Gibt es eine Ressourcenplanungsformel?

Wieso kommt es eigentlich so häufig vor, dass Projektteams überlastet sind, während andere nur Däumchen drehen? Wie kann es sein, dass sich Mitarbeiter chronisch überfordert fühlen oder Meilensteine grundsätzlich nie in time erreicht werden? Liegt es an mangelnden Fähigkeiten – oder vielleicht doch eher an einer systematischen Überplanung von Ressourcen? Wenn ja, kann man diese mit einer Ressourcenplanungsformel planen?

Projektmitarbeiter sind keine Maschinen. Sie fordern Urlaubstage an, werden krank oder plauschen mal an der Kaffeemaschine. Die restliche Zeit wird noch immer nicht zu 100 % für die Projektarbeit genutzt – sonstige Verpflichtungen am Arbeitsplatz wie Besprechungen, administrative Tätigkeiten oder Seminare lassen die tatsächliche Arbeitszeit schrumpfen.

Inhaltsverzeichnis:

• Die Kapazität auf Ressourcenebene
• Was ist eine realistische Kapazität für Projektmitarbeiter laut der Ressourcenplanungsformel?
• Wie viele Projektmitarbeiter braucht ein Projekt?
• Die Kapazität auf Rollenebene
• Fazit

Die Kapazität auf Ressourcenebene

Je nach ihrem Standort und der Branche folgen Ihre Mitarbeiter unterschiedlichen Arbeitskalendern. Welche Wochentage als Arbeitstage gelten, wann gesetzliche Feiertage anstehen und wie viele Stunden pro Tag üblicherweise gearbeitet wird, hängt von Faktoren wie dem Standort und Management-Entscheidungen ab.

Jeder PMO-Mitarbeiter wird sich früher oder später mit dem Vollzeitäquivalent FTE befassen. Dieses gibt die Standard-Leistungsfähigkeit einer Ressource in einem bestimmten Zeitabschnitt in einer Planeinheit (sprich: Unternehmen) an.

Folgende Ressourcenplanungsformel sollten Sie sich zu Herzen nehmen:

Die Ressourcenkapazität in FTE orientiert sich immer am Standard-Kalender des Unternehmens. Wenn ein bestimmter Mitarbeiter also statt der üblichen 35h-Woche in einem Produktionswerk eine 40h-Woche absolviert, besitzt dieser einen entsprechend höheren FTE-Wert. Natürlich kann die Kapazität einer Ressource auch weniger als 100 % (1 FTE) betragen. Dies ist dauerhaft der Fall, wenn es sich um eine Teilzeitkraft handelt (z.B. 0,5 FTE für Halbtagskräfte) oder auch nur temporär der Fall, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist.

Veranschaulichen wir dies an einem Beispiel:
Herr Arnstedt arbeitet laut Kalender an fünf Tagen Vollzeit (40 Arbeitsstunden), genießt allerdings in der betrachteten Woche einen Urlaubstag. Er arbeitet demnach nur 32 Stunden; seine Kapazität beträgt für jene Woche 0,8 statt 1 FTE.

Im Optimalfall entspricht natürlich die Kapazität einer Ressource ihrer tatsächlichen Auslastung beziehungsweise ihrer Allokation zu laufenden Projekten. Wenn ein Mitarbeiter für drei Projekte gleichzeitig eingesetzt wird und dabei Aufgaben bewältigen muss, die in der Summe seinen Kapazitätswert (zum Beispiel 1 FTE) übersteigen, tritt eine Überlastungssituation durch Überplanung auf und Ihre Mitarbeiter brennen aus.
Wie lässt sich dies vermeiden?

Was ist eine realistische Kapazität für Projektmitarbeiter laut der Ressourcenplanungsformel?

Ein schwerer Fehler bei der Projektportfolio-Planung ist es, von einer 100 %-igen Kapazität pro Ressource auszugehen. In der Tat versickert nämlich ein erheblicher Anteil der Arbeitszeit in wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten und ähnlichem. Wie hoch dieser Anteil im Detail ist, bedarf natürlich einer gesonderten, unternehmensinternen Betrachtung. Erfahrungsgemäß gehen wir von einem Wert von etwa 20 % aus. Das bedeutet, dass Sie in Ihrer Ressourcenplanungsformel mit einer Kapazität von 80 % pro Mitarbeiter rechnen sollten.

Sie fragen sich nun vielleicht: „Was nützt mir eine theoretische, durchschnittliche Verfügbarkeit von 80 %, wenn mein Mitarbeiter ausgerechnet in meinem Kurzprojekt zwei Wochen lang im Urlaub ist?“. Urlaub nimmt in der Regel 12 % der 250 Arbeitstage im Jahr ein. Diesen sollten Sie allerdings NICHT in die Ressourcenplanungsformel auf Ressourcenebene mit einfließen lassen. Stattdessen bietet es sich an, die Abwesenheit des jeweiligen Mitarbeiters in Ihrem PPM-Tool für den entsprechenden Zeitraum händisch einzutragen. In einer komplett freien Woche wäre der FTE-Wert also 0 %.

Auch Krankheitstage – die sich in den letzten Jahren immerhin durchschnittlich auf 14 bis 16 Tage pro Jahr belaufen haben – sollten nicht in die Formel mit einfließen. Projekte verkraften in aller Regel kurze, spontane Abwesenheiten. Dehnt sich diese auf mehrere Wochen aus, ist ihr Projekt insgesamt gefährdet und es bedarf einer Ad-hoc-Lösung.

Wie viele Projektmitarbeiter braucht ein Projekt?

Personentage (PT) sind eine Messgröße für den Aufwand eines Projekts. Die Kennzahl gibt an, wie viele Tage eine Person bräuchte, um das jeweilige Arbeitspensum zu absolvieren. Wenn Sie dieses und die Projektlaufzeit kennen, lässt sich ganz einfach errechnen, wie viele Mitarbeiter Sie in diesem Fall einsetzen müssen:

Bei 1 FTE benötigen Sie also genau eine Vollzeitkraft, um den Aufwand in der gewünschten Zeit zu leisten. Wird der Zeitabschnitt kleiner, brauchen Sie dementsprechend mehr FTE, sodass die Gleichung nach wie vor aufgeht.
Wenn Sie zum Beispiel mit 10 PT für die Erstellung der neuen Webseite rechnen und dafür fünf Arbeitstage Zeit haben, benötigen Sie rein rechnerisch 10/5 = 2 FTE. Dies entspräche – wenn Sie eine Überlastung provozieren wollen – zwei Vollzeitkräften oder auch vier Halbtagskräften. Rechnen Sie allerdings mit dem realistischeren Wert von 0,8 FTE pro Mitarbeiter, brauchen Sie eher 3 Mitarbeiter:

Die Kapazität auf Rollenebene

Ressourcen sollten Rollen zugeordnet sein. Eine Rolle beschreibt dabei den primären Aufgabenbereich einer Person auf einem Projekt. Das PMO gerade von größeren Unternehmen plant häufig gar nicht mehr mit einzelnen Mitarbeitern, sondern nur mit Rollen wie dem Projektmanager, dem Junior Consultant, dem Senior Consultant oder dem Softwareentwickler. Rollen können also auch Aggregationsebenen sein, auf die sich die Kapazitäten und Allokationen der zugewiesenen Ressourcen hochsummieren. Gibt es beispielsweise 38 Junior Consultants in einem Unternehmen, das mit einer realistischen Kapazität von 80 % plant, liegt der FTE-Wert für die Junior Consultant-Rolle bei 30 FTE.

Neben den Rollen können Sie übrigens auch auf anderen Aggregationsebenen planen, wie beispielsweise der Teamebene (Marketing, Produktentwicklung, Kundensupport…) oder der Standortebene (München, Stuttgart, Chicago…).

Das konkrete Staffing nehmen dann beispielsweise die Teamleiter vor.

Die Formel für Ressourcenplanung auf Rollenebene zieht – im Gegensatz zur Planung auf Ressourcenebenene – durchschnittliche Abwesenheiten wie Urlaubs- und Krankheitszeiten mit in Betracht. Dies ergibt sich daraus, dass der Aufwand einfach zu hoch ist, den FTE-Wert für eine Rolle bei Abwesenheit eines einzelnen Mitarbeiters anzupassen.

Die durchschnittlichen Abwesenheitszeiten in Ihrem Unternehmen erfahren Sie beim Gespräch mit Ihrer HR-Abteilung. Notfalls können Sie auch auf relevante Statistiken zurückgreifen. In Ihrem PPM-Tool arbeiten Sie folglich mit einer Rollenkapazität von unter 80 %, um eine realistische und möglichst risikofreie Ressourcenplanung zu gewährleisten. Tendenziell sollten Sie zudem die Kapazität der Rollen während der Hochurlaubsphasen im Sommer und zu Weihnachten tiefer setzen. Dazwischen können Sie mit leicht höheren Kapazitäten rechnen.

Fazit

Eine universell anwendbare Ressourcenplanungsformel für das PPM gibt es nicht. Die goldene Regel lautet, niemals von einer Kapazität von 100 % für die Projektarbeit auszugehen. Wenn Sie entsprechende Daten zur Verfügung haben, leiten Sie die durchschnittliche Ressourcenkapazität am besten von der Erfahrung in Ihrem Unternehmen ab. Ansonsten gilt: Planen Sie auf Ressourcenebene mit circa 80 % und auf Rollenebene mit unter 80 %, da nun auch Urlaubs- und Krankheitstage mit einfließen. So kommen Sie einer realistischen Planung ein gutes Stück näher.

Wenn Sie Interesse daran haben, die Formel direkt einmal auszuprobieren, kann ich Ihnen nur empfehlen, einmal in die kostenlose Meisterplan-Trial reinzuschauen. Hier können Sie all die genannten Variablen bequem abbilden und überblicken Sie die Kapazität und Auslastung all Ihrer Rollen sowie Ressourcen bezogen aufs ganze Portfolio.