Die 15 am häufigsten gestellten Fragen von Meisterplan-Neulingen

Wenn Sie auf diesen Artikel gestoßen sind und ihn auch angeklickt haben, dann hat das einen guten Grund: Sie sind „Meisterplan Neuling“- oder setzen sich zumindest gerade intensiver mit dem Tool auseinander. Herzlich willkommen!

Viele unserer neuen Nutzer haben anfangs ähnliche Fragen: Was sind Rollen und Ressourcen? Kann ich Meilensteine und Projektphasen in Meisterplan eintragen? Und wie funktioniert eigentlich unsere Lizenzierung?

Wir haben die „15 am häufigsten gestellten Fragen“ kurz und knackig zusammengefasst und hoffen, dass Sie so einen leichten Einstieg in unser PPM-Tool Meisterplan finden. Viel Spaß!

Falls Sie es eilig haben, oder schon wissen, wonach Sie suchen, können Sie hier direkt zu den einzelnen Fragen springen.

1. Was bedeutet OSP?
2. Wie funktionieren Pflicht- und Ausschlussgrenze?
3. Was sind Rollen und Ressourcen in Meisterplan?
4. Was mache ich mit abgeschlossenen Projekten?
5. Kann ich Mitarbeitern einen Read-Only-Zugang geben?
6. Kann ich auch Maschinen als Ressourcen planen?
7. Kann ich Projekte priorisieren und wenn ja, nach welchen Kriterien?
8. Wie kann ich ein Projekt verlängern, ohne meine bisherige Planung zu verändern?
9. Wie kann ich Urlaube meiner Mitarbeiter berücksichtigen?
10. Wie funktioniert die Lizenzierung? Auf User?
11. Kann ich „Szenarien“ simulieren?
12. Kann ich Änderungen rückgängig machen?
13. Kann ich bestimmten Mitarbeitern nur die Projekte zeigen, die für sie relevant sind?
14. Kann ich einen Genehmigungs-Workflow für Projekte von der Idee bis zur Umsetzung im Portfolio abbilden?
15. Kann ich Projektphasen und Meilensteine darstellen?

1. Was bedeutet OSP?

In Meisterplan können Sie Ihre Organisation wie im Organigramm abbilden. Diesen sogenannten Organisationsstrukturplan, kurz OSP, können Sie dann mit Hilfe des Ressourcen-Pools verwalten. Mithilfe des OSP können Sie also unterschiedliche Sichtweisen auf Ihr Unternehmen abbilden. Klassische Beispiele: Sie betrachten Ihre Organisation nach Abteilung oder Standort. Diese beiden unterschiedlichen Sichtweisen auf das Unternehmen legen Sie als oberste Ebene im OSP an.

Der Vorteil: Später können Sie die Auslastung Ihrer Ressourcen aggregiert auf diese Ebenen betrachten oder Ihre Liste an Projekten auf einzelne Abteilungen bzw. Standorte filtern.

2. Wie funktionieren Pflicht- und Ausschlussgrenze?

Sie haben bestimmt einige Projekte in Ihrem Portfolio, die unbedingt durchgeführt werden müssen, egal was kommt. Diese sogenannten „Muss-Projekte“ liegen oberhalb der Pflichtgrenze („must have line“), die der Visualisierung dient. Wollen Sie Projekte über diese Pflichtlinie verschieben, können Sie entweder die Linie an sich verschieben oder Sie verschieben einzelne Projekte einfach über die Pflichtgrenze.
So können Sie jeder Zeit verändern und neu entscheiden, was Ihre „hot topics“ sind.

Stehen Sie nun vor der Frage, welche Projekte Teil der aktuellen Planung sein sollen, so kommt die Ausschlussgrenze, englisch „cut-off line“, ins Spiel.
Befindet sich ein Projekt oberhalb dieser Grenze, geht es mit seiner Aufwandbuchung in Ihre Projektportfolioplanung ein und es werden entsprechend vorhandene Kapazitäten belegt. Das Gegenteil ist der Fall, wenn sich das Projekt unterhalb dieser Linie befindet. So legen Sie anstehende Projekte, also sozusagen Ihr Backlog an Projekten, schon in Meisterplan an, ohne diese bereits fest in die Planung einzubeziehen.

Außerdem ist es möglich in Szenarien durchzuspielen, ob noch Kapazität besteht, ein weiteres Projekt in den aktuellen Planungshorizont aufzunehmen. Aber dazu unten mehr.

3. Was sind Rollen und Ressourcen in Meisterplan?

Viele Meisterplan-Nutzer verplanen hauptsächlich ihre Mitarbeiter als Ressourcen. Generell können Sie aber jede Person und jedes Sachmittel in Meisterplan verplanen, also sowohl menschliche als auch materielle Ressourcen.

Den meisten fällt es dann schon etwas schwerer, sich etwas unter Rollen vorzustellen. Kurz und knapp: Rollen beschreiben keine bestimmte Person mehr, sondern vielmehr einen primären Aufgabenbereich einer Person. Dies sind zum Beispiel bestimmte Berufsbezeichnungen wie Projektmanager, Softwareentwickler oder Berater.

In Meisterplan können Sie entscheiden, ob Sie lieber mit Rollen oder Ressourcen arbeiten möchten. Oder eben mit beidem! Das bietet Ihnen den Vorteil, sowohl grob und langfristig auf Rollenebene als auch fein auf Ressourcenebene planen zu können.

4. Was mache ich mit abgeschlossenen Projekten?

5. Kann ich Mitarbeitern einen Read-Only-Zugang geben?

Kommunikation ist wichtig. Richtige Kommunikation ist alles. Deshalb können Sie in Meisterplan allen Mitarbeitern relevante Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne dass versehentlich Änderungen in Ihrem Portfolio vorgenommen werden. Daher besteht für Sie als Administrator die Möglichkeit, die Rechte anderer Nutzer zu konfigurieren. Soll einer Ihrer Mitarbeiter lediglich einen „Read-Only-Zugang“ erhalten, so kann dies unter Verwalten > Benutzer konfiguriert werden. Unter Benutzer bearbeiten wird dann im Feld Rechtsstufe Lesender Benutzer ausgewählt. So wird sichergestellt, dass der entsprechende Benutzer zwar keine Bearbeitungsrechte hat, aber dennoch alle für ihn relevanten Informationen einsehen kann.

6. Kann ich auch Maschinen als Ressourcen planen?

Wie schon oben erwähnt ist es grundsätzlich möglich, sowohl menschliche, als auch materielle Ressourcen in Meisterplan zu verplanen. Maschinen gehören folglich zu letzterer Kategorie. Sie müssen sich jedoch die Frage stellen, welche Arbeitsleistung Sie dieser Maschine zuschreiben können, sprich wie viele FTE sie leisten kann. Ein Beispiel hier wäre die Fräse als Maschinentyp, die in Meisterplan als Rolle geführt wird. Die einzelnen Fräsen Ihres Unternehmens, als zum Beispiel Fräse 1 bis 4, wären dann Ressourcen.

7. Kann ich Projekte priorisieren und wenn ja, nach welchen Kriterien?

Ohne strategische Projektpriorisierung geht im Projektportfolio­management nichts, das haben Sie richtig erkannt. Sie kann essenziell für den Erfolg eines Unternehmens sein, und darf daher nicht unterschätzt werden. Dieser Prozess ist auch in Meisterplan abbildbar. Dazu benötigen Sie zunächst die Rechtsstufe Administrator. Im ersten Schritt definieren Sie ein Projektwert-Feld. Dies ist über den Pfad Verwalten > Felder > +Feld hinzufügen möglich. Als Feldtyp wählen Sie Eingabehilfe aus. Nun können Sie die Werte hinzufügen, die Ihren spezifischen Priorisierungsfaktoren im Unternehmen entsprechen.

So stellen Sie Ihr individuelles Bewertungssystem zusammen und können sicher sein, dass genau Ihre Faktoren die Priorisierung von Projekten bestimmt. Welche Vorteile das hat, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Eine einfache Alternative ist es, die Rangfolge Ihrer Projekte per Drag & Drop zu ändern und so höher priorisierte Projekte im Portfolio Designer nach oben zu verschieben.

8. Wie kann ich ein Projekt verlängern, ohne meine bisherige Planung zu verändern?

Dauert die Fertigstellung eines Projekts länger als geplant oder kommen am Ende des Projekts noch weitere Aufgaben hinzu und die Fertigstellung verzögert sich, müssen Sie Ihr Projekt in Meisterplan verlängern. Dies soll natürlich umsetzbar sein, ohne dass sich vorherige und schon erreichte Meilensteine und Projektphasen verschieben.

Dies ist möglich, indem Sie in der Gantt-Ansicht das entsprechende Projekt auswählen und auf den Pfeil am rechten Ende des Projekts klicken. Dort stehen drei verschiedene Modi zur Verfügung, mit denen Sie Ihr Projekt verlängern können.

Der Modus Ohne Allokation verlängern bewirkt, dass sich zwar die Projektdauer, nicht aber die Allokation verändert.

Mit dem Modus Allokation verlängern erreichen Sie, dass allen geplanten Ressourcen/Rollen die Arbeitslast zugewiesen wird, die sie im letzten Zuweisungssegment vor der Verlängerung hatten. So ist es möglich, Projekte zu verlängern, ohne Ihre bisherige Planung zu verwerfen und so falsche Daten zu erzeugen.

Mit dem Modus Strecken wird bewirkt, dass sich Meilensteine so verschieben, dass ihr relativer Abstand zu Start und Ziel gleich ist wie vor der Streckung. Achtung: Damit verändern Sie also auch Ihre bisherige Planung.

Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Help Center.

9. Wie kann ich Urlaube meiner Mitarbeiter berücksichtigen?

Ihre Mitarbeiter sollen ihren Urlaub richtig genießen können, ohne dass sie ein schlechtes Gewissen wegen liegengebliebener Arbeit oder verpassten Deadlines haben? Dann planen Sie Abwesenheiten rechtzeitig in Meisterplan ein. Dies geschieht im Register Abwesenheit der Detailansicht einer Ressource im Ressourcen-Pool. In der Spalte Kapazität werden im Falle von Urlaub der Wert 0,00% sowie das Start-und Enddatum eingetragen.

Außerdem können Urlaube direkt im Ressourcenbereich der Ansicht Portfolio Designer eingegeben werden, was zum selben Ergebnis wie bei der oben beschriebenen Vorgehensweise führt. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie hier.

Die Kapazität einer Ressource bezieht sich nicht auf ein bestimmtes Szenario, sondern auf Ihre gesamten Plandaten und zählt somit zu den globalen Daten in Meisterplan. So müssen Sie Abwesenheiten nur einmal eintragen und sie werden in allen Szenarien übernommen.

10. Wie funktioniert die Lizenzierung? Auf User?

Der wichtigste Bestandteil Ihrer Projektportfolioplanung sind Ihre Ressourcen. Deshalb basiert die Lizenzierung von Meiserplan auch genau auf diesen. Denn je mehr Ressourcen Sie in Meisterplan verwalten, desto höher ist auch der Mehrwert des Tools für Sie und Ihr Unternehmen. Zu diesen Ressourcen zählt neben den aktiven individuellen Ressourcen auch die zusätzliche Rollenkapazität.

Individuellen Ressourcen sind alle in Meisterplan angelegten Ressourcen, die von Ihnen verplant werden können, also Mitarbeiter, Sachmittel oder auch externe Ressourcen. Planen Sie die Kapazität auf Rollenebene, so kann es vorkommen, dass sie einer Rolle Kapazität zuweisen. Dies gilt dann als zusätzliche Ressource, wobei nur jedes FTE an Kapazität als zusätzliche Ressource gezählt wird. Weitere Informationen zur Lizenzierung und Preisen finden Sie hier.

11. Kann ich „Szenarien“ simulieren?

Was ist, wenn…? Genau diese Frage werden Sie sich wohl oft stellen. Die Zukunft ist bekanntlich nur schlecht vorhersehbar und Eventualitäten und mögliche Abweichungen von Ihren Plänen müssen in der Projektportfolioplanung unbedingt berücksichtigt werden. Dies können Sie ideal mit der Simulation von Szenarien abbilden.
In der Kopfleiste neben dem Menü Portfolio können Sie unter Plandaten im Portfolio-Manager Ihre Szenarien verwalten, beispielsweise ein neues Szenario hinzufügen.
Änderungen werden – mit einigen Ausnahmen – im Szenario simuliert und beeinflussen nicht Ihren Plandatenstand.

Während Sie in einem Szenario arbeiten, können Sie dieses grafisch mit einem anderen Szenario oder den Plandaten vergleichen. Dies ist ebenfalls im Szenario-Manager möglich. Mehr dazu finden Sie hier.

12. Kann ich Änderungen rückgängig machen?

Was kann ich tun, wenn Einstellungen vorgenommen wurden, die so nicht beabsichtigt waren? Schon mal vorweg: Einen „Undo-Button“ gibt es in Meisterplan aktuell nicht. Es gibt dennoch Möglichkeiten, wie Sie das oben beschriebene Szenario verhindern können.
Zum einen können Sie das Benutzermanagement so aufsetzen, dass Unbefugte keine Einstellungen oder Veränderungen vornehmen können, die nicht gewollt sind.

Außerdem sollten Sie regelmäßig Datenbackups über einen Excel Export vornehmen, um so Ihre Daten zu sichern.
Achtung: Dabei werden zwar alle Daten exportiert, Ihre Konfigurationen können aber nicht von Excel übernommen werden. Zu Konfigurationen in Meisterplan gehören zum Beispiel von Ihnen angelegte Felder, Szenarios, Portfolios sowie Ihre Benutzer.

Eine letzte Empfehlung von uns ist, in Szenarien zu arbeiten und so Abweichungen von den eigentlichen Plandaten auszuprobieren. Beachten Sie dabei nur, dass einige Daten sogenannte globale Daten sind, die auch aus Szenarien in die Plandaten übernommen werden. Mehr dazu hier.

13. Kann ich bestimmten Mitarbeitern nur die Projekte zeigen, die für sie relevant sind?

Das Gesamtportfolio eines Unternehmens kann sehr komplex sein – und nicht immer sind alle Projekte relevant für das, worum es gerade geht. Die gute Nachricht ist: Es ist möglich, dass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Projekte oder Programme ansehen.
Will beispielsweise ein Projektmanager nur von ihm betreute Projekte sehen, so können Sie als Administrator ein neues Portfolio anlegen, das Sie auf den entsprechenden Projektmanager filtern.
Dazu legen Sie zunächst unter Verwalten > Benutzer > Benutzer hinzufügen den Projektmanager als neuen Benutzer an. Anschließend gehen Sie über Portfolio > Portfolios verwalten zu Portfolio hinzufügen. Dort können Sie die Benutzer auswählen, mit denen Sie das Portfolio teilen möchten. Nun muss das Portfolio nur noch nach der entsprechenden Person, in diesem Fall dem Projektmanager, über Projektfilter gefiltert werden.
So haben Sie mit Hilfe weniger Klicks ein neues Portfolio erstellt, das im beschriebenen Fall nur für den Projektmanager relevante Informationen enthält.

14. Kann ich einen Genehmigungs-Workflow für Projekte von der Idee bis zur Umsetzung im Portfolio abbilden?

Ja, das ist möglich. Zunächst gilt es, unter Felder > Feld hinzufügen ein Feld des Typs Eingabehilfe anzulegen, um dort Ihre Projekt-Genehmigungsstufen über die Werte abzubilden. Dieses Feld ist im Demo-Datensatz bereits angelegt und heißt dort „Stage-Gate“. Erfahrungsgemäß übernehmen viele Meisterplan-Nutzer diese Bezeichnung. Eine detaillierte Beschreibung, wie man Felder anlegt, finden Sie hier.

Anschließend können Sie verschiedene Portfolios für die verschiedenen Genehmigungsstufen Ihrer Projektideen anlegen. Wie genau Portfolios anlegt werden, finden Sie hier.

Eines der angelegten Portfolios kann dann zum Beispiel alle Projekte mit der Projekt-Genehmigungsstufe „Neu“ beinhalten, ein anderes alle Projekte in der Stufe „Zur Überprüfung“. Ändern Sie nun den Wert des Feldes „Projekt-Genehmigungsstufe“ eines Projekts im Portfolio mit den neuen Projekten von „Neu“ zu „Zur Überprüfung“, so ist dieses Projekt nun nicht mehr in diesem ursprünglichen Portfolio, sondern im Portfolio mit allen Projekten „Zur Überprüfung“ zu sehen.
Dieses Vorgehen spielen Sie dann mit so vielen Projekt-Genehmigungsstufen und Portfolios durch, wie es Ihr Unternehmen vorsieht. Ist das Projekt abschließend genehmigt und wird durchgeführt, können Sie es in Ihre Plandaten und über die Ausschlussgrenze ziehen.
Um zu gewährleisten, dass nur autorisierte Personen die Genehmigungsstufe eines Projekts ändern können, besteht unter Portfolio > Portfolio verwalten die Möglichkeit, die Zugriffsrechte der einzelnen Portfolios zu verwalten.

15. Kann ich Projektphasen und Meilensteine darstellen?

Eines vorweg: Meisterplan ist keine Projektmanagement-Software. Vielmehr können in Meisterplan Projektportfolios dargestellt und so fundierte Entscheidungen aus Managementsicht getroffen werden.

Dennoch können Sie in Meisterplan Meilensteine und Projektphasen einfügen und bearbeiten. Dies ist entweder im Projektbearbeitungsfenster oder per Rechtsklick direkt im Portfolio-Manager möglich. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.

Projektphasen können Sie unter Projektphasen über Verwalten > Einstellungen hinzufügen. So sind Sie flexibel und können die in Ihrem Unternehmen üblichen Phasen in Meisterplan eintragen. Diese konfigurierten Phasen werden dann in den einzelnen Projekten mit Meilensteinen unterteilt. Mehr dazu finden sie in diesem Help Center Artikel.

Wie Sie sehen, lassen sich viele scheinbar komplexe Prozesse und Anforderungen mit Hilfe von wenigen Klicks in Meisterplan abbilden. Man muss nur wissen, wo man klicken muss.

Ich hoffe, wir konnten zumindest einige Ihrer Fragen zu unserem Tool Meisterplan klären und Sie jetzt mehr darüber wissen, wann Sie wohin klicken müssen. Weitere Hilfe und Unterstützung finden Sie in unserem Help Center. Dort können Sie alle Details zur Funktionsweise von Meisterplan nachlesen. Auch unsere Tutorials unterstützen Sie dabei, mit der Zeit ein richtiger Meisterplan Experte zu werden und alles im Tool abbilden zu können, was Sie brauchen.

Sollten Sie noch weitere Fragen haben, freut sich unser Expertenteam jederzeit über Ihre Anfrage und unterstützt Sie gerne bei Ihren Anliegen.

Und wie schon Publilius Syrus sagte: „Niemand weiß, was er kann, bis er es probiert hat.“ Also ran an Meisterplan, ausprobieren und Experte werden!