kommen und sich für RM und PPM begeistern können. Arbeiten Sie mit Fakten, um Vertrauen zu schaffen und Ihre Führungskräfte zu überzeugen.