Was ist Kapazitätsplanung?

Bei Kapazitätsplanung und -management können Sie sich im Wesentlichen ein Gegenüberstellen von Angebot und Nachfrage vorstellen, bei der es Ihr übergeordnetes Ziel ist, dass Ihr Kapazitätsangebot in Form von Mitarbeitern und Skills und die Kapazitätsnachfrage in Form von Projekten nahezu deckungsgleich sind.

Kapazitätsplanung:
Definition | Beispiele | Synonyme

Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement sind wichtige Bestandteile des Ressourcenmanagements im Projektmanagement. Ihr Hauptziel besteht darin, die Nachfrage nach Mitarbeiterkapazitäten mit dem Angebot in Einklang zu bringen. Dies geschieht sowohl operativ im Rahmen des Portfolio-Kapazitätsmanagements (kurz- und mittelfristig) als auch strategisch durch Strategic Workforce Planning (langfristig).

  • Operativ (kurz- und mittelfristig): Hierbei geht es darum, die vorhandenen Kapazitäten und Fähigkeiten im Unternehmen zu kennen und Projekte entsprechend zu planen.
  • Strategisch (langfristig): Langfristig bedeutet, den zukünftigen Bedarf vorauszusehen und Maßnahmen zu ergreifen, um diesen Bedarf zu decken.

In einfachen Worten: Kapazitätsplanung sorgt dafür, dass zur richtigen Zeit die richtigen Ressourcen verfügbar sind, um die Anforderungen zu erfüllen und das Unternehmen erfolgreich zu unterstützen.

Praxisbeispiel

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, das Webentwicklungsprojekte für Kunden durchführt. Ihr Team besteht aus Entwicklern, Designern und Projektmanagern. Eines Tages erhalten Sie den Auftrag, eine neue Website für einen Kunden zu erstellen.

  • 1. Kapazitätsangebot: Sie analysieren die vorhandenen Ressourcen in Ihrem Team. Es stehen Ihnen zwei erfahrene Webentwickler, ein Designer und ein Projektmanager zur Verfügung.
  • 2. Projektbedarf: Sie betrachten den Projektumfang und identifizieren die notwendigen Aufgaben und Skills. Dazu gehört das Design der Website, die Frontend- und Backend-Entwicklung, die Qualitätssicherung und die Bereitstellung. Sie schätzen den Gesamtaufwand für das Projekt.
  • 3. Abgleich: Sie prüfen, ob Angebot und Nachfrage deckungsgleich sind und leiten die nächsten Maßnahmen in die Wege.

In diesem Beispiel ging es vor allem um ein Einzelprojekt. Das Prinzip lässt sich aber auch auf das gesamte Portfolio anwenden.

Synonyme und Abkürzungen

Die Kapazitätsplanung wird oft auch Kapa-Planung genannt. Meist werden Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung fälschlicherweise synonym verwendet.

FAQ zur Kapazitätsplanung

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund ums Thema Kapazitätsplanung.

Wer macht Kapazitätsplanung?

Da die Kapazitätsplanung zeitlich vor der Durchführung eines Projekts stattfindet, sind Projektmanager nicht involviert. Für gewöhnlich kümmern sich der Portfolio-Koordinatoren, Mitarbeiter von PMOs oder Ressourcenmanager um den Abgleich vorhandener Ressourcen mit dem Bedarf aus den Projekten. Geht es hingegen um den Aufbau neuer Kapazitäten durch Fortbildung oder Recruiting, so ist eher die Geschäftsleitung oder die HR-Abteilung involviert. Lesen Sie im Abschnitt zu den Aufgaben mehr hierzu.

Warum macht man Kapazitätsplanung?

Wenn Sie alle relevanten Informationen über Ihre Kapazitäten besitzen und wissen, wie Sie damit umgehen können, bietet dies erhebliche Vorteile bei der Planung. Insbesondere im Vergleich zu Unternehmen, die ihre Pläne noch aufgrund von Gefühlswerten erstellen.

Wenn Sie als Unternehmen jederzeit genau wissen, wozu Sie in der Lage sind und wozu nicht, ergeben sich folgende Möglichkeiten:

  • Präzisere Planung und verlässliche Zusagen gegenüber Kunden: Sie können besser abschätzen, was machbar ist und realistische Versprechen machen.
  • Effiziente Nutzung Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen: Sie können Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen.
  • Leichteres Wachstum und Erschließung neuer Märkte: Mit klarem Wissen über Ihre Fähigkeiten können Sie gezielt expandieren.
  • Steigerung der Quantität und Qualität Ihrer Projekte: Sie können Ihre Projekte besser skalieren und verbessern.
  • Langfristige Sicherstellung Ihrer Markt- und Konkurrenzfähigkeit: Durch kluge Ressourcenverwaltung bleiben Sie wettbewerbsfähig.
  • Entlastung und optimale Förderung Ihrer Mitarbeiter: Sie können die Arbeitsbelastung verteilen und Talente fördern.
  • Rechtzeitiger Abschluss Ihrer wichtigsten Projekte: Sie verpassen keine Deadlines.
  • Gezielte Rekrutierung von Schlüsselressourcen oder Ausbildung neuer Mitarbeiter: Sie können strategisch agieren.
  • Motivation und langfristige Bindung Ihrer Mitarbeiter: Ein zufriedenes Team bleibt länger.
  • Schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten und Chancen nutzen: Flexibilität ist entscheidend.
  • Zeit- und Kosteneinsparungen: Effizienz zahlt sich aus.

Was sind die Aufgaben bei der Kapazitätsplanung?

Die Aufgaben bei der Kapazitätsplanung unterscheiden sich mit dem Planungshorizont, der betrachtet werden soll. Wir unterscheiden hier zwischen:

Portfolio-Kapazitätsmanagement (operative Kapazitätsplanung)

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das mitten in der Planung seines aktuellen Projektportfolios steckt. Dabei erstellen es einen Fahrplan für die kommenden Monate, basierend auf den gewünschten Rollen für die Projekte – ohne dass die Mitarbeiter bereits einem bestimmten Projekt zugeordnet sind.
Der Portfolio-Koordinator stellt sich dabei folgende Fragen:

  • Welche Kapazitäten und Fähigkeiten haben wir derzeit?
  • Welche konkreten Projekte könnten theoretisch wann und bis wann umgesetzt werden?
  • In welche Arbeitspakete lassen sich diese Projekte unterteilen, und welche Kapazitäten und Fähigkeiten werden dafür benötigt?
  • Wann sollten diese Projekte geplant werden, damit sie umsetzbar sind?
  • Gibt es Überschneidungen oder Abhängigkeiten, die wir beachten müssen?

Die benötigten Informationen erhält der Portfolio-Koordinator idealerweise über ein PPM-Tool (Projekt Portfolio Management), in dem Mitarbeiter, Ressourcenverantwortliche und Projektleiter aktuelle Kapazitäten, Aufwandsschätzungen und andere relevante Daten festhalten. Das Unternehmen plant nur die Projekte, die mit den vorhandenen Mitarbeitern realistisch umsetzbar sind.
Wenn es hier dann eine Diskrepanz zwischen dem Angebot an Mitarbeiterkapazitäten und dem Bedarf durch Projekte gibt, müssen Projekte kurzfristig anders priorisiert werden.

Strategic Workforce Planning (strategische Kapazitätsplanung)

Das Strategic Workforce Planning ist eine wichtige Aufgabe, die hauptsächlich von der Personalabteilung (HR) und der Geschäftsleitung übernommen wird. Diese erhalten Informationen über den erhöhten Bedarf aus dem Projekt- und Portfoliomanagement und treffen Entscheidungen über weitere Maßnahmen.
Die zentrale Frage lautet: “Wozu möchten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Lage sein?” Die Antwort auf diese Frage ergibt sich oft aus weiteren Überlegungen:

  • Markt- und Auftragsentwicklung: Wie erwarten wir, dass sich der Markt und die Auftragslage entwickeln?
  • Abgänge im Unternehmen: Gibt es Mitarbeiterabgänge, die ausgeglichen werden müssen?
  • Forschung, Produktion und neue Märkte: Planen wir, mehr zu forschen, zu produzieren oder neue Märkte zu erschließen?
  • Engpassvermeidung: Treffen wir derzeit häufig auf Engpässe, die wir in Zukunft vermeiden möchten?

Je präziser man diese Fragen beantworten kann, desto realistischer sind die Prognosen und umso besser können Entscheidungen über Maßnahmen getroffen werden. Diese Maßnahmen könnten beispielsweise das Recruiting neuer Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten oder die Anpassung des Projektportfolios an die tatsächlich verfügbaren Kapazitäten umfassen. Hier bewegen wir uns auf einem übergeordneten, längerfristigen Planungsniveau mit Blick auf das gesamte Projektportfolio.

Was sind wichtige KPIs für die Kapazitätsplanung?

Zu den wichtigsten KPIs bei der Kapazitätsplanung gehören:

  • Auslastung: Dieser KPI misst, wie gut Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind. Eine optimale Auslastung verhindert Über- oder Unterlastung.
  • Engpassanalyse: Identifizieren Sie Engpässe, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Engpässe können die Effizienz beeinträchtigen.
  • Ressourcenverfügbarkeit: Überwachen Sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Fähigkeiten. So können Sie Engpässe vorbeugen.

Kapazitätsplanung mit Meisterplan

Meisterplan gehört zu den wenigen Tools auf dem Markt, mit dem Sie wirklich effektives Portfolio-Kapazitätsmanagement betreiben und einfach Daten fürs Strategic Portfolio Planning bereitstellen können.

Bei Meisterplan ist es einfach, Projekte mittelfristig für Monate im Voraus zu planen – auf Basis von wahlweise Rollen- oder Ressourcenkapazitäten. Hier sehen und koordinieren Sie die Projekte des ganzen Portfolios sowie die zugehörigen Ressourcen auf einen Blick. Dabei können Sie verschiedene Plan-Szenarien anlegen und so ein wirklich realistisches Portfolio auf die Beine stellen.

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