Der Project Intake Prozess: Was das ist und warum Sie ihn brauchen!

Großartige Projektideen können von überall aus Ihrem Unternehmen kommen – vom Management, von den Projektleitern, einzelnen Teammitgliedern und vielen mehr. Aber wer entscheidet, welche Ideen es wert sind, weiter verfolgt zu werden? Wo schlummert das größte Potenzial? Und auf Basis welcher Kriterien trifft man diese Entscheidungen? Genau zur Beantwortung dieser Fragen gibt es den Project Intake Prozess.

Das Ziel dieses Artikels ist es, Ihnen zu zeigen, was der Project Intake Prozess ist, welche Vorteile er bietet und wie Sie ihn in Ihrer Organisation einführen oder verbessern können.

In diesem Zusammenhang beantworten wir folgende Fragen:

Was ist ein Project Intake Prozess?
Warum sollten Sie einen Project Intake Prozess etablieren?
Was sind die Phasen eines Project Intake Prozesses?
Welche Best Pracitce Tipps können wir Ihnen mitgeben?

Was ist ein Project Intake Prozess?

In einer Welt voll guter Ideen und talentierter Mitarbeiter werden Unternehmen schnell vom eigenen Projektportfolio überwältigt. Schließlich würde man am liebsten jede Idee aus der Chefetage oder den Teams in die Tat umsetzen – hat aber selten die notwendigen Kapazitäten dafür.

Deshalb muss man die Spreu vom Weizen trennen und Klarheit schaffen: Was machen wir? Was machen wir nicht? Ein klar definierter Project Intake Prozess gewährleistet, dass Ihr Projektportfolio organisiert ist und Sie an den Projekten arbeiten, die am wichtigsten sind und zu Ihrer Strategie passen.

Mit der Einführung eines Project Intake Prozesses stellen Sie sicher, dass alle wissen, wo und wie neue Ideen eingereicht werden können. Gleichzeitig haben Sie eine Methode zur Hand, um diese mit anderen Vorhaben zu vergleichen und entsprechend zu priorisieren. Das hat zur Folge, dass bei den Teams und im Management Klarheit darüber besteht, wie und warum ihre Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt umgesetzt werden (oder auch nicht).

Dabei sieht jeder Project Intake Prozess schlussendlich etwas anders aus – sein Sie also beruhigt, wenn Ihr Prozess am Ende nicht ganz mit dem übereinstimmt, was wir hier illustrieren. Unterm Strich ist nur wichtig, dass Sie es mit ihm schaffen, Ihre Ziele zu erreichen.

Warum überhaupt einen Prozess etablieren?

Auch wenn nicht jeder Project Intake Prozess dem anderen gleicht, müssen sie doch alle sicherstellen, dass über die Projekte in Ihrer Pipeline an einem zentralen Ort entschieden wird und diese auf Ihre Ziele einzahlen.

Dabei ist – wie jeder Prozess – der Project Intake nicht völlig frei von Fehlern oder gar immun gegen menschliches Versagen. Dafür ist er aber verhältnismäßig einfach zu etablieren, da Sie schon mit minimalen Daten starten und gemeinsam einen nachhaltigen Plan entwickeln können. Aber brauchen Sie das wirklich? Einen weiteren Prozess? Ja! Lassen Sie uns das einmal an einem Beispiel durchspielen.

Mit und ohne Project Intake durch die Pandemie

Ein gutes Beispiel bietet die jüngste Vergangenheit: die COVID-19-Pandemie. Wir haben festgestellt, dass Unternehmen mit einem formellen Project Intake Prozess viel besser darauf vorbereitet waren, sich an die notwendigen Veränderungen anzupassen, die durch die Pandemie verursacht wurden.

Angenommen, ein Unternehmen nimmt Projekte so wie sie kommen, ad hoc und ohne jegliche formale Struktur. Oberflächlich betrachtet, ist es so schneller in der Lage, neue Projekte zu starten, wann immer es will.

Was dabei jedoch vergessen wird, ist, dass Arbeit nur selten in einem Vakuum existiert. Denn wenn jede Abteilung oder jedes Team eigene Maßstäbe ansetzt und in eigenem Tempo arbeitet – in Wirklichkeit aber Abhängigkeiten zu anderen bestehen, oder die eigenen Vorstellungen am Unternehmensziel vorbeischießen – büßt das gesamte Unternehmen an Effektivität ein.

Gerade in außergewöhnlichen Situationen wie der Corona-Pandemie, kann man sich einen solchen Verlust nur selten leisten. Wenn sich plötzlich alle Abteilungen umstellen müssen und alle an einem Strang ziehen sollten – spätestens dann ist ein gemeinsamer Prozess für den Project Intake das A und O.

Wenn neue Prioritäten gesetzt werden müssen

Stellen Sie sich nun zwei Abteilungen vor: beispielweise Produktentwicklung und Marketing. Im Normalfall  bringt erstere immer wieder neue Produkte auf den Weg. Derweil kümmert sich das Marketing um die Bekanntheit des Unternehmens und die Bewerbung eben jener Produkte. Doch was passiert, wenn nun ein Störfaktor wie die Pandemie ins Spiel kommt?

Was passiert, wenn Lieferengpässe entstehen oder Personal ausfällt und eine oder beide Abteilungen nicht mehr im gewohnten Tempo abliefern können? Wer setzt nun neue Prioritäten und gibt vor, auf welche Produkte sich die verbliebenen Ressourcen konzentrieren sollten? Welche Werbekampagnen sollten pausiert werden, um Kapazität für die ordentliche Vermarktung der limitierten Produkte freizumachen? Wie koordiniert man die beiden Abteilungen so, dass keiner am Ende umsonst gearbeitet hat? Unternehmen, die nicht imstande sind, diese Fragen zügig zu beantworten, kommen schnell ins Straucheln und damit ins Hintertreffen im Vergleich zur Konkurrenz.

Das gleiche Unternehmen hätte mit einem eingespielten Project Intake Prozess eine klare Kommunikationslinie zwischen diesen und allen anderen Abteilungen. Es könnte dafür sorgen, dass alle noch zur Verfügung stehenden Mittel auf die Projekte verwendet werden, die aktuell am werthaltigsten sind.

Es lohnt sich also – unserer Erfahrung nach nicht nur für den Erfolg des Unternehmens, sondern auch für den Seelenfrieden aller Beteiligten.

Die Phasen eines Project Intake Prozesses

Wie sieht so ein Project Intake Prozess also in der Praxis aus? Wir empfehlen, ihn so lange wie nötig aber so kurz wie möglich zu halten. Im Rahmen des von uns entwickelten Lean PPM-Frameworks gliedern wir die Projektaufnahme gerne in 5 einfache Phasen:

Phase 1: Project Proposal

Der Prozess beginnt bereits mit dem Vorhandensein neuer Ideen. Diese werden zusammen mit ein paar Basis-Informationen (Name, grundlegende Idee, Ziel etc.) zentral gesammelt. So erhalten zunächst Projekte aller Größenordnungen eine Bühne und können unter Umständen in gemeinsamen Brainstormings verfeinert werden.

Beispiel: Stellen Sie sich ein Kanban-Board vor. In der Vorschlagsphase würden Sie eine Karte mit grundlegenden Informationen über das Projekt ausfüllen und sie zusammen mit anderen dem Board hinzufügen.

Phase 2: Project Coaching

Für Projektideen, die etwas mehr Zeit brauchen um ausgereift genug zu sein, kann die Implementierung einer Coachingphase sinnvoll sein. Hier helfen Experten dabei, die Idee so auszugestalten, dass sie gut zur Vision des Unternehmens passt. Je klarer es ist, wo Ideen eingereicht werden sollen, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und welche Kriterien wichtig sind, desto einfacher ist dieser Zwischenschritt.

Beispiel: In unserem Beispiel werden hierbei mithilfe von Kollegen detailliertere Informationen den Kanban-Karten hinzugefügt, um sicherzustellen, dass wir für die nächste Phase bereit sind.

Phase 3: Project Evaluation

Ah, die entscheidende Phase der Evaluation: Hier werden Ihre geliebten Projekte auf die Probe gestellt. In dieser Phase wird beurteilt, ob die Projekte mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen und ob sie zur Umsetzung bereit sind. Auch die Projektbewertung findet an einem zentralen Ort statt. Beispielsweise in einem Projektmanagement Office (PMO) oder während einer Vorstandssitzung Ihres Entscheidungsteams.

Beispiel: Auf unserem Kanban-Board würden wir vorgeschlagene Projekte jetzt in die Spalte “Bereit zur Überprüfung” verschieben (oder einem Namen Ihrer Wahl). Das entsprechende Entscheidungs-Gremium berät anschließend über die Werthaltigkeit der vorbereiteten Ideen hinsichtlich der Unternehmensziele und kann diese entweder freigeben (eine Spalte weiterschieben), ablehnen (vom Board nehmen) oder die weitere Ausarbeitung anfordern (eine Spalte zurückschieben).

Phase 4: Project Prioritization

Sind Projekte einmal freigegeben, gilt es nun noch zu bestimmen, wo sie ihren Platz im aktuellen Portfolio einnehmen sollen. Mit welcher Priorität man das neue Projekt einstuft, kann von vielen Faktoren abhängen – während meist der Strategic Fit im Vordergrund steht, können aber auch Anforderungen von Kunden oder andere externe Dringlichkeiten wie eine Pandemie ausschlaggebend sein.

Beispiel: Nun stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Übersicht Ihres aktuellen Portfolios, in der die Projekte nach Priorität angeordnet sind und aus der auch ersichtlich ist, wann welche Projekte umgesetzt werden. Die neue Karte muss hier nun so platziert werden, dass es zum gewünschten Zeitpunkt umgesetzt werden kann, ohne anderen wichtigeren Projekten Kapazitäten zu klauen. Hat Ihr Unternehmen sehr viele Projekte, lohnt sich spätestens ab hier eine PPM-Software, die Ihnen zweifelsfrei zeigen kann, wann und ob das neue Projekt umgesetzt werden kann.

Phase 5: Project Execution

Schließlich, nachdem die Projekte die Formalitäten durchlaufen haben, können Sie mit Ihren gut ausgearbeiteten Initiativen loslegen und sich wirklich sicher sein, dass das Vorhaben den Rückhalt der Geschäftsführung und ausreichend Kapazitäten der notwendigen Mitarbeiter hat.

Beispiel: In dieser Phase haben Sie das Kanban Board längst verlassen – mit dem Wissen, wann sie welches Projekt umsetzen werden und warum andere es nicht ins aktive Portfolio geschafft haben.

Project Intake: Unsere Best Practice Tipps

Wie sie gesehen haben, ein Project Intake Prozess ist im Wesentlichen sehr simpel. Eine Idee wird vorgestellt, ausgearbeitet, bewertet und dann als Projekt im aktuellen Portfolio realisiert. Damit das in der Praxis genauso einfach und effektiv gelingt, wie es sich hier anhört, möchten wir Ihnen noch folgende Best Practices mit auf den Weg geben:

• Definieren Sie klare Kriterien
  Wenn alle wissen, was von ihnen und ihren Projekten erwartet wird, kommt weniger Frust auf. Die Menschen wissen, wie sie ihre Projektvorschläge strukturieren müssen und wissen um die übergeordneten Ziele, auf die diese einzahlen sollen. Dadurch wird der Project Intake Prozess von vorneherein effizienter und zielgerichteter.
• Stellen Sie die Beteiligung Ihrer Stakeholder sicher
  Alle relevanten Personen, Entscheider, Teamleiter etc. müssen in den Prozess involviert werden und alle Entscheidungen transparent kommuniziert werden. Nur so stellen Sie sicher, dass es zu keinen Missverständnissen kommt.
• Bewerten Sie Ihr Vorgehen immer wieder neu
  In jedem Project Intake Prozess gibt es Raum für Verbesserungen. Reflektieren Sie Ihren eigenen Prozess in regelmäßigen Abständen. So vermeiden Sie, dass der Prozess nur um des Prozesses willen beibehalten wird und stellen sicher, dass Sie tatsächlich das erreichen, was Ihr Unternehmen braucht.
• Reduzieren Sie Formalitäten
  Der Project Intake Prozess soll Ihre Arbeit verbessern und vereinfachen. Da wäre es natürlich schade, wenn Sie am Ende mehr Aufwand als Nutzen aus dem Ganzen ziehen. Daher wollen wir unser Plädoyer noch einmal wiederholen: halten Sie ihn so einfach wie möglich.
• Nutzen Sie ein PPM-Tool
  Ein großartiges PPM-Tool wie Meisterplan bietet eine Vielzahl von Vorteilen für den Project Intake. In der Board-Ansicht können Stakeholder einfach und übersichtlich sehen, in welcher Phase sich ein bestimmtes Projekt befindet und welche Projekte aktuell umgesetzt werden. PPM-Tools unterstützen Sie dabei, die Kommunikation an einem zentralen Ort transparent zu machen und alle relevanten Daten zu überblicken.

Wenn Sie noch mehr zum Project Intake erfahren wollen, können wir Ihnen unser kostenfreies Webinar (Englisch-Kenntnisse nötig) ans Herz legen.

Sie wollen lieber gleich durchstarten? Dann lernen Sie Lean PPM kennen. Das von uns entwickelte Framework konzentriert sich aufs Wesentliche und ist besonders einfach zu etablieren. Sollte Sie auch noch ein Tool suchen, das jeden Schritt im Project Intake Prozess unterstützen kann, sind Sie bei Meisterplan an der richtigen Adresse.

Fazit

Ist der Project Intake also nur wieder ein weiterer Prozess, der Sie in Wahrheit daran hindert, wichtige Projekte auf den Weg zu bringen? Nein! Tatsächlich kann er dazu beitragen, dass die richtigen Ideen zur richtigen Zeit von den richtigen Leuten umgesetzt werden. Gleichzeitig sorgt er dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und an einem Strang ziehen. So steigern Sie unterm Strich Ihren Erfolg und Ihr Wohlbefinden – zum Teil erheblich.

Ein guter Project Intake Prozess kann von unschätzbarem Wert sein – solange Sie wissen, wie Sie ihn optimal nutzen. Sprechen Sie gerne mit unseren Experten, wenn Sie Fragen dazu haben, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können.

Wir bei Meisterplan wünschen Ihnen viel Erfolg beim Project Intake!