Der Betriebsrat – ein Hindernis bei der Einführung von PPM? Nein!

Sie möchten erfolgreich Projektportfoliomanagement einführen? Das wird sicher auch eine Ressourcenplanung beinhalten – denn die beiden können nicht ohne einander. Werden Mitarbeiter auf Projekte geplant und Auslastungen diskutiert, denken wir in Deutschland schnell an den Betriebsrat. Aus der Erfahrung zeigt sich: Der Betriebsrat steht dem Projektportfoliomanagement meist nicht im Weg. Im Folgenden teilen wir unsere Erfahrungen und geben Tipps dazu, wie Sie Ihren Betriebsrat bei der Einführung des Projektportfoliomanagements erfolgreich einbinden.

Was ist bei der Abstimmung mit dem Betriebsrat zu beachten? Unsere Empfehlungen.

1. PPM dient der Planung, nicht dem Controlling.

Ein häufiger Anstoßpunkt für den Betriebsrat ist die Angst, dass einzelne Mitarbeiter im Ressourcenmanagement „überwacht“ werden. Doch darum geht es Ihnen gar nicht. Sie wollen besser planen und Ihr Unternehmen erfolgreicher machen. Im Lean PPM geht es immer um den Blick nach vorne. Sie planen Ihre Projektlandschaft der Zukunft und treffen Entscheidungen im Hier und Jetzt. Dabei liegt der Fokus auf dem Großen und Ganzen. Ein typisches Projektcontrolling inklusive Ist-Zeiterfassung oder Taskplanung auf Stundenbasis ist ganz bewusst nicht Bestandteil von Lean PPM.

2. Den Betriebsrat früh in das Thema einbinden.

Je früher Sie den Betriebsrat in die Gestaltung des Projektportfoliomanagements (PPM) einbinden, desto eher wird dieser auch mit der fertigen Lösung einverstanden sein – denn er hat diese ja mitgestaltet. Wird für das PPM eine neue Software eingeführt, ist beispielsweise während der Konfiguration des Tools ein guter Zeitpunkt für die erste Abstimmung mit dem Betriebsrat. Welche Mitarbeiter werden in dem Tool genannt? Welche Daten werden veranschaulicht? Selbst wenn der Betriebsrat die Verwendung einzelner Features ablehnt, haben Sie sich zumindest den Aufwand gespart, diese erst zu konfigurieren und später wieder zu löschen.

3. Ressourcenplanung kommt Ihren Mitarbeitern entgegen.

Ich habe bei der Einführung von PPM noch kein Unternehmen kennengelernt, in dem zu wenig Arbeit für die Mitarbeiter vorhanden war. Ganz im Gegenteil: Meist sind Schlüsselressourcen überlastet. Dies führt aus Sicht des Unternehmens zu Engpässen im Projektgeschäft und für einzelne Mitarbeiter zu Frust und Überstunden. Mit einem funktionierenden PPM klappt auch die Ressourcenplanung deutlich besser. Ihre Projektleiter sind dankbar, wenn zugesagte Ressourcen auch wirklich verfügbar sind. Die Projektteams wiederum sind in der Lage, gute Arbeit zu leisten und den wohlverdienten Jahresurlaub in Anspruch zu nehmen. Das wird auch im Sinne Ihres Betriebsrates sein.

4. PPM Tools wie Meisterplan bieten oft eine andere Darstellung von Daten, die in internen Systemen (klassischerweise Excel) bereits vorhanden sind.

PPM funktioniert einfacher, wenn es durch ein passendes Tool unterstützt wird. Meine einfache Formel:

Prozess + Tool = Lösung. Anders ausgedrückt:
Lean PPM + Meisterplan = funktionierende Gesamtpläne

Der Betriebsrat könnte der transparenten Ressourcenplanung in Meisterplan eventuell kritisch gegenüberstehen. Oft benötigen Sie für den Einsatz von Meisterplan nur Daten, deren Erhebung der Betriebsrat bereits zugestimmt hat. Machen Sie einfach klar, dass es Ihnen nicht um mehr Daten und Kontrolle geht, sondern darum, vorhandene Daten anders als bisher zu visualisieren, um diese endlich übersichtlicher nutzen zu können und bessere Pläne zu erstellen.

5. Die Verwendung von Skills in Meisterplan hinterfragen.

Wenn Sie der Formel oben folgen und Meisterplan einführen, stellen Sie fest, dass im Tool Mitarbeitern gewisse Fähigkeiten zugeordnet werden können. Der Betriebsrat kann das als qualifizierende Bewertung von Mitarbeitern einordnen und daher verhindern. Meisterplan funktioniert jedoch auch ohne die Verwendung von Skills. Stimmen Sie also diese Thematik einfach ganz offen ab.

Was tun, wenn der Betriebsrat ablehnt? Drei mögliche Alternativen.

1. Kompromisse eingehen: Schlüsselressourcen im PPM verwalten.

Bestimmte Mitarbeiter oder gar Abteilungen sind Schlüsselressourcen und klassischerweise häufiger überlastet als andere. Ein Beispiel aus der Praxis ist die IT Abteilung. Vielleicht ist es eine Lösung für Sie, Ihre Schlüsselressourcen namentlich über das PPM zu steuern, andere Ressourcen dagegen nicht?

2. Planung auf Rollenebene vornehmen.

Dürfen aufgrund von Bedenken seitens des Betriebsrates selbst Schlüsselressourcen nicht namentlich verplant werden, ist die Alternative, das Benennen konkreter Mitarbeiter gänzlich zu vermeiden. Die zentrale Frage im Lean PPM – welche Projekte macht wer und wann – können Sie weiterhin beantworten. Die Planung ist dann nur etwas weniger detailliert. Statt konkreten Mitarbeitern planen Sie beispielsweise mit Abteilungen, Standorten oder Teams. In Meisterplan entspricht dies einer Planung auf Rollenebene.

3. Auf die Kollegen zugehen, die in Meisterplan als Ressource aufgeführt werden.

Menschen als Ressourcen zu bezeichnen ist im ersten Moment befremdlich, aber durchaus gut begründet. Zudem: Überlastete Mitarbeiter werden Sie schnell für ein funktionierendes PPM und RM begeistern können. Warum also nicht auf die Kollegen zugehen, die in Meisterplan namentlich auftauchen? Natürlich hängt der Aufwand dieser Vorgehensweise von der Anzahl der beteiligten Personen ab und erfordert Feingefühl in der Kommunikation. Ich persönlich befürworte diesen Ansatz jedoch stark. Selbst ohne Betriebsrat fördert die völlige Offenheit und Transparenz gegenüber den Kollegen deren Akzeptanz für Veränderungen. Die Erfahrung zeigt, dass Akzeptanz für Prozesse und Tools ein zentraler Erfolgsfaktor für Lean PPM ist. Dazu an anderer Stelle mehr.

Insgesamt steht der Betriebsrat Ihren Plänen also bestimmt nicht im Weg. Vielmehr ist ein erfolgreiches Ressourcenmanagement im Rahmen von Lean PPM im Sinne Ihrer Belegschaft und deren Vertreter. Sollten dennoch Zweifel gegenüber Tools wie Meisterplan bestehen, gibt es Raum für Kompromisse.

Haben auch Sie schon Erfahrungen auf diesem Gebiet gesammelt? Möchten Sie mir eine Rückfrage stellen oder Kritik zum Inhalt dieses Artikels äußern? Nehmen Sie gerne an unserer Suche nach funktionierenden Gesamtplänen teil – ich lade Sie herzlich dazu ein.