5 PPM Best Practices – Oder: Auch Portfoliomanager sind Gewohnheitstiere, Teil 2

In Teil 1 dieser Serie „Top 5 Bad Habits im PPM“ haben wir uns damit beschäftigt, wie Gewohnheiten unseren privaten und beruflichen Alltag bestimmen. Wir haben auch festgehalten, dass Gewohnheiten unverzichtbar für uns sind: Sie verwandeln die unendliche Komplexität um uns herum in etwas Vertrautes und ermöglichen uns so, wiederkehrende Probleme relativ routiniert und ohne großen mentalen Aufwand zu bewältigen. Zwei Beispiele: Kaffee kochen oder die Steuerungssoftware für ein Kraftwerk schreiben.

Außerdem haben wir festgestellt, dass individuelle Gewohnheiten von Mitarbeitern oft zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur werden können – und wir haben uns fünf der verbreitetsten Bad Habits im Projektportfoliomanagement angesehen.

Jetzt liefern wir Ihnen wie versprochen die 5 Top PPM Best Practices nach. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie diese nicht nur als gute Idee in irgendeinem Manual festhalten, sondern tatsächlich in der Alltagspraxis Ihres Unternehmens verankern.

Los geht’s!

PPM Best Practices #1 – Klare, messbare strategische Ziele formulieren:

Das Formulieren von Zielen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Führungsebene im Unternehmen. Sie brauchen klare Ziele. Und Sie brauchen klare Vorgaben, wie sich messen lässt, wie gut Ihre Projekte auf diese Ziele einzahlen. Ohne messbare Ziele lassen sich Ihre Projekte nicht priorisieren – und ohne Priorisierung wird Ihr Projektportfoliomanagement (PPM) zum Projektportfolioimprovisationstheater (PPIT).

Ist Ihr wichtigstes Unternehmensziel die schnelle Eroberung eines Marktes oder die Maximierung Ihres Gewinns? Wollen Sie sich als Premiumbrand in Ihrem Segment platzieren oder gilt es erst einmal, Ihr nächstes Produkt schneller am Markt zu haben als Ihre Mitbewerber? Gerade wenn Sie knappe Ressourcen verteilen, machen die Antworten auf solche Fragen einen gewaltigen Unterschied. Hier sollte nicht das Bauchgefühl regieren. Formulieren Sie stattdessen gemeinsam mit allen relevanten Entscheidern die Ziele Ihres Unternehmens explizit aus und ordnen Sie diese Ihren Projekten zu, um eine transparente Priorisierung der Projekte zu ermöglichen.

Projektportfolioimprovisationstheater: Eine anstrengende Tätigkeit ohne klares Ergebnis.

Gelingt es, Ihre strategischen Ziele zur Basis Ihres PPM-Prozesses zu machen, gewinnen Sie nicht nur Klarheit und Übersicht bei Ihrer Ressourcenplanung, sondern auch ein wertvolles Instrument, mit dem sich Änderungen Ihrer strategischen Ausrichtung schnell und erfolgreich in Ihrem Portfolio umsetzen lassen.

Vorteile:

• Basis für klare Kommunikation der Unternehmensziele im Unternehmen
• Entscheidungen erfolgreich an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten
• Instrument zur schnellen Anpassung des Portfolios an sich ändernde Ziele

PPM Best Practices #2 – Offenen, klar strukturierten Prozess für Projekt-Initiativen etablieren:

Mit „offen” meinen wir, dass möglichst viele Ihrer Mitarbeiter Ideen für Projekte, Initiativen und Vorhaben einbringen können. Mit „klar strukturiert“ meinen wir, dass es einen festgelegten Prozess gibt, wie aus Ideen Projekte werden, und dass dieser Prozess für die Mitarbeiter nachvollziehbar ist. Eine Zettelbox für Ideen und Vorschläge ist sicher gut gemeint, aber noch besser wäre es, wenn Ihre Mitarbeiter wüssten, welche Informationen nötig sind, um neue Ideen vor dem Hintergrund der Unternehmensziele zu beurteilen. Am besten ist es, wenn einige Ihrer Mitarbeiter die Aufgabe haben, andere dabei zu unterstützen, neue Ideen und Vorschläge in Ihren PPM-Prozess einzubringen. Achten Sie nur darauf, kein bürokratisches Ungeheuer zu erschaffen, dass Mitarbeiter abschreckt, statt sie zu unterstützen.

Vorteile:

• Kreativität, Einfallsreichtum und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter nutzen
• Motiviertere Mitarbeiter mit höherer Bindung ans Unternehmen
• Mehr Ideen und Vorschläge aus der Praxis
• Höhere Akzeptanz von internen Changeprozessen

PPM Best Practices #3 – Infos für schnelle und gute Entscheidungen aufbereiten

I am texSie haben Ihre strategischen Ziele festgelegt und einen offenen, transparenten Prozess gestaltet, der möglichst viele Mitarbeiter motiviert, sich einzubringen. Was jetzt noch fehlt, ist die eingehenden Ideen und Proposals so aufzubereiten, dass sie schnell und zutreffend bewertet werden können. Achten Sie darauf, dass die hierfür nötige Vorarbeit bereits geleistet ist, bevor sich die eigentlichen Entscheider mit den Proposals auseinandersetzen. Am besten schaffen Sie hierfür eine Rolle (oder Business Unit), die den gesamten Prozess begleitet, z. B. indem Sie die Rolle des Portfoliokoordinators einführen. Dieser Portfoliokoordinator (oder wie Sie diese Rolle nennen wollen) war dabei, als Sie Ihre strategischen Ziele festgelegt haben, kennt Ihr Bewertungssystem und unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, Ideen und Initiativen einzubringen. Bevor Meetings anstehen, in denen Sie und andere Entscheider das endgültige Portfolio beschließen, bereitet er alle neuen Ideen auf und bringt alle potentiellen neuen Projekte in eine vorläufige Reihenfolge. Dafür sammelt er fehlende Infos, zieht bei Bedarf Expertenmeinungen aus Ihrem Unternehmen zu Rate und tut auch sonst alles dafür, dass die entscheidenden Gremien alles haben, was sie brauchen.

Vorteile:

• Schnelle, fundierte Entscheidungen, die die strategischen Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln
• Fokus auf die für Entscheidungen relevanten Faktoren statt Meetings, die sich um offene Fragen drehen
• Eine Person (oder Business Unit), die den gesamten Prozess begleitet und zwischen den verschiedenen Beteiligten vermittelt

PPM Best Practices # 4 – Laufende Projekte im Blick behalten:

Ist ein Projekt erst einmal ins Portfolio aufgenommen und wurden die entsprechenden Ressourcen zugeteilt, gilt es, dieses im Auge zu behalten und rechtzeitig zu erkennen, falls der Plan einmal nicht funktioniert. Anders gesagt: Wenn etwas schief geht, muss es eine Feedbackschleife geben, die sicherstellt, dass die Auswirkungen auf das Gesamtportfolio und die zukünftige Planung nicht übersehen wird. Achtung, hierfür werden zwar Infos aus dem Projektmanagement benötigt, letztendlich ist dies aber eine Aufgabe des Portfoliomanagements. Wir empfehlen auch hier, den Portfoliokoordinator einzusetzen, um in der Praxis entstehende Probleme für das Portfolio gemeinsam mit den Projektmanagern zu lösen. Viele der alltäglichen Schwierigkeiten werden sich auf dieser Ebene lösen lassen, z. B. durch geringfügige Anpassungen der Ressourcenzuteilung, die weitere Auswirkungen auf das Gesamtportfolio vermeiden. Gelingt dies nicht und können Auswirkungen auf das Gesamtportfolio nicht vermieden werden, kann der Portfoliokoordinator die Situation an die höheren Gremien des Portfoliomanagementprozesses eskalieren, damit diese bei der Gesamtplanung bedacht werden können.

Vorteile:

• Realistische Pläne, die die tatsächliche aktuelle Situation im Unternehmen berücksichtigen
• Entlastung der entsprechenden Entscheidungsgremien durch vorgelagerte Instanz zur Problemlösung
• Lösung von im Alltag entstehenden Herausforderungen vor dem Hintergrund des gesamten Portfolios und der strategischen Unternehmensziele; Vermeiden von isolierten ad-hoc-Lösungen

PPM Best Practices #5 – Portfoliomanagement als andauernden, iterativen Prozess begreifen:

Traditionell wurde die Erstellung des Portfolios als eine punktuelle Aktivität gesehen, die in bestimmten Abständen stattfindet – oft einmal jährlich. Für viele Unternehmen ist dieses Verständnis heute nicht mehr zeitgemäß. Märkte ändern sich immer schneller, Produktlebenszyklen verkürzen sich und mit agilen Teams ein Portfolio zwölf Monate im Voraus zu planen widerspricht der Idee der Sache. Stattdessen sollte das Portfoliomanagement als andauernder Prozess angesehen werden, in dem Ihre Ziele regelmäßig dem Markt und Ihr Portfolio regelmäßig den Zielen angepasst werden. Es geht nicht darum, einen Jahresplan in eine Steintafel zu meißeln. Begreifen Sie Ihr Portfolio stattdessen als ein fluides Konstrukt, das Sie in iterativen Schritten immer wieder neu ausrichten und optimieren können.

Vorteile:

• Strategische Ziele enger am Markt ausgerichtet
• Portfolio enger an den strategischen Zielen ausgerichtet
• Mehr Value bei gleichem Einsatz

Umsetzung

Ein moderner, flexibler, iterativer PPM-Prozess, der es Ihrem Unternehmen erlaubt, die strategischen Ziele am Markt und das Portfolio an den Zielen auszurichten – das klingt gut, aber wie setzt man das konkret um?

Mit dieser Frage haben wir uns die letzten Jahre intensiv auseinandergesetzt. Und unserer Meinung nach besteht die Antwort aus zwei Teilen: 1) Der Wahl der richtigen Methode. Wir empfehlen Lean PPM. Und 2) der Wahl des richtigen Tools zur Umsetzung der Methode. Wir empfehlen Meisterplan.

Lean PPM wurde entwickelt, um alle in diesem Blogpost genannten PPM Best Practices umzusetzen und im Rahmen Ihres PPM-Prozesses fest in Ihrer Unternehmenskultur zu verankern. Meisterplan bietet Ihnen mit seiner einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche und umfangreichen Features (z. B. Szenariosimulation oder Jira Integration) alles, was Sie für modernes, flexibles Portfoliomanagement benötigen.