Warum das gut für Ihr Unternehmen ist und wie PPM Sie dabei unterstützt, Chaos zu vermeiden und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitalisierung in Projekte übersetzen und loslegen

The Need for SPEEEEEEEEEEEEEED

Johannes Gutenberg erfand den Buchdruck etwa 1450 und setzte damit einen rasanten Prozess in Gang, der Europa in wenigen hundert Jahren revolutionieren sollte – die sogenannte Medienrevolution. 1969 begann die Geschichte des Internets. Was seitdem geschehen ist, lässt diese „Medienrevolution“ ziemlich langsam aussehen.

Wir reden heute von der „digitalen Revolution“ oder einfach von „Digitalisierung“. Und die rollt gerade über uns alle drüber. Privatmenschen können das gut finden oder auch nicht. Unternehmen müssen damit irgendwie fertig werden. Das Tempo ist enorm, Produktionsmethoden wandeln sich, Kundenbedürfnisse ändern sich, Arbeitsabläufe entwickeln sich – alles ist in ständigem Umbruch. Wer Trends verpasst, verschwindet vom Markt. Hunderttausende von brillanten Entwicklern auf der ganzen Welt arbeiten seit Jahren an Tools für Ihre Mitarbeiter, damit diese noch ein bisschen besser, schneller und effizienter arbeiten können. Kein Aspekt des täglichen Arbeitens ist nicht digitalisiert. In jedem Unternehmen kommen Dutzende, Hunderte oder gar Tausende von Tools zum Einsatz. Und dauernd kommen neue dazu oder werden alte ersetzt. Wer nicht mitmacht, fällt zurück. Das gilt für einzelne Mitarbeiter ebenso wie für ganze Unternehmen.

Das ist eine existenzielle Herausforderung. Die gute Nachricht? Diese Herausforderung zu bewältigen ist kein Hexenwerk. Für einen gelungenen Digitalisierungsprozess in Ihrem Unternehmen müssen Sie nicht bis morgen das papierfreie Büro einführen und bis Mittwoch nächste Woche die Geschäftsleitung durch eine KI ersetzen. Worauf es ankommt, ist, einen flexiblen, reaktionsfähigen Prozess zu etablieren, der neue Trends erkennt, bewertet und aufgreift, um Veränderungen im Unternehmen schnell anregen und durchsetzen zu können.

Das wimmelnde Chaos

Bevor wir zur Lösung fortschreiten, noch einmal ein paar Worte zur Herausforderung. Der Prozess der Digitalisierung verläuft extrem schnell und kann ganz schön unübersichtlich werden. Es stehen unglaublich viele Themen auf einmal an. Soll diese Software eingesetzt werden oder diese? Wann? Wer kümmert sich darum? Ist Big Data 3.0 wirklich ein wichtiger neuer Trend oder nur das Buzz Word eines kreativ ausgepowerten Bloggers? Wer bewertet das? Zudem ist perfekte Kontrolle über den eigenen Digitalisierungsprozess meist schwer zu erreichen. Jedes Unternehmen hat eine ganze Wolke aus Tools und Apps (viele davon in der Cloud), die zur Lösung aller möglichen Probleme eingesetzt werden. Einige davon wurden in lang geplanten Projekten ausgewählt, bewertet und implementiert, andere sind das Ergebnis der spontanen Problemlösekompetenz der Mitarbeiter. Wenn es um Digitalisierung geht, ist immer viel los. Auf allen Ebenen des Unternehmens.

Ein Beispiel

Tom im Marketing hat die Titelgrafik für Ihr Unternehmensmagazin fertig und will sie an Janet senden, die neue Freelancerin, die das finale Layout übernimmt. Die Datei ist größer als 25 MB. Der Versand per E-Mail scheitert. Der Versuch, die Datei schnell per WhatsApp zu versenden, scheitert ebenfalls (an irgendwelchen Firewall-Einstellungen.) Der Abgabetermin drückt. Eine Lösung muss her. Google.

Beispiel: So passiert Digitalisierung

Zack. Und schon verwendet Ihr Unternehmen ein neues Tool.

Während das passiert, schließt Ihr Geschäftsführer für die Niederlassung in Berlin ein Abo mit GoToMeeting ab, um Konferenzen mit Kunden durchzuführen. Wie es der Zufall so will, haben Sie selbst sich gerade für WebEx entschieden. Drei neue Tools. Zwei davon machen dasselbe, aber so lange sie funktionieren, ist das ja bestimmt OK.

Gleichzeitig ist der Leiter Ihrer IT-Abteilung außer sich vor Glück! Das WLAN im ICE funktioniert. Er nutzt die Gunst der Stunde, um einen Artikel zu lesen, in dem der Autor mit Nachdruck argumentiert, dass jedes Unternehmen Ihrer Branche, das in den nächsten 5 Jahren nicht gelernt hat, KI an zentralen strategischen Fragen zu beteiligen, vom Markt verschwunden sein wird. Sie wissen davon noch nichts, aber die Lektüre des Artikels wird in den nächsten Wochen dazu führen, dass zwei Ihrer Mitarbeiter sich intensiver mit dem Thema beschäftigen – dafür verzögert sich Projekt X25, was den Kunden nicht unerheblich verstimmt. Sie würden der Ursache für die Verzögerung gerne selbst auf den Grund gehen, haben aber keine Zeit. Sie müssen zu einem Meeting mit dem Titel “Cloud Computing – Chancen, Risiken, Strategien”.

Wie gesagt, Digitalisierung ist ein hochkomplexer Prozess. Zwar funktioniert auf wundersame Weise meistens trotzdem irgendwie alles, aber es kommt zu Reibungsverlusten – und manchmal spürt man ein gewisses Katastrophenpotential. Um dies zu verdeutlichen, haben wir die Digitalisierungsstrategie hunderter deutscher Unternehmen analysiert und unsere Ergebnisse an den Metaphortron 3000TM übergeben – einen auf Machine Learning basierenden Algorithmus, der große und chaotisch scheinende Datenmengen in für den Menschen greifbare visuelle Metaphern übersetzen kann. Rechts sehen Sie das Ergebnis als GIF.

Digitale Transformation steuern

Erinnert Sie die Darstellung des Metaphortron 3000TM an die Digitalisierungsstrategie Ihres eigenen Unternehmens? Noch ist nichts Schlimmes passiert, aber was, wenn das große gelbe Projekt von unten links reinfährt? Dann haben wir einen Lösungsvorschlag für Sie:

Begreifen Sie die Steuerung der digitalen Transformation als eine Reihe von Projekten, die konkrete Antworten auf konkrete mit der Digitalisierung einhergehende Herausforderungen suchen. Ein Beispielprojekt könnte sein, zu ermitteln, welche Cloud-Lösungen im Unternehmen gegenwärtig eingesetzt werden, diese unter Sicherheitsaspekten zu beurteilen und gegebenenfalls redundante Lösungen zu vereinheitlichen.

Was ist der Vorteil an dieser Vorgehensweise? Eine erste allgemeine Antwort: Die meisten Unternehmen haben gut entwickelte Strukturen und Prozesse, um sicherzustellen, dass einmal beschlossene Projekte auch tatsächlich durchgeführt werden. Wenn ein Projekt in das Portfolio aufgenommen wurde, gibt es (hoffentlich) formulierte Ziele, eine Bewertung der strategischen Bedeutung des Projekts, ein mehr oder weniger fest bestimmtes Anfang- und Enddatum sowie einen Prozess, der dem Projekt Ressourcen zuweist, dessen Verlauf trackt und am Ende ein Urteil über den Projekterfolg trifft. Im Idealfall werden auch noch „Learnings“ und Best Practices festgehalten, die hilfreich für das nächste ähnliche Projekt sind.

Digitale Transformation und PPM

Anders gesagt: Sie zerlegen die Mammutaufgabe „Digitalisierung“ in handhabbare Einzelaufgaben, die Teil Ihres Portfolios an Projekten, Initiativen und Vorhaben werden. Dies bedeutet, dass sie auch ohne viel externe Beratung und riesige Change-Projekte loslegen können. Und das bedeutet auch, dass Sie plötzlich alle Vorteile eines erfolgreichen Projektportfoliomanagements für die Digitalisierung nutzen können:

  • Schnell auf tatsächliche Probleme eingehen: Ein funktionierendes Projektportfoliomanagement ist gut darin, viele neue Ideen und Anliegen aufzunehmen, zu bewerten und sie dann entweder in Projekte umzusetzen oder zu verwerfen. Das bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiter einen Weg haben, Lösungen für tatsächliche Probleme und Herausforderungen im Zusammenhang mit Digitalisierung vorzuschlagen – und diese Vorschläge tatsächlich ihren Weg in die Umsetzung finden können.

  • Projekte bewerten, vergleichbar machen, priorisieren und mit Ressourcen ausstatten: Eine Kernidee des PPM ist es, Projekte anhand ihrer strategischen Bedeutung fürs Unternehmen zu bewerten, so vergleichbar zu machen und entsprechend ihrer Priorität in eine Reihenfolge bringen zu können, die dann darüber entscheidet, welche Projekte welche Ressourcen zugeteilt bekommen und welche Projekte bei Ressourcenkonflikten Vorrang haben. Entscheidend ist hier, dass Projekte im Bereich Digitalisierung am Ende auf der gleichen Skala bewertet werden wie alle anderen Projekte. Kritische Maßnahmen für die IT-Infrastruktur werden zu oft nicht durchgeführt, weil sie mit Kundenprojekten um Ressourcen kämpfen und immer wieder zurückgestellt werden. Mit einem gutem PPM hat die Geschäftsleitung ein Tool, um sicherzustellen, dass entsprechende Projekte ausreichend hoch genug bewertet werden, um dieses Problem zu vermeiden. Und die Bewertung kann an die individuellen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens angepasst werden. Wenn Sie einen Versandhandel für Gartenzubehör betreiben, sind Ihre Kapazitäten für die Abwehr feindlicher Hacker vermutlich weniger wichtig als für ein Unternehmen, das Patientenakten verwaltet.
  • High-Level Overview und Steuerungszentrale für die Geschäftsleitung: Sich aus der Digitalisierung ergebende Herausforderungen als Projekte zu begreifen und wie alle anderen Projekte, Initiativen und Vorhaben über das eigene PPM zu verwalten, erlaubt es der Geschäftsleitung, jederzeit einen schnellen Überblick zu erhalten. Sie weiß, welche Projekte laufen, wie diese bewertet sind und wie sich der dafür aufgewendete Ressourceneinsatz auf den Rest des Portfolios auswirkt. Über die strategische Gewichtung, die Themen im Bereich Digitalisierung gegeben werden, hat sie zudem einen großen Hebel, über den sich das Verhalten des Unternehmens schnell und effizient anpassen lässt.

Dadurch ist beim Thema Digitalisierung nicht weniger los, aber Sie haben die zentralen Fähigkeiten, die Sie benötigen, um damit umzugehen. Ergänzen wir den für deutsche Unternehmen typischen Digitalisierungsprozess um erfolgreiches PPM, erstellt der Metaphortron 3000TM diese Darstellung:

D‘oh …

Um die Vorteile nutzen zu können, die erfolgreiches PPM für Projekte im Bereich Digitalisierung bietet, benötigen Sie natürlich erst einmal ein erfolgreiches PPM…

… glücklicherweise ist das ziemlich einfach zu bewerkstelligen – und bringt all die genannten Vorteile und mehr. Wir sind der festen Überzeugung, dass Sie auch im Jahr 1450 von einem guten PPM profitiert hätten. Dass es Sie heute auch noch dabei unterstützt, mit der Digitalisierung fertig zu werden, ist ein Bonus.

Laufen Ihre Projekte ebenfalls kreuz und quer und haben Sie noch keine wirklich gute Methode gefunden, um den Überblick zu behalten? Dann empfehlen wir die Einführung von Lean PPM. Lean PPM ist eine Methode fürs Projektportfoliomanagement, die gezielt versucht, so schlank wie möglich zu sein. Schlank bedeutet, die Methode konzentriert sich ausschließlich auf die wesentlichen Aufgaben des Portfoliomanagements und hält dabei fast schon fanatisch alle nötigen Meetings und Abläufe so kurz und minimalistisch wie möglich. Die Schlankheit der Methode sorgt auch dafür, dass sie sich schnell und einfach einführen lässt und schnell das produziert, was wir alle wollen: Value. Interessiert? Mehr über Lean PPM erfahren Sie in diesem Artikel.

Lean PPM funktioniert theoretisch auch auf dem Papier oder am Whiteboard. Aber da wir im Zeitalter der Digitalisierung leben, gibt es auch bessere Tools. Meisterplan ist ein Tool fürs Projektportfoliomanagement, das gezielt für die Verwendung mit Lean PPM konzipiert wurde. Der Test ist kostenlos – und zeigt Ihnen schnell, welche Vorteile Sie von Lean PPM haben.

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