PPM Best Practices #3 – Infos für schnelle und gute Entscheidungen aufbereiten
I am texSie haben Ihre strategischen Ziele festgelegt und einen offenen, transparenten Prozess gestaltet, der möglichst viele Mitarbeiter motiviert, sich einzubringen. Was jetzt noch fehlt, ist die eingehenden Ideen und Proposals so aufzubereiten, dass sie schnell und zutreffend bewertet werden können. Achten Sie darauf, dass die hierfür nötige Vorarbeit bereits geleistet ist, bevor sich die eigentlichen Entscheider mit den Proposals auseinandersetzen. Am besten schaffen Sie hierfür eine Rolle (oder Business Unit), die den gesamten Prozess begleitet, z. B. indem Sie die Rolle des Portfoliokoordinators einführen. Dieser Portfoliokoordinator (oder wie Sie diese Rolle nennen wollen) war dabei, als Sie Ihre strategischen Ziele festgelegt haben, kennt Ihr Bewertungssystem und unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, Ideen und Initiativen einzubringen. Bevor Meetings anstehen, in denen Sie und andere Entscheider das endgültige Portfolio beschließen, bereitet er alle neuen Ideen auf und bringt alle potentiellen neuen Projekte in eine vorläufige Reihenfolge. Dafür sammelt er fehlende Infos, zieht bei Bedarf Expertenmeinungen aus Ihrem Unternehmen zu Rate und tut auch sonst alles dafür, dass die entscheidenden Gremien alles haben, was sie brauchen.
Vorteile:
- Schnelle, fundierte Entscheidungen, die die strategischen Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln
- Fokus auf die für Entscheidungen relevanten Faktoren statt Meetings, die sich um offene Fragen drehen
- Eine Person (oder Business Unit), die den gesamten Prozess begleitet und zwischen den verschiedenen Beteiligten vermittelt