Fünf Was-wäre-wenn-Fragen für neue Perspektiven in PMOs

Fragen haben Macht. Sie dienen nicht nur dem Informationsaustausch („Wie ist der Status bei Projekt ‘Heureka’?“), sondern können ganze Unternehmen oder eben Abteilungen wie PMOs umkrempeln.

Hal Gregerson, Executive Director des MIT Leadership Center, hat eine großartige Methode mit dem Namen „Question Burst“ entwickelt. Diese Methode zeichnet sich dadurch aus, dass sie durch schnelles und intensives Stellen von Fragen neue Perspektiven zur Problemlösung eröffnet.

Bei Meisterplan wenden wir den Question Burst häufig an, wenn wir gedanklich feststecken oder eine neue Sichtweise auf ein festgefahrenes Thema benötigen. Danach sehen wir oft plötzlich einen klaren Weg, wo zuvor noch nicht einmal ein Trampelpfad war.

Damit Sie nicht einen, sondern gleich fünf mögliche Wege nach vorne sehen, haben wir fünf Was-wäre-wenn-Fragen für PMOs entwickelt. Mit diesen Fragen möchten wir Sie inspirieren, Ihre Arbeit aus neuen Perspektiven zu betrachten und kreative Lösungen für die Herausforderungen Ihres PMOs zu finden. Jede Frage lädt Sie und Ihr Team dazu ein im gemeinsamen Gespräch gewohnte Denkmuster zu durchbrechen und neue Ansätze zu entwickeln, die Ihr PMO und Ihr Unternehmen voranbringen können.

• Was wäre, wenn Sie plötzlich gezwungen wären, für Ihre Arbeit Rechnungen zu stellen?
• Was wäre, wenn Sie nie wieder ein Meeting abhalten dürften?
• Was wäre, wenn Sie ein Jahr lang unbegrenzte Mittel für Ihre Arbeit als PMO zur Verfügung hätten?
• Was wäre, wenn Ihr Ziel darin bestünde, so viel Gutes wie möglich für Ihre Mitarbeiter zu bewirken?
• Was wäre, wenn Sie dieses Jahr nur eine einzige Initiative umsetzen könnten?

Sie sind kein PMO? Adaptieren Sie die Fragen aus diesem Beitrag einfach für Ihre Abteilung oder Ihre Tätigkeit. Hauptsache, Sie hören nicht auf, zu fragen.

Die Rechnung, bitte!

Was wäre, wenn Sie Ihre Leistungen ab morgen intern in Rechnung stellen müssten?

In Ihrer Organisation gibt es irgendwo eine Tabelle mit Kostenstellen. Eine davon trägt Ihren Namen: “PMO”. Nehmen Sie nun an, Sie müssten ab morgen Ihre erbrachte Arbeit intern in Rechnung stellen. Sie erbringen bestimmte Leistungen für Ihr Unternehmen und veranschlagen dafür ein angemessenes Honorar.

• Welchen monetären Wert würden Sie für Ihre Arbeit veranschlagen? Was wäre beispielsweise ein Projekt-Sparring wert, was die Vorbereitung und Durchführung eines Portfolio Boards?
• Ist Ihr aktuelles Zeit-Investment in die Themen so angemessen, dass Ihre Aufwände ohne Murren bezahlt werden würden?
• Welche Ihrer aktuellen Dienstleistungen könnten Sie streichen, weil wirklich niemand aus Ihrem Unternehmen auch nur einen müden Euro dafür bezahlen würde? Und anders herum: Welche Ihrer Aktivitäten sind so wertvoll, dass Sie damit Ihr PMO finanzieren und noch wachsen könnten?
• Welches Image wäre erforderlich, damit Ihre Kollegen und Führungskräfte Sie nicht nur als notwendige Instanz betrachten, sondern aktiv und gerne Ihre Expertise in Anspruch nehmen? (Ein Image als "Prozesspolizei" ist vermutlich wenig zielführend.)

Es ist absolut sinnvoll, zentrale organisatorische Einheiten wie Personal, Finance oder auch das PMO zu “unterhalten”. Doch gerade als PMO ist der Druck oft groß, seinen Wert immer wieder unter Beweis zu stellen. Diese Was-wäre-wenn-Frage kann eine wertvolle Übung sein, um Ihre Dienstleistungen optimal auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Organisation abzustimmen und Ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg klar zu kommunizieren.

Adieu, Meetings!

Was wäre, wenn Sie nie wieder ein Meeting abhalten dürften?

Stellen Sie sich vor, der Traum Ihrer introvertierten Kollegen wird wahr. Nie wieder Meetings. Die Terminkalender sind plötzlich leer. Niemand kann sich mehr darüber beschweren, dass es zu viele schlecht vorbereitete oder überhaupt zu viele Meetings gibt. Was jetzt?

• Wie würden Sie ohne Meetings Entscheidungen treffen, beispielsweise zur Zusammensetzung des Projektportfolios?
• Welche alternativen Prozesse, Instrumente und Ressourcen müssten etabliert werden, um ein effektives Management des Projektportfolios sicherzustellen? Auf welchem Weg würden Prioritäten für Projekte gesetzt, und wie ließen sich Konflikte lösen, wenn Projektpläne ins Stocken geraten oder Teams an ihre Belastungsgrenzen stoßen?
• Wie könnten Sie im PMO auch ohen Termine das Teamgefühl stärken? Schaffen Sie es, ohne Meetings Insider-Witze zu etablieren, Wertschätzung zu zeigen und füreinander da zu sein?
• Wie müssten Sie die Zusammenarbeit im Team und über Teams hinweg gestalten?

Meetings sind zweifelsohne oft der beste Weg, gemeinsame Entscheidungen zu treffen, Ideen zu sammeln, oder zusammenzuwachsen. Und dennoch kann diese Was-wäre-wenn-Frage helfen zu erkennen, welche Meetings unnötig sind oder wie Sie Termine besser prozessual unterstützen können.

Geld spielt keine Rolle!

Was wäre, wenn Sie ein Jahr lang unbegrenzte Mittel für Ihre Arbeit als PMO zur Verfügung hätten?

Stellen Sie sich vor, Sie hätten für ein Jahr unendliche Geldmittel für Ihr PMO zur Verfügung. Ohne Fragen. Ohne Reporting. Jeder einzelne Einkaufsantrag wird durchgewunken, jedes Budget genehmigt, jede Initiative finanziert.

• Welche Schulungen und Weiterbildungen würden Sie finanzieren, um die Fähigkeiten Ihres Teams auszubauen?
• Gibt es Investitionen, die Sie sofort nachholen oder anstoßen würden? Würden Sie beispielsweise Ihre Büro-Räumlichkeiten einladender gestalten, oder Ihre Software-Landschaft modernisieren?
• Welche Pilotprojekte und Initiativen würden Sie starten? Welche Risiken würden Sie dabei eingehen, die zuvor undenkbar gewesen wären?
• Würden Sie Gelder an studentische Projekte, Forschungseinrichtungen, Berater oder Partner rund um Ihr PMO vergeben?

Das Budget ist immer zu knapp, um frei agieren zu können. Mit dieser Was-wäre-Wenn-Frage identifizieren Sie wirklich wichtige Budgetbedarfe und entwickeln neue Ideen.

Einfach Gutes tun!

Was wäre, wenn Ihr Ziel darin bestünde, so viel Gutes wie möglich für Ihre Mitarbeiter zu bewirken?

Stellen Sie sich vor, der Erfolg Ihres PMOs würde nicht an betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, sondern an der Zufriedenheit und dem Wohlbefinden Ihrer Kollegen gemessen. Beim Quartalsmeeting werden nicht die Umsatzzahlen geteilt, sondern ein Stimmungsbarometer, das genau zeigt, wie erfüllt, glücklich und gesund die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind.

• Welche Werkzeuge haben Sie als PMO heute schon in der Hand, um das Barometer positiv zu beeinflussen?
• Wie können Sie als PMO sicherstellen, dass Projektmitarbeiter (insbesondere die häufig gefragten Schlüsselressourcen) nicht überlastet sind, und dennoch genug gefordert werden?
• Können Sie Programme vorschlagen, die gute Arbeitsbedingungen (z.B. flexiblere Arbeitszeiten) fördern?
• Sind Sie als PMO ein verlässlicher Partner für Management UND Mitarbeiter, wenn es um zugesagte Ressourcen oder Entscheidungstransparenz geht?
• Wie können Sie Mitarbeiter für großartige Projekte, statt für makellos ausgefüllte Statusberichte wertschätzen?

Vielleicht sind Sie nach der Diskussion dieser Frage überrascht, wie viel Einfluss Sie als PMO auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben können. Ihr größter Hebel: Denken Sie Projektportfoliomanagement und eine gesunde Ressourcenplanung immer gemeinsam.

Die Nummer Eins

Was wäre, wenn Sie dieses Jahr nur eine einzige Initiative umsetzen könnten?

Als PMO kennen Sie sicherlich alle Methoden der Projektpriorisierung. Doch was, wenn Sie nur eine einzige (Change) Initiative auswählen dürften, die Sie im nächsten Jahr umsetzen? Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihre Projektliste auf genau ein Projekt herunterkürzen.

• Welche Initiative hat das größte Potenzial, einen positiven und nachhaltigen Einfluss auf Ihr Unternehmen zu haben? Welche Ressourcen müssten Sie dafür bündeln?
• Nach welchen Kriterien können Sie überhaupt erkennen, welche Initiative welchen möglichen Impact hat?

Rückblickend sind es oft nur zwei bis drei große Entscheidungen und Initiativen in einem Jahr, die wirklich eine Kursänderung bewirken. Wenn Sie diese frühzeitig identifizieren, können Sie sich und allen anderen viel Energie sparen.

Ein paar abschließende Worte

Das waren sie nun, unsere fünf Fragen für PMOs, die keine Angst vor neuen Perspektiven haben.

Nutzen Sie diese Fragen als Ausgangspunkt für Diskussionen mit Ihrem Team und als Grundlage für strategische Überlegungen. Seien Sie mutig und denken Sie groß. Die Antworten auf diese Fragen könnten der Schlüssel zu einer erfolgreichen und erfüllenden Zukunft für Ihr PMO sein.

Übrigens: sollte Ihnen für diese Zukunft zufällig noch eine passende Software fehlen, will ich Ihnen mit diesem letzten Satz noch einen Blick auf Meisterplan empfehlen und Ihnen alles Gute für Ihre Zukunft wünschen.