Warum ein schlankes PPM-Tool der intelligentere Weg zu mehr Legibility ist

Wer Dinge plant oder steuert, will Bescheid wissen. Wie viele Einheiten eines Produkts verkaufen wir im Quartal? Wie viele Software-Entwickler haben wir eigentlich und was kosten die pro Tag? So lange es präzise Antworten auf diese Fragen gibt, hat es der Planer leicht. Wenn nicht, kann er nur raten. Und früher oder später wird der Plan wegen falscher Annahmen über die Realität scheitern.

Gut für den Planer, dass die genannten Dinge eine hohe „Legibility“ oder „Lesbarkeit“ haben. Der Planer kann die genaue Zahl der Verkäufe und der Mitarbeiter-Kosten sehen, weil irgendjemand anderes sie gezählt, berechnet und festgehalten hat. Er kann an seinem Schreibtisch sitzen und versuchen, die Welt zu beeinflussen. Die Welt wurde durch eine mehr oder weniger detailreiche “Karte” für ihn “lesbar” gemacht.

Je höher also die Legibility einer Sache ist, umso einfacher hat es der Planer. Das weiß er auch, und deshalb neigen manche Planer dazu, immer mehr Legibility einzufordern. Die anderen sollen so viele Aspekte Ihrer Umgebung und Ihres Tuns wie möglich in einer für ihn verständlichen Form protokollieren, katalogisieren, zählen und vermessen.

Übermotivierte Planer missbrauchen die PPM-Software zur Legibility-Maximierung

Wenn in Unternehmen ein Tool für Projektportfoliomanagement eingeführt werden soll, dann wird sich dieser Typ Planer mit Hang zur rücksichtslosen Legibility-Erhöhung erst einmal die Hände reiben. Er sieht in dem Tool einfach eine weitere Karte, mit der er die Welt um ihn herum noch besser lesen kann:

„Ein Projektportfoliomanagement-Tool? Super! Da sollten wir dann gleich alles darin abbilden: Welche Projekte machen wir, mit welchen Ressourcen, welchen Status hat das Projekt, wer übernimmt welche Aufgaben bis wann und wie lange, geplant und tatsächlich, wer trägt welche Klamotten und welche Kaffeesorte steckt eigentlich im Espresso-Automaten!?“

Was jetzt passiert, kann darüber entscheiden ob das Unternehmen in fünf Jahren noch existiert oder nicht.

Wenn alle dem Planungsextremisten zustimmen, dann wird ein Tool angeschafft, das zwar behauptet „Projektportfoliomanagement“ zu können, aber eigentlich ganz andere Dinge macht. Von der Strategieformulierung auf Geschäftsführerebene über Projektmanagement bis hinunter zur Taskverwaltung einzelner Mitarbeiter. Dazu Priorisierung, Ressourcenplanung und – natürlich – Zeiterfassung. Die eierlegende Wollmilchsau mit dem totalitären Touch. Da kann der Planer dann sehen, wer wann morgens kommt, wer was tut und ob alle ein homogenes Paar Socken tragen. Ach ja, und nebenher wird dann auch noch, sofern Zeit dafür ist, ein bisschen Portfoliomanagement gemacht.

Im schlimmsten Fall gefallen die versprochenen Legibility-Erhöhungen eines solchen Tools so gut, dass noch eins draufgesetzt wird. Da man jetzt genau sieht, wer wie arbeitet, werden bald alle Prozesse vereinheitlicht. Alle müssen nach denselben Methoden arbeiten und dieselben Tools einsetzen, damit irgendjemand anderes noch einfacher alles überblicken kann.

Dieser Weg endet für das Unternehmen dann oft schlecht. Bis auf den Lesbarkeitsfetischisten hassen alle das Tool. Die fähigsten Mitarbeiter fühlen sich durch den zunehmenden Verwaltungsoverhead und die einschränkende Vereinheitlichung immer mehr gegängelt und verlassen irgendwann das Unternehmen. Die, die bleiben, unterminieren die Transparenz-Fantasien des Planers durch lückenhafte oder fehlerhafte Datenpflege.

Mit Lean PPM-Tools bleibt der Fokus auf dem Projektportfolio

Ganz anders wird es in dem Meeting zur Anschaffung einer PPM-Software laufen, wenn nach dem begeisterten Plädoyer des Oberplaners eine Stimme der Vernunft zu bedenken gibt:

„Warum sitzen wir heute zusammen? Weil wir eine Projektportfoliomanagement-Software wollen. Ja, wir möchten unter anderem auch endlich übersichtlich sehen, woran wir eigentlich arbeiten. Aber die Erhöhung der Legibility ist kein Selbstzweck! Sie dient uns nur dazu, das Portfolio zu gestalten und zu steuern, damit wir von jetzt an wirklich immer die wertvollsten Projekte machen. Was interessiert mich denn, wie Team A seine Projekte managt, oder Team B seine Tasks, oder ob jemand jetzt 7,59 Stunden oder doch eher 8,12 Stunden gearbeitet hat? Das können doch die Team-Leiter regeln.

Und vielleicht können wir durch einheitliche Tools und Optimierung des Projektmanagements tatsächlich hier und da etwas Produktivität herausquetschen. Aber wir hier in diesem Kreis sollten uns stattdessen auf das konzentrieren, was 50 oder 100 oder 200% Produktivitätssteigerung ergibt: Dass wir die richtigen Projekte in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit machen – Projektportfoliomanagement eben. Lasst die Teams doch selbst entscheiden, wie sie arbeiten, und lasst uns lieber schauen, dass wir ihnen die richtigen Projekte geben.

Ich sage wir brauchen ein Tool, bei dem Projektportfoliomanagement an erster Stelle steht.“

Alle klatschen, der Legibility-Extremist schweigt verärgert. Es wird eine schlanke und in die vorhandene Tool- und Prozesslandschaft integrierbare PPM-Software angeschafft. Alle lieben das Tool, es werden die richtigen Projekte ausgewählt, an denen die fähigen Leute motiviert arbeiten. Das Unternehmen blickt einer blühenden Zukunft entgegen.

Die zweite Entscheidung führt deshalb zum Erfolg, weil sie dem Lean-Prinzip folgt. Das PPM-Tool sollte die Legibility der Organisation nicht weiter erhöhen als unbedingt nötig. Alles, was darüber hinausgeht, ist Verschwendung. Die Entscheidung berücksichtigt auch, dass man sich mit steigender Informationsfülle leichter ablenken lässt. Man verheddert sich in unwichtigen Details.

Möglicherweise der wichtigste Grund ist, dass die Entscheidung gegen die maximale Standardisierung von Tools und Prozessen das erhält, was oft für einen beachtlichen Teil der Produktivität verantwortlich ist. Die vielfältigen Lösungen und Kniffe, die nie Teil einer Unternehmensinitiative waren und für einen Planer aus der Firmenzentrale vielleicht eigentümlich oder unsinnig wirken. Trotzdem arbeiten die Leute mit ihnen, ganz einfach weil sie ihren Job leichter machen. Lokale Lösungen, geschaffen aus lokalem Wissen.

Anders gesagt: Wenn Mitarbeiter ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Arbeitsweise haben, sind sie glücklicher. Das wiederum macht sie produktiver. Dieses Maß an Produktivität ist oft mehr als genug, um jene Produktivitätsgewinne auszugleichen, die man sich davon verspricht wenn man Tools und Prozesse mehr als nötig vereinheitlicht.

Ja, ein gewisses Maß an gesteigerter Lesbarkeit, eine bessere Transparenz des Projektportfolios ist ein sinnvolles Ziele bei der Einführung eines PPM-Tools. Nur sollte der eigentliche Zweck von Projektportfoliomanagement nicht in den Hintergrund rücken, nur weil digitale Technologien das Erhöhen von Transparenz so leicht und attraktiv machen. Nie sollten die negativen Seiten der Legibility-Erhöhung unterschätzt werden.

Selbst Staaten scheitern an der zügellosen Legibilityerhöhung

Als abschreckendes Beispiel für den falschen Weg dienen hier besonders staatliche Projekte zur maximalen Legibility-Erhöhung (Quelle: James C. Scott – Seeing Like a State). Ganze Wälder wurden auf eine einzige Baumart reduziert, weil preußische Staatsplaner nur den ökonomischen Wert des Nutzholzes verstanden. Dabei unterschätzten oder ignorierten sie den Wert des Unterholzes für die verarmte Landbevölkerung. Auch war es so einfacher, die Anzahl der im Staatsbesitz befindlichen Baumstämme zu bestimmen.

Anderswo wurden Straßen und Felder begradigt und neue Nachnamen vergeben. Könige und Kolonialherren dachten, dass sie so die Legibility zwecks effizienterer Steuereintreibung grenzenlos erhöhen könnten.
Die meisten dieser Könige und Kolonialherren gibt es nicht mehr, während die Vielfalt, die sie vereinheitlichen wollten, bis heute überlebt hat.

Erfolgreiche Unternehmen lernen aus der Geschichte der gescheiterten (staatlichen) Großprojekte. Sie wählen nicht das Tool, das fälschlicherweise verspricht, die komplexe Welt für Sie beherrschbar zu machen. Wählen Sie das Tool, das ihr eigentliches, drängendstes Problem am effizientesten löst.