5 Dinge, die ein PMO-Manager niemals sagen sollte

In den letzten Jahren hatten Project Management Offices (PMOs) einen eher schlechten Ruf. Ihre Fehlerhäufigkeit war hoch und niemand war gut auf sie zu sprechen. Meiner Erfahrung nach ist diese Wahrnehmung allerdings gerade im Begriff, sich zu ändern. Laut der Publikation “Pulse of the Profession 2017” vom Project Management Institute (PMI) berichten Unternehmen, die ihre PMOs an ihrer Strategie ausrichten, dass “38 Prozent mehr Projekte die ursprünglichen Ziele und unternehmerischen Absichten erreichen und 33 Prozent weniger Projekte als Fehlschläge angesehen werden”. Darüber hinaus fiel mir letztes Jahr auf der PMI Global Conference in Chicago auf, dass alle Sessions, die mit PMOs zu tun hatten, so gut besucht waren, dass in manchen nur noch Stehplätze übrig waren.

Es scheint also, dass die Menschen gerade dabei sind, ihre Meinung über PMOs zu ändern und erkennen, dass sie den Erfolg von Projekten und den der Firma vergrößern, wenn diese richtig umgesetzt werden. Gleichwohl gibt es eine Reihe von Dingen, die man vermeiden sollte, wenn man Teil eines PMOs ist. Hier ist meine Liste von Dingen, die man als PMO-Manager oder -Direktor niemals sagen sollte:

1. „Tolle Idee! Wir müssen das sofort umsetzen!“

Hatten Sie schonmal eine Idee, von der Sie sicher waren, dass sie Ihr Umfeld nachhaltig verändern würde? Hat jemand in einer Besprechung ein Projekt vorgeschlagen, und Sie wussten sofort, dass dieses Projekt sofort umgesetzt werden muss? Hat ihr bester Kunde eine Anfrage gemacht, die direkt zur höchsten Priorität wurde, nur weil sie von diesem Kunden kam? Wenn Ihnen diese Szenarien bekannt vorkommen, dann sind Sie nicht alleine. Wir alle kennen das. Genau darum ist es außerordentlich wichtig, dass das PMO einen Prozess für Projektvorschläge hat, und es ist sogar noch wichtiger, diesen dann auch einzuhalten. Es ist immer am besten, Projekte anhand der gleichen Kriterien zu vergleichen und dadurch die wirklichen Prioritäten zu erkennen. Im Lean-PPM bedeutet das in der Regel, dass ein Projektkoordinator mit dem Inititator des Projekts zusammenarbeitet, um die Projektinititative zu analysieren, zu konsolidieren und um bei Bedarf zusätzliche Informationen und Details zu ergänzen. Danach wird der Vorschlag einem geeigneten Komitee vorgelegt, um die verschiedenen Inititativen zu vergleichen und zu priorisieren. Auf dieser Basis fällt die Entscheidung für ein Vorgehen leicht. Mit dem richtigen Prozess werden Ihre Pläne mit sehr viel höherer Wahrscheinlichkeit aufgehen.

2. „Wir haben beschlossen, dass alle Projektteams ab nächster Woche agil arbeiten müssen.“

Es ist nicht wichtig, welche Methode Sie vorantreiben. Ihre Projektteams wissen bereits sehr gut, welche Tools und Methoden für sie am besten funktionieren. Wenn Sie also versuchen, Ihre gesamte Organisation in eine bestimmte Methode zu zwingen, werden Sie vermutlich eine Menge Leute unglücklich machen und am Ende nur noch als „Prozess-Polizei” angesehen werden.

In der realen Welt existiert eine breite Palette an guten Projektmanagement-Methoden, und es gibt keine einzelne Methode, die für alle Projektteams gleich gut passt. Wenn Sie sich auf das Projektportfolio konzentrieren und das Managen einzelner Projekte Ihren Teams überlassen, anstatt sie zu Ihren Feinden zu machen, werden Sie dadurch den Respekt und die Unterstützung Ihrer Teams ernten.

3. „Wir sollten die Planungssoftware mit den meisten Features verwenden.”

Auf den ersten Blick erscheint es als eine gute Idee, dass eine PPM-Lösung über Features für jeden denkbaren Anwendungsfall verfügt. In Wirklichkeit kann es Monate brauchen, solche Systeme zu implementieren und die Mitarbeiter darin zu schulen, und sie sind im Normalfall sowohl in der Anschaffung als auch im Unterhalt sehr teuer. De facto können Sie höchstwahrscheinlich auf viele, wenn nicht gar die meisten, der Funktionalitäten solcher Lösungen verzichten. Unserer Erfahrung nach erkennen das immer mehr Unternehmen und entscheiden sich für die Lean-PPM-Methode und einfaches Tool. Diese sind einfach zu verstehen und bieten genau diejenigen Prozesse und Funktionen, die Unternehmen wirklich brauchen – ohne eine zusätzliche Komplexität einzuführen.

4. „Mein Bauchgefühl sagt, wir haben ausreichend Ressourcen, um acht der zehn priorisierten Projekte umzusetzen. Was denken Sie?”

Sie haben eine Priosierung und wissen, welche Projekte am wichtigsten sind. Das ist großartig. Jetzt stellt sich die Frage, ob sie tatsächlich genügend Ressourcen haben, um die Projekte auch erfolgreich abzuschließen. Anstatt sich auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen oder einfach zu raten, brauchen Sie fundierte Informationen über Ihre Resourcenkapazität. Ein Tool wie Meisterplan versetzt Sie in die Lage, die Ressourcenkapazität in verschiedenen Szenarien zu erkennen und zu simulieren. Dadurch sind sie nicht mehr auf Raten angewiesen und können sich sicher sein, dass Sie die Kapazität haben, Ihre Pläne erfolgreich in die Tat umzusetzen.

5. „Haben Sie alle Daten aus allen unseren Projektmanagement-Tools einbezogen? Und was ist mit den Excel-Spreadsheets?”

Es ist sinnvoll, sich alle nötigen Daten zu verschaffen, um gute Entscheidungen zu treffen. Aber sind die Daten, die Sie sammeln, auch tatsächlich notwendig, um die Planungsentscheidungen zu fällen? Und wie sicher können Sie sein, dass die Daten von guter Qualität, akkurat und aktuell sind? Wenn Sie Ihre Entscheidungen auf der Grundlage von schlechten Daten treffen, dann treffen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auch schlechte Entscheidungen. Wir meinen, dass Sie tatsächlich nur eine kleine Menge an Informationen (wie z.B. Projektstatus und Ressourcenanforderungen) von Ihren Projektmanagerern benötigen, um eine Entscheidungsgrundlage für das bestmögliche Portfolio zu haben.

Wenn Sie diese Situationen vermeiden und einen einfacheren Weg finden möchten, Projektportfoliomanagement zu betreiben, dann empfehlen wir Ihnen, sich über die Lean-PPM-Methode zu informieren.

Wir freuen uns auch über Anregungen, wie die Methode Ihrer Meinung nach verbessert werden kann. Unser Ziel sind funktionierende Pläne – melden Sie sich bei uns mit Ihrem Feedback.