So können Sie als Manager Stress reduzieren

In unserer schnelllebigen Zeit sind wir häufig Stress ausgesetzt. Sind Sie in leitender Position tätig, kann das den Stresspegel noch weiter erhöhen. Denn es gehört zu Ihren Aufgaben, das Wohl des Unternehmens mit dem Wohl Ihres Teams in Einklang zu bringen. Auch wenn ein gewisses Maß an Stress normal ist, kann zu viel Stress emotional und körperlich auslaugen. Sie sind weniger produktiv und Ihre berufliche Zufriedenheit sinkt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Möglichkeiten vor, Stress und seinen Einfluss auf Ihr Wohlbefinden zu reduzieren.

Ermitteln Sie die Stressursachen

Um mit Stress umgehen zu lernen, müssen Sie zuerst einmal ermitteln, was den Stress verursacht. Dabei kann es sich einfach um einen der folgenden Faktoren handeln, welche bei Personen in leitender Funktion häufig Stress auslöst, nämlich:

• extreme Arbeitsbelastung, einschließlich überflüssiger Projekte
• Überstunden
• zu viele Besprechungen
• der Druck, steigenden Anforderungen standzuhalten
• der Druck, immer am Limit funktionieren zu müssen
• begrenzte Mittel
• Spannungen oder Konflikte mit Mitarbeitern
• Projekte, die nicht mit der Strategie in Einklang stehen

Seien Sie sich selbst gegenüber ehrlich, wenn Sie nach den Stressursachen forschen. So könnte zum Beispiel nicht die tatsächliche Belastung am Arbeitsplatz die wahre Stressursache sein, sondern Aufschieberitis.

Möglichkeiten der Stressreduktion

Bevor Sie lernen, mit Stress umzugehen, sollten Sie grundsätzlich herausfinden, wie Sie Stress von vornherein vermeiden können.

Vermeiden Sie Stressursachen

Manchmal ist Stress unvermeidlich. Wenn Sie jedoch Stressursachen beseitigen können, zögern Sie nicht, es zu tun. Wenn es Sie anstrengt, den ganzen Tag in Besprechungen festzuhängen und keine Zeit für Ihre eigentliche Arbeit zu haben, reduzieren Sie Ihre Termine: Beschränken Sie sich auf die Besprechungen, von denen Sie ein integraler Bestandteil sind.

Übernehmen Sie nicht mehr Verantwortung, als Sie tragen können. Wenn Sie mehr Verantwortung übernehmen, als Sie tatsächlich schultern können, sind Sie überall weniger produktiv und geraten mit Sicherheit unter Druck. Haben Sie das Gefühl, am Anschlag zu agieren, stellen Sie sicher, dass Ihnen ein gutes Team zur Verfügung steht und delegieren Sie einen Teil der Verantwortung. Auch die optimale Nutzung von Werkzeugen und Software kann Stress reduzieren. Durch eine Analyse der Mittel, der Kapazität, des Budgets und der Übereinstimmung mit der Strategie kann Ihnen beispielsweise Ihre Projektportfoliomanagement-Lösung helfen herauszufinden, ob Projekte eliminiert werden können.

Stellen Sie sich auf die Situation ein.

Wenn eine Situation unvermeidbar ist, nehmen Sie Stress heraus, indem Sie alles in Ihrer Macht stehende tun, um sich auf die Situation einzustellen.

Befassen Sie sich bereits im Vorfeld mit dem Problem. Wenn Sie vor einem schwierigen Projekt stehen, mag Ihre erste Eingebung sein, es zurückzustellen und sich erst einmal leichteren Projekten zuzuwenden. Auch wenn es verlockend sein mag, unangenehme Dinge aufzuschieben, wird Ihnen dieses Projekt weiterhin im Kopf herumspuken und Stress verursachen. Legen Sie sich stattdessen einen Aktionsplan zurecht. Wenn Sie zuerst die schwierigen Aufgaben oder Projekte erledigen, stellt sich ein Erfolgsgefühl ein. Den Rest des Tages können Sie sich dann den leichteren und angenehmeren Aufgaben widmen. Belastet es Sie zum Beispiel, dass mehrere Projekte unterbesetzt sind, nutzen Sie Ihr Projektportfoliomanagement, um sich einen Überblick über mögliche Engpässe zu verschaffen, und ermitteln Sie die optimale Verteilung Ihrer begrenzten Ressourcen.

Betrachten Sie das große Ganze. Sehen Sie sich die Stress verursachende Situation genauer an und versuchen Sie, sie in die richtige Perspektive zu setzen. Wie wichtig wird diese Situation langfristig sein? Aller Wahrscheinlichkeit nach lohnt es sich nicht, Zeit und Energie damit zu verschwenden, sich aufzuregen. Sinnvoller wird es sein, diese Zeit und Energie stattdessen in die Ausarbeitung von Lösungen zu investieren, mit denen Sie das Projekt so effizient wie möglich hinter sich bringen.

Erwarten Sie keine Perfektion. Wenn Sie ein Perfektionist sind, kennen Sie sich mit Stress vermutlich aus. Niemand ist perfekt, daher verurteilen wir uns von vornherein zum Scheitern, wenn wir Perfektion erwarten. Natürlich möchten Sie immer Ihr Bestes geben und streben nach ständiger Optimierung, aber erwarten Sie keine Perfektion. Wesentlich sinnvoller ist es dagegen, sich vernünftige Ziele zu setzen, die auch wirklich erreichbar sind.

Organisieren Sie und setzen Sie Prioritäten.

Ordnen Sie Ihre Projekte nach der Priorität. Eine lange Aufgabenliste kommt uns schnell wie ein unüberwindbarer Berg vor. Wenn wir über die geeigneten Werkzeuge verfügen und diese richtig einsetzen, lässt sich das Projektportfolio leichter managen und Stress deutlich reduzieren. Mit einer interaktiven Software für Projektportfoliomanagement ist es ein Kinderspiel, Szenarien anzulegen und festzustellen, welche Projekte aus allen Blickwinkeln – Strategie, Budget, Ressourcen und Kapazität – sinnvoll sind. So finden Sie schnell heraus, welche Projekte nicht wirklich dringend sind oder sogar ganz gestrichen werden sollten. Die optimale Projektportfoliomanagement-Lösung wird auch über eine Ressourcenplanung verfügen. So wissen Sie jederzeit, welche Ressourcen für welche Projekte eingeteilt sind und wie viel Kapazität verfügbar ist. Das gibt Ihnen die Flexibilität, Ressourcen nach Bedarf und Kapazität umzuverteilen und anderen Projekten zuzuweisen.

Teilen Sie sich Ihre Zeit gut ein. Nachdem Sie die Priorität Ihrer Projekte ermittelt und mithilfe Ihrer Projektportfoliomanagement-Software den richtigen Zeitplan für jedes Projekt festgelegt haben, sollten Sie sich möglichst genau an diesen Zeitplan halten. Planen Sie jede Woche 15 Minuten für Besprechungen ein, um das Team auf dem Laufenden zu halten und sicherzugehen, dass Sie sich noch im Zeitplan befinden.

Unterteilen Sie große Projekte in kleinere. Wenn Ihnen ein einzelnes Projekt über den Kopf zu wachsen droht, unterteilen Sie es in kleinere Projekte. Sie können diese Miniprojekte jeweils unterschiedlichen Teammitgliedern zur Bearbeitung zuweisen und so die Produktivität erhöhen. Dadurch entsteht erheblich weniger Stress.

Nehmen Sie sich auch am Arbeitsplatz Zeit zum Entspannen und Stress reduzieren.

Lernen Sie, sich zu entspannen. Wenn Sie sich auch während des Arbeitstages hin und wieder Zeit zum Entspannen nehmen, bekommen Sie den Kopf frei und laden Ihre Batterien wieder auf. Der Stresspegel sinkt deutlich. Möglichkeiten, sich auch am Arbeitsplatz zu entspannen:

• Gehen Sie in Ihren Pausen ein paar Minuten an die frische Luft und bewegen Sie sich.
• Verlassen Sie alle paar Stunden für ein paar Minuten den Bildschirm, strecken Sie sich und atmen Sie tief durch.
• Wenn es Ihre Arbeit nicht beeinträchtigt, hören Sie entspannende oder anregende Musik, je nachdem, was Sie gerade brauchen.