Jira Ressourcenplanung mit Meisterplan (und Goethe)

Für eine gute Beziehung zwischen Management und agilen Teams

Kennen Sie diese Bücher und Artikel, die sich am ewigen Missverständnis zwischen den Geschlechtern abarbeiten? Warum hört er Y, wenn sie X sagt? Warum gibt es bei Thema Z so oft Streit, obwohl doch eigentlich beide das Gleiche wollen? Solche Bücher könnte man auch über die Beziehung zwischen agilen Teams und dem Management schreiben – als Portfolio-Koordinator bei Meisterplan habe ich mir erlaubt, diese Aufgabe anzugehen. Das Ergebnis ist dieser Blogpost. Ich beschreibe darin das grundlegende Problem bei der Jira Ressourcenplanung (und es ist ein Kommunikationsproblem), stelle unsere Lösung vor und zeige, wie wir diese selbst praktisch in die Tat umgesetzt haben.

Euphorie meets Alltag

Tatsächlich ähnelt die Einführung von agilem Projektmanagement in vielerlei Hinsicht dem Beginn einer neuen Beziehung. Management und Teams machen große Pläne, die Euphorie über das, was man gemeinsam erreichen will, ist groß. Überschwänglich schwört man sich die ewige Treue und steckt gemeinsame Ziele. Dann, wie in Beziehungen auch, der Alltag.

Management: Das Projekt läuft jetzt seit 6 Monaten. Kann es denn so schwierig sein, die Story Points in Stunden umzurechnen, nur damit man mal ein Gefühl für die wirkliche Dauer bekommt?

Agile Teams: Wirklich? Wurde uns nicht der Freiraum versprochen, selbstorganisiert, iterativ und inkrementell arbeiten zu können? Warum schaut man uns jetzt doch dauernd über die Schulter?

Solche Reibereien lassen sich im Wesentlichen auf eine Ursache zurückführen: Beide Seiten haben im Alltag Herausforderungen zu bewältigen, die auf unterschiedlichen Ebenen angesiedelt sind. Das Management muss Ressourcen einplanen und entscheiden, wann welche Projekte gemacht werden und welche Zusagen es gegenüber Kunden macht. Dafür muss es wissen, wann was fertig ist. Die Ebene, um die es hier geht, ist die der strategischen Planung.
Die Teams hingegen stehen vor ganz anderen Herausforderungen, die auf der Ebene der Umsetzung angesiedelt sind. Die Ursache für Bug 433a2X5 ist immer noch unklar. Die aktuelle Story ist deutlich komplizierter als zunächst gedacht und braucht vermutlich noch einen Sprint. Zudem haben die Stakeholder dauernd neue Ideen, aber das ist OK. Dafür arbeiten wir ja agil. Dass das die langfristige Planung erschwert sollte doch eigentlich klar sein, oder? ODER?

Klischees und ihre Ursachen

Hier gehen wir einen Schritt zurück und führen uns einen ersten Punkt vor Augen: Beide Seiten eint normalerweise das Ziel, dem Kunden zum vereinbarten Termin ein tolles Produkt zu liefern. Das Problem ist, dass man sich im Alltag meist nicht zu Meetings trifft, um allgemeine Mission Statements abzugeben, sondern um zu besprechen, was JETZT gerade wichtig ist. Das Management, im Geiste schon bei der Ressourcenplanung für die nächsten Projekte, will wissen, ob bestimmte Schlüsselressourcen wie vereinbart zum Stichtag frei sein werden. Der Produktmanager öffnet Jira und verweist auf einen Burn-Down-Graph, der es zunehmend unwahrscheinlich erscheinen lässt, dass alle Stories des aktuellen Sprints zu dessen Ende abgeschlossen werden können. Gleichzeitig tut er sich aber schwer, eine Prognose abzugeben, die über die nächsten 12 Wochen hinausreicht. Klischees und Vorurteile werden aktiviert. „Das Management versucht uns doch ins Wasserfallmodell zu drängen.“ oder „Beim agilen Arbeiten wird wohl alles so irgendwann fertig.“ sind klassische Vertreter.

Dabei ist es ganz selbstverständlich, dass das Management terminliche Zusagen machen muss. Ebenso wie es selbstverständlich ist, dass nicht jede Story ein glückliches Ende nimmt. Ebenso, wie im Wasserfallmodell nicht jeder Milestone erfüllt wird.

Das Problem ist, dass agiles Arbeiten von seiner Grundhaltung her darauf ausgelegt ist, diese Tatsache zu akzeptieren – und das zeigt sich in der verwendeten Sprache ebenso wie in den Tools, die verwendet werden, um Fortschritte darzustellen und Prognosen zu geben. Flexibilität ist Teil der Methode und typischen agilen Tools merkt man das auch an. Das heißt nicht, dass agile Teams „nie fertig werden“ oder „irgendwann fertig werden“. Es bedeutet nur, dass agile Teams mit Tools und Methoden arbeiten, die zwar hervorragende Ergebnisse auf der Ebene der Umsetzung erzielen, es aber erschweren, die Art von klaren Aussagen zu treffen, die auf der Ebene der strategischen Planung benötigt werden.

Führen wir uns einen zweiten Punkt vor Augen: Agilität sollte helfen möglichst früh ein passendes Produkt an den Kunden auszuliefern und es Stück für Stück zu verbessern, nicht zu einem beliebigen Zieltermin ein perfektes Produkt zu erstellen. Der Zeitraum, für den ein Budget zur Finanzierung von Entwicklungen bereitgestellt wird, kennt immer einen Anfang und ein Ende. Das agile Vorgehen ist nur der Modus, wie innerhalb des Zeitraums an dem Thema gearbeitet wird.

Und: Dem Management kann es streng genommen völlig egal sein, wie die Teams ihr Ziel erreichen. Ob Wasserfall, Scrum oder sonst wie – egal, Hauptsache erfolgreich. Was gebraucht wird, sind vergleichbare und nachvollziehbare Informationen als Grundlage für Entscheidungen und eine erfolgreiche Ressourcenplanung. Hierfür werden gute Lösungen benötigt.

Warum in die Ferne schweifen …

Googeln Sie nach “In Jira den Überblick behalten” oder “Jira Ressourcenplanung” und Sie finden gleich zwei Lösungen aus dem Hause Atlassian: Die Gantt-Darstellungen in Confluence werden genutzt und auch die Erweiterung Jira Portfolio adressiert genau dieses Problem. Da wir im eigenen Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen stehen wie andere Softwareunternehmen auch, haben wir mit beiden Ansätzen versucht, das Thema bei uns anzugehen, jedoch hat es nicht geklappt. Es war weder elegant noch einfach, die Entwicklungsthemen auf dem Zeitstrahl zu zeigen. In unserem Fall lag der Grund darin, dass beide von Atlassian gebotenen Lösungen eher von Entwicklern bevorzugt werden. Wir haben aber kein Tool gesucht, mit dem sich Entwickler einen Überblick verschaffen. Wir wollten das Kommunikationsproblem zwischen der Ebene der strategischen Planung und der Ebene der Umsetzung lösen. Wir suchten also ein Tool, mit dem sich Management und agile Teams im Alltag über Roadmaps, Meilensteine und die Ressourcenplanung verständigen können.

Natürlich haben wir auch Excel verwendet. Doch das war, vorsichtig gesagt, nicht optimal.

Die Lösung fanden wir dann bei Goethe:

„Willst du immer weiter schweifen?
Sieh, das Gute liegt so nah.
Lerne nur das Glück ergreifen,
Denn das Glück ist immer da.“

Meisterplan als Portfoliomanagement-Tool bietet genau die Ansichten, die für Geschäftsleitung, Kollegen und das jeweilige Projekt-Team spannend und entscheidend sind – und macht es einfach, einzelne Projekte im Kontext des gesamten Projektportfolios zu visualisieren und zu besprechen. Wir hatten nur noch nie richtig durchgedacht, wie wir unsere agilen Produkte zusammen mit unseren traditionellen Projekten darin abbilden können.

In drei Schritten zum Durchblick

Im Folgenden beschreibe ich Ihnen, wie ich damit begonnen habe all unsere Projekte bei Meisterplan mit Meisterplan abzubilden. Das hier waren alle Schritte, die ich benötigt habe:

• Ich habe eine leere Meisterplan-Instanz angelegt, alle Kollegen und mich selbst als Ressourcen und Benutzer eingetragen, dazu noch ein Feld „Projektlink“ (Typ URL) in den Einstellungen hinzugefügt und fertig war die Grundkonfiguration. Aufwändige Schnittstellen oder Konnektoren? Nein, brauchten wir im ersten Schritt nicht.
• Alles, was in Meisterplan gelandet ist, waren die Rahmendaten und Statusdaten zu den Themen. Ein Beispiel mit Jira: Ich habe das Projekt „Neue UI 2018“ angelegt. Startdatum war der Beginn des ersten Sprints und Enddatum das laut Product Owner voraussichtliche Release-Datum. Als Product Owner habe ich den Projektmanager angegeben. Der Status lautete „In Umsetzung“ und in den Notizen standen zwei kurze Sätze zum aktuellen Stand.
• Dann fehlte noch die Anbindung an Jira: Der Product Owner hatte sich ein Release in Jira zusammengestellt, welches alle Issues zur neuen UI 2018 enthielt. Das konnte ich direkt über einen Link ansprechen und genau diesen Link habe ich auch in Meisterplan im Feld „Projektlink“ eingetragen.

Das war es schon. Dann habe ich dies für alle Themen gemacht, die in der Konzeption und Entwicklung standen. Neben einem Jira-Release-Link wurden auch Epic-Links oder Confluence-Links als Projektlink hinterlegt. Je nachdem, wo der Projektplan gerade bearbeitet wurde.

Das hat auch bei den Nicht-Entwicklern wunderbar geklappt, die mit anderen Tools arbeiten. Ob Trello, ein PowerPoint-Dokument in Office365 oder ein Link zu einem Projekt in unserem CRM-System (CAS genesisWorld) – es gab immer einen Online-Link, den wir verknüpfen konnten. Und in Meisterplan wurden immer die gleichen, wenigen Felder gepflegt: Start, Ende, Status, Projektmanager, der Projektlink und bei Bedarf noch die Notizen und Meilensteine.

Das Ergebnis: Klarheit für alle!

Wenn es gilt unser Portfolio zu managen und Ressourcen einzuplanen, können wir jetzt alle Themen (nicht nur die Entwicklung) auf einmal und leicht verständlich in den Blick nehmen. Ich kann beispielsweise ein Marketing-Thema, welches von einem Release abhängig ist, wunderbar einordnen und aufzeigen, wie sich auch dort die Planung ändern muss, wenn zu einem anderen Termin released wird.

Wir haben die Menge aller Themen, die wir bei Meisterplan bearbeiten wollen/müssen, in kleinere Sub-Portfolios unterteilt. Für jedes dieser Sub-Portfolios ist ein Teil-Team von Meisterplan mit verantwortlich – sowohl für die Umsetzung aktueller Themen sowie die Planung der nächsten Monate. Dadurch ist es kein Top-down-PPM, wo jeder im Hamsterrad abspult, was vorgesetzt wird. Jeder trägt seinen Teil zur Planung bei. Und das Wichtigste: Mit der Visualisierung im Gantt-Diagramm haben wir eine Ansicht, die alles zeigt und von allen auf einen Blick verstanden wird. Dabei ist immer klar, dass wir uns auf der strategischen Ebene austauschen und es nicht darum geht, die Teams zu „micromanagen“ oder ihnen eine andere Projektmanagementmethode aufzudrücken. Es geht darum, dass alle ihre Arbeit bei Bedarf im Gesamtkontext sehen und sich mit anderen Teams und dem Management abstimmen können.

Dadurch werden Ideen und Vorschläge der Teams mit Vorgaben und Wünschen der Stakeholder zu einem machbaren Plan, hinter dem alle stehen und mit demsich jeder identifiziert.

Der nächste Schritt: Meisterplan für Jira

All das ist schon mal ein tolles Ergebnis und kommt einer Jira Ressourcenplanung nahe.
Aber Sie wissen, wie es ist, wenn ein Haufen technikbegeisterter Menschen ein Tool mehr als dreimal verwendet. Irgendwer hat immer eine Idee, wie es noch besser, also effizienter, geht. In unserem Fall ist das Ergebnis unsere neue Integration Meisterplan für Jira.

Es ist natürlich großartig, einfach nur auf den Projektlink klicken zu müssen, um zu den projektrelevanten Infos in Jira zu kommen. Noch besser ist es, wenn Meisterplan die relevanten Infos direkt aus Ihren Jira-Instanzen zieht und übersichtlich darstellt. Und genau das geht jetzt auch. Einmal verknüpft zieht sich Meisterplan jetzt alle relevanten Infos via API. Diese werden in einem eigenen Bereich neben dem Gantt übersichtlich dargestellt – beispielsweise sehen Sie auf einen Blick, welche Backlog-Items im Projekt machbar sind und welche die Deadline sprengen.

Zudem können Sie verbleibende Personenstunden oder Story Points abfragen und ins Verhältnis zu den zugeteilten Ressourcen setzen. Meisterplan zeigt dann im Gantt-Diagramm an, wie lange das Projekt voraussichtlich noch dauern wird. Natürlich können Sie auch noch mitdenken und die Schätzung von Meisterplan manuell anpassen. Auf jeden Fall haben Sie aber alle Infos, die Sie brauchen, per Mausklick sofort parat und übersichtlich dargestellt.

Wenn sich Ihre Planung ändert, können Sie die Auswirkungen so direkt und interaktiv visualisieren. Das fördert das Verständnis und bringt so die beiden Welten perfekt zueinander – das nenne ich eine gute Basis für eine langfristige Beziehung zwischen Management und agilen Teams.

Meisterplan bietet mir alles, was ich für einen transparenten Entscheidungsprozess brauche, hilft mir, die strategischen Ziele im Auge zu behalten, und liefert die ansprechende, für alle verständliche und klare Visualisierung gleich mit. Unser gesamtes Team, nicht nur das Produktmanagement und die Geschäftsleitung, profitieren davon. Wenn Sie sich Meisterplan genauer anschauen möchten, können Sie hier für 30 Tage ins Tool schauen. Die Vorlagen für Lean PPM finden Sie hier.