Projektpriorisierung: Hören Sie auf, die falschen Projekte zu machen!

Ranking, Scoring und Domain-Ansatz im Überblick

Entscheidungen treffen bei der Projektpriorisierung

Knapp, knapper, Ressourcen. Das gilt im Portfoliomanagement schon immer. War jedoch früher das liebe Geld in Unternehmen die knappste Ressource, sind es heute die Mitarbeiter. Die Arbeitszeit und die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter sind der limitierende Faktor, wenn es um die Umsetzung von Projekten geht. Umso wichtiger, dass alle an den richtigen und wichtigen Projekten arbeiten – falsche Entscheidungen an dieser Stelle können Ihr Unternehmen tödlich verwunden. Ohne eine strategische Projektpriorisierung geht es also nicht. (Quelle: Harvard Business Review)

Projektpriorisierung in zwei Schritten

Eigentlich ist Projektpriorisierung ganz einfach. Prüfen Sie alle Ihre aktuellen und anstehenden Projekte und fragen Sie sich, welche Projekte Ihnen am meisten bringen. Allokieren Sie Ihre Ressourcen auf diese Projekte. Fertig. (Quelle: PPM Blogs)
Vermutlich sitzen Sie jetzt gerade kopfschüttelnd vor dem Bildschirm, und Sie haben Recht. Was so einfach klingt, ist verdammt harte Arbeit und wirklich schwer. Möglicherweise haben Sie sehr viele Projekte zu bewerten. Oder in Ihrem Unternehmen ist nicht ganz klar, welche Bewertungskriterien überhaupt angelegt werden sollen. Oder Sie haben zu viele Prio-1-Projekte. Kurzum, Sie werden nicht ohne eine Methode auskommen. Und damit meinen wir nicht die Bauchgefühl-Methode oder die „First-in first-out“-Methode.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen verschiedene Ansätze und Methoden für die Projektpriorisierung vor: Die Ranking-Methode zwingt Sie, Ihre Projekte in eine Rangfolge zu bringen. Die Scoring-Methode bildet – richtig angewandt – sehr genau den Strategiebeitrag oder die Werthaltigkeit eines Projekts ab. Und der Domain-Ansatz kann Ihnen helfen, die anderen beiden Methoden dezentral zu organisieren.

Was ist am Wichtigsten? Die Ranking-Methode

Projektpriorisierung mit Ranking

Rankings machen vieles einfacher. Das Hochschulranking zeigt, welche Hochschulen die besten sind. Das Siegertreppchen bei den Olympischen Spielen rankt die drei bestplatzierten Sportler. Und ein Projektranking zeigt die Rangordnung von Projekten: Ganz oben stehen die wichtigsten Projekte, ganz unten die weniger wichtigen. Unwichtige Projekte tauchen im Projektranking am besten gar nicht auf – warum sollten Sie Zeit und Energie in sie investieren? Die erste Frage beim Ranking von Projekten sollte also sein: „Should this project be done at all?“ (Quelle: Rothman Consulting Group)

Bei der Erstellung des Rankings gilt es anschließend, die Projekte auf die Erfüllung von bestimmten Kriterien zu untersuchen. Beim Ranking werden in der Regel nur ein bis zwei Kriterien herangezogen. Und hier kommt der Nachteil der Ranking-Methode ins Spiel: die Projekte sollten recht gut miteinander vergleichbar sein, damit die Kriterien einfach gehalten werden können. Wer komplexere Bewertungen braucht oder sehr unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen muss, greift besser zur Scoring-Methode.

Mögliche Ranking-Faktoren sind:

  • Wie hoch ist der erwartete Return-on-Investment des Projekts?

  • Wie hoch ist der Kundennutzen des Projekts im Vergleich zum notwendigen Invest?

  • Wie hoch ist der Strategiebeitrag des Projekts im Vergleich zum notwendigen Invest?

Der Vorteil eines Rankings von Projekten: Es kann nicht mehrere Projekte mit allerhöchster Priorität geben – auch wenn es sich im Alltag so anfühlt. Jeder Rang wird nur einmal vergeben. Ressourcen (und eventuell Budgets) werden nach dem Ranking von oben nach unten allokiert – bis keine Kapazität mehr da ist. An dieser Stelle gibt es einen Schnitt, und die verbleibenden Projekte rutschen unter die Ausschlussgrenze.

Das Ranking ist somit eine der einfachsten Arten der Projektpriorisierung.

Was bringt am Meisten? Die Scoring-Methode

Projektepriorisieren ist harte Arbeit

Oft reicht ein Ranking anhand weniger Kriterien nicht aus und Sie müssen Projekte umfassender bewerten oder sehr unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen. Mit der Scoring-Methode können Sie mit vergleichsweise komplexen Bewertungskriterien arbeiten und einen Punktwert für Ihre Projekte ermitteln.

Einige gängige Bewertungskriterien für die Projektpriorisierung nach der Scoring-Methode sind:

Wirtschaftlicher Nutzen

  • Welche Amortisationsdauer hat das Projekt?

  • Wie hoch ist der erwartete Umsatz des Projekts?

  • Welche Kosten verursacht das Projekt?

Strategische Bedeutung/Nutzen

  • Wie wichtig ist das Projekt für die Umsetzung der Unternehmensstrategie?

  • Schafft das Projekt einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern oder holt es einen Rückstand gegenüber Wettbewerbern auf?

  • Reduziert das Projekt Kosten?

  • Erhöht das Projekt die Kundenzufriedenheit?

  • Erhöht das Projekt die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung?

Dringlichkeit

  • Gibt es gesetzliche Vorgaben, die eine Umsetzung des Projekts erfordern?

  • Gibt es zugesicherte Deadlines für das Projekt?

  • Sind andere wichtige Projekte von der Umsetzung dieses Projekts abhängig?

Zero-Base-Budgeting/Risiko

  • Gibt es einen Betriebsausfall, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird?

  • Gibt es einen Imageverlust, wenn das Projekt nicht umgesetzt wird?

  • Gibt es Mehrkosten, wenn das Projekt nicht gemacht wird?

  • Ist das Projekt bereits zu mehr als 70% fertiggestellt?

Sie sehen schon: Nicht alle aufgeführten Kriterien passen zu Ihrer Organisation und der Art der Projekte, die Sie durchführen. Der Fertigstellungsgrad eines Projekts spielt für Sie vielleicht keine Rolle, weil Ihre Mitarbeiter Verständnis dafür haben, wenn plötzlich andere Projekte wichtiger werden. Dafür ist Ihnen der Strategiebeitrag eines Projekts sehr wichtig.
Ein Kriterium ist jedenfalls dann gut, wenn es selbsterklärend und verständlich ist und in Ihrem Unternehmen auf breite Akzeptanz stößt.

Damit ein Kriterium selbsterklärend ist, brauchen Sie eine sprechende Skala. Nehmen wir an, dass Sie mit einer Skala von 0 bis 100 bei Ihren Kriterien arbeiten. Die Amortisationsdauer eines Projekts könnten Sie dann folgendermaßen in der Skala abbilden:

  • 0: Nie. Das Projekt wird sich nie amortisieren.

  • 25: Sehr lange. Das Projekt wird sich erst in 10 Jahren oder mehr amortisieren.

  • 50: Lange. Das Projekt wird sich erst in 5 bis 10 Jahren amortisieren.

  • 75: Mittel. Das Projekt wird sich in 2 bis 5 Jahren amortisieren.

  • 100: Kurz. Das Projekt wird sich in bis zu zwei Jahren amortisieren.

Wenn Ihr Katalog an Kriterien steht, haben Sie vielleicht schon ein funktionierendes System für Ihr Projektscoring. Eventuell brauchen Sie aber auch noch eine Gewichtung der einzelnen Bereiche – die Punktzahl der Strategie-Kriterien könnten beispielsweise doppelt gewertet werden. Auch das ist von Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen abhängig.

Als Ergebnis Ihres Scorings erhalten Sie eine Rangfolge Ihrer Projekte nach Punktwert. Das Projekt mit der höchsten Priorität steht nun ganz oben. Wie beim vereinfachteren Ranking auch können Sie nun Ressourcen von oben nach unten allokieren. Oder Sie lösen das Scoring in einer Matrix auf, um beispielsweise jeweils ein Projekt mit kurzer, mittlerer und längerer Amortisationsdauer zu verfolgen.
(Quelle: Harvard Business Review)

Eine kleine Warnung: Die Scoring-Methode verleitet dazu, einen langen Katalog an Kriterien mit komplexen Gewichtungsformeln zu erarbeiten. Jedes Kriterium verursacht aber mehr Aufwand für Ihr PMO, Ihr Portfolio Board, Ihre Projektleiter – je nachdem, wer für die Projektbewertung mit zuständig ist. Vor allem, wenn Sie mehrere Mitarbeiter eine Bewertung vornehmen lassen um den Mittelwert zu ermitteln, steigert jedes Kriterium den Arbeitsaufwand drastisch.

Zudem sorgt jedes Kriterium dafür, dass Ihr Ergebnis unschärfer wird. Oft liegen nicht alle Informationen in ausreichender Qualität vor und es gelangen halb-geratene Erwartungen in die Analyse. Diese Scheingenauigkeit verhilft Ihnen nicht zu einem aussagekräftigen Scoring.

Sorgen Sie also für einen guten Informationsfluss insbesondere in frühen Projektplanungsphasen. Proposal Coachings zwischen Ihrem Portfolio-Koordinator und dem Initiator eines Projekts verbessern ebenfalls die Datenqualität und damit Ihr Scoring.

Zwischen Kontrolle und Freiraum: Der dezentrale Domain-Ansatz

Mannstarkes PMO

Mit 20 Projekten in Ihrem Portfolio reicht ein simples Ranking aus. Wenn Sie sich eher in der Größenordnung 100 aufwärts bewegen, brauchen Sie vermutlich die Scoring-Methode. Wenn wir über tausende von Projekten sprechen… dann brauchen Sie entweder ein wirklich mannstarkes PMO oder einen Ansatz, diese Menge an notwendigen Informationen zu handhaben.

Willkommen im Spannungsfeld zwischen Kontrolle und Aufwand!

Viel Kontrolle bedeutet auch viel Aufwand: ein zentrales Scoring und eine zentrale Priorisierung über ein Portfolio Board ist ein Full-Time-Job nicht nur für einen PMO. Die Lösung ist der sogenannte Domain-Ansatz, der Teilverantwortung über das Scoring und die Priorisierung abgibt.

So funktioniert es:
Sie definieren innerhalb Ihres Unternehmens Themenbereiche, die so genannten Domains. Diese Domains entsprechen nicht Ihren Geschäftsbereichen sondern sind Querschnitte über die Abteilungen. In der Domain Kundenzufriedenheit wären also beispielsweise Mitarbeiter aus Sales, Marketing und IT.
Die Domains sollten stabil sein, und potentiell mehrere Jahre bestehen bleiben.

Die interdisziplinären Domains übernehmen die Verantwortung für die Projektpriorisierung in ihrem Themenbereich. Ob sie dabei Rankings erstellen oder die Scoring-Methode anwenden ist ihnen überlassen. Als Ergebnis präsentieren die einzelnen Domains ihr Programm beziehungsweise ihr Teilportfolio der Geschäftsführung und dem Portfolio Board. Dieses wiederum vergibt an die Domains dann Ressourcen (z.B. finanzielle Ressourcen und Personentage).

Die Ressourcenzuweisung erfolgt anhand des Nutzens einer Domain und des Domainprogramms für die Strategie des Unternehmens. Auf das Teilportfolio selbst sollte die Führungsebene an dieser Stelle allerdings keinen Einfluss mehr nehmen.

Der Vorteil des Domain-Ansatzes: Sie geben Verantwortung ab und Ihr Portfolio Board muss nicht mehr alle Projekte selbst auf den Prüfstand stellen. Durch die Höhe der Budgets für die Domains sind Geschäftsführung und Portfolio Board dennoch strategisch involviert.
(Quelle: Priorisierung von Projekten: Das Projektportfoliomanagement und seine Methoden am Fallbeispiel einer Universalbank. Hoffmann/Rentrop, Zeitschrift Führung und Organisation, 2012)

Ein Team, das Initiativen für das Projektportfoliomanagement sammelt

Die Planung von Ressourcen auf die richtigen Projekte ist das Herz von Projektportfoliomanagement. Doch welche Projekte sind es wert, dass an ihnen gearbeitet wird? Dazu hat dieser Blog Post zum Thema Projektpriorisierung hoffentlich Denkanstöße und Methodenwissen geliefert.

Wie Sie Ranking und Scoring in Meisterplan nutzen können, zeigen wir Ihnen demnächst – damit Sie nur noch die richtigen und wichtigen Projekte umsetzen.

Von | 2017-07-13T08:56:27+00:00 7. Juli 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|

Über den Autor: Annegret Widmer

Annegret Widmer hat ihre langjährige Hass-Liebe-Beziehung zu Excel als PPM- und RM-Tool bei einer Agentur beendet und hilft jetzt Unternehmen und Organisationen dabei, Meisterplan und Best Practices für Ressourcenplanung und Projektportfoliomanagement zu entdecken. Wenn sie gerade keine Pixel oder Ressourcen als Marketing Managerin bei Meisterplan verschiebt, schiebt sie Figuren übers Spielbrett.

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