Wie PMOs helfen, erfolgreich zum integrierten Unternehmen zu werden

Alle Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung – im Geschäftsalltag fallen Unmengen an Informationen an. Das Problem: Informationen sind in sogenannten Silos gefangen und kommen nicht zum richtigen Zeitpunkt bei den richtigen Leuten an. Das Resultat: Manager entscheiden aufgrund veralteter, lückenhafter oder schlichtweg falscher Daten. Projektteams marschieren an Zielen vorbei, die sie nicht kennen, oder erarbeiten Ergebnisse, die schon lange vorliegen. Nichts klappt mehr so richtig. Darüber hinaus fühlen sich alle schlecht informiert und somit auch nicht verantwortlich.

Die Lösung ist nicht, Silogrenzen einfach aufzuheben. Es können nicht immer alle alles wissen. Unternehmen sind notwendigerweise in Bereiche (z. B. Abteilungen, Projekte) unterteilt, die weder den gleichen Informationsstand haben, noch diesen benötigen. Die Lösung ist eine über diesen internen Strukturen angesiedelte Ebene, die den Informationsfluss koordiniert und steuert. So wird sichergestellt, dass die unterschiedlichen Unternehmensteile weiter als ein verbundenes, integriertes Ganzes handeln können.

Unternehmen, die diese Aufgabe bewältigen, nennen wir integrierte Unternehmen (frei nach dem Englischen: Connected Organization). Die übergeordnete Ebene, die „von oben“ auf die Unternehmensbereiche und Projekte schaut, um den Informationsfluss zu optimieren, ist das Project Management Office oder kurz PMO.

PMOs sind die Antwort.

Halten wir fest: Ein PMO hilft Unternehmen, den Informationsaustausch über Silogrenzen hinweg zu koordinieren. Aber was genau ist ein PMO? Das Project Management Institut definiert ein PMO als:

„[…]a management structure that standardizes the project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, methodologies, tools, and techniques.“  PMBOK® Guide – Sixth Edition (2017).

Das ist eine sehr gute Definition, wir haben jedoch noch einen einfacheren Vorschlag, der sich daran orientiert, was der Zweck des PMO ist; weniger daran, was es tut. In den Gesprächen mit unseren Kunden haben wir eines erfahren: Sie wünschen sich, dass Menschen in ihrer Organisation dabei unterstützt werden, informierte Entscheidungen in Bezug auf Projekte zu treffen und diese in der geplanten Zeit abzuschließen. Diese Unterstützung wünschen sie sich für alle Ebenen und über Silogrenzen hinweg – vom Projektmanagement über die Ressourcenplanung bis hin zum Treffen von strategischen Entscheidungen, die ganze Abteilungen oder gar das Unternehmen als gesamte Einheit betreffen können. Und genau das sehen wir als die zentrale Aufgabe eines PMO. Daher definieren wir PMOs so:

„PMOs sind organisatorische Einheiten, die anderen Einheiten im Unternehmen (z. B. Mitarbeitern, Teams, Abteilungen) Übersicht und koordinierende Unterstützung bieten.”

Da PMOs dafür da sind, alle Bereiche und alle Ebenen einer Organisation zu unterstützen, sind sie das perfekte Werkzeug für Unternehmen, die die interne Integration über Silogrenzen hinweg vorantreiben wollen. Sie erreichen dieses Ziel auf 5 Wegen.

1. PMOs schaffen Vertrauen.

Um ein Unternehmen erfolgreich zu integrieren, wird die richtige Grundlage benötigt. Ein wichtiger Bestandteil dieser Grundlage ist Vertrauen. Vertrauen in Unternehmen bedeutet unter anderem:

• Teammitglieder haben das Gefühl, ihre neuen Projektideen werden von den Entscheidungsträgern fair beurteilt.
• Projektmanager können sich darauf verlassen, dass ihre Bedenken und Fragen gehört werden.
• Das obere Management ist sich sicher, dass es alle wichtigen Informationen erhält, die für gute Entscheidungen nötig sind.

PMOs schaffen dieses Vertrauen, indem sie dafür Prozesse schaffen und diese fest etablieren. Klar, es gibt spektakulärere Teambuilding-Maßnahmen, aber klare, gut strukturierte Prozesse, auf die man sich verlassen kann, sind viel wichtiger – und effektiver. PMOs entwickeln Prozesse für Vorgänge wie das Einbringen neuer Projekte, Problemeskalation und Projektbewertung. Sind solche wichtigen Prozesse fest etabliert, wissen Mitarbeiter im Zweifelsfall auch, an wen sie sich mit Bedenken wenden können oder wer ihr Ansprechpartner ist, wenn es ein Problem gibt. Und wenn Menschen das Gefühl haben, gehört zu werden, entsteht Vertrauen.

2. PMOs geben einen Gesamtüberblick.

Um Silogrenzen gezielt festzulegen oder aufzubrechen, benötigen Unternehmen ein möglichst genaues Bild der Gesamtsituation. Eine solche Übersicht kann allen Mitarbeitern helfen, besser zu verstehen, was in anderen Abteilungen passiert – besonders wichtig ist dieser Überblick aber für Entscheidungsträger. Auch Entscheidungsträger operieren (notwendigerweise) in Silos – gleichzeitig treffen sie aber Entscheidungen, die sich auf das ganze Unternehmen auswirken. Im Guten wie im Schlechten.

PMOs arbeiten über die gesamte Organisation hinweg und sind perfekt dafür geeignet, einen Gesamtüberblick zu erarbeiten, aktuell zu halten und bei Bedarf mit den Entscheidungsträgern (und anderen Mitarbeitern) zu teilen. So können wichtige Fragen jederzeit beantwortet werden, z. B. wie gut die aktuellen Projekte zu den strategischen Zielen des Unternehmens passen oder ob ausreichend Ressourcen vorhanden sind, diese Projekte wie geplant abzuschließen. Außerdem hilft ein solcher Gesamtüberblick nicht nur dabei, den aktuellen Stand der Projekte einzuschätzen, sondern auch realistische Pläne zu entwickeln, die Informationen aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen berücksichtigen.

3. PMOs sorgen für Austausch.

Silos können dazu führen, dass eine Abteilung vollkommen blind dafür ist, was in anderen Abteilungen vor sich geht und welche Ziele diese verfolgen. Hier gilt es, den Austausch zu fördern und solche blinden Flecken abzubauen. Meistens muss die eine Abteilung zwar nicht bis ins letzte Detail wissen, was bei den anderen gerade passiert, aber alle sollten zumindest eine Idee davon haben, welche Ziele die anderen Teams und Abteilungen verfolgen. Hier spielt das PMO eine wichtige Rolle. Das PMO filtert Informationen vor und hält alle so weit wie nötig auf dem Laufenden. Das steigert die Effizienz der Gesamtorganisation enorm. Beispielsweise wird schnell bemerkt, wenn zwei unterschiedliche Abteilungen begonnen haben, an ähnlichen Projekten zu arbeiten, sodass diese gegebenenfalls zusammengeführt werden können. Auch sorgt diese Transparenz dafür, dass über- oder unterbesetzte Projektteams sich schneller identifizieren lassen. Diese Fähigkeit zur Transparenz unterstützt Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern und potenzielle Probleme zu erkennen, die Zeit, Ressourcen und Geld kosten.

4. PMOs reduzieren Komplexität.

Wir haben oben im Artikel bereits festgehalten, dass PMOs Prozesse schaffen. Aber machen Prozesse die Dinge nicht eher komplexer? Nicht notwendigerweise! Erinnern Sie sich an das Ziel, das mit einem PMO verfolgt wird? PMOs sollen Unternehmen dabei unterstützen, gute Entscheidungen zu treffen und Projekte fristgerecht fertigzustellen. Noch mehr Komplexität würde es nur schwerer machen, dieses Ziel zu erreichen und manchmal sogar im direkten Widerspruch dazu stehen. (Gute) PMOs neigen daher immer dazu, die Dinge so einfach wie möglich zu halten und sich auf die für das Unternehmen notwendigen Prozesse zu beschränken. Die Idee, Vorgänge einfach und übersichtlich zu halten, hat auch zur Idee des Lean PPM geführt. Lean PPM zielt auf eine möglichst schlanke und agile Steuerung des Projektportfolios ab. Der Kern von Lean PPM ist ein vom PMO betreutes Gerüst aus radikal verschlankten Prozessen. Das Ziel: Entscheider stets mit den nötigen Informationen versorgen, um Ziele, Projektportfolio und Ressourcenplanung des Unternehmens immer wieder optimal nachjustieren zu können. Das vielleicht wichtigste Schlagwort hier ist Business Agility.

5. PMOs fördern Veränderungen.

Neue Technologien, Veränderungen der Konsumentenerwartungen, Verwerfungen an den Märkten – Unternehmen müssen sich immer wieder ändern und anpassen, um zu überleben. Veränderung ist also notwendig. Das Problem: Veränderung ist auch schwierig und viele Menschen wehren sich erst einmal instinktiv dagegen. Auch hier helfen PMOs! PMOs verfügen über ein ganzes Arsenal an wertvollen Daten über die Projektlandschaft des Unternehmens. Daten, die helfen können, die Notwendigkeit für Veränderung klar aufzuzeigen und die Menschen zu überzeugen, die daran mitwirken müssen. Wenn ein PMO zeigen kann, dass die aktuellen Projekte und Vorhaben das Unternehmen nicht beim Erreichen seiner Ziele unterstützen, werden Entscheidungsträger (und alle anderen) sehr viel offener für Veränderungen sein. Und wenn alle sehen können, dass die geplanten Veränderungen aufgrund zuverlässiger Daten angestoßen werden, und nicht auf ein vages Bauchgefühl oder blinden Aktionismus zurückgehen, ziehen am Ende viel mehr Mitarbeiter an einem Strang.

Ihr Weg zum integrierten Unternehmen – mit Meisterplan

Bei Meisterplan wissen wir, wie ein erfolgreiches PMO Ihr Unternehmen verändern kann. Wir wissen aber auch, dass PMOs nicht einfach mit dem Zauberstab wedeln und alles wird gut. PMOs brauchen Tools! Meisterplan ist ein Tool für das Projektportfoliomanagement und die Ressourcenplanung. Damit unterstützen PMOs Organisationen dabei, ihre Ziele zu erreichen und auf dem Weg zum integrierten Unternehmen voranzukommen. Um mehr darüber zu erfahren, wie PMOs Meisterplan einsetzen, vereinbaren Sie eine One-to-One-Demo mit einem unserer Experten.