Die versteckten Kosten von Excel als PPM-Tool

Es gibt einige Gründe, Excel als PPM-Tool und für die unternehmensweite Ressourcenplanung zu nutzen. Immerhin haben die meisten PC-Anwender in Deutschland Excel als Bestandteil des Office-Pakets bereits installiert und kennen sich damit aus. Es fallen somit keine weiteren Kosten an und Mitarbeiter müssen sich nicht in eine neue Software einarbeiten.

Doch ist „kostenlos und altbewährt“ denn auch das Beste? Nein!

Viele Projektmanagement-Experten sind sich darüber einig, dass Excel und andere Formate mit Kalkulationstabellen für den PPM-Prozess nicht die geeigneten Werkzeuge sind. Denn beim Einsatz solcher Programme sind zwei versteckte Kosten zu beachten:

• Produktivitätskosten – wenn erhöhte manuelle Anstrengungen Zeit rauben
• Opportunitätskosten – wenn Fehler und ineffiziente Abläufe zu geringeren Erlösen führen

Doch wie ist es möglich, dass unsere hochgeschätzten Kalkulationstabellen im Projektportfoliomanagement so schlecht abschneiden?

Das macht Excel als PPM-Tool und für die Ressourcenplanung so ungeeignet

1. Fehlende Flexibilität

PMO-Leiter, Projektmanager und Ressourcenmanager wissen, dass man im PPM-Umfeld schnell auf Änderungen reagieren können muss. Zeiträume, Prioritäten, Ressourcenkapazitäten,  Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten, Ressourceneigenschaften etc. sind von ständigen Modifizierungen und Verschiebungen betroffen. Dementsprechend benötigen Sie ein flexibles Tool, das die ständigen Aktualisierungen problemlos verarbeitet. In Excel zeigt sich die tägliche Änderung der Daten nervenaufreibend und zeitraubend, denn die Informationen müssen mit viel Aufwand über mehrere Tabs und Tabellen hinweg korrigiert werden.

2. Mangelnde Kontrolle und Sicherheit

Sobald Excel für die Ressourcenplanung auf Abteilungsebene genutzt wird und mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, wird es problematisch. Schnell sind mehrere unterschiedliche, jeweils individualisierte Versionen im Umlauf und die große Frage lautet: „Wer hat die Datei, die alle richtigen und aktualisierten Infos enthält?“ Dadurch, dass Excel so weit verbreitet ist und über keinen adäquaten Schutz verfügt, besteht auch ein gewisses Risiko, dass Ihr Ressourcenportfolio (z. B. als E-Mail-Anhang) an Außenstehende gelangt.

3. Hohe Anfälligkeit für Fehler

In Excel arbeiten Sie mit langen, komplexen Formeln, um Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Projekten und Ressourcen darzustellen. Sobald sich dabei ein Fehler einschleicht, wird dieser über das ganze Dokument hinweg reproduziert. Und die Fehlerquelle muss erst einmal gefunden werden! Schon ein einziges vergessenes Minuszeichen kann weitreichende Konsequenzen haben. Googeln Sie doch spaßeshalber nach „Spreadsheet Horror Stories“ und überzeugen Sie sich selbst davon!
Ein weiteres Problem bei der Teamnutzung von Excel besteht darin, dass sich niemand für Fehler oder gelöschte Formeln verantwortlich fühlt.

4. Schlechte Visualisierungen

Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm mit einigen schicken Visualisierungs-Features. Doch auch nicht mehr. Der Fortschritt eines Projekts und die erreichten Meilensteine sind generell schlecht darzustellen. Auch lassen sich Überbuchungen und drohende Ressourcenkonflikte nicht auf den ersten Blick erkennen – in einem professionellen PPM-Tool sind diese zum Beispiel in roter Farbe graphisch dargestellt. Im Internet herunterladbare Excel-Vorlagen für das PPM erreichen niemals dieselbe Nutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit.
Sowieso wird Ihr Überblick bei Excel schnell zur Mangelware: Gerade in großen Betrieben mit einem umfangreichen Projektportfolio verteilen sich die Informationen auf vielerlei Tabs. Dies hat ein lästiges Hin- und Herwechseln und ein zeitintensives Herumsuchen zur Folge. PPM-Softwares stellen dagegen alle wichtigen Daten auf der Nutzeroberfläche dar und zeigen zusätzliche Daten an, wenn Sie einen bestimmten Bereich aufklappen oder mit dem Mauszeiger über ein Element fahren.

5. Hohe Komplexität und Datenfülle

Ihre Mitarbeiter besitzen zwar ein grundlegendes Verständnis von Excel und kennen sich mit den wichtigsten Funktionen aus – doch Experten sind sie noch lange nicht. Excel bietet unglaublich viele Funktionen und wird dadurch schnell unübersichtlich. Es besteht auch das Risiko, die Tabellen mit zu vielen irrelevanten Daten zu füllen und ewig zu erweitern. Mit einem Lean-PPM-Tool kann dies nicht passieren: Hier fokussieren Sie sich auf das wirklich Wesentliche.
Spezielle Modelle, Templates und Formeln müssen erst entworfen werden, wenn Excel für Ihr PPM zweckentfremdet werden soll. Deswegen kann sich nur ein IT-Spezialist oder ein sehr erfahrener Office-User darum kümmern. Was passiert aber, wenn dieser eines Tages die Firma verlässt?

Fazit

Excel wurde ganz einfach nicht für die Ressourcenplanung und das PPM gemacht. Deswegen hat es auch nicht dieselbe Qualität wie professionelle PPM-Softwares, die auf Erfahrungsschatz und Best-Practice basieren. Excel schafft zwar eine hervorragende Momentaufnahme, ist aber kein prozessbegleitendes Tool!

PPM-Tools überzeugen derweil mit spezialisierten Funktionen. Sie können dann beispielsweise

• Ressourcen mit unterschiedlichen Arbeitskalendern verknüpfen, um deren Kapazitäten beziehungsweise deren FTE-Wert richtig zu kalkulieren
• Szenarien erstellen und die Projekte beliebig verschieben und verändern, um Ihre Möglichkeiten abzuwägen
• schnell zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herwechseln und zum Beispiel Ihre Ressourcen nach Rolle, Abteilung oder Standort anzeigen lassen
• anderen PPM-Beteiligten begrenzte Zugangsrechte geben, beispielsweise einem Teamleiter nur Zugriff auf sein Teilportfolio – er kann dann seine eigenen Projekte bearbeiten, ohne das Gesamtportfolio zu modifizieren

Diese Kosten kommen auf Sie als Excel-Nutzer zu

Erinnern Sie sich an die Produktivitäts- und die Opportunitätskosten, die Sie bei der Excel-Nutzung zu zahlen haben? Im Klartext heißt das, Sie zahlen für zwei Dinge:

1. Verlorene Zeit

Für das manuelle Verwalten von PPM-Daten in Kalkulationstabellen gehen jede Woche viele produktive Stunden drauf. Auch die Suche nach Informationen über mehrere Tabs und Dateien hinweg verbraucht viel unnötige Zeit. Die verlorenen Arbeitsstunden könnten die PMO-Mitarbeiter stattdessen für analytische, strategische und konfliktlösende Aufgaben nutzen, die zu einem richtigen Mehrwert führen.

2. Ineffizienz und Risiko

Wenn Sie die Excel-Datei mit anderen Mitarbeitern über E-Mail teilen, kann es zu Entscheidungsverzögerungen kommen, falls diese ihr Postfach nicht sofort einsehen. Auch kommen schnell mehrere Versionen in Umlauf, da jeder seine ganz persönlichen Updates vornimmt – doppelt gemoppelt ist in diesem Fall aber nicht besser. Wenn dann ein PPM-Mitarbeiter nur eine bestimmte Teilmenge der riesigen Datei einsehen will, werden noch mehr Versionen erstellt. Das Ganze resultiert in einer verlangsamten und ineffizienten Ressourcenplanung. Sobald unberechtigte Personen die Dateien öffnen oder Eingabe- und Kalkulationsfehler nicht erkannt und behoben werden, hat Ihr Unternehmen mit erheblichen Opportunitätskosten zu kämpfen.

Deshalb lohnt die Umstellung auf eine professionelle Software für Ressourcenplanung und PPM

Mit der Zeit wird Excel als PPM-Tool oder Ressourcenplanungs-Tool zu einer großen administrativen Belastung. Scheuen Sie die anfängliche Investition von Zeit und Geld daher nicht, um ein PPM-Tool in Ihrem Unternehmen zu implementieren: Dies wird sich spätestens dann auszahlen, wenn Ihre PMO-Mitarbeiter Zeit und Nerven „einsparen“, die sie für andere produktive Prozesse aufwenden können. Oder anders herum fomuliert: Microsoft Excel als PPM-Tool ist nicht „kostenlos“, sondern richtig teuer.

Natürlich wird Excel im Projektportfoliomanagement stets eine Rolle spielen. Für die initiale Datenaufnahme (welche Rollen und Ressourcen sind verfügbar, wie lauten die Projekte und was sind deren Eigenschaften und Budgets…) eignet sich das Programm hervorragend. Die Datei können Sie dann ganz einfach in das Ressourcenplanungs-Tool einspeisen und bei Bedarf wieder exportieren. Doch denken Sie daran: Microsoft Excel ist nicht „kostenlos“ und kann sogar richtig teuer werden, wenn es für das Projektportfoliomanagement zweckentfremdet wird.