Top-Meisterplan-Diagramme und Berichte für PMOs

Top Meisterplan-Diagramme und Berichte für PMOs
  • Ja, wir schaffen unsere Top-10-Projekte bis zum Quartalsende, wenn wir dafür die SAP-Evaluation verschieben. Ja, das Berliner Developer-Team kann nächste Woche noch kurzfristig unterstützen. Nein, ich muss nur noch das geplante Projektende wissen.

Auf das PMO in einem Unternehmen prasseln ohne Unterlass neue Fragen und Anforderungen ein – von der Geschäftsführung, den Ressourcenmanagern und den Projektmanagern. Und meistens liegt die Antwort leider nicht auf der Hand – vor allem bei komplexen Fragen wie: Ist das Portfolio machbar? Stimmen die Prioritäten? Wie steht es um die Werthaltigkeit des Portfolios? Und wer kann eigentlich Frau Zundel nächsten Monat ersetzen?

Das PMO ist eben die zentrale Drehscheibe zwischen der Unternehmensführung und allen anderen. Es ist Stratege, Brandlöscher, Berater und Supporter – und es spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg des Projektportfolios.

Laut dem PMO-Status-Report „The State of the Project Management Office“ sorgt ein PMO in Unternehmen im Schnitt für

  • 43% bessere Projektausrichtung an den aktuellen Unternehmenszielen.

  • 25% weniger gescheiterte Projekte.

  • Kosteneinsparung pro Projekt von rund 175.000 Dollar.

Damit ein PMO so leistungsstark sein kann und der Dynamik der Anfragen gewachsen ist, braucht es schnelle Auswertungsmöglichkeiten für das Projektportfolio und die Ressourcenplanung. Aussagekräftige Reports und Charts sind also ein Muss, damit

  • die Geschäftsleitung in der Lage ist, schnell wichtige Entscheidungen zu treffen.

  • Ressourcenmanager die Mitarbeiter optimal einsetzen können.

  • Projektleiter ihre Projekte on-budget realisieren können.

Meisterplan weiß, welche Fragen leistungsstarke PMOs immer wieder beantworten müssen. Deshalb stellt Meisterplan verschiedene vorkonfigurierte Berichte für PMOs bereit. Die Top-Reports, mit denen PMOs die Geschäftsführung, die Ressourcenmanager und die Projektmanager bestmöglich unterstützen können, zeigen wir Ihnen heute kurz und knapp zusammengefasst.

Liefern Sie dem Portfolio Board eine perfekte Entscheidungsgrundlage

Welche Projekte sollen wann von wem gemacht werden? Diese Frage lässt sich nicht quartalsweise beantworten, sondern erfordert regelmäßig Entscheidungen des Portfolio Boards oder der Geschäftsführung. Es ist die Aufgabe des PMOs, die Unternehmensführung kontinuierlich zu informieren, zu beraten und bei anstehenden Portfolio-Board-Meetings die Datengrundlage für diese Entscheidungen zu liefern.

PMOs liefern dem Portfolio Board die Datengrundlage für schnelle Entscheidungen.

Top-Meisterplan-Reports für das Portfolio Board

Project Pipeline Value

Mit dem „Project Pipeline Value“-Report können Sie ermitteln, wie viel finanzieller Wert tatsächlich in den kommenden Projekten steckt. Das unterstützt Sie dabei, dem Portfolio Board ein möglichst werthaltiges Portfolio vorzuschlagen.

Konfiguration

Zeilenfelder: Risk Level, Projekt-Name
Spaltenfelder: Enddatum
Datenfelder: Ertragswert, Gesamtkosten, Nutzen
Filterfelder: Stage Gate, Rangkategorie

Ertragswert der Projekte

Wenn Sie den konkreten Nettonutzen der Projekte im Portfolio sehen möchten, können Sie den „Ertragswert der Projekte“-Report heranziehen. Mit diesem Report lässt sich eine Projektpriorisierung anhand finanzieller Kriterien vornehmen und im Portfolio Board diskutieren.

Konfiguration

Zeilenfelder: Projekt-Name
Spaltenfelder: Enddatum
Datenfelder: Ertragswert, Nutzen, Gesamtkosten
Filterfelder: Rangkategorie
(als Vorlage in Meisterplan verfügbar)

Project Health by Department

Alle als kritisch markierten Projekte nach Zuständigkeitsbereich zeigt Ihnen der Report „Project Health by Department“. Anhand dieser Projektliste können Sie im Portfolio Board diejenigen Projekte diskutieren, bei denen Gesprächsbedarf besteht.

Konfiguration

Zeilenfelder: Status, Projekt-Name
Spaltenfelder: Department
Datenfelder: Projekt-Anzahl
Filterfelder: Rangkategorie

Screenshots

Tipps für die Unterstützung des Portfolio Boards

  • Bereiten Sie kurze, aussagekräftige Unterlagen vor oder nutzen Sie Meisterplan direkt im Portfolio-Board.

  • Konzentrieren Sie sich auf konkrete Fragestellungen, statt allgemeine Zahlen zu präsentieren – beispielsweise: „Wie werthaltig ist das Projektportfolio?“

  • Erläutern Sie die Auswirkungen von möglichen Entscheidungsalternativen auf Finanzen und Ressourcenplanung.

  • Sprechen Sie ganz konkrete Empfehlungen aus.

Unterstützen Sie eine optimale Ressourcenplanung

Ressourcenverfügbarkeit und -bedarf entscheiden über die Machbarkeit des Portfolios und damit auch über den Erfolg oder das Scheitern von Projekten. In der Regel sind PMOs für die projektübergreifende Ressourcenplanung verantwortlich oder unterstützen die Ressourcenplaner im Unternehmen mit den relevanten Daten. Wichtig ist deshalb im PMO ein umfassender Überblick über die vorhandenen Ressourcenkapazitäten und den Bedarf.

Einige Berichte für PMOs unterstützen das Ressourcenmanagement.

Top-Meisterplan-Reports für die Ressourcenplanung

Kurzfristige Kapazitäten

Viel häufiger, als Sie vermuten, haben Sie Mitarbeiter mit freier Kapazität. Sie werden durch einen Meilenstein in einem anderen Projekt blockiert, haben Leerlauf zwischen zwei Projekten oder konnten ein Projekt schneller als geplant abschließen. Der Report „Kurzfristige Kapazitäten“ macht solche kurzfristig verfügbaren Kapazitäten sichtbar, so dass Sie diese Mitarbeiter als Support in anderen Projekten einsetzen können.

Konfiguration

Zeilenfelder: Ressource Department, Ressourcentyp, Ressourcen-Name
Spaltenfelder: Kapazitätsdatum
Datenfelder: Nettokapazität
Filterfelder: Intern/Extern
(als Vorlage in Meisterplan verfügbar)

Bedarf nach Rolle/Ressource

Damit die Ressourcenmanager den Personaleinsatz konkret vorplanen können, müssen sie die mittelfristigen Bedarfe auf die Ressourcen kennen. Der Report „Bedarf nach Rolle/Ressource“ zeigt anschaulich, wie sehr bestimmte Rollen oder Schlüsselressourcen nachgefragt sind. So können Sie rechtzeitig gegensteuern.

Konfiguration

Zeilenfelder: Primäre Rolle, Ressourcen-Name, Projekt-Name
Spaltenfelder: Allokationsdatum
Datenfelder: Allokation (PT)
Filterfelder: Rangkategorie, Ressourcentyp
(als Vorlage in Meisterplan verfügbar)

Screenshots

Tipps für die Unterstützung der Ressourcenmanager

  • Der Report „Short Term Capacities“ ist für Ihr Unternehmen ein Quick Win. Mit einer besseren Auslastung freier Kapazitäten generieren Sie schnell Wert.

  • Stellen Sie den Ressourcenmanagern einen Zugang zu Meisterplan zur Verfügung, damit diese die entsprechenden Reports selbst nutzen können.

  • Ihre Mitarbeiter sind nicht nur Projekt-Element, Ressource oder Kapazität, sondern vor allem Menschen. Lassen Sie die Ressourcenplanung nicht zu unpersönlich werden und unterschätzen Sie niemals die menschliche Komponente als Beitrag zum Projekterfolg.

Kommunizieren Sie effizient mit den Projektmanagern

PMOs unterstützen die Projektleiter dabei, Projekte innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Finanzrahmens abzuschließen. Dafür braucht es ein Zusammenspiel aus Vorgaben vom PMO und Rückmeldung vom PM. Das gemeinsame Ziel ist es, die Projekte im Projektportfolio effektiv zu koordinieren – ohne zu viel Aufwand oder Abstimmung.

PMOs sollten effizient mit den Projektmanagern kommunizieren.

Top-Meisterplan-Report für Projektmanager

Allokationskosten nach Projekt

Damit Projektleiter die Vorgaben auf dem Projekt einhalten können, müssen Sie wissen, welche Kosten durch Allokationen auf ihren Projekten entstehen. Der Report „Allokationskosten nach Projekt“ liefert diese Daten.

Konfiguration

Zeilenfelder: Projekt-Name, Primäre Rolle, Ressourcen-Name
Spaltenfelder: Allokationsdatum
Datenfelder: Allokationskosten
Filterfelder: Rangkategorie
(als Vorlage in Meisterplan verfügbar)

Screenshots

Tipps für die Unterstützung der Projektleiter

  • Fordern Sie nur die absolut notwendigen Informationen von den Projektleitern ein. Projektportfoliomanagement hat großes Potential, zu einem Verwaltungsmonster heranzuwachsen – das hilft aber keiner Seite.

  • Fordern Sie nicht nur Informationen an, sondern geben Sie auch Feedback über den Projektfortschritt im Projektportfolio. Feiern Sie Meilensteine und erfolgreiche Projektabschlüsse gemeinsam.

Das waren einige unserer „Lieblingsberichte“, mit denen PMOs ihre Stakeholder unterstützen können.

Fehlen Ihnen bestimmte Berichte für PMOs? Kein Problem, Sie können in Meisterplan ganz einfach Ihre eigenen Pivot-Reports und Diagramme erstellen. Im Help Center erklären wir Ihnen, wie das geht. Noch kein Meisterplaner? Testen Sie Meisterplan für 30 Tage kostenlos.

Von |2018-01-24T14:41:55+00:0017. November 2017|Kategorien: Projektportfoliomanagement|

Über den Autor: Annegret Widmer

Annegret Widmer hat ihre langjährige Hass-Liebe-Beziehung zu Excel als PPM- und RM-Tool bei einer Agentur beendet und hilft jetzt Unternehmen und Organisationen dabei, Meisterplan und Best Practices für Ressourcenplanung und Projektportfoliomanagement zu entdecken. Wenn sie gerade keine Pixel oder Ressourcen als Marketing Managerin bei Meisterplan verschiebt, schiebt sie Figuren übers Spielbrett.