von Annegret Widmer
Veröffentlicht am 17.11.2017Aktualisiert am 14.08.2023
Auf das PMO in einem Unternehmen prasseln ohne Unterlass neue Fragen und Anforderungen ein – von der Geschäftsführung, den Ressourcenmanagern und den Projektmanagern. Und meistens liegt die Antwort leider nicht auf der Hand – vor allem bei komplexen Fragen wie: Ist das Portfolio machbar? Stimmen die Prioritäten? Wie steht es um die Werthaltigkeit des Portfolios? Und wer kann eigentlich Frau Zundel nächsten Monat ersetzen?
Das PMO ist eben die zentrale Drehscheibe zwischen der Unternehmensführung und allen anderen. Es ist Stratege, Brandlöscher, Berater und Supporter – und es spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg des Projektportfolios.
Laut dem PMO-Status-Report „The State of the Project Management Office“ sorgt ein PMO in Unternehmen im Schnitt für
Damit ein PMO so leistungsstark sein kann und der Dynamik der Anfragen gewachsen ist, braucht es schnelle Auswertungsmöglichkeiten für das Projektportfolio und die Ressourcenplanung. Aussagekräftige Reports und Charts sind also ein Muss, damit
Meisterplan weiß, welche Fragen leistungsstarke PMOs immer wieder beantworten müssen. Deshalb stellt Meisterplan verschiedene vorkonfigurierte Berichte für PMOs bereit. Die Top-Reports, mit denen PMOs die Geschäftsführung, die Ressourcenmanager und die Projektmanager bestmöglich unterstützen können, zeigen wir Ihnen heute kurz und knapp zusammengefasst.
Welche Projekte sollen wann von wem gemacht werden? Diese Frage lässt sich nicht quartalsweise beantworten, sondern erfordert regelmäßig Entscheidungen des Portfolio Boards oder der Geschäftsführung. Es ist die Aufgabe des PMOs, die Unternehmensführung kontinuierlich zu informieren, zu beraten und bei anstehenden Portfolio-Board-Meetings die Datengrundlage für diese Entscheidungen zu liefern.
Mit dem „Project Pipeline Value“-Report können Sie ermitteln, wie viel finanzieller Wert tatsächlich in den kommenden Projekten steckt. Das unterstützt Sie dabei, dem Portfolio Board ein möglichst werthaltiges Portfolio vorzuschlagen.
Zeilenfelder: Risk Level, Projekt-Name Spaltenfelder: Enddatum Datenfelder: Ertragswert, Gesamtkosten, Nutzen Filterfelder: Stage Gate, Rangkategorie
Wenn Sie den konkreten Nettonutzen der Projekte im Portfolio sehen möchten, können Sie den „Ertragswert der Projekte“-Report heranziehen. Mit diesem Report lässt sich eine Projektpriorisierung anhand finanzieller Kriterien vornehmen und im Portfolio Board diskutieren.
Zeilenfelder: Projekt-Name Spaltenfelder: Enddatum Datenfelder: Ertragswert, Nutzen, Gesamtkosten Filterfelder: Rangkategorie (als Vorlage in Meisterplan verfügbar)
Alle als kritisch markierten Projekte nach Zuständigkeitsbereich zeigt Ihnen der Report „Project Health by Department“. Anhand dieser Projektliste können Sie im Portfolio Board diejenigen Projekte diskutieren, bei denen Gesprächsbedarf besteht.
Zeilenfelder: Status, Projekt-Name Spaltenfelder: Department Datenfelder: Projekt-Anzahl Filterfelder: Rangkategorie
Ressourcenverfügbarkeit und -bedarf entscheiden über die Machbarkeit des Portfolios und damit auch über den Erfolg oder das Scheitern von Projekten. In der Regel sind PMOs für die projektübergreifende Ressourcenplanung verantwortlich oder unterstützen die Ressourcenplaner im Unternehmen mit den relevanten Daten. Wichtig ist deshalb im PMO ein umfassender Überblick über die vorhandenen Ressourcenkapazitäten und den Bedarf.
Viel häufiger, als Sie vermuten, haben Sie Mitarbeiter mit freier Kapazität. Sie werden durch einen Meilenstein in einem anderen Projekt blockiert, haben Leerlauf zwischen zwei Projekten oder konnten ein Projekt schneller als geplant abschließen. Der Report „Kurzfristige Kapazitäten“ macht solche kurzfristig verfügbaren Kapazitäten sichtbar, so dass Sie diese Mitarbeiter als Support in anderen Projekten einsetzen können.
Zeilenfelder: Ressource Department, Ressourcentyp, Ressourcen-Name Spaltenfelder: Kapazitätsdatum Datenfelder: Nettokapazität Filterfelder: Intern/Extern (als Vorlage in Meisterplan verfügbar)
Damit die Ressourcenmanager den Personaleinsatz konkret vorplanen können, müssen sie die mittelfristigen Bedarfe auf die Ressourcen kennen. Der Report „Bedarf nach Rolle/Ressource“ zeigt anschaulich, wie sehr bestimmte Rollen oder Schlüsselressourcen nachgefragt sind. So können Sie rechtzeitig gegensteuern.
Zeilenfelder: Primäre Rolle, Ressourcen-Name, Projekt-Name Spaltenfelder: Allokationsdatum Datenfelder: Allokation (PT) Filterfelder: Rangkategorie, Ressourcentyp (als Vorlage in Meisterplan verfügbar)
PMOs unterstützen die Projektleiter dabei, Projekte innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Finanzrahmens abzuschließen. Dafür braucht es ein Zusammenspiel aus Vorgaben vom PMO und Rückmeldung vom PM. Das gemeinsame Ziel ist es, die Projekte im Projektportfolio effektiv zu koordinieren – ohne zu viel Aufwand oder Abstimmung.
Damit Projektleiter die Vorgaben auf dem Projekt einhalten können, müssen Sie wissen, welche Kosten durch Allokationen auf ihren Projekten entstehen. Der Report „Allokationskosten nach Projekt“ liefert diese Daten.
Zeilenfelder: Projekt-Name, Primäre Rolle, Ressourcen-Name Spaltenfelder: Allokationsdatum Datenfelder: Allokationskosten Filterfelder: Rangkategorie (als Vorlage in Meisterplan verfügbar)
Das waren einige unserer „Lieblingsberichte“, mit denen PMOs ihre Stakeholder unterstützen können.
Fehlen Ihnen bestimmte Berichte für PMOs? Kein Problem, Sie können in Meisterplan ganz einfach Ihre eigenen Pivot-Reports und Diagramme erstellen. Im Help Center erklären wir Ihnen, wie das geht.
Annegret Widmer hat ihre langjährige Hass-Liebe-Beziehung zu Excel als PPM- und RM-Tool bei einer Agentur beendet und hilft jetzt Unternehmen und Organisationen dabei, Meisterplan ...
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