Was ist eine optimale Ressourcennutzung?

Was das Wichtigste ist, wenn es darum geht, Projekte pünktlich und erfolgreich abzuschließen? Für uns bei Meisterplan lautet die Antwort immer: der Mensch. Wir glauben nämlich, dass fähige Mitarbeiter die wertvollsten Ressourcen sind, die Unternehmen haben.

Folgerichtig sind die Projekte, in die Sie am meisten Kapazität investieren, auch die Projekte mit der höchsten Priorität: zumindest sollte das so sein. Gutes Ressourcenmanagement ist daher für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Strategie unglaublich wichtig.

Ressourcenmanagement scheint oberflächlich betrachtet ziemlich einfach – wo setzen Sie Ihre Mitarbeiter ein? Tatsächlich gibt es aber auf den zweiten Blick noch viel mehr zu bedenken.

Sie möchten, dass Ihr Team alle Fristen einhält und gleichzeitig genug Zeit hat, um sich gut auf die Arbeit konzentrieren zu können. Um das zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Ressourcen Ihres Teams optimal nutzen.

Aber was genau macht eine optimale Ressourcennutzung eigentlich aus?

In diesem Blogpost erfahren Sie, worauf Sie unbedingt achten müssen, um die Arbeitslast Ihres Teams perfekt im Gleichgewicht zu halten.

In diesem Artikel sprechen wir über folgende Themen:

• Machen Sie Mitarbeiter fit für den Erfolg
• Die psychologischen Auswirkungen von Burnout
• Versteckte Konsequenzen für das Unternehmen
• Wie Sie Ressourcenkonflikte lösen
• Prognosen und Szenarienplanung

Machen Sie Mitarbeiter fit für den Erfolg

Teams gedeihen unter guter Führung. Ein guter Vorgesetzter zu sein, ist aber viel leichter gesagt als getan. Auch wenn Erwartungen von Situation zu Situation anders sind, ist unser wichtigster Tipp immer derselbe: Machen Sie sich gut mit Ihren Mitarbeitern vertraut. Das bedeutet konkret: Sie sollten ihre Fähigkeiten, Stärken und Schwächen kennen. So wissen Sie, wie Ihre Mitarbeiter am besten arbeiten können, und was für sie am besten funktioniert.

Manche Mitarbeiter langweilen sich leicht und fühlen sich in einer schnelllebigen Umgebung wohl. Andere hingegen sind leicht überfordert, wenn es zu viel zu tun gibt. Für Sie als Manager ist es wichtig, das Stresslevel Ihrer Teams gut im Griff zu haben. Die Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass sie an etwas Sinnvollem arbeiten. Und das, ohne sich über- oder unterfordert zu fühlen.

Genügend Puffer miteinplanen

Wir empfehlen, Ressourcen nur für 80-95 % ihrer verfügbaren Gesamtkapazität einzuplanen – die genaue Zahl hängt jedoch vom jeweiligen Kontext ab. Sie müssen sowohl die Menge an Arbeit berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter auf einmal übernehmen können, als auch die Menge an Arbeit, die unbedingt erledigt werden muss.

Wenn unerwartet zusätzliche Kapazitäten benötigt werden, erlaubt dieser Puffer von 5-20 % Ihrem Team, flexibel mit ihrer Zeit und ihren Aufgaben umzugehen. Zum Beispiel, wenn ein Projekt länger dauert als geplant.

Ist der Puffer nicht vollständig aufgebraucht, können die Mitarbeiter „nice to have“-Aufgaben aus einem Backlog von Projekten mit niedriger Priorität bearbeiten. Ganz ohne Druck, alles bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen zu müssen. Trotzdem gibt es genug zu tun – und Ihr Team kann sich endlich um Projekte kümmern, die sonst auf dem Schreibtisch liegen bleiben.

Vermeiden Sie zu niedrige Ressourcenauslastung

Wir raten Ihnen davon ab, Ressourcen für weniger als 80% der Kapazität einzuplanen. Ein zu großer Puffer, kann nämlich dazu führen, dass die Mitarbeiter sich langweilen. Außerdem könnten sie sich unterschätzt fühlen, wenn ihre Fähigkeiten nicht angemessen zum Einsatz kommen.

Und ganz ehrlich: Natürlich müssen Sie auch wirtschaftliche Faktoren berücksichtigen. Es ist einfach eine Geldverschwendung für Ihr Unternehmen, wenn Sie verfügbare Ressourcen nicht nutzen.

Unerwartete Überstunden?

Natürlich werden Sie die Kapazität hin und wiederüberschreiten müssen. Wenn ein Mitarbeiter einen Monat lang mal mit 105 % seiner Kapazität im Einsatz ist, ist das noch kein Weltuntergang. Zum Problem wird es erst, wenn das mehrere Monate hintereinander passiert. Dann ist es ein klares Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Und das kann weitere Probleme mit sich bringen.

Die psychologischen Auswirkungen von Burnout

Es ist normal, wenn Mitarbeiter hin und wieder ein paar Überstunden machen müssen. Auch bei sorgfältiger Planung läuft nicht immer alles rund. Sind Mitarbeiter aber ständig überlastet, kann das zu Stress und sogar zu Burnout führen.

Durch niemals enden wollende Fristen können Mitarbeiter einen Tunnelblick bekommen. Das bedeutet, dass sie sich nur noch auf die unmittelbar zu erledigende Arbeit konzentrieren. Das Resultat: eine angespannte Stimmung im Büro.

Wenn sich jeder nur auf seine eigenen dringenden Aufgaben konzentriert und keine Zeit für seine Kollegen hat, leidet die Zusammenarbeit. Wichtiges Feedback und damit eine Außenperspektive auf die eigene Arbeit bleibt so aus. Das wiederum wirkt sich auf die allgemeine Arbeitsqualität und Zufriedenheit aus.

Das Schlimmste aber ist, dass ein Burnout zu Krankheiten führen kann. Stress belastet nicht nur die psychische Gesundheit, sondern kann auch das Immunsystem schwächen. Auf kurze Sicht bedeutet das, dass Mitarbeiter zusätzliche Krankheitstage nehmen müssen, um sich zu erholen. Auf lange Sicht könnte es sogar dazu führen, dass Mitarbeiter die Kündigung einreichen und Ihnen so ganz verloren gehen.

Versteckte Konsequenzen für das Unternehmen

Gute Mitarbeiter zu verlieren wird für ein Unternehmen immer schnell teuer. Entweder müssen jetzt andere Mitarbeiter einspringen (was das verbleibende Team noch mehr belastet), oder die liegengebliebene Arbeit wird fürs Erste aufs Eis gelegt. In der Zwischenzeit muss das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld aufwenden, um so schnell wie möglich einen Ersatz zu finden und einzulernen.

Verzögerungen und Engpässe

Das ist aber noch nicht alles – auch wenn (bisher) noch keine Kündigungen auf Ihrem Schreibtisch liegen. Zum einen dauert die Projektabwicklung viel länger. Zum anderen verlängern sich Wartezeiten, weil noch zu viele andere Projekte in der Pipeline sind. Projekte rechtzeitig abzuschließen, wenn alle im „Firefighting“-Modus sind und Dauerstress haben, ist ziemlich schwierig.

Selbst wenn nur eine einzige Person ihren Teil nicht abschließen kann, kann das komplette Projekt zum Stillstand kommen. Die Theory of Constraints (dt. Engpasstheorie, Teil des Critical Chain Project Management) besagt, dass es in jeder Produktionskette einen Engpass gibt, der bestimmt, wie viel die gesamte Produktion leisten kann. Das liegt daran, dass es Abhängigkeiten gibt. Zum Beispiel können einige Projektphasen erst dann beginnen, wenn die vorherigen Phasen abgeschlossen sind.

Die Gefahren von Multitasking

Multitasking mag beliebt sein – wirklich effizient ist es jedoch nicht, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Viel zu tun bedeutet schließlich nicht gleich, dass man auch viel erreicht. Außerdem macht man mehr Fehler, wenn man an zu vielen Aufgaben gleichzeitig dran ist. Denn wenn man einem Projekt nicht seine volle Aufmerksamkeit widmet, bleiben sie oft unbemerkt.

Mangel an Innovation

Wenn man sich zu sehr verausgabt, ist es schwierig, mal durchzuatmen und seine Arbeit zu reflektieren. Man ist weniger kreativ und somit gibt es auch weniger neue Denkanstöße für Innovationen und Verbesserungen. Gestresste Mitarbeiter haben keine Zeit, sich länger als nötig mit etwas zu beschäftigen – die Aufgabe wandert einfach auf den „erledigt“-Stapel und schon geht’s weiter mit der nächsten.

Wie Sie Ressourcenkonflikte lösen

Seinen Mitarbeitern zu viel abzuverlangen ist ganz bestimmt keine gute Idee – so viel ist klar. Um eine schlechte Situation zum Guten zu wenden, müssen Sie im Managen aber ziemlich fit sein.

Es ist nicht so einfach, die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu reduzieren. Was soll denn mit der ganzen Arbeit passieren? Natürlich kann sie nicht liegen bleiben – irgendwer muss sie irgendwann erledigen. Aber wer? Und wann?

Unser Tipp: Fangen Sie bei der Suche nach einer Lösung bei der kleinsten Ebene an und arbeiten sich zur größten hoch.

Team Ebene

Die einfachste Lösung bei Ressourcenkonflikten ist, einen Ersatz für den ausgefallenen Mitarbeiter zu finden. Gibt es jemanden im Team, der bereit ist, einen Teil der Arbeit zu übernehmen? In einer perfekten Welt, in der jeder im Team mit einem Kapazitätspuffer von 5-20% eingeplant ist, sollte eigentlich jemand ein bisschen Zeit übrig haben.

Aufgaben umzuverteilen hilft, die Arbeitsbelastung im Team auszugleichen. Außerdem zeugt es von guter Teamarbeit, wenn Kollegen einander um Hilfe bitten können.

Portfolio Ebene

Wenn Sie niemanden finden können, der einspringen kann, wird es etwas komplizierter. Werfen Sie mal einen Blick auf Ihr Projektportfolio: Gibt es Projekte, die weniger wichtig oder weniger dringend sind? Vielleicht können diese verschoben oder erstmal auf Eis gelegt werden. Einige Termine können Sie eventuell nach hinten verlegen, um akuten Druck zu verringern.

Änderungen auf dieser Ebene betreffen aber mehr als nur Ihr Team. Sie müssen sich mit anderen Managern absprechen und klarstellen, dass alle mit den vorgeschlagenen Änderungen einverstanden sind. 

Organisatorische Ebene

Wenn alles andere schiefgeht, müssen Sie sich an Ihre Vorgesetzten wenden. Sagen Sie dem Management, dass die Prioritäten neu gesetzt werden müssen – auch wenn andere Projektleiter damit vielleicht nicht einverstanden sind. Weisen Sie auf mögliche Konsequenzen hin, wenn sich trotzdem nichts ändert.

Oder Sie beantragen zusätzliche Ressourcen. Denn wenn eine Neupriorisierung nicht möglich ist und das Problemprojekt direkt bevorsteht, muss Ihr Unternehmen vielleicht externe Mitarbeiter heranziehen.

Wenn es sich dabei um ein dauerhaftes Problem handelt, ist es vielleicht auch an der Zeit, neue Mitarbeiter einzustellen, die in Zukunft eingesetzt werden können.

Prognosen und Szenarienplanung

Im besten Fall erkennen Sie schon lange im Voraus, wo es zu Problemen kommen kann. Und nicht erst dann, wenn Sie schon mitten im Schlamassel stecken. So haben Sie genügend Zeit, um zu reagieren und Lösungen zu finden. Nehmen wir mal an, Sie sehen, dass die Projektmanager im nächsten Jahr überbucht sein werden. Jetzt können Sie frühzeitig überlegen, ob Sie neue Mitarbeiter einstellen sollten. Wenn Sie rechtzeitig mit dem Einstellungsprozess beginnen, haben Sie mehr als genug Zeit, die richtigen Mitarbeiter zu finden und sie gut einzuarbeiten.

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